Der Arbeitsraum als Hebel für Produktivität und Mitarbeiterengagement

Es wird oft vergessen, aber eine Gehaltserhöhung ist nicht die einzige Lösung, um Mitarbeitende produktiv, motiviert und zufrieden zu halten. Es gibt weitere Hebel, wie den Sinn der Arbeit, die Anerkennung, die Beziehung zur Führungskraft oder auch die Gestaltung des Arbeitsraums.

Für viele Unternehmen ist der Arbeitsraum ein Schlüsselfaktor für Produktivität und Mitarbeiterengagement. Dennoch lässt sich feststellen, dass er nicht immer optimal gestaltet ist.

Laut einer JLL-Studie sind 64 % der französischen Mitarbeitenden nicht davon überzeugt, dass ihre Arbeitsumgebung sie produktiver macht. Und 30 % wünschen sich, dass ihr Unternehmen die Qualität seiner Einrichtungen verbessert.

Welchen tatsächlichen Einfluss hat der Arbeitsraum auf Produktivität und Mitarbeiterengagement? Wie können Sie Ihre Räumlichkeiten so ergonomisch wie möglich gestalten ?

Auf genau diese zwei Fragen wird dieser Artikel eingehen.

Ein Faktor für Engagement

Laut einer weltweiten Studie von Steelcase hängt das Engagement der Mitarbeitenden direkt mit ihrer Zufriedenheit bezüglich ihres Arbeitsraums zusammen. Das Ergebnis: Die am stärksten engagierten Mitarbeitenden sind häufig auch die zufriedensten mit ihrer Arbeitsumgebung.

Aber sie sind in der Minderheit. In Frankreich sind mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden sowohl unengagiert als auch unzufrieden mit ihrer Arbeitsumgebung.

Sie haben es verstanden: Das Mitarbeiterengagement zu verbessern erfordert, der Gestaltung der Arbeitsbereiche besondere Aufmerksamkeit zu widmen.

Ein Faktor für Produktivität

Laut JLL sind 70 % der französischen Mitarbeitenden der Meinung, dass die Gestaltung ihres Arbeitsplatzes ihre Leistung fördert. Dabei hängt alles davon ab, wie der Arbeitsraum organisiert ist. So geben Mitarbeitende beispielsweise an, 50 % produktiver zu sein, wenn sie in einem geschlossenen Büro arbeiten, als wenn sie sich in einem Open Space mit mehr als 50 Personen befinden.

Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie alle Ihre Arbeitsbereiche abteilen müssen. Der Open Space hat durchaus einige Vorteile. Neben der Raumersparnis erleichtert er die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und stärkt die Geselligkeit.

Andere Organisationsformen wie Flex Office oder Co-Working können ebenfalls die Produktivität und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden verbessern. Diese Wahl der Raumgestaltung hängt in erster Linie von den Bedürfnissen und Erwartungen Ihrer Mitarbeitenden ab.

Best Practices für die Gestaltung des Arbeitsraums

Hier sind 4 Empfehlungen für die Schaffung des Büros, von dem Ihre Mitarbeitenden träumen :

1. Mitarbeitende zuerst befragen

Bevor Sie Ihre Büros komplett neu gestalten, befragen Sie Ihre Mitarbeitenden zu ihren Präferenzen. Fragen Sie sie, welche Arten von Räumen und Möbeln sie benötigen, mit wem sie regelmäßig zusammenarbeiten, wie oft sie in Projektarbeit versus in Aufgaben tätig sind, die hohe Konzentration erfordern.

Um diese Befragung durchzuführen, können Sie zum Beispiel:

• eine Umfrage in Ihrem internen sozialen Netzwerk veröffentlichen;
• eine Ideenbox einrichten (physisch oder digital);
• eine Brainstorming-Sitzung organisieren;
• Interviews (einzeln oder in der Gruppe) mit einer Auswahl von Mitarbeitenden führen;
• beobachten, wie die verschiedenen Teams arbeiten.

Informieren Sie sie anschließend über die getroffenen Entscheidungen.

2. Verschiedene Arbeitsbereiche anbieten

Laut Steelcase berichten 88 % der hoch engagierten und zufriedenen Mitarbeitenden, dass sie wählen können, wo sie in ihrem Unternehmen arbeiten, je nach den Aufgaben, die sie erledigen müssen.

Nur geschlossene Büros oder einen Open Space zu haben, reicht nicht mehr aus, um Engagement und Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.

Um sich an ihre neuen Arbeitsweisen anzupassen, muss das Unternehmen verschiedene Bereiche einrichten :

• einige für Zusammenarbeit und Kreativität;
• andere zum Sozialisieren und/oder Entspannen;
• wieder andere für ruhiges Arbeiten mit akustischer und visueller Privatsphäre.

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Die Einrichtung verschiedener Bereiche ermöglicht es zudem, Lärmbelästigungen am Arbeitsplatz zu reduzieren und so den damit verbundenen Produktivitätsverlust zu verringern (von dem mehr als die Hälfte der französischen Mitarbeitenden betroffen sein soll¹).

Es ist Zeit für die Diversifizierung von Arbeitsbereichen, und die Mitarbeitenden haben das verstanden. Laut einer Wojo-Studie von 2020 sind 56 % der Meinung, dass das „à-la-carte-Büro" das „traditionelle Büro" ersetzen wird. In dieser Konfiguration können Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz je nach Standort, Art des Bereichs und Uhrzeit wählen, zu der sie dorthin möchten.

