Pourquoi déployer un extranet au sein de votre organisation ?

L’extranet est aujourd’hui devenu indispensable pour communiquer et collaborer avec des parties prenantes externes à l’organisation. Réelle porte vers l’extérieur, cet outil présente de nombreux avantages, aussi bien pour les entreprises que pour les institutions, les associations et les réseaux rassemblant des membres externes (par exemple, les alumni d’une école). Alors, quels sont ces bénéfices ? Pourquoi avez-vous intérêt à déployer un extranet pour en tirer parti ? Et en quoi ce logiciel peut-il faciliter votre quotidien ? 

À quoi sert un extranet ?

Un extranet se définit moins par ses fonctionnalités que par les personnes à qui vous en ouvrez l’accès. Quatre usages reviennent le plus souvent :

• Un portail client. Chaque client dispose d’un espace privé, avec les documents, les tableaux de projet et les conversations qui le concernent, et rien d’autre.
• Un portail fournisseurs et prestataires. Cahiers des charges, commandes, plannings de livraison et documents qualité sont réunis au même endroit, plutôt que dans la boîte mail de la dernière personne qui s’en est occupée.
• Un réseau de partenaires ou de revendeurs. Nouveautés produit, supports de vente et contenus de formation sont publiés une fois et lus par tous les partenaires, où qu’ils soient.
• Un réseau de membres ou d’anciens. Associations, fédérations, réseaux professionnels et écoles s’en servent pour informer leurs membres et leur permettre d’échanger entre eux.

À lire aussi : 4 bonnes pratiques pour créer un extranet

Voici 4 bonnes raisons de mettre en place une solution extranet au sein de votre organisation.

1. Fluidifier la communication avec vos parties prenantes externes

Premier avantage, et pas des moindres : l’extranet vous permet de fluidifier la communication entre vos parties prenantes internes et externes. Finis les longs échanges d’emails : avec l’extranet, vous pouvez échanger en temps réel avec l’ensemble de vos collaborateurs, prestataires et partenaires via une messagerie instantanée, ou directement en visioconférence. Et ce où que vous soyez (en télétravail, au bureau, sur le terrain ou en mobilité).

Grâce à son portail d’accueil intégré, l’extranet est également un bon moyen de diffuser des informations importantes auprès de vos parties prenantes externes. 100 % personnalisable, l’extranet de Talkspirit vous permet notamment de créer plusieurs pages par audience afin d’adapter le contenu que vous partagez au profil, à la localisation, et au métier de vos utilisateurs. 

Par exemple, vous pouvez créer un portail pour vos collaborateurs, un pour vos prestataires et un pour vos partenaires afin de leur partager différentes actualités. Si votre organisation est répartie sur plusieurs sites, vous pouvez envisager de créer une page par ville (ou par pays), afin de regrouper au même endroit toutes les informations à destination des prestataires externes de chaque bureau. Pour aller plus loin, il est aussi possible de créer des pages sur une thématique ou un métier spécifique (par exemple, pour diffuser de l’information uniquement aux prestataires d’une certaine équipe).

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2. Développer le partage de connaissances 

Mais alors, pourquoi déployer un extranet, et non un intranet ? Tout simplement parce que l’extranet vous permet de partager facilement des informations et des connaissances avec vos parties prenantes externes, et non seulement en interne. C’est donc un bon outil pour développer l’intelligence collective, et faire en sorte que chaque acteur de votre écosystème soit sur la même longueur d’onde, qu’il soit ou non un collaborateur de l’entreprise.

Grâce à son drive intégré, l’extranet vous permet de capitaliser l’ensemble des documents à destination de vos prestataires et de vos partenaires, et de donner uniquement accès à chacun aux informations dont il a besoin. Certains extranets proposent également une bibliothèque (déjà disponible sur Talkspirit !), dans laquelle vous pouvez stocker l’ensemble des connaissances “froides” qui concernent vos parties prenantes externes (par exemple, votre charte graphique, vos processus de travail, les bonnes pratiques d’utilisation de vos outils métiers, etc.). Les pages créées sur votre base de connaissances peuvent ensuite être partagées sur votre fil d’actualités, afin d’informer vos membres.

