Digitale Transformation: Nein, der öffentliche Sektor ist nicht rückständig!

Egal, ob es internes soziales Netzwerk, Unternehmens-Sozialnetzwerk (RSE) oder Kollaborationsplattform genannt wird, dieses neue Werkzeug könnte den Anschein haben, für Startups oder andere Web- und High-Tech-Unternehmen reserviert zu sein. Dieses Klischee beiseite! Als Instrument der digitalen Transformation, ist das unternehmenseigene Sozialnetzwerk für jede Art von Organisation nützlich: ob es eine KMU ist, ein Großkonzern, ein Verein oder ein öffentlicher Dienst.

Um dich davon zu überzeugen? Das Beispiel der CPAM du Bas-Rhin , die Talkspirit bis 2024 für ihre 985 Mitarbeitenden nutzte. Hier sind die gesammelten Erfahrungsberichte von vier von ihnen.

Ein Unternehmens-Sozialnetzwerk in einer CPAM?

Eine Grundversicherungskasse auf die Rolle der Verarbeitung von Kostenerstattungsanträgen reduzieren? Ein Fehler. Ihre Mission ist es, jeden vor Krankheit zu schützen, den Zugang zur medizinischen Versorgung zu gewährleisten, Prävention zu fördern, für den angemessenen Einsatz des Gesundheitssystems zu sorgen… Die Missionen sind vielfältig, genauso wie die Berufe; die CPAM du Bas-Rhin sind 985 Mitarbeitende, verteilt auf vier Standorte und mehrere öffentliche Empfangsstellen. Interne Kommunikation ist wie in jedem Unternehmen eine Notwendigkeit: Intranet, E-Mails, internes Magazin… Die klassischen Lösungen zeigten ihre Grenzen. „Die sehr dezentralisierte Struktur [Anm.: Die Organisation ist auf 4 geografische Standorte verteilt] zwang uns, die Kommunikation etwas anders zu denken", vertraut Sylvie Mansion, Generaldirektorin. Eine andere Denkweise der Kommunikation war der Anfang des Weges, der die CPAM du Bas-Rhin zum Unternehmens-Sozialnetzwerk führte.

Ein Kontext, der eine Überprüfung der internen Kommunikation und der Zusammenarbeitswerkzeuge

erforderteZu dieser Zeit floss Information im Wesentlichen hierarchisch abwärts. Das Schema war einfach: „Jemand spricht, man weiß nicht genau, wer es ist, und das fließt nach unten", erklärt Cédric Jean, Kommunikationsleiter. Die Information war darüber hinaus unpersönlich, wodurch sie einen Teil ihrer Fähigkeit verlor, zu interessieren und daher verstanden zu werden. Um dann zu dem Schluss zu kommen, dass sie nutzlos war… Zusätzlich zu dieser pyramidalen Organisation war die CPAM in „Silos" organisiert, die Schwierigkeiten hatten, miteinander zu kommunizieren. Addieren Sie dazu einen nicht unbedeutenden Teil des Personals im Homeoffice (denn die Organisation hatte ihre Arbeitsmodi weiterentwickelt)… Das Bedürfnis nach einem ergonomischen und spezifischen Kommunikationswerkzeug schien offensichtlich und dringend!

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Die Wahl eines Unternehmens-Sozialnetzwerks setzte sich schrittweise durch

Eine 2016 eingeleitete Überlegung führte zu mehreren Schlüsselgedanken: Querfunktionalität, Teilen, Austausch… Und die Idee eines Unternehmens-Sozialnetzwerks setzte sich schnell durch.

Das Werkzeug Talkspirit gibt jetzt jedem ein Mitspracherecht, und verbreitet Information mit einer variablen Geometrie (zu Relevanzwecken!), entsprechend den Gemeinschaften , die sie betrifft. Die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Anzahl von Gruppen ist eine Wahl jedes Mitarbeiters. Mit dem Unternehmens-Sozialnetzwerk ist die Information nicht mehr überwältigend: Sie ist persönlich, identifiziert und personalisiert, da sie sortiert und gezielt ist. Ist Personalisierung eine Gewähr für Verständnis? Wahrscheinlich.