3. Angenehme Aufenthaltsbereiche schaffen

In seinem Artikel „The Happiness Dividend", veröffentlicht 2011 in der Harvard Business Review, behauptet der Redner Shawn Achor, dass zufriedene Mitarbeitende 31 % produktiver sind als der Durchschnitt. Um sie zufrieden zu machen, muss die Arbeitsumgebung als Lebensraum verstanden werden, der angenehm sein muss.

So wird beispielsweise die Anwesenheit von Pflanzen in Büros sehr empfohlen. Neben ihrer dekorativen Funktion können Pflanzen zur Schallabsorption und Luftreinigung genutzt werden. Ihren Vorteilen zufolge können sie die Produktivität der Mitarbeitenden um 15 %² steigern, Müdigkeit um 38 % reduzieren und Stress um 37 %³ senken. Ein echter Hebel für Lebensqualität am Arbeitsplatz.

Und mit den Pflanzen kommt … natürlich das Licht! Ein helles Büro zu wählen ist ebenfalls entscheidend, um Ihre Mitarbeitenden gesund zu halten. Laut einer amerikanischen Studie von 2018 sind Mitarbeitende, die in einem mit Tageslicht beleuchteten Arbeitsraum arbeiten, weniger anfällig für Augenermüdung, Sehstörungen und Kopfschmerzen.

Schließlich zögern Sie nicht, Farbe in Ihre Büros zu bringen! Wie der Innenarchitekt Jean-Gabriel Causse in diesem Video erklärt, können Farben unsere intellektuellen Fähigkeiten beeinflussen. So erhöhen Weiß und Grau beispielsweise das Risiko von Burnout und senken die Produktivität. Umgekehrt fördert Blau die Kreativität, Pink reduziert Stress und Rot stimuliert die Teamproduktivität.

4. Komfort und Technologie verbinden

Das ästhetische Erscheinungsbild ist jedoch nicht alles. Denn ein gutes Büro ist in erster Linie ein komfortables und ergonomisches Büro, das unter anderem zur Vorbeugung von Muskel-Skelett-Erkrankungen beiträgt.

So sollte darauf geachtet werden, dass das Mobiliar den Mitarbeitenden ermöglicht, die Position zu wechseln, wenn sie es benötigen, zum Beispiel für Besprechungen zu stehen oder für das Verfassen eines Berichts zu sitzen.

Regelmäßige Positionswechsel können positive Auswirkungen auf die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeitenden haben. Laut einer amerikanischen Studie, die in einem Callcenter durchgeführt wurde, sind Mitarbeitende, die einen Sitz-Steh-Schreibtisch verwenden, 45 % produktiver als diejenigen, die den ganzen Tag sitzen.

Die Ausstattung von Büros mit digitalen Tools und Infrastrukturen ist ebenfalls unerlässlich, um effizient zu arbeiten. Laut dem Parella-Barometer 2020 ist dies der zweitwichtigste Erfolgsfaktor einer gelungenen Mitarbeitererfahrung.

Verschiedene Arten von Tools erleichtern die Arbeit der Mitarbeitenden, insbesondere Office-Tools, kollaborative Tools und Kommunikationstools. Um all diese Anwendungen zu zentralisieren, setzen einige Unternehmen auf einen Digital Workplace : ein Online-Büro, von überall und jederzeit zugänglich, das alles bietet, was Sie zum Arbeiten benötigen. Genau das bietet Ihnen die französische Plattform Talkspirit. Sie ist für alle Ihre Mitarbeitenden zugänglich, ermöglicht die Zentralisierung aller wichtigen Daten Ihrer Organisation und erleichtert den internen Informationsaustausch.

Unser Digital Workplace integriert zahlreiche Funktionen, darunter eine Office-Suite, eine Inhaltsbibliothek, einen Chat, einen Newsfeed, ein Eingangsportal, Videokonferenzen und vieles mehr!

Entdecken Sie, wie Sie Ihren Digital Workplace auf Talkspirit erstellen

Schließlich können Sie sich einem der neuesten Trends zuwenden: dem vernetzten Mobiliar. Sowohl ästhetisch als auch funktional ermöglicht es eine verbesserte Mitarbeitererfahrung und gleichzeitig eine optimierte Nutzung der Arbeitsbereiche. Vom virtuellen Whiteboard über die digitale Jurte bis hin zur vernetzten Akustikbox gibt es zahlreiche Lösungen für den Übergang zum Büro 3.0.

Fazit

Wenn es um die Gestaltung des Arbeitsraums geht, gibt es kein „One size fits all". Um das Büro zu einer Quelle von Produktivität und Engagement zu machen, ist es entscheidend, Arbeitsbereiche zu diversifizieren und ein wohlbefindensförderndes Umfeld zu schaffen, das die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt.

Neben dem Arbeitsraum gibt es natürlich noch weitere Hebel, um Ihre Mitarbeitenden produktiv und engagiert zu halten. Lesen Sie unseren praktischen Leitfaden für weitere Tipps zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung:

Zum Praxisleitfaden

In unserem Praxisleitfaden „10 Best Practices zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung" erfahren Sie: Tipps zur Schaffung einer qualitativ hochwertigen Mitarbeitererfahrung, Beispiele für Initiativen unserer Kunden sowie Tools, die Sie in Ihrer Organisation einsetzen können.

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¹ Ifop-Studie 2019
² Studie „The relative benefits of green versus lean office space" (2014)
³ Studie „Greening the Great Indoors for Human Health and Wellbeing" (2010)