Zusammenarbeit in Kommunalverwaltungen vereinfachen: Das Zeugnis der Mairie de Josselin
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Der Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Agenten und Gewählten zu vereinfachen, ist heute ein Schlüsselthema für kommunale Körperschaften. Um darauf zu reagieren, wandte sich die Mairie de Josselin an Talkspirit, eine französische All-in-One-Kollaborationsplattform.
In der Bretagne gelegen, ist die Mairie de Josselin dafür zuständig, verschiedene öffentliche Dienstleistungen für ihre 2500 Einwohner bereitzustellen. Wie alle Rathäuser hat sie auch die Verpflichtung, die ordnungsgemäße Verteilung von Informationen an alle Ratsmitglieder zu gewährleisten. Daher war es notwendig, eine spezialisierte Lösung einzuführen, um diese Art von Austausch zu erleichtern.
Wichtigste Zahlen:
- Etwa zwanzig Agenten
- 19 Gemeinderäte
- 86% aktive Nutzer pro Monat auf Talkspirit
Wie nutzt die Mairie de Josselin Talkspirit, um den Zugang zu Informationen und die Zusammenarbeit von Agenten und Gewählten zu erleichtern? Befragt von unserer Redaktion, berichten Cécile Québriac, Generaldirektorin der Dienstleistungen, und Jack Noël, Gemeinderatsmitglied und für Tourismus, Labels, Städtepartnerschaften und Sicherheit zuständig, über ihr ursprüngliches Bedürfnis und die Vorteile, die die Talkspirit-Plattform bietet.
Ein Wille, Zusammenarbeit und Informationszugang zu erleichtern
"Vor Talkspirit nutzten wir fast ausschließlich E-Mails, um Informationen an Gewählte und Agenten zu versenden, sowie ein Extranet zur Speicherung unserer Dokumente", erinnert sich Cécile Québriac, Generaldirektorin der Dienstleistungen. Eine Arbeitsweise, die viele Einschränkungen mit sich brachte.
Das Versenden von E-Mails erlaubte dem Rathaus nämlich nicht zu wissen, ob jeder die ausgetauschten Informationen zur Kenntnis genommen hatte. Ebenso diente das Extranet nur als DokumentenRepository und konnte nicht für Zusammenarbeit oder Informationsaustausch genutzt werden.
"Unser ursprüngliches Bedürfnis war es, Gewählten den Zugang zu den richtigen Informationen zur richtigen Zeit in digitalisierter Form zu ermöglichen, da dies für uns eine gesetzliche Verpflichtung ist", erklärt Jack Noël, Gemeinderatsmitglied. "Außerdem war es wichtig, ein Werkzeug zu haben, das es uns ermöglicht, Veranstaltungen und Einladungen zu teilen (zum Beispiel zum Gemeinderat). Früher versendeten wir Einladungen per Post an die Gewählten. Aber heute läuft alles digital, was bedeutet, dass wir digitale Rückverfolgbarkeit sicherstellen müssen."
"Wir benötigten auch ein Werkzeug, um die Zusammenarbeit der Gewählten bei der Vorbereitung der Gemeindekommissionen sowie die tägliche Zusammenarbeit zwischen Gewählten und Agenten zu erleichtern."
Angesichts dieser verschiedenen Herausforderungen erschien die Einführung eines Kollaborationswerkzeugs als logische Schritt für die Mairie de Josselin.
end HubSpot Call-to-Action Code Made in France, ein Schlüsselkriterium für Kommunalverwaltungen
"Was für uns wichtig war, war eine europäische Kollaborationslösung, die ihre Daten in Frankreich hostet, um die Vertraulichkeit unserer Daten zu gewährleisten", berichtet Jack Noël. Tatsächlich müssen Kommunalverwaltungen gemäß der Zirkular Nr. 6282/SG nun Cloud-Lösungen nutzen, die auf französischem Territorium gehostet sind, und den DSGVO entsprechen.
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"Nach einer Bewertung von Kollaborationslösungen auf internationaler, europäischer und französischer Ebene fiel die Wahl schließlich auf Talkspirit aufgrund von Analysen in Fachmedien und ausgezeichneten Erfahrungsberichten."
Ein Werkzeug, das vereinfacht…
Heute von etwa vierzig Nutzern verwendet, ermöglicht Talkspirit Gewählten und Agenten, auf sie betreffende Informationen zuzugreifen und zusammen zu arbeiten an gemeinsamen Themen, sowohl auf Computern als auch auf Mobilgeräten.
…die Gemeinsam-Nutzung und den Zugang zu Informationen
"Wir nutzen die Plattform, um Informationen an Gewählte zu vermitteln (zum Beispiel Nachrichten der Gemeinde und der umliegenden Gebiete) und ihnen Zugang zu den Protokollen der Gemeinderatssitzungen zu geben – was für uns eine gesetzliche Verpflichtung ist", offenbart Cécile Québriac. "Es ist also eine unverzichtbare Dokumentenbasis im Alltag", fügt Jack Noël hinzu.
"Das Werkzeug ermöglicht es uns auch, Einladungen zu verschiedenen Instanzen zu teilen, indem wir Veranstaltungen im Kalender erstellen. Dadurch können wir eine schriftliche Spur aller versendeten Einladungen bewahren und in Echtzeit sehen, wer die Veröffentlichung gelesen hat", was zuvor mit E-Mails nicht möglich war.
