Wie erleichtern Sie die Einführung Ihrer neuen Kollaborationstools?

Kollaborationstools können sich stark auf die Produktivität und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz der Mitarbeitenden auswirken. Doch die richtigen Kollaborationstools auszuwählen, genügt nicht, um ihre Einführung zu sichern. Denn viele Beschäftigte nutzen sie nicht richtig oder sogar überhaupt nicht! 

Diese Einführungsprobleme können das Unternehmen teuer zu stehen kommen. Laut einer Studie von 1E werden 37 % der im Unternehmen installierten Software von den Mitarbeitenden nicht genutzt. Auf dem US-Markt sollen diese ungenutzten Lizenzen einen Verlust von rund 30 Milliarden Dollar bedeuten, also 259 Dollar pro Arbeitsplatz.

Wie überzeugen Sie Ihr Team davon, eine neue Software einzuführen? Und welche bewährten Praktiken erleichtern die Einführung Ihrer Kollaborationstools?

Hier sind 9 Schritte, mit denen Sie Ihren Return on Investment sichern.

1. Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ermitteln

Bevor Sie ein neues Kollaborationstool einführen, sollten Sie zunächst die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erheben und die Probleme ermitteln, auf die sie im Alltag stoßen. So verstehen Sie, was sie von einer neuen Lösung erwarten und wo die Grenzen der bestehenden Werkzeuge liegen.

Um unverzerrte Ergebnisse zu erhalten, versuchen Sie, Mitarbeitende aus mehreren Abteilungen zu befragen und solche mit unterschiedlichen Verantwortungsebenen. 

Hier einige Beispiele für Fragen, die Sie ihnen stellen können:

• Welche Werkzeuge nutzen sie bei ihrer Arbeit? 
• Wie hoch ist ihre allgemeine Zufriedenheit mit diesen Werkzeugen?
• Auf welche Schwierigkeiten stoßen sie?
• Erscheinen ihnen manche ineffizient oder für ihre Bedürfnisse ungeeignet? Warum?
• Was fehlt ihnen, um ihre Aufgaben gut zu erfüllen? Und welche Erwartungen haben sie an diese Werkzeuge?

Nach diesen Gesprächen können Sie bestimmen, welche Art von Kollaborationssoftware Ihre Teams brauchen, und anschließend die verschiedenen Lösungen anhand ihrer Erwartungen vergleichen.

2. Das passende Kollaborationstool auswählen

Versuchen Sie nach Möglichkeit, die Zielnutzerinnen und Zielnutzer in die Auswahl Ihres Kollaborationstools einzubeziehen, zum Beispiel, indem Sie ein Panel von Betatestern auswählen. Diese können Ihnen dann bestätigen, ob das Werkzeug zu ihnen passt oder nicht.

Lesen Sie auch: Wie wählen Sie das richtige Kollaborationstool aus?

Ihr künftiges Kollaborationstool zu testen, ist auch die Gelegenheit, die Benutzererfahrung zu bewerten. Ist die Plattform ergonomisch und intuitiv genug? Ist sie einfach zu bedienen? Braucht sie eine Schulung? Wenn Sie über diese Punkte nachdenken, können Sie das Onboarding der Nutzenden besser vorwegnehmen und wissen, was Sie ihnen bereitstellen müssen, um die Einarbeitung zu beschleunigen.

👀 PS: Sie suchen ein französisches Kollaborationstool mit erstklassiger Benutzererfahrung? Talkspirit kann Ihre Bedürfnisse erfüllen! Das Beste daran? Sie können es 14 Tage lang kostenlos testen 😉

Eine Demo von Talkspirit anfordern

Kostenlos testen

3. Einen Kommunikationsplan vorbereiten

Gut, Sie haben das Kollaborationstool gefunden, das Ihre Teams brauchten! 

Damit die Einführung gelingt, empfehlen wir Ihnen, einen Kommunikationsplan aufzustellen, der sicherstellen soll, dass alle Schlüsselinformationen kommuniziert wurden. 

Zum Beispiel:

• wozu dieses Werkzeug dienen wird
• wie es sich in die bestehenden Werkzeuge einfügt
• sein Mehrwert und die Vorteile, die Ihre Beschäftigten daraus ziehen können
• eine Vorstellung seiner Funktionsweise
• die Besonderheiten der Nutzung durch die Führungskräfte einerseits und durch die Mitarbeitenden andererseits
• und alles, was diesen Wandel vorstellt, erklärt und legitimiert

4. Botschafterinnen und Botschafter finden

Sich an interne Botschafterinnen und Botschafter zu wenden, ist ebenfalls ein guter Weg, um über Ihr neues Werkzeug zu informieren und die Nutzenden zu ermutigen, es einzusetzen.

