Onboarding des nouveaux collaborateurs : un processus en 5 étapes (checklists incluses)

Vous venez de recruter quelqu’un, bravo !

Et maintenant ?

Cet article vous aide à concevoir une expérience d’onboarding efficace et mémorable.

Nous allons parcourir les 5 phases du processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs :

1. Pré-boarding
2. Onboarding général à l’échelle de l’entreprise
3. Onboarding à l’équipe et au poste
4. Développement continu
5. Off-boarding

Nous avons inclus en fin d’article le téléchargement gratuit de nos checklists d’onboarding et d’un modèle d’e-mail de bienvenue.

Pourquoi l’onboarding des nouveaux collaborateurs est-il important ?

L’onboarding des nouveaux collaborateurs est crucial car il contribue à une expérience collaborateur globale positive.

Un onboarding efficace aura un impact positif sur votre marque employeur, l’engagement des collaborateurs et le taux de rotation.

Moins de rotation du personnel

Aujourd’hui, les Millennials représentent la majorité des nouvelles recrues, et leurs attentes en matière d’expérience collaborateur sont croissantes. Perdre un collaborateur Millennial peut coûter entre 15 000 et 25 000 dollars à l’entreprise, selon une étude.

Le recrutement et l’onboarding jouent un rôle vital pour lutter contre les taux de rotation élevés.

Le recrutement ne consiste pas seulement à trouver le meilleur profil pour le poste, il s’agit aussi de poser les bonnes attentes.

Pour une expérience d’onboarding optimale, commencez par vous assurer que le recrutement et l’onboarding collaborent et communiquent efficacement.

Plus d’engagement des collaborateurs

Accueillir vos nouvelles recrues, c’est avant tout :

• leur faire sentir qu’elles sont les bienvenues,
• les intégrer dans l’entreprise et dans l’équipe, et
• les amener à monter en compétences pour être opérationnelles rapidement.

La période d’onboarding donne aussi le ton.

Si vous travaillez dans un environnement auto-organisé qui valorise l’autonomie, cela doit se refléter dans votre processus d’onboarding.

Un bon plan d’onboarding trouve l’équilibre entre accompagner les nouvelles recrues pas à pas et les laisser s’immerger dans la culture d’entreprise pour avancer par elles-mêmes.

Quelles sont les différentes phases d’un onboarding réussi ?

D’après mon expérience, tout processus d’onboarding efficace comporte 5 phases clés.

Vous remarquerez que je fais la distinction entre un programme d’onboarding général à l’échelle de l’entreprise et un programme d’orientation spécifique au niveau de l’équipe et du poste.

Certaines informations, compétences et formations sont en effet pertinentes pour tous les collaborateurs, tandis que d’autres sont spécifiques à un rôle ou à une équipe.

Ces deux volets de l’onboarding doivent être adressés, et il est préférable de les traiter séparément.

Phase 1 : pré-boarding

Vous avez trouvé la bonne personne, elle a accepté l’offre, une date de début est fixée. L’onboarding commence maintenant.

Ne croyez pas qu’il ne commence qu’au moment où votre nouvelle recrue franchit la porte du bureau ou se connecte à Zoom pour la première fois.

Un onboarding efficace commence dès la signature du contrat.

Il y a souvent un mois, voire deux ou plus, entre la signature et le premier jour. Ce qu’il faut éviter, c’est de séduire ces nouvelles recrues pendant la phase de recrutement — pour ensuite les ignorer jusqu’à leur arrivée. Maintenez le contact !

Cette période entre la signature et le premier jour est idéale pour réchauffer la relation et préparer leur arrivée.

Une bonne façon d’y parvenir est que le responsable RH assigne le responsable du recrutement et/ou un parrain d’onboarding à la nouvelle recrue dans un outil d’onboarding.

Ainsi, le responsable du recrutement et le parrain d’onboarding peuvent parcourir une checklist pour s’assurer que la nouvelle recrue se sent bienvenue dès qu’elle a accepté de rejoindre l’équipe.

Cette checklist pourrait inclure des éléments aussi variés que :

• envoyer un e-mail de bienvenue de la part du PDG
• envoyer une photo de l’équipe accompagnée d’un message d’accueil
• donner à la nouvelle recrue un accès anticipé à notre messagerie interne
• envoyer un kit de bienvenue avec goodies et documentation, et
• demander à la nouvelle recrue de choisir la configuration informatique qu’elle préfère

Le pré-boarding est essentiel car il permet à la recrue de s’immerger dans la culture d’entreprise en amont. C’est particulièrement important pour les nouveaux collaborateurs à distance qui n’ont pas toujours l’occasion de visiter vos locaux.

Phase 2 : onboarding général à l’échelle de l’entreprise

Pour la nouvelle recrue, cette phase de l’orientation est avant tout l’occasion de :     

• comprendre la culture et l’histoire de l’entreprise
• prendre connaissance du livret d’accueil,
• se familiariser avec les outils utilisés par toute l’entreprise,
• découvrir la structure de l’entreprise et l’organigramme, et
• comprendre votre mode de fonctionnement.

