Produktivität steigern durch Zentralisierung der Austausche: Das Zeugnis des CNPF

Es ist nicht einfach, zusammenzuarbeiten, wenn Ihre 500 Mitarbeitenden überall in Frankreich verstreut sind und je nach Tagesaufgabe unterschiedliche Tools nutzen. Das Centre National de la Propriété Forestière (CNPF) wollte den Informationsaustausch vereinfachen und die Informationszirkulation verbessern: Anfang 2020 wandte sich ihr Chef des Service Informatique und der Digitalisierung an Talkspirit, um ihre Organisation um eine einzige Schnittstelle herum zu entwickeln.

Das CNPF (Centre National de la Propriété Forestière) ist eine öffentliche Einrichtung, die unter der Aufsicht des Ministeriums für Landwirtschaft tätig ist. Es ist für die Förderung der nachhaltigen Waldbewirtschaftung in privaten Wäldern zuständig, die fast ein Viertel des Staatsgebiets darstellen und 3,5 Millionen Privatbesitzern gehören. Die Mitarbeitenden sind auf regionale Zentren, einen Forschungs-, Entwicklungs- und Innovationsservice sowie eine nationale Geschäftsleitung verteilt, die die geschäftlichen, Personal-, Buchhaltungs- und Finanzaspekte koordiniert.

Das CNPF erfüllt zahlreiche Aufgaben, insbesondere Studien zur Waldevolution (insbesondere in Zusammenhang mit dem Klimawandel), Schulungen und Orientierung bei der Bewirtschaftung von Privatwäldern. Es ist auch dafür verantwortlich, nachhaltige Bewirtschaftungspläne zu genehmigen – ein erforderliches Dokument, das alle Besitzer von mehr als 25 ha Wald ausfüllen müssen.

Schlüsselzahlen des CNPF:

• 12,6 Millionen Hektar Privatwald
• 500 Mitarbeitende überall in Frankreich verteilt
• 11 regionale Delegationen

In einem Interview mit unserer Redaktion erläutert Alain Posty, Chef des Service Informatique und der Digitalisierung beim CNPF, seine anfänglichen Bedürfnisse rund um die Informationszirkulation und die Zusammenarbeit, und spricht über die Verbesserungen durch die Nutzung von Talkspirit.

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Das CNPF vor der Notwendigkeit, seine digitale Transformation

Die Nutzung digitaler Tools nimmt bei uns immer mehr zu, denn wir müssen unsere täglichen Maßnahmen überwachen und messen, indem wir leicht zugängliche Datenbanken überall aufbauen. Das CNPF nutzte bislang isolierte / fragmentierte Datenbanken: eine für das Kataster, eine für Kartografie, eine für Walddaten usw. Seit meiner Ankunft 2018 arbeite ich daran, diese Datenbanken zu zusammenzuführen, um unsere Arbeitstools zu vereinheitlichen, da unsere Aufgaben viele Interaktionen erfordern. Aufgrund der Klimakrise unterliegt der Wald im weiteren Sinne einem enormen Stress; daher ist die Kontrolle der seit 30 Jahren gesammelten experimentellen Daten für die Verfolgung und Analyse der Veränderungen (aktuell und zukünftig) von Bedeutung.

Ein Wille, die Zusammenarbeit zu erleichtern

Unser zweites Bedürfnis ergibt sich aus dem Willen, die Zusammenarbeit zu verstärken. Überall in Frankreich verteilt, waren unsere Mitarbeitenden es gewöhnt, mit dem Auto zu fahren, um an physischen Besprechungen in ihrem Regionalbüro teilzunehmen. 2015 modernisierten wir uns durch die Einführung von Videokonferenzen in ausgestatteten Räumen, was immer noch voraussetzte, dass die Leute zu ihrem Departmentsbüro reisten. Und 2018 suchte ich nach einer einfacheren Lösung. Wir wechselten dann zu einem Cloud-Service, der PC-zu-PC-Videokonferenzen ermöglichte, ohne dass man sich fortbewegen musste. Die bereitgestellte Software ermöglichte auch Chats. Mitarbeitende entdeckten und übernahmen diese neuen Fernzusammenarbeit-Nutzungen nach und nach.

