Talkspirit startet eine Bibliothek zur Vereinfachung der Wissensverwaltung

Eine Bibliothek wird bald auf Talkspirit verfügbar sein! Das Ziel? Verbesserung der Wissensverwaltung und des Wissensaustauschs durch Zusammenfassung aller Ihrer internen Ressourcen und Informationen auf einem dedizierten Werkzeug.

In Ergänzung zum Drive und zum Willkommens-Portal nutzbar, ermöglicht Ihnen die Talkspirit-Bibliothek, Wiki-ähnliche Seiten zu erstellen mit maßgeschneidertem Inhalt, und diese je nach Bedarf zu organisieren. Aber das ist nicht alles!

Entdecken Sie unten alle Vorteile, die die Bibliothek bieten kann, sowie unsere Best Practices für die optimale Nutzung dieser neuen Funktionalität.

Die Talkspirit-Bibliothek: Welchen Mehrwert bringt sie für Ihre Organisation?

Zentralisieren und organisieren Sie Ihre internen Ressourcen

Der Hauptvorteil der Bibliothek besteht zunächst in ihrer Fähigkeit, Ihre internen Ressourcen zu zentralisieren an einem Ort.

Die Zeiten, in denen man um Informationen bei einem nicht verfügbaren Kollegen bitten musste oder eine Anlage in seinem E-Mail-Fluss suchte, sind vorbei. Mit der Bibliothek ist es Ihnen nun möglich, alle Ihre Kenntnisse in Form von Seiten und Unterseiten zu organisieren, aber auch die Informationen jeder Seite zu hierarchisieren, indem Sie Überschriften und Unterüberschriften einfügen (H1, H2, H3, usw.), und wichtige Seiten auf Ihrer Startseite anzupinnen.

Willkommensseite der Talkspirit-Bibliothek

Sie können Ihre Bibliothek also nach Thema und/oder Abteilung organisieren, dann Unterseiten erstellen, um alle Kenntnisse, Prozesse und Best Practices für jedes Thema zu sammeln. Wenn Sie beispielsweise eine Hauptseite für Ihre Marketing-Abteilung erstellen, können Sie dann Unterseiten mit Ihrem Design-System, Ihrer redaktionellen Leitlinie, Ihren Content-Templates, den von Ihnen genutzten Werkzeugen sowie einigen Best Practices der Nutzung hinzufügen.

Natürlich können Sie auch Seiten erstellen, die sich an alle Ihre Nutzer richten, insbesondere eine häufig gestellte Fragen (FAQ), ein Willkommensratgeber für Neulinge, eine Zusammenfassung der Neuigkeiten zu Ihrem Produkt und/oder Ihrer Organisation, ein Leitfaden, der die Werte und Kultur Ihres Unternehmens erklärt, usw.

Vereinfachen Sie Austausch und Zugang zu Kenntnissen

Die Talkspirit-Bibliothek ist ideal, um Wissensaustausch und -zugang in Ihrer Organisation zu vereinfachen und damit kollektive Intelligenz zu entwickeln. Tatsächlich können Bibliothek-Manager Seiten erstellen und ändern (und das nur mit wenigen Klicks!), was den Prozess der Inhaltsaktalisierung vereinfacht.

Dank ihrer integrierten Suchmaschine und ihrer Seitenorganisation können Ihre Nutzer und Manager die benötigten Informationen auch in Rekordzeit finden. Dies stellt einen echten Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung im Alltag dar!

Darüber hinaus verfügt die Bibliothek über eine Zugriffsverwaltungsfunktion, mit der Sie das Ziel Ihrer verschiedenen Inhalte definieren können (zum Beispiel alle Mitglieder oder nur einige). Jeder kann also nur auf die Informationen zugreifen, die für ihn relevant sind, und nicht auf solche, die ihn nicht betreffen.

Die in Ihrer Bibliothek erstellten Seiten können dann auf Ihrem Nachrichtenfluss oder Ihrem Willkommens-Portal geteilt werden. Was ihre Sichtbarkeit auf der Plattform steigert!

Machen Sie Ihre Inhalte attraktiver

Damit Ihre internen Inhalte gelesen werden, müssen sie vor allem leicht zu lesen sein, sowohl inhaltlich als auch formal. Ein Bedarf, dem die Talkspirit-Bibliothek vollständig entspricht, die Benutzerfreundlichkeit und einfache Nutzung verbindet.

Die Bibliothek integriert insbesondere einen Rich-Text-Editor, mit dem Sie Seiten mit Überschriften und Formatierungen nach Wahl erstellen können (Listen, Zitate, Fettdruck, Kursivierung, etc.). Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Medien hinzuzufügen, zum Beispiel Bilder, Tabellen, Dateianlagen, usw.

Bibliotheksseite in Bearbeitung

Durch die Hervorhebung Ihrer internen Kommunikation ermöglicht die Talkspirit-Bibliothek also, die Benutzererfahrung auf der Plattform zu verbessern . Was — letztlich — sie zu einem Schlüsselhebel macht, um das Mitarbeiter-Engagement zu erhöhen.

9 Best Practices für optimale Nutzung der Bibliothek

Sie wollen die Bibliothek nutzen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Folgen Sie diesen 7 Best Practices für optimale Nutzung unseres neuen Moduls :

1. Erstellen Sie eine Tabelle auf unserem Projektmanagement-Werkzeug um alle durchzuführenden Aktionen und die für diese Aktionen verantwortlichen Personen zu definieren
2. Definieren Sie die Architektur Ihrer Bibliothek (das heißt, wie sie organisiert wird) zusammen mit Ihrem Team, sowie die Hauptseiten, die Sie hinzufügen werden
3. Definieren Sie einen oder mehrere Manager, der/die für das Erstellen und Ändern der Bibliotheksseiten zuständig ist/sind.
4. Erstellen Sie eine Seite oder ein Dokument mit Best Practices zur Bibliotheksnutzung, sowohl für Administratoren als auch für Nutzer.
5. Zentralisieren Sie alle Ihre « kalten » Kenntnisse in Ihrer Bibliothek (zum Beispiel Ihre Prozesse, Onboarding-Ressourcen, Tutoriale für Ihre Werkzeuge, usw.), indem Sie sie nach Seiten und Unterseiten organisieren.
6. Erstellen Sie einen Redaktionskalender (zum Beispiel auf unserem Modul Projekte) um einen Überblick über die nächsten Seiten und deren Fortschritt zu erhalten.
7. Befragen Sie Ihre Mitarbeitenden (zum Beispiel durch eine Umfrage oder eine Ideenbox), um ihre Meinung zu neuen Seiten zu sammeln, sowie zu Seiten, die verbessert und/oder aktualisiert werden sollen.
8. Machen Sie die Seiten Ihrer Bibliothek attraktiver indem Sie sie mit Überschriften und Unterüberschriften strukturieren und verschiedene Medien (Bilder, Tabellen, usw.) hinzufügen.
9. Aktualisieren Sie regelmäßig den Inhalt Ihrer Seiten, um zu vermeiden, dass sie veralten.

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Sie kennen nun alle Funktionalitäten und Vorteile der Talkspirit-Bibliothek, sowie unsere besten Tipps zu ihrer Einführung in Ihrer Organisation.

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Autorin: Emmanuelle Abensur