Ces publications sont une bonne façon de supprimer les silos entre l’ensemble de vos parties prenantes. Elles ne sont d’ailleurs pas limitées au partage de documents du drive et de pages de votre bibliothèque. En effet, vous pouvez les utiliser aussi bien pour partager des bonnes pratiques que pour mettre en avant les initiatives de certains de vos partenaires. Encore mieux : vos utilisateurs externes peuvent créer eux-mêmes leurs propres publications pour partager les informations de leur choix, et permettre à chacun de réagir.

3. Faciliter la collaboration sur des projets

Outre ses fonctions de communication, l’extranet vous permet de collaborer avec vos parties prenantes externes sans passer par une multitude d’outils. L’extranet de Talkspirit intègre par exemple un module de gestion de projet, qui vous permet d’organiser facilement des projets internes et externes en créant des tableaux kanban. Besoin d’assigner une nouvelle tâche à l’un de vos prestataires ? Il vous suffit de créer une carte décrivant la tâche en question, d’ajouter une date limite, le nom de l’utilisateur concerné, et si besoin un descriptif ou des documents à consulter en pièce jointe. Simple et efficace !

La grande majorité des plateformes extranet vous permettent également de créer des groupes, dans lesquels vous pouvez inviter des utilisateurs externes. Par exemple, pourquoi ne pas créer un groupe sur votre extranet pour faciliter les échanges avec l’ensemble des prestataires concernés par un projet spécifique ? Que vous ayez besoin de créer un nouveau site web, de lancer un projet vidéo ou de revoir votre stratégie d’entreprise, les groupes sont un bon moyen de faciliter la collaboration avec vos parties prenantes externes, et de donner à chacun le feedback dont il a besoin pour avancer.

En plus de ces deux fonctionnalités clés, l’extranet Talkspirit vous permet de :

• vérifier les disponibilités de vos prestataires et partenaires via un agenda synchronisable avec les calendriers Google et Outlook, et planifier des réunions pour échanger sur vos projets,
• travailler sur des documents en ligne (texte, slides ou feuilles de calcul) en même temps que vos invités externes grâce à une suite bureautique.

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4. Sécuriser vos données 

Enfin, déployer un extranet est l’une des meilleures manières de sécuriser les données que vous partagez avec l’externe. En effet, l’email est loin d’être idéal pour partager des informations sensibles. Pour preuve : selon Verizon, 22 % des violations de données signalées en 2020 provenaient d’un email d’hameçonnage. Si vous souhaitez assurer la sécurité de vos données, investir dans un extranet peut donc être une bonne solution !

Attention cependant à bien choisir une plateforme souveraine, non soumise au Cloud Act et conforme au RGPD, pour héberger vos données. Parmi les solutions françaises, on retrouve notamment Talkspirit, qui assure la confidentialité des données partagées avec vos parties prenantes externes grâce :

• à un hébergement de nos données dans des centres de données européens, sur les serveurs d’OVHcloud,
• au chiffrement du trafic,
• à des sauvegardes régulières de notre base de données,
• et à des audits de sécurité réalisés tous les ans pour tester la sécurité de notre plateforme.

Le Cloud Act, késako ? 🤔

Entré en vigueur en 2018, le Cloud Act est une loi américaine qui permet au Department of Justice d’ordonner à tout fournisseur de services américain de lui donner accès aux données stockées sur ses serveurs, y compris celles situées à l’étranger. Concrètement, si vous utilisez l’extranet d’un  éditeur US, vous acceptez que le gouvernement américain puisse accéder sur demande à vos données. Une problématique à laquelle vous ne serez pas confronté(e) si vous optez pour une plateforme souveraine.

Pour conclure

Vous savez désormais pourquoi déployer un extranet au sein de votre organisation ! Mais alors, comment le mettre en place ? Quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour réussir le déploiement de son extranet ? Téléchargez notre fiche méthodologique “6 étapes pour déployer votre extranet” pour connaître toutes nos astuces :

Accéder à la Fiche Méthodologique

Dans cette fiche méthodologique, vous trouverez : les 6 étapes pour mettre en place votre extranet, les questions à vous poser pour identifier vos besoins, les critères déterminants pour choisir votre solution, les éléments à inclure dans votre plan de communication, ainsi que nos meilleurs conseils pour garantir l’adoption de votre plateforme.

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