Der andere Vorteil ist der Zeiteinsatz.

Informationen sammeln, bearbeiten und dann erneut verteilen, „war ziemlich zeitaufwändig und am Ende konnte es zu Informationsverlusten kommen. Hier ist es eine 360-Grad-Kommunikation". … In einer Art Selbstverwaltung, freut sich Aurélie Wipff, Leistungsverantwortliche.

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Wie implementiert man ein Unternehmens-Sozialnetzwerk?

Die CPAM begann mit einer umfangreichen Umfrage unter den Mitarbeitenden, um die digitale Reife jedes Einzelnen zu bewerten. Viele waren Nutzer sozialer Netzwerke für private Zwecke (außer der Generaldirektorin, wie sie selbst zugibt), was die Einführung des Unternehmens-Sozialnetzwerks in einigen Fällen erleichterte und in anderen Bedenken hervorrief. Die intuitive Benutzerfreundlichkeit von Talkspirit ermöglichte es denjenigen, die nicht dachten, das Werkzeug beherrschen zu können, sich es leicht anzueignen, manchmal mit Unterstützung für die ersten Schritte.

400 Mitarbeitende von fast 1.000 waren Teil einer ersten Testphase, dann schlossen sich 300 weitere an, um schnell die volle Personalisierung zu erreichen. Die Hauptherausforderung war ohnehin nicht so sehr technischer Natur, sondern vielmehr bei der Verwendung: es war notwendig, Beteiligung zu ermutigen, zu posten, die Kollaborationsplattform lebendig zu machen. Eine kulturelle Herausforderung, denn nicht jeder ist es gewohnt, zu kommunizieren, beizutragen, zu teilen. Die Geschäftsführung bemühte sich auch sehr zu beruhigen und zu erklären, um Misstrauen zu vermeiden: War Talkspirit ein Überwachungsinstrument, eine Beurteilung der Relevanz jedes Einzelnen, seiner Nützlichkeit? Das Vertrauen kam schnell mit der Verwendung. Die Bildung von Gruppen, die sich nicht auf Arbeit konzentrierten, sondern auf das Unternehmensleben, trug wahrscheinlich auch dazu bei. Jeder stellte schnell fest, wie praktisch so ein Werkzeug ist, egal in welchem ​​Bereich.

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Die Vorteile eines Kollaborationsnetzwerks

Jeder hat interessante Informationen in seiner beruflichen Tätigkeit zu teilen, meint Cédric Jean. Talkspirit erleichtert die Zirkulation und „fördert die gegenseitige Kenntnis der Abteilungen ": wer darin arbeitet, was sie genau machen, ihre Kontakte und ihre Maßnahmen (intern und auch außerhalb der CPAM). Es ist auch besseres Verständnis der Mitarbeitenden, denen man nicht unbedingt die Gelegenheit hat zu begegnen, ein Bewusstsein des anderen in der Organisation.

„Über die Art und Weise, wie man kommuniziert, wie man austauscht, über die Interaktivität hinaus, gibt es auch einen persönlichen Ansatz", betont die Generaldirektorin. Das Netzwerk macht jeden proaktiv mit Informationen. Und weil er sie teilt, ist jeder mehr an dem beteiligt, was er tut, und an dem, was andere tun.

Kollaborationsplattform. Das Risiko der Überflutung?

Die Plattform ermöglichte es, anders zu arbeiten, zusammen. Allen voran durch die Rückkehr zu einer gesünderen internen E-Mail-Nutzung. „Mein Posteingang ist viel sauberer", ironisiert Sarah Richard, Kommunikationsbeauftragte. Talkspirit und seine Gruppengliederung sind bereits eine Möglichkeit, Informationen zu klassifizieren, um sie schnell zu finden. Das Werkzeug macht die (so oft) endlosen E-Mail-Schleifenunnötig.

