Verbandsgouvernanz verbessern mit Talkspirit: Erfahrungsbericht der Fédération Française des Diabétiques

Wie kann man Transparenz schaffen über die Funktionsweise, die Rollen und die Entscheidungsprozesse eines Verbands? Das ist die Frage, mit der sich die Fédération Française des Diabétiques beim Aufbau eines neuen Modells der Verbandsgouvernanz auseinandergesetzt hat: die Holakratie.

Die Fédération Française des Diabétiques ist ein Patientenverband mit der Aufgabe, Menschen mit Diabetes zu informieren, zu begleiten und zu vertreten sowie die Forschung in diesem Bereich zu unterstützen. Sie verfügt über ein Netzwerk von rund hundert lokalen Vereinigungen, die über das gesamte französische Staatsgebiet verteilt sind, sowie über einen Bundessitz in Paris.

Der Verband setzt sich zusammen aus:

• 24 Mitarbeitenden am Sitz
• 24 Vorstandsmitgliedern (Mitglieder des Verwaltungsrats)
• 1500 Ehrenamtlichen

Im Jahr 2018 implementiert der Verband unsere Lösung für agile Governance um die Einführung der Holakratie zu erleichtern und die Eigenständigkeit der Mitarbeitenden zu stärken. Im Jahr 2020 führt er anschließend die Plattform für interne Kommunikation ein, um den Austausch auf Distanz zu erleichtern.

Wie nutzt der Verband diese Lösungen heute? Und inwiefern machen sie die Verbandsgouvernanz transparenter? Ein Gespräch mit Bastien Roux, Generaldirektor der Fédération Française des Diabétiques.

Warum der Verband die Holakratie eingeführt hat

Die Holakratie ist ein Governance-Modell, das die traditionelle Pyramidenstruktur durch ein System aus selbstorganisierten Teams – auch Kreise genannt – ersetzt, die eigenständig Entscheidungen treffen können.

„Wir wollten dieses Modell einführen, um einen Wandel in der Verbandsgouvernanz sowie eine Veränderung der Arbeitsweise auf Ebene des operativen Teams zu begleiten", erklärt Bastien Roux.

„Vor 2018 hatten wir einen Präsidenten, der viele Aufgaben gleichzeitig übernahm. Als er den Verband verließ, stellte er sich die Frage, wie man die verschiedenen Rollen aufteilen könne, die er innehatte, und dabei den neuen Personen, die diese Rollen übernehmen würden, die entsprechende Legitimität verleihen könne.

Zu diesem Zeitpunkt hatten wir auch eine Direktorin, die neue Organisationsmodelle sehr befürwortete und Wert darauf legte, eine flache Struktur beizubehalten, ohne mittleres Management. Sie suchte nach einem Modell, das Klarheit über die Rollen schafft, die Eigenständigkeit jedes Einzelnen fördert und gleichzeitig Vorstandsmitglieder und Mitarbeitende näher zusammenbringt.

Das holakratische Modell entsprach sowohl den Bedürfnissen unseres Präsidenten als auch unserer Direktorin. Deshalb haben wir uns entschieden, es einzuführen.

Wir wurden dabei von dem Unternehmen HappyWork begleitet, das uns in der Holakratie geschult und uns empfohlen hat, ein dediziertes Tool einzuführen, um dieses neue Modell zu verankern: Talkspirit."

Talkspirit: ein Tool zur Verbesserung der organisationalen Transparenz

„ Wir fanden Talkspirit verhältnismäßig einfach zu bedienen und sehr gut geeignet für den Zweck, für den wir es nutzen wollten: unser holakratisches Arbeiten im Alltag zu leben.

Wir haben die Lösung im Rahmen unserer Holakratie-Schulung durch HappyWork genutzt, was die spätere Akzeptanz erleichtert hat. Alle neuen Mitarbeitenden absolvieren diese Einführungsschulung, um das gleiche Wissensniveau wie ihre Kolleginnen und Kollegen zu erreichen. Darüber hinaus gibt es eine Rolle als Holakratie-Skipper, die von einem Mitarbeitenden und einem Vorstandsmitglied besetzt wird und dazu dient, die interne Nutzung der Holakratie und von Talkspirit zu fördern.

Die Mitarbeitenden waren die Ersten, die Talkspirit in die Hand nahmen und es in ihren Arbeitsalltag integrierten. Kurz darauf luden wir die Vorstandsmitglieder ein, die aufgrund ihrer geringeren Nutzung etwas länger brauchten, um sich die Plattform anzueignen", erklärt der Generaldirektor.

„Heute nutzen Mitarbeitende und Vorstandsmitglieder Talkspirit, um:

• die Rollen jedes Einzelnen zu klären und zu verstehen innerhalb der Organisation, über die Funktion Organigramm ;
• die Triage-Meetings und Governance-Meetings zu leiten und die Protokolle dank des Moduls Meetings zu teilen."

