Kompetenzmanagement: Entfalten Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden

Laut McKinsey, stehen 87 % der Unternehmen weltweit vor einem internen Kompetenzdefizit oder werden in den nächsten Jahren damit konfrontiert sein. Um diesem Mangel zu begegnen, müssen HR-Verantwortliche eine effektive Kompetenzmanagement-Strategie entwickeln. Das setzt – unter anderem – voraus, einen strukturierten Ansatz zur Personalentwicklung und Laufbahnplanung einzuleiten.

Kompetenzmanagement gehört zu den zentralen Prioritäten des Personalwesens. Doch was genau verbirgt sich dahinter? Wozu dient es? Und vor allem: Wie lässt sich das Kompetenzmanagement Ihrer Organisation effektiv gestalten? Hier ist alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen.

Was ist Kompetenzmanagement?

Kompetenzmanagement umfasst die Identifikation, Dokumentation, Bewertung und Entwicklung der Kompetenzen von Mitarbeitenden.

Unter „Kompetenzen" versteht man die Gesamtheit der Kenntnisse, Erfahrungen, Soft Skills (soziale Kompetenzen) und Hard Skills (Fachkompetenzen), die individuell oder kollektiv erworben wurden.

Kompetenzmanagement verfolgt ein doppeltes Ziel:

• dem aktuellen und künftigen Kompetenzbedarf der Organisation gerecht werden,
• die Mitarbeitenden in ihrer beruflichen Entwicklung begleiten.

GPEC vs. GEPP: Worum geht es?

Um ihren Kompetenzbedarf vorausschauend zu planen, sind Unternehmen mit mindestens 300 Beschäftigten verpflichtet, einen strukturierten GEPP-Ansatz einzuführen.

Seit den Macron-Verordnungen von 2017 hat die GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) die GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des Compétences) abgelöst. Die im Borloo-Gesetz von 2005 verankerte GPEC hatte das Ziel, ein präventives Personalmanagement einzuführen. Sie wies jedoch zahlreiche Schwächen auf, darunter einen zu starren Rahmen.

Mit der GEPP verschwindet der Begriff „Kompetenzen" zugunsten des Begriffs „beruflicher Werdegang". Im Gegensatz zur GPEC setzt die GEPP auf ein dynamisches Management der Laufbahnentwicklung, um die Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeitenden zu fördern und die interne Mobilität zu stärken.

Anstatt lediglich den Kompetenzbedarf vorauszuplanen, ermutigt die GEPP die Mitarbeitenden, ihre Kompetenzen kontinuierlich weiterzuentwickeln – durch individuell zugeschnittene Weiterbildungspläne.

Warum ist das wichtig?

Neben der gesetzlichen Verpflichtung für mittlere und große Unternehmen bringt das Kompetenzmanagement der Organisation zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht insbesondere:

• die Kompetenzentwicklung
der Mitarbeitenden zu fördern;
• sich kontinuierlich an den sich verändernden Kompetenzbedarf anzupassen;
• Ressourcen zwischen den verschiedenen Teams besser zuzuweisen;
• die Leistung der Teams und des Unternehmens zu steigern;
• die interne Mobilität zu verbessern;
• Ihre Arbeitgebermarke zu stärken
;
• die Rekrutierung neuer Talente zu erleichtern;
• die Mitarbeitenden zu motivieren und zu binden
.

Die Kompetenzentwicklung ist ein echter Hebel zur Gewinnung und Bindung von Talenten und wird von französischen Angestellten als essenziell angesehen. So wären 73 % von ihnen bereit zu kündigen, wenn ihre Wünsche nach interner Weiterentwicklung nicht erfüllt würden.

Neben der Reduzierung der Fluktuation kann Kompetenzmanagement auch Rekrutierungskosten einsparen! Als Beweis: Eine Studie von RH Online zeigt, dass eine interne Stellenbesetzung 50 % günstiger ist als eine externe Rekrutierung.

Wie verwalten Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden effektiv?

Sie möchten eine Kompetenzmanagement-Strategie umsetzen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier sind 5 Schlüsselschritte, die Ihnen dabei helfen sollten.

