Wie Sie eine neue Organisation entwerfen

Eine Organisation von einer klassischen Struktur in eine radikale Struktur vom Typ Teal zu überführen, ist kein alltägliches Vorhaben.

Start-ups, die dieses Modell von Anfang an übernehmen, haben es leichter, doch der Übergang bleibt eine echte Herausforderung, mit Vorteilen und Nachteilen in jeder Phase.

Hier finden Sie einige Ansätze, um diesen Wandel erfolgreich zu gestalten und die Organisation zu schaffen, die zu Ihnen passt.

Wie wechselt man von einem traditionellen Organisationsmodell zu einem neuen Modell?

Auf diese Frage gibt es keine einfache Antwort.

Bücher, Videos, Podcasts und viele weitere Ressourcen können Ihnen Klarheit, Inspiration und Orientierung geben.

Dennoch braucht jedes Unternehmen ein Organigramm, das zu seiner Situation passt, ob es nun aus einer Standardlösung stammt oder intern entworfen wurde.

Ob Sie eine vollständig flache Organisation vom Typ Teal einführen möchten oder einfach mehr Autonomie gewinnen wollen als heute: Hier sind die wesentlichen Punkte, die Sie bedenken sollten.

1- Als Führungskraft müssen Sie es wirklich wollen

Natürlich streben Sie nach Innovation, einem guten Image und einer besseren Mitarbeitererfahrung, doch es geht um weit mehr als das.

Sie müssen von der Idee dessen überzeugt sein, was Sie erreichen wollen, auch wenn die damit verbundene Realität hart ist.

Ihren Mitarbeitenden Autonomie zu geben bedeutet, im Alltag weniger Kontrolle zu haben.

Ihren Mitarbeitenden eine Stimme zu geben bedeutet, Ihre Entscheidungsmacht zu teilen und meistens Autorität zu verteilen, statt sie von Fall zu Fall zu delegieren.

Ihre Mitarbeitenden innovieren zu lassen bedeutet, dass sich Ihre Organisation in unerwartete Richtungen entwickeln kann.

Wenn Sie nicht aufrichtig bereit sind, den Weg bis zum Ende zu gehen, lohnt es sich nicht, ihn überhaupt einzuschlagen.

2- Das gewählte System und die gewählte Struktur müssen Sinn ergeben, und zwar für Sie

Es gibt zahlreiche Ansätze der Selbstorganisation, von Prozessanpassungen bis hin zu vollständigen Umbauten der Unternehmensstruktur. Jeder hat seine Vorteile und seine Nachteile.

Doch keiner davon funktioniert, wenn Sie seine Funktionsweise nicht wirklich verstehen und nicht daran glauben.

Wenn Sie sich fragen, welchen Sinn bestimmte Elemente haben, sollte die Antwort für Sie auf der Hand liegen. Lautet die Antwort „Das wird irgendwann Sinn ergeben …“, dann suchen Sie nach einer Methode, die Sie wirklich verstehen können.

3- Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden das Vorhaben mittragen

Der schwierigste Teil jeder größeren organisatorischen Veränderung besteht darin, dafür zu sorgen, dass jede und jeder den Übergang ohne Widerstand mitgeht.

Der einzige Weg, tatsächlich zu einer selbstorganisierten Organisation zu werden, führt darüber, dass alle Menschen, die Ihr Unternehmen täglich am Laufen halten, diesen Wandel ebenfalls wollen.

Dafür gibt es viele Wege: die ersten Anwenderinnen und Anwender sichtbar machen, die Veränderung freiwillig gestalten oder sich die Zeit nehmen, jeder Person konkret zu zeigen, welchen Nutzen sie davon hat.

Versäumen Sie diese Arbeit, verbringen Sie Ihre Zeit damit, gegen genau die Menschen anzukämpfen, die Sie für diesen langen Prozess am dringendsten brauchen.

Womit beginnen Sie, wenn Sie eine neue Organisation entwerfen?