…die Zusammenarbeit
Talkspirit wird auch verwendet, um die Zusammenarbeit zwischen Gewählten und Agenten zu erleichtern. "Dafür haben wir mehrere Gruppen erstellt, die unsere Organisationsstruktur im Rathaus widerspiegeln", erklärt das Gemeinderatsmitglied. "Zum Beispiel haben wir:
- Gruppen für jede Kommission (zum Beispiel eine Gruppe für die Planungskommission, die Sicherheitskommission, die Baukommission, etc.). Dies ermöglicht es Gewählten, gemeinsam verschiedene Sitzungen vorzubereiten und alle Dokumente, die sich auf Kommissionen beziehen, in einem speziellen Cloud-Laufwerk zu zentralisieren;
- eine Gruppe "Agenten", um Informationen mit allen Agenten zu teilen;
- querverlaufende Gruppen, zum Beispiel für den Austausch von Briefen oder die Versendung von Einladungen an Gewählte;
- Gruppen zur Kommunikation mit Personen außerhalb des Rathauses (zusätzlich zu den Gewählten), zum Beispiel zum Austausch mit der Gendarmerie oder dem Netzwerk der Stadtbibliotheken."
Neben den Gruppen nutzen Agenten regelmäßig den Chat, um mit Kollegen zu kommunizieren, sowie den Cloud-Laufwerk, um Arbeitsdokumente zu teilen.
"Bei Gelegenheit der Wahlen nutzten wir freigegebene Tabellen, um die Ergebnisse jedes Wahlbüros in Echtzeit zu erfassen und zu aktualisieren, was es uns ermöglichte, die Gesamtergebnisse sehr schnell zu konsolidieren.
Talkspirit war für uns auch bei der Covid-19-Impfkampagne eine große Hilfe. Wir nutzten es, um die Verwaltung von Terminen zu zentralisieren zwischen Agenten im Rathaus und im Gelände, was es uns ermöglichte, einen flüssigeren Informationsaustausch zu gewährleisten", berichtet die Generaldirektorin der Dienstleistungen.
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Das All-in-One-Versprechen
Für Cécile Québriac und Jack Noël, "beantwortet Talkspirit großteils die Bedürfnisse des Rathauses" . Sie heben insbesondere die ausgezeichnete Reaktivität der Talkspirit-Teams hervor, die ständig bemüht sind, Anmerkungen und Vorschläge zu berücksichtigen. "Ich habe gute Hoffnung, dass diese gemeinsame Aufbauarbeit zu einem Werkzeug führt, das all unsere Anforderungen erfüllt", indikiert Jack Noël.
"Über die Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen gegenüber Gewählten hinaus ermöglicht uns das Werkzeug, unsere Arbeitsdokumente zu speichern, Informationen und Einladungen zu Sitzungen zu teilen, und Zusammenarbeit zu vereinfachen. Alles auf einer einzigen Plattform", fügt die Generaldirektorin der Dienstleistungen hinzu.
Diese All-in-One-Seite ist ein echter Vorteil für die Mairie de Josselin, da sie den Alltag von Agenten und Gewählten vereinfacht. Anstatt zwischen mehreren Softwaretools zu jonglieren, können diese direkt auf Talkspirit kommunizieren und zusammenarbeiten, was ihnen Zeit in ihrer Arbeit spart .
Der Talkspirit-Blick auf die Mairie de Josselin
Wie das Zeugnis der Mairie de Josselin zeigt, bietet Talkspirit einen echten Mehrwert für Kommunalverwaltungen, sowohl in Bezug auf Zusammenarbeit als auch Informationsaustausch.
Dank ihrer verschiedenen Funktionen und ihrer Barrierefreiheit kann die Plattform sowohl die Anforderungen von Agenten als auch die von Gewählten erfüllen. Ein konkretes Beispiel: Bei der Mairie de Josselin "nutzen Gewählte Talkspirit hauptsächlich auf Mobilgeräten, um Informationen und Dokumente zu konsultieren, auf Kommentare zu antworten oder sich zu einem Ereignis anzumelden. Im Gegensatz dazu nutzen Agenten hauptsächlich die Desktop-Anwendung und haben eine intensivere Nutzung der Plattform", indikiert Jack Noël.
Zusätzlich zu Französisch unterscheidet sich Talkspirit durch seine Ergonomie, Benutzerfreundlichkeit und die Reaktivität seines Support-Teams, das ständig die Anforderungen seiner Kunden berücksichtigt. Das sind all die Argumente, die dieses Zusammenarbeitswerkzeug zu einem Schlüsselvorteil für lokale Kommunalverwaltungen machen.
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Sie möchten mehr über die Vorteile von Talkspirit für Kommunalverwaltungen erfahren? Sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres Webinars "Besser kommunizieren und zusammenarbeiten in Kommunalverwaltungen" an, um die Testimonials der Mairie de Josselin und der Mairie de Mauges-sur-Loire zur Implementierung von Talkspirit direkt zu entdecken:
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Autorin: Emmanuelle Abensur
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