Comment déployer un réseau social d'entreprise dans votre organisation

Quand vous pensez à un réseau social, qu'est-ce qui vous vient à l'esprit ? Des sites comme Facebook, Instagram et Twitter sont utilisés par 59 % de la population mondiale, mais leur usage professionnel se limite généralement au marketing et au networking — et non à favoriser la productivité des collaborateurs ou la collaboration.

Un réseau social d'entreprise, également appelé RSE, est une plateforme collaborative interne qui reprend de nombreuses fonctionnalités des réseaux sociaux traditionnels pour encourager et promouvoir la communication interne et la collaboration à l'échelle de l'organisation. Les RSE permettent aux collaborateurs d'accéder et de partager des informations (individuellement et à travers les équipes et les sites), de collaborer sur des projets ou de contribuer à des initiatives communes, et de renforcer les liens qui permettent une culture d'entreprise saine et inclusive.

Mais comment, concrètement, déployer un réseau social d'entreprise dans votre organisation ? Voici les étapes clés pour mettre en place un RSE dans votre organisation :

Sommaire

• 1. Analyser et définir vos besoins
• 2. Évaluer les partenaires et fournisseurs
• 3. Intégrer le RSE à vos autres outils
• 4. Établir une gouvernance et des règles
• 5. Migrer et connecter votre contenu
• 6. Favoriser l'adoption par les collaborateurs
• 7. Mesurer les KPI et analyser les données
• Déployer un RSE dans votre entreprise pour fluidifier la communication

1. Analyser et définir vos besoins

Avant de déployer un réseau social d'entreprise, vous devez identifier son objectif et ce que vous en attendez. 

Commencez par déterminer pourquoi vous avez besoin d'un RSE et comment il bénéficiera à votre équipe et à votre organisation. Par exemple :

• Souhaitez-vous encourager la socialisation et une culture d'entreprise plus saine ?
• Un RSE bénéficierait-il aux collaborateurs à distance qui peuvent se sentir mis à l'écart du fait de ne pas travailler au bureau ?
• Un RSE pourrait-il améliorer la collaboration entre les équipes et les départements ?

Les réponses à ces questions vous aideront non seulement à définir votre « pourquoi », mais aussi à identifier les types de fonctionnalités nécessaires pour le concrétiser.

Si vous n'êtes pas sûr à 100 % de la raison pour laquelle vous avez besoin d'un RSE — ou de la façon dont il bénéficierait à votre équipe et à votre entreprise —menez des enquêtes auprès des collaborateurs et recueillez leurs retours. Comme ce sont vos collaborateurs qui utiliseront (et bénéficieront de) le RSE, ce sont eux les mieux placés pour indiquer ce dont il a besoin pour être efficace.

Une fois que vous disposez des retours de vos collaborateurs, combinez-les avec vos propres données et analyses pour définir les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre RSE — par exemple, un annuaire d'entreprise, un fil d'actualités, des profils d'utilisateurs ou une intégration transparente avec votre stack technologique existante.

2. Évaluer les partenaires et fournisseurs

En gardant à l'esprit la liste des fonctionnalités requises, commencez à rechercher des plateformes de réseau social d'entreprise qui répondent à vos besoins. Veillez à rechercher des plateformes capables de s'adapter à la croissance de votre organisation — et à mesure que vos collaborateurs se familiarisent et dépendent de plus en plus du RSE pour la collaboration et la communication.

Évidemment, vous souhaitez trouver un RSE offrant les fonctionnalités et les capacités nécessaires pour déployer avec succès la plateforme dans votre entreprise. Mais à quoi d'autre devez-vous penser lors de l'évaluation des partenaires et fournisseurs potentiels ?

En plus de la tarification — généralement basée sur le nombre d'utilisateurs à prendre en charge —examinez les inconvénients de la plateforme. Un logiciel trop large peut être difficile à déployer ou à utiliser, tandis qu'un logiciel trop limité peut nécessiter une migration coûteuse lorsque votre organisation dépasse ses capacités.

À lire également : Choisir la bonne solution de réseau social d'entreprise (RSE)

Enfin, renseignez-vous sur le support client du fournisseur. Le déploiement d'un réseau social d'entreprise peut être complexe — un support solide du fournisseur peut contribuer à garantir un déploiement et une intégration fluides avec vos systèmes existants.

3. Intégrer le RSE à vos autres outils

Le contenu et les données créés, partagés et stockés sur un RSE ont de la valeur et peuvent inclure une grande variété d'informations sensibles et importantes, des journaux de modifications d'un produit aux dossiers financiers étendus. Une grande partie de ces informations peut être collectée et stockée dans une base de connaissances ou référentiel centralisé sur le RSE, que les utilisateurs peuvent consulter pour trouver les documents, fichiers et données dont ils ont besoin.

Ces informations peuvent ensuite se synchroniser avec d'autres applications et outils de votre écosystème — comme votre plateforme de gestion de la relation client (CRM) et votre outil de planification des ressources d'entreprise (ERP) — via des interfaces de programmation d'applications (API) et d'autres architectures (selon les spécificités de votre plateforme RSE).