Auch das ist eine schwierige Frage, denn es gibt sehr unterschiedliche Wege zum Ziel. Dennoch empfehlen wir Folgendes.

1- Kartieren Sie die Organisation so, wie sie heute funktioniert

Bevor Sie das Zielbild zeichnen, legen Sie den Ist-Zustand offen. Wer entscheidet heute worüber, und zwar ohne fragen zu müssen? Welche Besprechungen finden tatsächlich statt, mit wem, und worüber wird dort entschieden? Wo fließen Informationen, und wo bleiben sie stehen?

Bilden Sie diese Funktionsweise unverändert ab, ohne sie unterwegs zu korrigieren: die impliziten Rollen, die geerbten Besprechungen, die Entscheidungen, die immer wieder bei derselben Person landen. Diese Momentaufnahme dient zweimal: Sie zeigt, was Sie ersetzen, und sie liefert einen Vergleichspunkt, sobald die neue Struktur steht.

Zwei Bausteine eignen sich dafür besonders gut: Ihre Besprechungen und die Art, wie Sie Ihre Prioritäten setzen. Beide sind Teile des Betriebssystems Ihrer Organisation und zwei Stellen, an denen der Abstand zwischen dem behaupteten und dem tatsächlichen Funktionieren schnell sichtbar wird.

2- Klären Sie, was Sie wollen und was Sie nicht wollen

Blenden Sie Systeme, Methoden, Fachjargon und verlockende Versprechen aus. Denken Sie daran, was Sie in einigen Jahren wirklich erreichen wollen und wobei Sie auf keinen Fall Kompromisse eingehen. Ihren Daseinszweck zu definieren trägt viel dazu bei, doch es geht noch über den Daseinszweck als Ganzes hinaus.

Stellen Sie sich vor, wie die Menschen im Idealfall arbeiten sollen.

Soll jede Person alles anstoßen können, was ihr in den Sinn kommt, wenn sie Lust dazu hat, oder soll jede Person bei jeder Entscheidung mitreden?

Wollen Sie ein Unternehmen, in dem alle gern ihre gesamte Laufbahn verbringen, weil es wirklich erfüllend ist, oder ein Unternehmen, das Menschen häufig verlassen, aber besser, als sie gekommen sind?

Bevorzugen Sie mehr Besprechungen in Präsenz, die produktiv und menschlich sind, oder wollen Sie Besprechungen abschaffen, weil Sie effizient genug sind?

Soll Ihr Unternehmen zu politischen Themen Stellung beziehen, oder wollen Sie in jeder Lage neutral bleiben?

Wollen Sie Ihren Mitarbeitenden echte Arbeitsplatzsicherheit und psychologische Sicherheit bieten, oder ist es Ihnen wichtig, sich bei Bedarf schnell von einer Person trennen zu können?

Wollen Sie eine völlig flache Struktur ohne Hierarchie, oder wollen Sie mehr Struktur bewahren?

Klarheit darüber, was Sie wollen, hilft Ihnen zu bestimmen, wie Sie dorthin gelangen.

Verschiedene Systeme sind in verschiedenen Bereichen stark. Ein System zu übernehmen, obwohl Sie in Wahrheit etwas ganz anderes wollen, bereitet allen Beteiligten nur Kopfzerbrechen.

3- Bewerten Sie Ihre Ressourcen

Neben dem, was Sie wollen, zählt ebenso, was Sie haben.

Wenn Sie Millionen ausgeben können, leisten Sie sich vollständige und teure Lösungen sowie Beratung in jeder Phase.

Sind Sie ein Start-up, ein Verein, oder haben Sie noch keine verfügbaren Gewinne, müssen Sie vielleicht intern etwas aufbauen, eine Beratung mit günstigeren Sätzen finden oder eine neue, experimentelle Methode erproben.

Neben dem Geld sollten Sie auch die Zeit einplanen, die Sie investieren.

