Wie man ein soziales Unternehmensnetzwerk in seiner Organisation einführt

Wenn Sie an ein soziales Netzwerk denken, was kommt Ihnen dann in den Sinn? Plattformen wie Facebook, Instagram und Twitter werden von 59 % der Weltbevölkerung genutzt, doch ihr professioneller Einsatz beschränkt sich in der Regel auf Marketing und Networking – und nicht darauf, die Produktivität der Mitarbeitenden oder die Zusammenarbeit zu fördern.

Ein soziales Unternehmensnetzwerk, auch ESN genannt, ist eine interne kollaborative Plattform, die viele Funktionen traditioneller sozialer Netzwerke übernimmt, um die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit innerhalb der gesamten Organisation zu fördern und zu stärken. ESN ermöglichen es Mitarbeitenden, Informationen abzurufen und zu teilen (sowohl individuell als auch team- und standortübergreifend), bei Projekten zusammenzuarbeiten oder gemeinsame Initiativen voranzutreiben, und stärken die Bindungen, die eine gesunde und inklusive Unternehmenskultur ermöglichen.

Aber wie lässt sich ein soziales Unternehmensnetzwerk in Ihrer Organisation konkret einführen? Hier sind die wichtigsten Schritte zur Implementierung eines ESN in Ihrer Organisation:

Inhaltsverzeichnis

• 1. Bedarf analysieren und definieren
• 2. Partner und Anbieter bewerten
• 3. Das ESN in Ihre anderen Tools integrieren
• 4. Governance und Regeln festlegen
• 5. Inhalte migrieren und verknüpfen
• 6. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden fördern
• 7. KPIs messen und Daten analysieren
• Ein ESN in Ihrem Unternehmen einführen, um die Kommunikation zu optimieren

1. Bedarf analysieren und definieren

Bevor Sie ein soziales Unternehmensnetzwerk einführen, müssen Sie dessen Zweck und Ihre Erwartungen daran definieren.

Beginnen Sie damit, zu ermitteln, warum Sie ein ESN benötigen und welchen Nutzen es für Ihr Team und Ihre Organisation bringen wird. Zum Beispiel:

• Möchten Sie die Vernetzung und eine gesündere Unternehmenskultur fördern?
• Würde ein ESN den remote arbeitenden Mitarbeitenden zugutekommen, die sich aufgrund der Arbeit außerhalb des Büros ausgeschlossen fühlen könnten?
• Könnte ein ESN die teamübergreifende und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen nicht nur, Ihr „Warum" zu definieren, sondern auch, die Funktionen zu identifizieren, die zur Umsetzung erforderlich sind.

Wenn Sie nicht zu 100 % sicher sind, warum Sie ein ESN benötigen – oder wie es Ihrem Team und Ihrem Unternehmen nützen würde –führen Sie Mitarbeitendenbefragungen durch und holen Sie deren Feedback ein. Da es Ihre Mitarbeitenden sind, die das ESN nutzen (und davon profitieren) werden, sind sie am besten in der Lage anzugeben, was es braucht, um effektiv zu sein.

Sobald Sie das Feedback Ihrer Mitarbeitenden haben, kombinieren Sie es mit Ihren eigenen Daten und Analysen, um die Funktionen zu definieren, die Sie in Ihrem ESN benötigen – zum Beispiel ein Unternehmensverzeichnis, einen Newsfeed, Nutzerprofile oder eine nahtlose Integration in Ihren bestehenden Technologie-Stack.

2. Partner und Anbieter bewerten

Ausgehend von Ihrer Liste der erforderlichen Funktionen beginnen Sie mit der Suche nach Plattformen für soziale Unternehmensnetzwerke, die Ihren Anforderungen entsprechen. Achten Sie darauf, nach Plattformen zu suchen, die mit dem Wachstum Ihrer Organisation skalierbar sind – und während Ihre Mitarbeitenden das ESN zunehmend für Zusammenarbeit und Kommunikation nutzen und darauf angewiesen sind.

Selbstverständlich möchten Sie ein ESN finden, das die notwendigen Funktionen und Möglichkeiten bietet, um die Plattform in Ihrem Unternehmen erfolgreich einzuführen. Aber worüber sollten Sie bei der Bewertung potenzieller Partner und Anbieter noch nachdenken?