Ein weiteres Bedürfnis tauchte regelmäßig auf: die Möglichkeit, Dokumente zu teilen zu gemeinsamen Themen. Wir versuchten ein Forum und ein Unternehmen-Wiki bereitstellen, aber das stellte sich als schwierig heraus. Die Tools waren nicht nativ integriert und kompliziert für Mitarbeitende zu handhaben. Ich suchte also eine technisch einfachere und intuitivere Lösung.

Eine RSE-Toolwahl geleitet durch Mundpropaganda

Es waren unsere Kollegen vom ONF (Office National des Forêts), die bereits Talkspirit nutzten und mir positiv davon erzählten. Als Leiter einer öffentlichen Einrichtung habe ich zwei Schlüsselelemente in meiner Überlegung: Zunächst französische Anbieter wählen (zumal mit der Covid-19-Krise!), und sicherstellen, dass meine Dienstleister DSGVO-konform sind. Talkspirit ist sowohl eine französische Gesellschaft als auch bei OVH gehostet, hatte ich zwei gute Gründe, das Tool zu prüfen.

Darüber hinaus ist das CNPF eine öffentliche Einrichtung: Wenn wir 500 Lizenzen kaufen, müssen wir einen Ausschreibungsverfahren durchführen. Da Talkspirit bei der UGAP gelistet ist (öffentliche Vergabezentrale), vereinfacht dies erheblich die technischen und finanziellen Aspekte. Wir haben uns also für dieses Tool entschieden und Anfang 2020 mit zunächst 50 Lizenzen mit der Bereitstellung begonnen.

Eine schrittweise Einführung in der Einrichtung

Das Kommunikationsteam, das dringend ein Collaborationtools benötigte, und der Digital-Service mit zehn überall in Frankreich verteilten Personen wurden zuerst ausgestattet. Das war eine gute Entscheidung: Die Bereitstellung erfolgte drei Wochen vor Beginn des Lockdowns. Offensichtlich gab dieser „erzwungene Fernarbeit" dem Tool-Einsatz einen großen Schub, da alle ausgestatteten Mitarbeitenden schnell, freundlich und einfach weiterarbeiten konnten.

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Seit damals erhöhen wir schrittweise die Anzahl der auf Talkspirit verbundenen Personen. Mundpropaganda funktioniert intern sehr gut: Manchmal haben Mitarbeitende, die mit jemandem, der bereits das Tool nutzt, zusammengearbeitet haben, mich um eine Lizenz gebeten, weil sie es auch nutzen möchten.

Talkspirit ist extrem benutzerfreundlich, es wird nach und nach in unsere Gewohnheiten integriert und erleichtert die Teamorganisation. In einer Einrichtung wie der unseren erfordert dies ein wenig organisationale Mittel für die Annahme. Wir planen Schulungen, um sie zu lehren, es optimal zu nutzen. Nicht wirklich über Funktionen, sondern über die Nutzung: Zum Beispiel, um sie zu beruhigen, dass sie nicht verpflichtet sind, sofort auf Benachrichtigungen zu reagieren, und um sie zum Recht auf Abwesenheit zu sensibilisieren. Wir möchten, dass sie verstehen, dass Talkspirit ihnen Zeit spart, und dass es keine neue Belastung ist! Es ist auch wichtig, unsere Manager in die neuen, horizontaleren Methoden zu schulen, die das Tool mit sich bringt.

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Talkspirit, ein Erleichterer des Austauschs zwischen Teams

Nach einigen Monaten der Nutzung bemerken wir, dass die Nutzung von Talkspirit die Kommunikation, die tägliche Zusammenarbeit und letztendlich die Produktivität der Nutzer durch seine Einfachheit und Vielseitigkeit verbessert. Das kann trivial wirken, aber jeden Morgen sagen wir alle „Guten Morgen" auf Talkspirit: Für Mitarbeitende, die größtenteils remote arbeiten, ist das ein bedeutsamer Wandel und sehr angenehm.

Im CNPF hatten Teams die Gewohnheit, E-Mail als synchrones Tool zu nutzen, was Stress verursachte (manche erhalten mehr als 100 E-Mails pro Tag!), und große Komplexität entstand, wenn die Nachrichtenhistorie lang war und es viele Empfänger gab. Diese Schleifen, in denen jeder einen Empfänger hinzufügen oder entfernen konnte, stellten auch ein Datenschutzrisiko dar, mit der Gefahr, Informationen an Personen zu senden, die keinen Zugriff hätten.

