[Webinar] „Besser kommunizieren und zusammenarbeiten in Kommunen"

Man hört oft, dass Kommunen – und der öffentliche Sektor im Allgemeinen – in ihrer digitalen Transformation „im Rückstand" sind. Ein Rückstand, der sich durch einen Mangel an geeigneten Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit erklären lässt, sowie durch die Schwierigkeit, alle Mitarbeitenden mit denselben Informationen zu versorgen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entscheiden sich immer mehr Kommunen dafür, ihre Tools zu modernisieren. Aber welche sollten bevorzugt werden? Und wie gelingt deren Einführung?

Das war der Gegenstand unseres Webinars vom 12. April 2022 mit dem Titel „Besser kommunizieren und zusammenarbeiten in Kommunen", bei dem drei Referenten ihre bewährten Praktiken und Erfahrungsberichte teilten:

• Philippe Pinault, CEO und Mitgründer von Talkspirit
• Elise Roy, Kommunikationsleiterin bei der Mairie de Mauges-sur-Loire
• Jack Noël, Delegierter Stadtrat bei der Mairie de Josselin

Hier eine Zusammenfassung ihrer Beiträge.

Warum E-Mails und interne Mitarbeiterzeitungen ersetzen?

„Auch heute noch sind E-Mails und die interne Mitarbeiterzeitung die bevorzugten Kommunikationsmittel der meisten Kommunen", erinnert Philippe Pinault. Als Beweis: „Laut einer Cap'Com-Studie nutzen 71 % der Gebietskörperschaften die interne Mitarbeiterzeitung als primäres Instrument der internen Kommunikation."

Obwohl diese Tools weit verbreitet sind, stoßen sie dennoch an mehrere Grenzen, da sie es nicht ermöglichen, …

• synchron zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten
,
• Feedback von Mitarbeitenden vor Ort einzuholen,
• die verschiedenen Abteilungen zu verbinden
,
• gegenseitige Unterstützung und bereichsübergreifenden Austausch zu
fördern
• ,und die Produktivität der Mitarbeitenden zu
steigern

.

Welche internen Kommunikationstools sollten bevorzugt werden?

Glücklicherweise gibt es Alternativen! Je nach den Bedürfnissen Ihrer Kommune können Sie insbesondere wählen zwischen:

• Einem Tool, das sich als „das Beste in seiner Kategorie" versteht, zum Beispiel spezialisiert auf Videokonferenzen, Instant Messaging
, Dokumentenablage oder Projektmanagement
• Einem sozialen Unternehmensnetzwerk (RSE) oder einem Intranet, das Ihre interne Kommunikation
modernisiert
• Einer kollaborativen Plattform
, die sowohl Kommunikations- als auch Kollaborationsfunktionen integriert

Als echtes All-in-one-Tool passt sich Talkspirit an all diese Bedürfnisse an, da es ermöglicht, gleichzeitig die interne Kommunikation und die kollaborative Zusammenarbeit der Mitarbeitenden und Gewählten zu erleichtern, insbesondere durch:

• ein Startportal, das alle Neuigkeiten Ihrer Kommune bündelt,
• einen Newsfeed, der es ermöglicht, Beiträge zu veröffentlichen und auf die Beiträge anderer zu reagieren,
• Arbeitsgruppen, um die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen zu erleichtern,
• Module für Videokonferenzen und Webinare, die es ermöglichen, interne Meetings zu organisieren und gemeinsam Brainstorming zu betreiben,
• ein Modul für Projektmanagement, um Ihren redaktionellen Kalender zu organisieren und den Mitarbeitenden einen Überblick über alle ihre Aufgaben zu ermöglichen,
• eine Online-Office-Suite, die das Speichern, Teilen und gemeinsame Bearbeiten aller Arten von Dokumenten ermöglicht.

Diese All-in-one-Eigenschaft ist übrigens einer der Gründe, die die Gemeinden Mauges-sur-Loire und Josselin dazu veranlasst hat, Talkspirit einzuführen. Hier ein Überblick über ihre jeweiligen Erfahrungsberichte.

Der Erfahrungsbericht der Mairie de Mauges-sur-Loire

Im Maine-et-Loire gelegen, ist Mauges-sur-Loire eine Gemeinde mit 18.000 Einwohnern, die 65 Gewählte und 350 Mitarbeitende zählt, die zwischen Büros und Außendienst verteilt sind, an etwa dreißig verschiedenen Standorten.

Eine Herausforderung beim Informationsaustausch

Aufgrund dieser geografischen Streuung „hatten die Mitarbeitenden die Tendenz, sich in ihrer Zone eingeschlossen zu fühlen, und es fiel ihnen schwer zu wissen, was in den anderen Abteilungen vorging", erklärt Elise Roy, Kommunikationsleiterin.

Eine Problematik, die die interne Mitarbeiterzeitung – bis dahin das einzige von der Gemeinde genutzte Kommunikationsmittel – nicht zu lösen vermochte. Der Grund? „Das Format war sehr hierarchisch ausgerichtet, förderte keine Interaktionen zwischen den Mitarbeitenden" und ermöglichte es nicht, aktuelle Informationen in Echtzeit zu kommunizieren.