Ist Ihnen eine schrittweise Umsetzung über Monate oder Jahre recht, oder bevorzugen Sie einen schnellen Umbau in wenigen Wochen?

Diese beiden Ansätze unterscheiden sich grundlegend, und der zweite verlangt im Vorfeld weit mehr Geld, Energie und Einsatz, um zum Ziel zu führen.

Tipps und bewährte Praktiken

Tipp Nr. 1: Definieren Sie Ihren Kurs

Machen Sie sich ein klares Bild davon, was Sie wollen und wie Sie dorthin gelangen, bevor Sie starten. Der Versuch, eine halb fertige Idee umzusetzen, führt zu Verwirrung, Unsicherheit und einer Vielzahl von Problemen. Ein unscharfes Konzept lässt sich nicht umsetzen. Warten Sie, bis Sie etwas Konkretes und Umsetzbares haben.

Tipp Nr. 2: Kommunizieren Sie klar

Kommunizieren Sie in jeder Phase klar und transparent. Was Menschen sich vorstellen, ist immer schlimmer als die Wirklichkeit. Wird der Übergang schwierig, dann sagen Sie es Ihren Mitarbeitenden. Wenn sie spüren, dass Sie nicht wissen, wohin die Reise geht, dann wissen sie es ohnehin bereits: Seien Sie ehrlich und direkt. Wenn Sie Hilfe brauchen, bitten Sie darum, denn Verletzlichkeit schafft Vertrauen. Läuft etwas nicht wie geplant, geben Sie es zu, um gemeinsam Lösungen zu finden.

Tipp Nr. 3: Gehen Sie in Ihrem Tempo vor

Setzen Sie in einem Tempo um, das zu Ihnen passt. Selbst die umfassendsten Systeme, die von Ihnen verlangen, nahezu jeden Aspekt Ihrer Organisation anzupassen, lassen sich schrittweise einführen. Statt einer Veränderung im gesamten Unternehmen beginnen Sie damit, die neuen Besprechungsstrukturen zu erproben. Sobald das steht, gehen Sie zum nächsten Baustein über. Das mag länger dauern, doch indem Sie sicherstellen, dass jeder Schritt funktioniert, erhalten Sie am Ende ein solides Ergebnis. Alles auf einmal auszurollen heißt, das Flugzeug im Flug reparieren zu wollen, während man noch fliegen lernt.

Tipp Nr. 4: Zeigen Sie Empathie

Denken Sie daran: Wahrnehmung ist Realität. Wie klar Ihre Erklärungen auch sind: Wenn Menschen sagen, sie verstünden es nicht, ist Ihre Botschaft zu unklar. Wie geduldig Sie auch sind: Wenn Menschen sich gedrängt fühlen, werden Sie langsamer. Ihren Mitarbeitenden zu sagen, ihr Empfinden sei unbegründet, verschlimmert die Lage nur; sie zu verstehen und zugleich gemeinsam auf das Ziel zuzugehen, ist für alle weit hilfreicher.

Tipp Nr. 5: Lassen Sie niemanden am Wegrand zurück

Lassen Sie niemanden zurück. Ihre heutigen Mitarbeitenden sind Ihre beste Ressource und können bei allem, was Sie anstreben, den Unterschied machen. Ist auch nur eine Person verwirrt, zögerlich oder ablehnend, arbeiten Sie mit ihr, um die Lücken zu erkennen und Ihre Botschaft oder das System selbst zu verbessern.

Wenn jemand es wagt, die negativen Seiten der Veränderung auszusprechen, liegt das wahrscheinlich nicht daran, dass er ein schlechter Mitarbeiter ist, sondern daran, dass er zu den wenigen gehört, die den Mut haben zu sagen, was die anderen sich nicht trauen. Lassen Sie diese Person allein, wird sie womöglich verbittert oder geht, und alle, die in ihr eine Stimme gesehen haben, tun es ihr gleich.