Achten Sie jedoch auf das richtige Profil, also eine Person, die bereits gut in die Teams integriert ist, vom Nutzen des Vorhabens überzeugt ist und mit dieser Art von Werkzeugen vertraut ist. 

Die Botschafterinnen und Botschafter spielen eine Schlüsselrolle in der Einführungsphase. Gestützt auf ihre eigene Erfahrung überzeugen sie leichter ihre Kolleginnen und Kollegen vom Nutzen des Werkzeugs und können ihnen zeigen, wie man es richtig einsetzt. Außerdem können sie die neuen Funktionen bewerben und die Nutzenden anregen, ihre Gewohnheiten weiterzuentwickeln.

5. Die Führungskräfte bitten, mit gutem Beispiel voranzugehen

Ihre Software mag die beste der Welt sein, die Mitarbeitenden werden sie kaum einführen, wenn das Management sie nicht nutzt. Warum sollten sie Ihr neues Werkzeug auch nutzen, wenn ihre eigene Führungskraft weiter über andere Plattformen kommuniziert? 

Um dieses Problem zu vermeiden, bitten Sie die Führungskräfte, mit gutem Beispiel voranzugehen. Fällt ihnen die Nutzung schwer, planen Sie Schulungen oder Einzelcoachings, um sie bei der Einarbeitung zu unterstützen. Denken Sie daran, dass sich diese Investition langfristig auszahlt, denn Mitarbeitende nutzen ein Werkzeug eher, wenn ihre Führungskraft es empfiehlt.

Lesen Sie auch: Wie binden Sie die Führungskräfte in die interne Kommunikation ein?

6. In Schulungen investieren

Die Begleitung der Teams darf ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Laut einer Umfrage von Mitel und Orange Business Services halten 78 % der IT-Leitungen Schulungen für unverzichtbar, um die Einführung neuer Kollaborationstools zu erleichtern. 

Ihr Schulungsprogramm kann insbesondere umfassen:

• einen Workshop zum Onboarding (in Präsenz oder per Videokonferenz), in dem Sie das Werkzeug und seine wichtigsten Funktionen vorstellen
• Videotutorials, die die Plattform ausführlicher vorstellen, sowie die verschiedenen möglichen Nutzungen
• einen Leitfaden für bewährte Praktiken und/oder eine Nutzungscharta für das Werkzeug, die an die Nutzenden und die Administratoren der Plattform verschickt wird

Zögern Sie außerdem nicht, individuelle Schulungen nach dem Bedarf der Teams zu organisieren.

7. Gegenseitige Hilfe und Wissensaustausch fördern

Neben diesen Schulungen sollten Sie nicht vergessen, dass Mitarbeitende den Umgang mit einem neuen Werkzeug selbst erlernen können, auch indem sie sich gegenseitig helfen. Mehrere Initiativen können diesen Wissensaustausch fördern. Zum Beispiel können Sie eine Onboarding-Gruppe einrichten, um neuen Nutzenden die Einarbeitung in die Plattform zu erleichtern, oder eine FAQ anlegen, in der alle Fragen und Antworten der Mitarbeitenden zum Werkzeug gesammelt werden. 

Eine bewährte Praxis besteht auch darin, alle Dokumente zu Ihrem neuen Werkzeug auf einem gemeinsamen Drive zu zentralisieren, der für alle zugänglich ist. So können die Mitarbeitenden die kommunizierten Informationen bei Bedarf erneut einsehen und leicht mit ihrem Team teilen.

8. Die Community betreuen 

Eine oder mehrere Personen für die Betreuung zu benennen kann ein guter Weg sein, Ihre Mitarbeitenden einzubinden und so die Einführung Ihrer Kollaborationstools zu erleichtern. 

Die Aufgabe dieser Person ist es, die Austausche zu begleiten unddie verschiedenen Communities zu betreuen, die auf Ihrer Plattform bestehen. Sie kann zum Beispiel:

• Online-Veranstaltungen organisieren
• Gewinnspiele, Umfragen und Quiz anbieten 
• die Neuigkeiten des Unternehmens über die Startseite Ihrer Plattform oder über gezielte Beiträge hervorheben
• Artikel aus der Marktbeobachtung teilen, und zwar im Newsfeed

Ziel ist es, die Nutzenden dazu zu bringen, regelmäßig auf die Plattform zu kommen und sie mit der Zeit zu ermutigen, selbst Inhalte zu erstellen.