Neben der Preisgestaltung – die in der Regel auf der Anzahl der zu betreuenden Nutzenden basiert –untersuchen Sie die Schwachstellen der Plattform. Eine zu umfangreiche Software kann schwer einzuführen oder zu bedienen sein, während eine zu eingeschränkte Software eine kostspielige Migration erforderlich machen kann, wenn Ihre Organisation über ihre Kapazitäten hinauswächst.

Lesen Sie auch: Die richtige Lösung für ein soziales Unternehmensnetzwerk (ESN) wählen

Informieren Sie sich schließlich über den Kundensupport des Anbieters. Die Einführung eines sozialen Unternehmensnetzwerks kann komplex sein – ein solider Anbieter-Support kann dazu beitragen, eine reibungslose Einführung und Integration in Ihre bestehenden Systeme zu gewährleisten.

3. Das ESN in Ihre anderen Tools integrieren

Die auf einem ESN erstellten, geteilten und gespeicherten Inhalte und Daten sind wertvoll und können eine Vielzahl sensibler und wichtiger Informationen umfassen, von Produkt-Änderungsprotokollen bis hin zu umfangreichen Finanzdaten. Ein Großteil dieser Informationen kann in einer zentralisierten Wissensdatenbank oder einem zentralen Repository im ESN gesammelt und gespeichert werden, auf die Nutzende zugreifen können, um die benötigten Dokumente, Dateien und Daten zu finden.

Diese Informationen können anschließend mit anderen Anwendungen und Tools Ihres Ökosystems synchronisiert werden – wie Ihrer CRM-Plattform und Ihrem ERP-Tool – über Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) und andere Architekturen (je nach den Besonderheiten Ihrer ESN-Plattform).

4. Governance und Regeln festlegen

Soziale Unternehmensnetzwerke sind hervorragende Kollaborationstools, benötigen jedoch bestimmte Regeln und Richtlinien, um effektiv zu sein. Bei der erstmaligen Einführung eines ESN (und wenn sich seine Nutzung weiterentwickelt), stellen Sie den Mitarbeitenden Richtlinien bereit, die festlegen:

• Wo Inhalte veröffentlicht oder geteilt werden sollen (z. B. im Newsfeed, in einem gemeinsamen Bereich, einer zentralisierten Wissensdatenbank – oder sogar in spezifischen Verzeichnissen oder Arbeitsgruppen)
• Welche Sprache oder welches Verhalten erlaubt ist – und was nicht (z. B. Kollegen respektvoll anzusprechen und vulgäre Sprache zu vermeiden)
• Welche Themen Nutzende vermeiden oder nicht teilen sollten (z. B. Politik und Religion)
• Welche Art von Inhalten geteilt werden darf (z. B. sollen Inhalte auf berufliche Themen beschränkt sein, oder dürfen Nutzende persönliche/familiäre Fotos teilen?)
• Wie vertrauliche Informationen vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden (z. B. ein Projekt mit vertraulichen Kundendaten)

Darüber hinaus müssen ESN gemäß nationalen und lokalen Gesetzen die Veröffentlichung bestimmter Inhalte einschränken oder verbieten (z. B. urheberrechtlich geschützte Inhalte).

Arbeiten Sie mit der Personalabteilung und Ihrem Rechtsteam zusammen, um eine Richtlinie zur Nutzung sozialer Netzwerke zu erarbeiten, die für das ESN Ihres Unternehmens gilt. Diese sollte festlegen, wie Mitarbeitende das ESN nutzen und was geteilt werden darf oder nicht. Integrieren Sie diese Richtlinie in das Mitarbeiterhandbuch und andere Ressourcen für Mitarbeitende. Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, diese neue Richtlinie zu unterzeichnen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Regeln und Richtlinien verstehen.

5. Inhalte migrieren und verknüpfen

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihre Organisation bereits über eine beträchtliche Menge an nützlichen und wichtigen Inhalten, Daten und Informationen verfügt. Ein ESN ist ein zentralisierter Hub, der Zugang zu allen Ressourcen Ihrer Organisation bietet. Das bedeutet, dass Sie alle vorhandenen Inhalte dorthin migrieren müssen – und Nutzende ermutigen, regelmäßig neue Inhalte zu erstellen, zu veröffentlichen und zu teilen.