Begleiten Sie dagegen jede Person in ihrem Bedarf, gewinnen Sie verständnisvolle, loyale und dankbare Mitarbeitende, die zum Erfolg Ihrer Organisation beitragen.

Wie Sie Holaspirit nutzen, um Ihre Organisation zu entwerfen

Wenn Sie gerade erst mit Holaspirit beginnen, empfehlen wir Ihnen die Rubrik zum Einstieg im Hilfecenter, die den Start Schritt für Schritt erklärt. Damit sind zumindest die technischen Aspekte abgedeckt.

Für alles Komplexere beim Übergang zur Selbstorganisation sind wir da und begleiten Sie!

Hier sind einige Wege, auf denen wir Sie über den gesamten Prozess hinweg unterstützen.

1- Holaspirit ist flexibel und anpassbar

Anders als manche andere Plattform ist Holaspirit nicht an ein bestimmtes Modell oder eine bestimmte Methode gebunden.

Zwar ähnelt die Grundkonfiguration stark der Holakratie (wegen der Verbreitung dieser Methode), doch lässt sich praktisch alles anpassen, damit es genau abbildet, wie Ihr Unternehmen arbeiten will.

Sie können:

• die Standardrollen, die in jedem Team vorhanden sind, ändern, löschen oder ergänzen,
• Ihre bevorzugten Anwendungen einbinden, um weiterhin die Werkzeuge zu nutzen, die Sie bereits beherrschen, und
• benutzerdefinierte Felder für Nutzerinnen und Nutzer anlegen, um zu jedem Mitglied Ihrer Organisation so viele Informationen anzuzeigen, wie Sie möchten.

Kurz gesagt: Wie Ihre Organisation auch arbeiten will, Holaspirit ist flexibel genug, um Sie dabei effizienter zu machen.

2- Eigene Holaspirit-Partner

Holaspirit arbeitet mit zahlreichen Organisationen zusammen, die auf die Einführung von Selbstorganisation spezialisiert sind und über das nötige Wissen verfügen, um Sie bei Ihren Anliegen rund um Holaspirit zu begleiten.

Diese Partner sind eine wertvolle Ressource, wenn Sie Hilfe brauchen, um das Beste aus der Plattform zu holen, oder wenn Sie externe Begleitung auf Ihrem Weg zur Selbstorganisation wünschen.

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?

Am einfachsten ist es, alle Einzelheiten Ihrer heutigen Arbeitsweise in Holaspirit zu kopieren (zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie dabei Hilfe möchten). So können Sie ganz normal weiterarbeiten, ohne dass etwas Neues oder Anderes Ihre Gewohnheiten stört. Anschließend können Sie schrittweise Änderungen vornehmen und alle Funktionen der Plattform in Ihrem Tempo erkunden. Zudem dient die transparente Struktur als Ausgangspunkt und macht Probleme sichtbar, die zuvor vielleicht weniger offensichtlich waren.

Weiterführende Ressourcen

Zahlreiche Ressourcen begleiten Sie bei Ihrem Übergang, ob Sie noch in der Überlegungsphase stecken oder bereits mitten im Prozess sind.

Hier sind einige, die wir besonders hilfreich finden.

One Size Does Not Fit All

Ein Artikel von Paul Walker, einem unserer Partner, der zuvor die Holakratie bei Zappos eingeführt hat. Er analysiert darin die Vorteile und Nachteile von drei der bekanntesten Methoden der Selbstorganisation und teilt Denkanstöße.

Future of Work Periodic Table

Diese unglaublich detaillierte Software ist eine Sammlung nahezu aller Aspekte der „Zukunft der Arbeit“: von Ressourcen über Unternehmen, die bei der Umsetzung helfen können, bis hin zu den verschiedenen Themen, die es zu erkunden gilt. Sie werden Zeit brauchen, um alles durchzugehen, doch das bedeutet auch, dass es noch lange wertvoll bleibt. Die online verfügbare Ausgabe ist die von 2025.