Lesen Sie auch: Die ultimative Checkliste, um die Mitglieder eines Netzwerks zu beleben

Das ist die Strategie von Gîtes de France um die Einführung von Talkspirit zu erleichtern. „Jeden Monat organisieren wir eine Aktivität, die auf unserem Empfangsportal hervorgehoben wird. Diese Seite erlaubt es uns auch, Tipps und Tricks, Interviews mit Mitarbeitenden und Gewinnspiele zu teilen. So haben wir im vergangenen Dezember ein Weihnachtsquiz zur Unternehmenskultur gestartet, das sehr gut funktioniert hat“, berichtet Christine Cheret, Referentin für interne Kommunikation.

9. Das Feedback der Nutzenden einholen

Sobald das Werkzeug ausgerollt ist, vergessen Sie nicht, regelmäßig das Feedback der Nutzenden einzuholen , über Gespräche, Zufriedenheitsfragebögen und Umfragen. Dieses Feedback zeigt Ihnen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, aber auch mögliche Frustrationen, die die Einführung bremsen. 

Lesen Sie auch: Wie messen Sie den Erfolg des Change Managements?

So verstehen Sie besser, was verbessert werden muss, um die Einführung Ihrer Kollaborationstools zu steigern, und welche Profile eine intensivere Begleitung brauchen.

Nutzungsregeln festlegen und die Einführung messen

Zwei Punkte tauchen in allen Einführungen auf, die versanden, und keiner von beiden passt in einen Startschritt: Der eine entscheidet sich vor dem Launch, der andere danach.

Die Nutzungsregeln. Ein Werkzeug, das ohne Regeln ausgeliefert wird, wird in jedem Team anders genutzt. Sechs Monate später weiß niemand, ob eine Entscheidung in einem Chatverlauf, einer E-Mail oder einem Dokument steht, und das Werkzeug trägt die Schuld für eine Verwirrung, die es geerbt hat. Schreiben Sie vor der Einführung auf:

• wozu jeder Bereich dient, und was in den offenen Verlauf statt in die private Nachricht gehört;
• wer jeden Bereich betreut, ihn pflegt und antwortet, wenn es sonst niemand tut;
• was das neue Werkzeug ersetzt, und was an dem Tag endet, an dem es kommt;
• die erwartete Antwortzeit, damit sich niemand verpflichtet fühlt, ständig erreichbar zu sein.

Das ist eher Governance-Arbeit als Werkzeugarbeit: Sie benennt Rollen, Entscheidungen und Orte. Genau das macht aus einer Software eine Arbeitsweise, und das ist der Ansatz von Talkspirit, das den Arbeitsbereichen ausdrückliche Rollen und Rechenschaftspflichten zuordnet.

Lesen Sie auch: Wie verringern Sie die Informationsüberlastung durch unsere Arbeitswerkzeuge?

Die Messung. Das Feedback sagt, was die Mitarbeitenden vom Werkzeug halten; die Kennzahlen sagen, ob sie es benutzen. Wählen Sie sie vor dem Launch und betrachten Sie sie Team für Team: Ein Unternehmensdurchschnitt verdeckt die Abteilungen, die nie gestartet sind.

• Die Aktivierung: der Anteil der eingeladenen Personen, die sich angemeldet und mindestens einmal veröffentlicht, kommentiert oder geteilt haben.
• Die wöchentlich aktiven Nutzenden je Team, die zeigen, wo die Einführung stockt und mit wem darüber zu sprechen ist.
• Das Volumen, das sich wirklich bewegt hat: Wenn die interne E-Mail und das ersetzte Werkzeug genauso laufen wie zuvor, ist die neue Plattform eine zusätzliche Schicht und kein Ersatz.
• Die Nutzungstiefe: wie viele Bereiche, Projekte oder Dokumente nach neunzig Tagen noch leben, und nicht nach drei.

Ziehen Sie nach 30, 60 und 90 Tagen Bilanz. Eine flache Kurve ist ein Signal, etwas zu korrigieren, und kein Grund, einfach weiterzumachen.

Lesen Sie auch: Die wichtigsten KPIs der internen Kommunikation

*
* *

Sie haben es verstanden: Um die Einführung Ihrer neuen Kollaborationstools zu erleichtern, müssen Sie vor allem Software wählen, die den Bedürfnissen Ihrer Nutzenden entspricht, ihnen den Nutzen des Werkzeugs zeigen, sie bei der Einarbeitung begleiten und ihnen vor, während und nach der Einführung zuhören. Mit diesen bewährten Praktiken können Sie so die Arbeitserfahrung Ihrer Mitarbeitenden verbessern und ihre tägliche Wirksamkeit steigern.

Möchten Sie weitere bewährte Praktiken entdecken, um die Einführung Ihrer Kollaborationstools zu erleichtern? Sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres Webinars an: „6 Schlüsselschritte, um die Einführung Ihrer Kollaborationssoftware zu steigern“

Die Aufzeichnung des Webinars ansehen

Autorin: Emmanuelle Abensur