Pour votre organisation, cette phase du processus d’onboarding consiste à :

• remettre les clés du bureau, attribuer un poste de travail et le matériel,
• créer les comptes et donner accès aux bons outils,
• remplir tous les formulaires nécessaires pour les RH et la paie.

Je recommande que ces responsabilités générales d’onboarding relèvent d’un cercle comme votre équipe RH ou le cercle People.

Bien que je recommande de séparer l’onboarding général et l’onboarding équipe & poste, les deux programmes doivent être cohérents. Je vous déconseille fortement de démarrer l’onboarding au poste avant que l’onboarding général ne soit terminé.

Je sais que vous avez hâte que votre recrue commence à contribuer, puisque vous l’avez recrutée pour une raison et que vous avez besoin de ses ressources dès que possible.

Pourtant, si vous sautez trop vite dans la prise de poste, mon expérience montre que l’onboarding général est facilement relégué au second plan. À long terme, cela peut nuire à la productivité et à la fidélisation des collaborateurs.

En effet, sans transparence et sans un onboarding formel solide à l’échelle de l’entreprise, la nouvelle recrue aura du mal à trouver les informations dont elle a besoin pour performer au niveau de l’équipe.

Avant de demander aux nouvelles recrues de se lancer dans leur poste, accordez-leur au moins 3 jours à une semaine — certaines entreprises vont même jusqu’à quelques semaines — pour découvrir l’entreprise, passer une journée dans d’autres départements et absorber toutes les connaissances générales nécessaires.

Formez-les correctement à votre façon de travailler, à vos outils et à votre communication, avant de les introduire à leur rôle. Si vous les plongez directement dans leur poste dès le premier jour, il sera plus difficile de rattraper leur efficacité par la suite.

Trouver le bon équilibre entre information à l’échelle de l’entreprise et au niveau de l’équipe

Lors de l’optimisation du programme d’onboarding chez Springest, j’ai résolu cette tension en créant un rôle appelé « Newbie ».

Chaque fois qu’une personne rejoignait Springest, elle commençait immédiatement avec un seul rôle, le seul qu’elle occupait pendant sa première semaine.

Une fois le programme d’onboarding terminé, je notifiais le Lead Link qui lui attribuait alors le rôle de Springeteer.

(Springest fonctionnait selon Holacracy et, à ce titre, le Lead Link était responsable de cette action — mais vous pouvez choisir de notifier les RH ou le parrain d’onboarding)

Cela marquait en soi une progression dans la prise de rôle. C’était une première petite victoire pour la recrue (youpi !).

Le rôle de Springeteer est le seul rôle partagé par tous dans l’entreprise et le seul mentionné dans le contrat, que l’on ne peut pas abandonner. Viisi a depuis mis en place le rôle de Viisionair, et j’ai vu d’autres entreprises suivre cet exemple.

Phase 3 : plan d’onboarding à l’équipe et au poste

L’onboarding à l’équipe et au poste est principalement assuré par le parrain d’onboarding de la nouvelle recrue.

Le conseil numéro 1 pour accroître l’efficacité du processus d’onboarding : assigner une seule personne — le parrain d’onboarding — comme interlocuteur privilégié pour toutes les questions. Car les nouvelles recrues ont BEAUCOUP de questions !

C’est tout à fait normal.

Mais cela peut aussi être extrêmement perturbateur et préjudiciable pour l’organisation si l’on n’y fait pas attention.

Selon une étude de l’Université de Californie à Irvine, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour se reconcentrer sur une tâche après une interruption.

Compte tenu de cela et malgré la bonne volonté générale de l’équipe, mieux vaut éviter que les nouvelles recrues sollicitent tout le monde en posant leurs questions à la cantonade.

Désigner une seule personne pour répondre à toutes les questions

Assurez-vous que la nouvelle recrue est assise à côté de son parrain d’onboarding pendant ses premières semaines. Ainsi, une seule personne — qui en est réellement responsable — est sollicitée.

Appliquez la même logique à l’onboarding à distance et aux outils de communication interne : si une nouvelle recrue publie une question générale dans un grand groupe sans s’adresser à personne en particulier, tout le monde reçoit une notification. Si elle prend l’habitude d’envoyer toutes ses questions à son parrain en message privé, une seule personne est sollicitée.

Il est facile de voir ce qui est le mieux pour l’organisation dans son ensemble.

En effet, aider les autres en dehors de son rôle peut avoir des conséquences involontaires et néfastes.

Inculquer une culture de la résolution de problèmes

Si vous travaillez dans cette entreprise depuis un certain temps et connaissez les réponses à la plupart des questions, il est très facile et rapide pour les nouvelles recrues de simplement vous demander.

Et il vous est tout aussi facile de leur donner directement la réponse.

