Warum sollten Sie ein Extranet in Ihrer Organisation einführen?

Ein Extranet ist heute unverzichtbar für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern einer Organisation. Als echtes Tor nach außen bietet dieses Tool zahlreiche Vorteile – sowohl für Unternehmen als auch für Institutionen, Verbände und Netzwerke mit externen Mitgliedern (zum Beispiel Alumni einer Schule). Welche Vorteile sind das? Warum lohnt es sich, ein Extranet einzuführen, um davon zu profitieren? Und inwiefern kann diese Software Ihren Alltag erleichtern?

Hier sind 4 gute Gründe, eine Extranet-Lösung in Ihrer Organisation einzuführen.

1. Die Kommunikation mit Ihren externen Stakeholdern vereinfachen

Der erste und nicht unwichtigste Vorteil: Das Extranet ermöglicht es Ihnen, die Kommunikation zwischen Ihren internen und externen Stakeholdern zu vereinfachen. Schluss mit langen E-Mail-Austauschen: Mit dem Extranet können Sie in Echtzeit mit all Ihren Mitarbeitenden, Dienstleistern und Partnern über einen Instant Messenger oder direkt per Videokonferenz kommunizieren. Und das, wo immer Sie sich befinden (im Homeoffice, im Büro, vor Ort oder unterwegs).

Dank seines integrierten Eingangsportals ist das Extranet auch ein gutes Mittel, um wichtige Informationen an Ihre externen Stakeholder weiterzugeben. Das Extranet von Talkspirit ist zu 100 % anpassbar und ermöglicht es Ihnen unter anderem, mehrere Seiten je Zielgruppe zu erstellen, um die von Ihnen geteilten Inhalte an das Profil, den Standort und den Beruf Ihrer Nutzer anzupassen.

Sie können beispielsweise ein Portal für Ihre Mitarbeitenden, eines für Ihre Dienstleister und eines für Ihre Partner erstellen, um ihnen verschiedene Neuigkeiten zu teilen. Wenn Ihre Organisation auf mehrere Standorte verteilt ist, können Sie erwägen, eine Seite pro Stadt (oder pro Land) zu erstellen, um alle Informationen für die externen Dienstleister jedes Büros an einem Ort zu bündeln. Um noch einen Schritt weiterzugehen, ist es auch möglich, Seiten zu einem bestimmten Thema oder Berufsfeld zu erstellen , (zum Beispiel, um Informationen nur an Dienstleister eines bestimmten Teams weiterzugeben).

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2. Den Wissensaustausch fördern

Aber warum ein Extranet einführen und kein Intranet? Ganz einfach, weil das Extranet es Ihnen ermöglicht, Informationen und Wissen einfach mit Ihren externen Stakeholdern zu teilen – und nicht nur intern. Es ist daher ein gutes Tool, um kollektive Intelligenz zu entwickeln und sicherzustellen, dass jeder Akteur Ihres Ökosystems auf derselben Wellenlänge ist – ob Mitarbeitender des Unternehmens oder nicht.

Dank seines integrierten Drives ermöglicht Ihnen das Extranet, alle Dokumente für Ihre Dienstleister und Partner zu bündeln und jedem nur Zugang zu den Informationen zu geben, die er benötigt. Einige Extranets bieten auch eine Bibliothek an (auf Talkspirit bereits verfügbar!), in der Sie alle „statischen" Kenntnisse speichern können, die Ihre externen Stakeholder betreffen (zum Beispiel Ihre Corporate Identity, Ihre Arbeitsprozesse, Best Practices zur Nutzung Ihrer Business-Tools usw.). Die in Ihrer Wissensdatenbank erstellten Seiten können anschließend in Ihrem Newsfeed geteilt werden, um Ihre Mitglieder zu informieren.

Diese Beiträge sind eine gute Möglichkeit, Silos abzubauen zwischen allen Ihren Stakeholdern. Sie beschränken sich übrigens nicht auf das Teilen von Drive-Dokumenten und Seiten aus Ihrer Bibliothek. Sie können sie sowohl zum Teilen von Best Practices als auch zum Hervorheben von Initiativen bestimmter Partner nutzen. Noch besser: Ihre externen Nutzer können selbst eigene Beiträge erstellen, um die Informationen ihrer Wahl zu teilen und jedem die Möglichkeit zu geben, darauf zu reagieren.