1. Die Herausforderungen des Unternehmens verstehen

Um die Kompetenzen Ihrer Organisation effektiv zu verwalten, müssen Sie zunächst eine HR-Diagnose erstellen. Dazu können Sie die SWOT-Matrix nutzen. Diese Methode hilft Ihnen dabei, Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken im Zusammenhang mit Ihren Personalressourcen und insbesondere dem Kompetenzmanagement zu identifizieren. Darin können Sie Themen wie Vergütung, Weiterbildung, Onboarding, Arbeitgebermarke und vieles mehr ansprechen.

Zusätzlich zu dieser Analyse empfehlen wir Ihnen auch, Folgendes zu kartografieren:

• Ihre internen Stakeholder. Identifizieren Sie die Rollen, Verantwortlichkeiten und Einflussmacht jedes Einzelnen, um Meinungsführer zu erkennen. Dazu können Sie das Holaspirit-Organigramm nutzen.

• Ihren aktuellen und zukünftigen Kompetenzbedarf. Laut einer Studie von Dell werden 85 % der Jobs von 2030 heute noch nicht existieren. Daher ist es wichtig, die Kompetenzen zu ermitteln, die jedes Team heute benötigt, und jene, die es kurz-, mittel- und langfristig brauchen wird.

Um Ihren Kompetenzbedarf vorauszuplanen, müssen Sie einen kontinuierlichen Dialog mit den Fachbereichen und der Geschäftsleitung aufrechterhalten und regelmäßig die Trends in Ihrer Branche beobachten. So können Sie die Profile identifizieren, die in den kommenden Monaten und Jahren rekrutiert und/oder weitergebildet werden müssen.

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2. Kompetenzen kartografieren und bewerten

Nachdem Sie Ihren Bedarf verstanden haben, müssen Sie nun Ihre Kompetenzen kartografieren und bewerten, um mögliche Lücken zu identifizieren. So gehen Sie vor:

• Erfassen Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden. Klassifizieren Sie diese dann nach Art (Hard Skills oder Soft Skills), nach Tätigkeitsfeld und nach Verantwortungsebene (Junior, Intermediate, Senior, Manager usw.). Für diese Aufgabe ist es ideal, Arbeitsgruppen aus Mitarbeitenden und Führungskräften zu bilden, die Sie Schritt für Schritt begleiten können.

• Legen Sie die Bewertungsmethoden der Kompetenzen fest (Selbstbewertung, 360°-Feedback, Jahresgespräch usw.) sowie die Skala, die Sie verwenden möchten (von 0 bis 10, von 0 bis 100, von schwach bis ausgezeichnet usw.).

• Erstellen Sie die Rollen- und Kompetenzmatrix Ihrer Organisation und definieren Sie einen Kompetenzrahmen, der auf jedes Tätigkeitsfeld zugeschnitten ist, mit dem Tool Ihrer Wahl. Sie können beispielsweise Holaspirit zur Rollenkartierung und die Büroanwendungssuite von Talkspirit zur Erstellung Ihres Kompetenzrahmens nutzen.

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• Bewerten Sie die Kompetenzen jedes Mitarbeitenden anhand des vorab festgelegten Rahmens und der Bewertungsmethoden. Um Zeit zu sparen, können Sie eine Bewertungsformularvorlage erstellen, die auf jedes Tätigkeitsfeld anwendbar ist. Lassen Sie dieses dann von der bewerteten Person und den Personen ausfüllen, die mit ihr zusammenarbeiten (Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen …), wobei die Kommentare anonym bleiben.

• Identifizieren Sie Kompetenzlücken, indem Sie den geäußerten Kompetenzbedarf mit den tatsächlichen Kompetenzen der Teams vergleichen.

3. Einen Aktionsplan erstellen

Ihre Kompetenzlücken sind nun klar identifiziert. Es bleibt Ihnen nur noch, einen Aktionsplan auszuarbeiten, um die fehlenden Profile zu rekrutieren und die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden zu entwickeln.

Diese Roadmap ermöglicht es Ihnen, Folgendes zu definieren:

• Die zu erreichenden Ziele und Schlüsselergebnisse für jeden Bereich des Kompetenzmanagements (Rekrutierung, Weiterbildung, interne Mobilität usw.). Die OKR-Methode (Objectives and Key Results) ist besonders hilfreich für diese Übung, da sie Ihnen ermöglicht, quantifizierbare, ambitionierte und zeitlich definierte Ziele festzulegen.
• Die wichtigsten durchzuführenden Maßnahmen und deren Prioritätsstufe.
• Die für jede Maßnahme verantwortliche(n) Person(en).
• Die Projektmeilensteine und die einzuhaltenden Fristen.
• Das Budget und die bereitzustellenden Ressourcen.
• Die einzusetzenden Arbeitsmittel und -methoden.