Nach einer internen Umfrage stellte die Gemeinde fest, dass sie ein Tool brauchte, das allen Mitarbeitenden ermöglicht, „zur gleichen Zeit Zugang zu denselben Informationen zu haben […], auf Computer, Tablet oder Smartphone", und gemeinsam an Dokumenten arbeiten zu können.

Lesen Sie auch: Kommunen: 6 bewährte Praktiken zur Optimierung Ihrer internen Kommunikation

Talkspirit, ein auf die Bedürfnisse der Gemeinde abgestimmtes Tool

Die Gemeinde wandte sich daher an Talkspirit, das sie heute nutzt für:

• das Teilen von Informationen mit den Mitarbeitenden,
• die Erleichterung des Austauschs zwischen den verschiedenen Abteilungen,
• und das projektbezogene Arbeiten mit den Gewählten in kommissionsbezogenen Gruppen.

Neun Monate nach der Einführung der Plattform sind die Vorteile deutlich spürbar. Für Elise Roy hat Talkspirit insbesondere ermöglicht, folgendes zu erreichen:

• „eine gemeinsame Kultur […] und ein wohlwollendes Betriebsklima zu schaffen",
• die Arbeit der Mitarbeitenden zu würdigen und anzuerkennen,
• die Reaktionsfähigkeit beim Austausch zu steigern,
• und den Informationsfluss zu verbessern.

Hier finden Sie den Erfahrungsbericht von Elise Roy, Leiterin des Kommunikationsdienstes der Mairie de Mauges-sur-Loire.

Der Erfahrungsbericht der Mairie de Josselin

Kleiner als Mauges-sur-Loire ist Josselin eine Gemeinde im Morbihan mit 2.500 Einwohnern, etwa zwanzig Mitarbeitenden und 19 Gemeinderäten.

Eine Herausforderung bei Zusammenarbeit und Zentralisierung der Kommunikation

Auf Anfrage der Generaldirektion der Dienste suchte Jack Noël, Delegierter Stadtrat, nach einem DSGVO-konformen Tool, das die „Digitalisierung der an die Gewählten gesendeten Einladungen" ermöglicht. Darüber hinaus war es für die Gemeinde wichtig, die ordnungsgemäße Informationsverteilung an alle Mitarbeitenden sicherzustellen und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Gewählten zu erleichtern.

Weiterführend: Laden Sie unseren Praxisleitfaden „Digitale Souveränität für Organisationen erklärt"

herunter. Sehr vielfältige Nutzungsweisen

Nach einem Benchmark mehrerer Tools wählte die Gemeinde Talkspirit, das sie heute für zahlreiche Anwendungsfälle nutzt, insbesondere:

• Speichern und Teilen von Arbeitsdokumenten,
• Erleichterung des Austauschs zwischen Mitarbeitenden und Gewählten, wo auch immer sie sich befinden,
• Terminverwaltung für administrative Bürgerangelegenheiten (zum Beispiel Anträge auf Reisepässe oder Personalausweise), aber auch für die COVID-19-Impfung,
• „Zusammenfassen der Ergebnisse jedes Wahllokals in Echtzeit während der Wahlen"..

Dank Talkspirit kann die Gemeinde alle Mitarbeitenden und Gewählten auf derselben Plattform zusammenführen und die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen erleichtern.

Hier finden Sie den Erfahrungsbericht von Jack Noël, Delegiertem Stadtrat, und Cécile Québriac, Generaldirektorin der Dienste der Mairie de Josselin.

Welche bewährten Praktiken gelten für die Einführung eines solchen Tools?

Natürlich erfordert die Einführung eines Tools wie Talkspirit die Einhaltung mehrerer bewährter Praktiken. Laut unseren drei Referenten ist es insbesondere wesentlich, Folgendes zu tun:

• Den eigenen Bedarf, die eigenen Einschränkungen und die gewünschte Nutzung klar identifizieren
• Sicherstellen, dass das identifizierte Tool DSGVO-konform ist und die Digitalisierung aller Ihrer Kommunikation ermöglicht
• Das Tool vorab mit den Mitarbeitenden testen
• Den Start der Plattform vorbereiten, insbesondere durch Erstellung eines speziellen Kommunikationsplans
• Die Rolle des Tools im Verhältnis zu den bereits vorhandenen klarstellen
• Das Tool mit Leben füllen und die Mitarbeitenden bei neuen Nutzungsweisen kontinuierlich begleiten (zum Beispiel durch Botschafter)

Lesen Sie auch: 3 Schlüsselmaßnahmen für einen erfolgreichen Talkspirit-Start

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Sie haben es verstanden: Die Einführung eines kollaborativen Tools ist unerlässlich, um in Kommunen besser zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Es liegt an Ihnen, das passende Tool zu wählen, zum Beispiel durch unsere Top-13-Liste der besten kollaborativen Plattformen.

Lesen Sie auch: [Methodenleitfaden] 8 Schlüsselschritte zur Auswahl Ihrer kollaborativen Plattform

Möchten Sie die Erfahrungsberichte unserer drei Referenten direkt erleben? Schauen Sie sich das Replay unseres Webinars „Besser kommunizieren und zusammenarbeiten in Kommunen" an:

Replay ansehen

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Autorin: Emmanuelle Abensur