4. Établir une gouvernance et des règles

Les réseaux sociaux d'entreprise sont d'excellents outils de collaboration, mais ils nécessitent certaines règles et directives pour être efficaces. Lors du déploiement initial d'un RSE (et à mesure que son utilisation évolue), fournissez aux collaborateurs des directives qui précisent :

• Où publier ou partager du contenu (par exemple, le fil d'actualités, un espace partagé, une base de connaissances centralisée — ou même des répertoires ou groupes de travail spécifiques)
• Quel type de langage ou de comportement est autorisé — et ce qui ne l'est pas (par exemple, s'adresser aux collègues avec respect et éviter le langage vulgaire)
• Les sujets que les utilisateurs doivent éviter d'aborder ou de partager (par exemple, la politique et la religion)
• Quel type de contenu peut être partagé (par exemple, le contenu doit-il être limité aux sujets professionnels uniquement, ou les utilisateurs peuvent-ils partager des photos personnelles/familiales ?)
• Comment restreindre les informations sensibles à ceux qui ne sont pas autorisés à y accéder (par exemple, un projet contenant des données client confidentielles)

De plus, les RSE doivent restreindre ou interdire la publication de certains types de contenu conformément aux lois nationales et locales (par exemple, les contenus protégés par le droit d'auteur).

Collaborez avec les ressources humaines et votre équipe juridique pour rédiger une politique d'utilisation des réseaux sociaux applicable au RSE de votre entreprise. Celle-ci doit stipuler comment les collaborateurs utilisent le RSE et ce qui peut ou ne peut pas être partagé. Intégrez cette politique dans le livret d'accueil et les autres ressources destinées aux collaborateurs. Demandez à vos collaborateurs de signer cette nouvelle politique pour s'assurer que tout le monde comprend vos règles et directives.

5. Migrer et connecter votre contenu

Il y a fort à parier que votre organisation possède déjà une quantité considérable de contenu, de données et d'informations utiles et importantes. Un RSE est un hub centralisé qui donne accès à toutes les ressources de votre organisation. Cela signifie que vous devez y migrer tout votre contenu existant — et encourager les utilisateurs à produire, publier et partager régulièrement de nouveaux contenus.

Étant donné que de nombreux composants du RSE dépendent du stockage et de l'accessibilité centralisés des informations, vous devrez vous assurer qu'il est facile pour les collaborateurs de rechercher les informations dont ils ont besoin. En plus d'une simple fonction « recherche », mettez en place d'autres fonctionnalités permettant aux utilisateurs de partager ce sur quoi ils travaillent. Des fonctionnalités comme les flux d'activité et les notifications peuvent mettre en avant les fichiers et projets populaires sur la page d'accueil de votre RSE, permettant aux utilisateurs de participer et de contribuer. Vous pouvez également permettre aux collaborateurs de créer des groupes thématiques et des espaces de travail réunissant des collègues aux centres d'intérêt communs.

6. Favoriser l'adoption par les collaborateurs

Après avoir déployé un réseau social d'entreprise — et en amont de son lancement —, commencez à le promouvoir auprès de vos collaborateurs. Partagez les avantages et les cas d'utilisation avec vos collaborateurs pour encourager l'adoption et donner aux collaborateurs des raisons de s'inscrire et d'utiliser l'outil.

Parallèlement, proposez des formations et des tutoriels expliquant comment naviguer dans le RSE et utiliser ses fonctionnalités. Rendez la documentation de formation facilement accessible dans le RSE lui-même en y téléchargeant des guides, des webinaires, et d'autres ressources pour aider vos collaborateurs à se familiariser avec le RSE. Enfin, collaborez avec la direction et l'IT pour vous assurer que les collaborateurs ont un point de contact pour tout problème rencontré — et peuvent signaler les bugs ou dysfonctionnements qui accompagnent le déploiement initial.

À lire également : Comment favoriser l'adoption de nouveaux outils collaboratifs

7. Mesurer les KPI et analyser les données

Déployer avec succès un réseau social d'entreprise dans votre organisation est un projet complexe et coûteux, il est donc essentiel que vos collaborateurs l'utilisent réellement. Pour cela, mesurez les KPI et analysez les données pour quantifier la fréquence à laquelle les collaborateurs accèdent au RSE et ce pour quoi ils l'utilisent.

Ces informations peuvent vous fournir des insights précieux sur les fonctionnalités les plus populaires de la plateforme. À partir de là, vous pouvez prendre des mesures pour promouvoir d'autres fonctionnalités moins utilisées ou déterminer si certains aspects du RSE ne sont pas nécessaires ou ne fonctionnent pas correctement. (Par exemple, si votre RSE propose une fonctionnalité de webinaire mais que son utilisation est restée faible pendant trois mois, les collaborateurs ont peut-être des difficultés à accéder à la fonctionnalité ou à télécharger des enregistrements — ou la fonctionnalité de webinaire n'est tout simplement pas importante pour votre équipe.)

Déployer un RSE dans votre entreprise pour fluidifier la communication

Un réseau social d'entreprise est un outil numérique qui unifie les communications internes et l'accès aux données importantes — mais tout cela dépend de la qualité du déploiement du RSE dans votre organisation. Appuyez-vous sur les retours des collaborateurs et des cas d'utilisation réels pour trouver et déployer un RSE qui s'intègre à votre écosystème existant. Ensuite, créez des règles, une structure et des orientations qui aident vos collaborateurs à tirer parti de la plateforme pour fluidifier la collaboration, partager des données utiles et améliorer votre culture d'entreprise.

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