Um Ihre verschiedenen Maßnahmen zu verfolgen, können Sie diese anschließend in einem Kanban-Board erfassen und nach Fortschrittsstand organisieren.

4. Kommunizieren

Um Ihren Aktionsplan umzusetzen, müssen Sie natürlich über Ihre Kompetenzmanagement-Strategie kommunizieren. Eine effektive interne Kommunikation ermöglicht es, alle internen Stakeholder zu koordinieren und sie in die Umsetzung Ihres Kompetenzentwicklungsplans einzubeziehen.

Um diese interne Kommunikation erfolgreich zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, Botschafterinnen und Botschafter zu gewinnen, die Ihre Botschaften intern verbreiten und Ihnen bei der Umsetzung Ihres Aktionsplans helfen können.

Nutzen Sie ein Tool für die interne Kommunikation, um das Warum Ihres Vorgehens zu erläutern, Arbeitsgruppen zu erstellen, projektrelevante Informationen mit Ihren Mitarbeitenden zu teilen und ihre Fragen zu beantworten.

Unsere Plattform Talkspirit verfügt über mehrere Funktionen, die es ermöglichen, die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit zu optimieren. Darunter:

• ein Chat- und Videokonferenzmodul,
• ein Newsfeed, über den Beiträge genehmigt, geteilt und kommentiert werden können,
• ein anpassbares Mitarbeiterportal,
• eine Inhaltsbibliothek,
• eine Online-Büroanwendungssuite.

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5. Den ROI Ihrer Maßnahmen verfolgen

Sobald Ihre ersten Maßnahmen umgesetzt sind, ist es wichtig, die gesetzten Ziele im Blick zu behalten. Wenn eines Ihrer Ziele beispielsweise darin besteht, Ihre Mitarbeitenden in weniger als sechs Monaten in einem neuen kollaborativen Tool zu schulen, warten Sie nicht sechs Monate, bevor Sie prüfen, wo Sie stehen.

Neben der Verfolgung Ihrer Kennzahlen sollten Sie auch den Return on Investment Ihrer Maßnahmen im Blick behalten. Angenommen, Sie haben Ihr Schulungsziel zu 100 % erreicht. Stellen Sie bei näherer Betrachtung fest, dass Ihr kollaboratives Tool häufiger genutzt wird? Dass Ihre Mitarbeitenden weniger Zeit damit verbringen, Informationen zu suchen? Dass sie produktiver sind? All diese weiterführenden Fragen ermöglichen es Ihnen, Ihren Return on Investment (ROI) präziser zu bewerten und die positive Wirkung Ihrer Strategie im Kompetenzmanagement zu belegen.

Zum Abschluss

Kompetenzmanagement dient heute nicht mehr nur der Planung des Arbeitskräftebedarfs eines Unternehmens. Mit der GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) liegt der Schwerpunkt auf der Entwicklung von Karriereplänen und der Kompetenzentwicklung der Mitarbeitenden. Um diese Weiterentwicklung zu begleiten, müssen Unternehmen die Kompetenzen ihrer Organisation kartografieren, um Lücken zu identifizieren zwischen dem Bedarf und dem Bestehenden und geeignete Maßnahmen einzuleiten.

Die Weiterbildung gehört zu den wichtigsten umzusetzenden Maßnahmen – und das haben Unternehmen längst erkannt. Sie steigert nicht nur die Produktivität und die interne Mobilität, sondern trägt auch dazu bei, Mitarbeitende zu gewinnen und zu binden. Natürlich ist dies bei Weitem nicht der einzige Hebel zur Talentbindung. Entdecken Sie 9 weitere in diesem Methodenleitfaden 👇

Zum Methodenleitfaden

Dieser Methodenleitfaden enthält die 10 wichtigsten Hebel zur Bindung Ihrer Talente sowie Tools und bewährte Methoden, um diese Hebel in Ihrer Organisation zu aktivieren.