3. Die Zusammenarbeit bei Projekten erleichtern

Neben seinen Kommunikationsfunktionen ermöglicht Ihnen das Extranet, mit Ihren externen Stakeholdern zusammenzuarbeiten, ohne eine Vielzahl von Tools zu verwenden. Das Talkspirit-Extranet integriert beispielsweise ein Projektmanagement-Modul, mit dem Sie interne und externe Projekte einfach durch die Erstellung von Kanban-Boards organisieren können. Müssen Sie einem Ihrer Dienstleister eine neue Aufgabe zuweisen? Erstellen Sie einfach eine Karte, die die betreffende Aufgabe beschreibt, fügen Sie eine Frist, den Namen des betreffenden Nutzers und bei Bedarf eine Beschreibung oder Anhänge hinzu. Einfach und effektiv!

Die große Mehrheit der Extranet-Plattformen ermöglicht es Ihnen auch, Gruppen zu erstellen, in die Sie externe Nutzer einladen können. Warum nicht eine Gruppe in Ihrem Extranet erstellen, um den Austausch mit allen an einem bestimmten Projekt beteiligten Dienstleistern zu erleichtern? Ob Sie eine neue Website erstellen, ein Videoprojekt starten oder Ihre Unternehmensstrategie überdenken müssen – Gruppen sind ein gutes Mittel, um die Zusammenarbeit zu erleichtern mit Ihren externen Stakeholdern und jedem das Feedback zu geben, das er zum Vorankommen benötigt.

Zusätzlich zu diesen beiden Schlüsselfunktionen ermöglicht Ihnen das Talkspirit-Extranet:

• die Verfügbarkeiten Ihrer Dienstleister und Partner über einen Kalender zu prüfen, der mit Google- und Outlook-Kalendern synchronisiert werden kann, und Meetings zur Besprechung Ihrer Projekte zu planen,
• online an Dokumenten zu arbeiten (Text, Folien oder Tabellen) gleichzeitig mit Ihren externen Gästen dank einer Bürosuite.

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4. Ihre Daten sichern

Schließlich ist die Einführung eines Extranets eine der besten Möglichkeiten, die Daten zu sichern, die Sie nach außen teilen. E-Mail ist nämlich alles andere als ideal für den Austausch sensibler Informationen. Als Beweis: Laut einer Verizon-Studie stammen 22 % der im Jahr 2020 gemeldeten Datenverletzungen von einer Phishing-E-Mail. Wenn Sie die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten möchten, kann die Investition in ein Extranet also eine gute Lösung sein!

Achten Sie jedoch darauf, eine souveräne Plattform zu wählen, die nicht dem Cloud Act unterliegt und DSGVO-konform ist, um Ihre Daten zu hosten. Unter den französischen Lösungen findet sich insbesondere Talkspirit, das die Vertraulichkeit der mit Ihren externen Stakeholdern geteilten Daten gewährleistet durch:

• eine Speicherung unserer Daten in europäischen Rechenzentren auf den Servern von OVHcloud,
• Verkehrsverschlüsselung,
• regelmäßige Backups unserer Datenbank,
• sowie jährlich durchgeführte Sicherheitsaudits, um die Sicherheit unserer Plattform zu testen.

Was ist der Cloud Act? 🤔

Der 2018 in Kraft getretene Cloud Act ist ein US-amerikanisches Gesetz, das dem Department of Justice ermöglicht, jeden amerikanischen Dienstleister anzuweisen, ihm Zugang zu auf seinen Servern gespeicherten Daten zu gewähren – auch zu im Ausland gespeicherten. Konkret bedeutet das: Wenn Sie das Extranet eines US-amerikanischen Anbieters nutzen, stimmen Sie zu, dass die US-Regierung auf Anfrage auf Ihre Daten zugreifen kann. Ein Problem, mit dem Sie nicht konfrontiert werden, wenn Sie sich für eine souveräne Plattform entscheiden.

Fazit

Sie wissen nun, warum Sie in Ihrer Organisation ein Extranet einführen sollten! Aber wie geht man dabei vor? Welche Best Practices sind zu beachten, um die Einführung eines Extranets erfolgreich zu gestalten? Laden Sie unser Methodenpapier „6 Schritte zur Einführung Ihres Extranets" herunter, um alle unsere Tipps zu erhalten:

Zum Methodenpapier

In diesem Methodenpapier finden Sie: die 6 Schritte zur Einführung Ihres Extranets, die Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihren Bedarf zu ermitteln, die entscheidenden Kriterien für die Wahl Ihrer Lösung, die Elemente, die in Ihren Kommunikationsplan aufgenommen werden sollten, sowie unsere besten Tipps, um die Akzeptanz Ihrer Plattform sicherzustellen.

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