Pourtant, ce qui est facile et rapide maintenant n’est pas nécessairement la bonne approche à long terme. Surtout dans un environnement auto-organisé qui valorise l’autonomie.

En effet, dans une organisation autogérée, former les nouvelles recrues à s’approprier leurs rôles est l’un des objectifs premiers du processus d’onboarding.

Si vous n’encouragez pas l’autonomie pendant l’onboarding, ne soyez pas surpris si les nouvelles recrues tardent à être opérationnelles et à faire preuve d’initiative.

Bien sûr, pour que cela fonctionne, il faut s’assurer que l’information est disponible et facile à trouver.

C’est en partie pour cela que nous avons créé Holaspirit : pour faciliter l’orientation des nouvelles recrues.

Ce n’est pas un logiciel d’onboarding conçu pour les professionnels RH, mais c’est indéniablement une solution d’onboarding collaborateur !

Il est parfait pour :

• ‍définir des attentes claires pour un rôle,

‍

• se familiariser avec la structure organisationnelle de l’entreprise,

‍

• comprendre qui fait quoi et comment les différentes équipes collaborent.

‍

Intégrer Holaspirit dans le programme d’onboarding structuré est un excellent moyen d’aider les nouveaux collaborateurs à monter en compétences rapidement.

Comment préserver votre temps et rester bienveillant

Vous devez trouver le bon équilibre entre être disponible pour les questions urgentes et pouvoir travailler sans interruption.

Une technique qui fonctionne bien consiste à planifier des séances quotidiennes ou hebdomadaires de Q&R sur l’onboarding, où les nouvelles recrues peuvent poser toutes leurs questions non urgentes.

Conseil de pro : si plusieurs personnes commencent dans votre équipe en même temps, organisez ces Q&R en groupe pour ne pas avoir à répondre aux mêmes questions pour chaque personne.

Quand une nouvelle recrue vous interrompt pour poser une question en dehors de ces séances régulières, prenez l’habitude de lui demander si elle a besoin d’aide immédiatement ou si cela peut attendre le prochain Q&R.

Si elle a besoin d’aide tout de suite, demandez-lui ce qu’elle a déjà essayé, où elle a cherché l’information, ou par où elle commencerait pour tenter de résoudre ça.

Vous ne trouvez pas ? Laissez-moi vous montrer où chercher !

Bien sûr, le parrain d’onboarding doit s’adapter à la situation.

Si vous remarquez que quelqu’un est timide et a du mal à demander de l’aide, pensez à faire le point avec lui tout au long de la journée pour vous assurer qu’il n’est pas complètement perdu pendant des heures.

Pour un onboarding à distance, veillez à ce que la nouvelle recrue se sente soutenue et intégrée à l’équipe. Inviter 1 ou 2 personnes à rejoindre vos Q&R d’onboarding virtuels peut être une excellente façon pour les nouvelles recrues d’en apprendre davantage sur l’entreprise.

Phase 4 : développement continu

Recueillir des retours pour affiner le processus

Pour optimiser votre processus d’onboarding, planifiez des points réguliers pendant au moins 3 mois pour recueillir les retours.

Comment se sentent-ils par rapport à leur expérience d’onboarding ?

Qu’est-ce qu’ils apprécient ?

Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ?

Manquent-ils d’informations ?

Aimeraient-ils que certaines étapes aient lieu plus tôt ?

Un regard neuf = de nouvelles perspectives

Les nouvelles recrues apportent un regard neuf sur tous les aspects de votre organisation, pas seulement sur le processus d’onboarding.

Elles ne sont pas encore figées dans votre façon de faire.

C’est pourquoi j’aime demander à ces nouvelles recrues un retour franc sur notre façon de fonctionner. Je leur demande une liste d’améliorations qu’elles mettraient en place si c’était leur décision.

C’est incroyable ce qu’on peut apprendre sur ses propres processus, mais aussi sur l’ingéniosité de ces nouvelles perles que l’on a recrutées.

Continuez à faire des points avec le parrain d’onboarding tout au long des 3 premiers mois. Maintenez un créneau hebdomadaire dédié au Q&R, mais évaluez le besoin de ces séances avec la nouvelle recrue chaque semaine ou toutes les deux semaines.

Phase 5 : off-boarding

La façon dont vous traitez les collaborateurs qui quittent l’organisation en dit long sur votre culture d’entreprise.

Prenez un moment pour réfléchir à vos processus d’off-boarding actuels :

• Sont-ils en adéquation avec vos valeurs ?
• Valorisent-ils la personne qui part ?
• Rassurent-ils ceux qui restent quant à votre fiabilité ?

Pas besoin que ce soit sophistiqué, tant que c’est sincère et bienveillant.

Selon l’ancienneté du collaborateur, un simple café où vous réunissez les équipes pour remercier quelqu’un de son temps peut suffire.

Inutile de jouer la comédie et de prétendre que tout va bien quand une collaboration difficile se termine — mais évitez aussi d’ignorer complètement quelqu’un.