Da viele ESN-Komponenten auf der zentralisierten Speicherung und Zugänglichkeit von Informationen basieren, müssen Sie sicherstellen, dass Mitarbeitende die benötigten Informationen leicht finden können. Neben einer einfachen „Suche"-Funktion implementieren Sie weitere Funktionen, die es Nutzenden ermöglichen, ihre aktuellen Arbeitsinhalte zu teilen. Funktionen wie Aktivitäts-Feeds und Benachrichtigungen können beliebte Dateien und Projekte auf der Startseite Ihres ESN hervorheben, sodass Nutzende teilnehmen und mitwirken können. Sie können Mitarbeitenden auch ermöglichen, thematische Gruppen und Arbeitsbereiche zu erstellen, in denen Kolleginnen und Kollegen mit gemeinsamen Interessen zusammenkommen.

6. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden fördern

Nachdem Sie ein soziales Unternehmensnetzwerk eingeführt haben – und bereits im Vorfeld des Launches –, beginnen Sie, es bei Ihren Mitarbeitenden zu bewerben. Teilen Sie die Vorteile und Anwendungsfälle mit Ihren Mitarbeitenden, um die Akzeptanz zu fördern und Mitarbeitenden Gründe zu geben, sich anzumelden und das Tool zu nutzen.

Gleichzeitig bieten Sie Schulungen und Tutorials an, die erklären, wie man im ESN navigiert und seine Funktionen nutzt. Stellen Sie Schulungsmaterial leicht zugänglich im ESN selbst bereit, indem Sie Leitfäden, Webinare und andere Ressourcen hochladen, die Ihren Mitarbeitenden helfen, sich mit dem ESN vertraut zu machen. Schließlich arbeiten Sie mit der Geschäftsführung und der IT zusammen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende einen Ansprechpartner für auftretende Probleme haben – und Bugs oder Fehlfunktionen, die mit der erstmaligen Einführung einhergehen, melden können.

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7. KPIs messen und Daten analysieren

Die erfolgreiche Einführung eines sozialen Unternehmensnetzwerks in Ihrer Organisation ist ein komplexes und kostspieliges Projekt – daher ist es entscheidend, dass Ihre Mitarbeitenden es auch tatsächlich nutzen. Dazu messen Sie KPIs und analysieren Sie Daten, um zu quantifizieren, wie häufig Mitarbeitende auf das ESN zugreifen und wofür sie es nutzen.

Diese Informationen können Ihnen wertvolle Einblicke liefern in die beliebtesten Funktionen der Plattform. Daraus können Sie Maßnahmen ableiten, um weniger genutzte Funktionen zu bewerben oder zu ermitteln, ob bestimmte Aspekte des ESN nicht notwendig sind oder nicht ordnungsgemäß funktionieren. (Wenn Ihr ESN beispielsweise eine Webinar-Funktion anbietet, deren Nutzung drei Monate lang gering geblieben ist, haben Mitarbeitende möglicherweise Schwierigkeiten, auf die Funktion zuzugreifen oder Aufzeichnungen herunterzuladen – oder die Webinar-Funktion ist für Ihr Team schlichtweg nicht relevant.)

Ein ESN in Ihrem Unternehmen einführen, um die Kommunikation zu optimieren

Ein soziales Unternehmensnetzwerk ist ein digitales Tool, das die interne Kommunikation und den Zugang zu wichtigen Daten vereinheitlicht – aber all das hängt von der Qualität der ESN-Einführung in Ihrer Organisation ab. Stützen Sie sich auf das Feedback der Mitarbeitenden und auf reale Anwendungsfälle , um ein ESN zu finden und einzuführen, das sich in Ihr bestehendes Ökosystem integriert. Erstellen Sie dann Regeln, Strukturen und Leitlinien, die Ihren Mitarbeitenden helfen, die Plattform zu nutzen, um die Zusammenarbeit zu optimieren, nützliche Daten zu teilen und Ihre Unternehmenskultur zu verbessern.

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