Eine Kreisstruktur, die Mitarbeitende in die Verantwortung nimmt

Wenn man über Organigramme und Organisationsstrukturen spricht, denkt man oft an eine Pyramide. Dabei gibt es noch viele andere mögliche Darstellungsformen. Eine davon ist die Holarchie: eine Struktur aus verschiedenen autonomen Kreisen und Rollen. Und genau so sieht das Organigramm der Fédération Française des Diabétiques aus!

„Auf Talkspirit haben wir zwei große Kreise: einen Kreis „Sitz" für die Mitarbeitenden am Sitz, und einen Kreis „Vorstand" für die Vorstandsmitglieder. Innerhalb dieser Kreise gibt es mehrere Unterkreise. Zum Beispiel enthält der Kreis „Sitz" die Unterkreise „Diabète LAB", „Allgemeine Dienste", „Sitzstrategie" und „Kommunikationsgebiet". Wir haben auch gemischte Kreise, die aus Mitarbeitenden und Vorstandsmitgliedern bestehen, zum Beispiel „Finanzen", „Prävention", „Datenzentralisierung" und „Strategischer Plan".

Im Durchschnitt übernimmt jede Person 6 bis 8 Rollen." Anders ausgedrückt: Sie trägt die Verantwortung für ihre verschiedenen Rollen und trifft die notwendigen Entscheidungen für den reibungslosen Ablauf ihrer Aufgaben. Natürlich muss sie dabei nicht alles alleine machen: Sie kann andere Rollen um Unterstützung bitten, die ihr gegenüber Rechenschaft schulden.

In der Holakratie sind die Mitarbeitenden daher deutlich verantwortungsbewusster und eigenständiger als in einem traditionellen Modell, bei dem Entscheidungen von oben nach unten getroffen werden.

Talkspirit: ein Tool zur Erleichterung der internen Kommunikation auf Distanz

Nach der Implementierung unserer Governance-Lösung wollte die Fédération Française des Diabétiques den Einsatz noch einen Schritt weiterführen. Diesmal nicht um die Verbandsgouvernanz zu klären, sondern um die interne Kommunikation auf Distanz zu erleichtern.

„ Wir begannen Talkspirit während des Lockdowns im März 2020 zu nutzen, der uns zwang, mehrere Monate lang zu 100 % im Homeoffice zu arbeiten. Die Chat- und Videokonferenzfunktionen wurden von den Mitarbeitenden sehr geschätzt, da sie uns ermöglichten, auch auf Distanz in Kontakt zu bleiben. Nach dem Lockdown haben wir ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt, das Präsenz- und Fernarbeit verbindet. Es war daher entscheidend, die Nutzung des Tools aufrechtzuerhalten.

Wir nutzen den Chat regelmäßig, um Informationen zu teilen und uns über unsere Projekte auszutauschen. Wir haben einen „Allgemeinen Kanal", über den Informationen an alle Mitarbeitenden weitergegeben werden können, dedizierte Kanäle für Projekte sowie individuelle Kanäle. Manchmal erstellen wir auch Gruppen, um informellere Themen zu besprechen, zum Beispiel um den Abschied einer Kollegin oder eines Kollegen zu organisieren.

Offiziellere Mitteilungen hingegen werden hauptsächlich über Beiträge im Newsfeed veröffentlicht", erklärt Bastien Roux.

Ein flüssigerer Informationsaustausch

„Seit wir Talkspirit eingeführt haben, ist der Informationsaustausch reibungsloser geworden, und die Auseinandersetzung mit organisatorischen Themen ist transparenter. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter weiß klar, welche Rollen sie bzw. er und die Kolleginnen und Kollegen innehaben, und kann leicht auf dem Laufenden bleiben, was in den verschiedenen Kreisen geschieht. Das trägt dazu bei, die Eigenständigkeit bei der Arbeit zu stärken.

Der Chat und der Newsfeed haben den internen E-Mail-Verkehr teilweise ersetzt, was dazu beigetragen hat, die Postfächer etwas zu entlasten und die damit verbundene Informationsüberflutung zu reduzieren."

Lesen Sie auch: Die 7 Gründe, warum die interne E-Mail bereits überholt ist

Fazit

Wenn Sie nach mehr Klarheit, Eigenständigkeit und einem besseren Informationsaustausch in Ihrer Organisation suchen, ist Talkspirit die Plattform, die Sie brauchen! Mit unseren Tools können Sie eine transparente Verbandsgouvernanz einführen, Ihre interne Kommunikation optimieren und den Kontakt zu allen Mitarbeitenden aufrechterhalten, auch zu denen, die remote arbeiten. Vorteile, die die Fédération Française des Diabétiques bestens verstanden hat!

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