90 % der CPAM-Mitarbeitenden verbinden sich täglich. Ein Erfolg, der sein Spiegelbild haben könnte. Es wurde befürchtet, dass dies eine Tür zu unprofessionellen Veröffentlichungen öffnet, aber es wurden keine Abweichungen in dieser Hinsicht beobachtet. „Im beruflichen Kontext reguliert sich das soziale Netzwerk selbst, die Menschen vergessen nicht, dass sie bei der Arbeit sind ", beobachtete Sarah Richard.

Die andere mögliche Abweichung ist das Überangebot. Wie die Wirkung von E-Mail-Gruppen und „Alle antworten", von denen man nur ungern absehen möchte. Dennoch beseitigt Talkspirit diese Gefahr durch die Bestimmung von Gruppen. Jeder ist Mitglied einer Gruppe, weil er mit seiner Aktivität verbunden ist, weil er sich für das Thema der Gruppe interessiert, oder weil es sich um eine Gruppe handelt, die an einem Projekt gebunden ist, zu dem er beiträgt. Information ist nicht mehr ein Gegenüber , dessen Volumen verhindert, dass man klar sieht, was zählt. Es ist eine Wahl. Dies hilft wahrscheinlich auch jedem, nicht zwanghaft zu posten. Man ist sich bewusst, dass am Ende des Posts jemand etwas Zeit damit verbringt, ihn zur Kenntnis zu nehmen.

Soziales Netzwerk und personalisierte Nutzungen

Sarah, Kommunikationsbeauftragte, schätzt besonders die Funktionalität der Befragung von Mitarbeitenden: Umfragen. Sie nutzt sie, um ein visuelles Element zu testen, den Titel eines Artikels, den sie in Betracht zieht, oder um Beiträge zu sammeln, die das interne Magazin füttern.

Sylvie Mansion, Generaldirektorin, nutzte Talkspirit für politische Zwecke. Im guten Sinne, natürlich! Während einer Verhandlung über die Arbeitszeitregelung (ein sehr heikles Thema!), verbreitete sie systematisch die Fortschritte der Verhandlungen. Die Posts wurden täglich von allen Mitarbeitenden gelesen, über etwa zehn Tage hinweg. Dies ermöglichte es, Gerüchte aus der Leitung und Fehlinformationen zu neutralisieren, die für alle kontraproduktiv sind. Denn ein Unternehmens-Sozialnetzwerk ist auch ein Werkzeug der Besänftigung und Transparenz.

Schließlich fand Aurélie Wipff, Leistungsverantwortliche, in der Kollaborationsplattform das ideale Mittel, um Kontakt mit ihrem Team zu halten, von dem die Hälfte im Homeoffice ist. „Ich nutze Talkspirit insbesondere, um meine Projekte zu verwalten, Warnungen zu geben oder Best Practices an meine Mitarbeitenden weiterzugeben", berichtet sie.

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Warum ein Unternehmens-Sozialnetzwerk nutzen?

Die Demonstration der Wirksamkeit in Bezug auf interne Kommunikation und Zusammenarbeit, besonders in der Ferne, ist offensichtlich. Der zusätzliche tugendhafte Effekt eines Unternehmens-Sozialnetzwerks ist, dass diese Querfunktionalität Beteiligung und Engagement schafft. Cédric Jean möchte den Begriff „partizipative Demokratie" nicht wiederholen, aber es geht auf jeden Fall um partizipative und kollaborative DNA. Jeder kann sich äußern, und wenn nicht jeder dies täglich tut, ist der Zugang zu Informationen für alle garantiert: man kann kommentieren, „liken"… Ein Referendum und ein ständiges Thermometer.

Die Wahl seiner Zugehörigkeit zu diesem oder jenem Unternehmens-Sozialnetzwerk ist auch ein Garant für Demokratie. Wahl der Informationen, die für uns nützlich sind, die uns interessieren, und Freiheit, sich von dem nicht zu belasten, was uns nicht betrifft.

Schließlich war Talkspirit, aufgrund der Horizontalität des Kollaborationsnetzwerks, auch eine Gelegenheit, das Prisma der Managementvision zu ändern. Ein offenes Fenster zu einer neuen Governance?

Das Abenteuer hat gerade erst begonnen!

Siehe auch: Interne Kommunikation, Interaktivität oder nichts!