Talkspirit bietet eine Antwort auf beide Probleme. Es fördert Chat statt E-Mail für synchrone Austausche und zeigt die Verfügbarkeit der Gesprächspartner an. Wenn einer davon „Nicht verfügbar" ist, kann er später antworten, ohne unnötig angestoßen zu werden. Für die Projektverfolgung erstellt ein Administrator Diskussionsräume und kontrolliert, wer Zugriff hat. Manager können so problemlos mehrere Teams parallel verfolgen, das erleichtert ihnen viel!

Die erkannten Vorteile durch die Nutzung von Talkspirit

Jetzt, da die ersten Collaborations-Nutzungen eingerichtet sind, ist das CNPF bereit, die nächste Ebene zu erreichen, indem es bald alle Mitarbeitenden ausstattet, sobald die Funktion „Dokumentfreigabe" auf Talkspirit vollständig funktionsfähig ist. Ich habe Leute, die warten!

Heute teilen wir unsere Dokumente in der Cloud, aber wenn wir sie direkt im Tool co-bearbeiten können, wird es zu unserer einzigen Arbeitsoberfläche, die Dokumente, Chat, Video- und Audioanrufe konzentriert. Aus organisationaler Perspektive wird dies noch mehr Einfachheit bringen, indem alle für den täglichen Einsatz notwendigen Funktionen auf einer einzigen Oberfläche zusammengefasst werden, was die Zerstreuung oder Duplizierung von Informationen begrenzt.

Aus finanzieller Sicht sehe ich auch einen echten Gewinn: Da Talkspirit eine komplette Plattform ist, reduziert es Lizenzkosten (keine Notwendigkeit, so viele Anwendungen und Software für die Zusammenarbeit zu haben). Ich habe berechnet, dass die Umstellung der Videokonferenzen auf Talkspirit uns 16.000 Euro jährliche Ersparnis bringt. Das ist ein erhebliches Budget. Wenn wir die Plattform auf lange Sicht auch für die Organisation unserer Webinare nutzen könnten, für die derzeit eine spezifische Lizenz erforderlich ist, wird der Gewinn noch größer. Ganz zu schweigen davon, dass ein einziges zu verwaltetes Tool, das DSGVO-konform ist, ein echter Pluspunkt für uns ist.

Konsultieren Sie das Videotestimonia von Alain Posty für mehr Informationen über die Vorteile von Talkspirit 👇

Das Wichtigste zu Talkspirit?

Ich sehe darin einen Produktivitätsgewinn, Einfachheit bei der Teamverfolgung und der Interaktion auf persönlicher und Gruppenebene, und natürlich einen finanziellen und technischen Gewinn durch eine einfache Schnittstelle, die verschiedene notwendige Tagesfunktionen kombiniert. Ich schätze auch den menschlichen Kontakt mit dem Talkspirit-Team, die Möglichkeit, Anfragen zu stellen, die berücksichtigt werden, es gibt einen echten Austausch.

Der Talkspirit-Blick auf die Problematiken des CNPF

"Das CNPF-Funktionieren beruht naturgemäß auf Fernarbeit. Eine solche Organisation erfordert fließende, leistungsstarke und gut integrierte Tools, die die Kohäsion zwischen Teams stärken und die Informationszirkulation fördern. Die Einrichtung war sich der Schwerfälligkeit der E-Mail-Austausche bewusst, mit vielen täglich gesendeten und empfangenen Nachrichten, Empfängerschleifen und Anhang-Austauschen, die manchmal schwer zu verfolgen waren. Das Management wollte ein Tool, das Interaktionen vereinfacht, indem es sie an einem Ort zusammenbringt, statt den ganzen Tag über von Tool zu Tool zu wechseln.

Talkspirit bietet ihnen eine einzige, leicht zu bedienende Arbeitsoberfläche, die Kohäsion schafft, aber auch Informationen bei Bedarf untertteilt. Andere Sektoren mit verteilten Teams können davon profitieren, wie der Vertrieb, Hotelketten, Immobilienagenturne usw.

Wir sind sehr aufmerksam gegenüber Rückmeldungen und Anfragen des CNPF: Es ist eine echte Win-Win-Partnerschaft mit unseren Kunden, um die nützlichsten Funktionen zu identifizieren, zu entwickeln oder zu verfeinern. Auf diese Weise verbessern wir kontinuierlich unsere Lösung. Und alle unsere Kunden profitieren davon, mit einem immer vollständiger und leistungsfähiger werdendem Arbeits-Tool."

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Autorin: Clémentine Garnier