Interne und externe Zusammenarbeit mit Talkspirit erleichtern: Die Erfahrung von Siplan

Die Kommunikation und Zusammenarbeit intern und extern zu verbessern kann eine echte Herausforderung für ein Unternehmen mit mehreren Standorten darstellen, besonders wenn die Mitarbeitenden regelmäßig mobil sind. Um diese Anforderung zu erfüllen, hat Siplan Talkspirit, eine Zusammenarbeit-Plattform, implementiert.

Siplan wurde 1969 gegründet und ist ein Familienunternehmen, das sich auf die Herstellung und den Vertrieb von Feuer- und Rettungszichen spezialisiert hat (Evakuierungspläne, Anweisungen und Sicherheitsschilder usw.) mit dem Ziel, technische und berufliche Risiken zu vermeiden.

Wichtigste Kennzahlen:

• 2 Niederlassungen in Paris und Perpignan
• 30 Mitarbeitende
• 94 % aktive Nutzer pro Woche auf Talkspirit

Wie nutzen die Mitarbeitenden Talkspirit zur täglichen Kommunikation und Zusammenarbeit? Und welche Vorteile bringt das mit sich? Benoît Benasson, Technischer Leiter bei Siplan, gibt Einblick in diese Fragen.

Eine Notwendigkeit, den Informationsaustausch zu erleichtern und die Mitarbeitenden zusammenzubringen

"Vor einem Jahrkommunizierten unsere Teams nur per E-Mail oder Telefon, was zu Informationssilos zwischen unseren beiden Niederlassungen führte." Darüber hinaus war diese Kommunikationsmethode für Mitarbeitende, die regelmäßig mobil sind (besonders in der Vertriebsabteilung), nicht optimal, da sie keine Echtzeitinformationen ermöglichte.

Weitere Informationen: [Whitepaper] 7 Herausforderungen der internen Kommunikation in Multi-Site-Kontexten

"Mit der Covid-Krise suchten wir nach einem Weg, um den Austausch zwischen Mitarbeitenden zu verbessern, die an verschiedenen Standorten verteilt sind, ob im Büro, mobil oder im Homeoffice. Das Ziel war, unsere beiden Niederlassungen in Paris und Perpignan näher zusammenzubringen, während wir lange E-Mail-Ketten vermeiden. Darüber hinaus wollten wir den Informationsaustausch mit externen Kunden und Dienstleistern erleichtern", erklärt Benoît Benasson.

Ein französischer Anbieter, der seinen Kunden nahe steht

Bei seinen Recherchen bemerkt der technische Leiter, dass er alle internen und externen Austausche zentralisieren kann auf einer einzigen Plattform: Talkspirit.

"Das Tool hat mich sofort mit seinen Made in France-Ursprüngen überzeugt, denn wir versuchen vorrangig mit französischen Unternehmen zusammenzuarbeiten.

Ich habe auch den Kontakt zum Unternehmen sehr geschätzt. Immer wenn wir ein Problem haben, kümmert sich das Team um uns und tut sein Bestes, um das Problem schnell zu lösen. Man merkt, dass unsere Bedürfnisse berücksichtigt werden, was für mich ein großer Vorteil ist."

Das letzte, aber nicht unwichtigste Kriterium: "die Plattform entsprach perfekt unseren Anforderungen. Darum haben wir uns entschieden, sie im gesamten Unternehmen einzuführen", berichtet Benoît Benasson.

Eine schnelle Adoption

"Nach zwei Wochen Testphase haben wir Talkspirit sofort im gesamten Unternehmen eingeführt.

Beim Start haben wir eine Schulung organisiert, um die Mitarbeitenden mit der Funktionsweise der Plattform vertraut zu machen. Dann haben wir eine Test-Gruppe erstellt, damit jeder das Tool kennenlernen konnte, ohne Angst vor Fehlern zu haben.

Am Ende haben die Mitarbeitenden Talkspirit sehr schnell adoptiert, und die Test-Gruppe wurde durch mehrere Gruppen ersetzt, die wir nach und nach hinzugefügt haben."

Weitere Informationen: Zusammenfassung des Webinars „6 Schlüsselschritte zur Steigerung der Adoption Ihrer kollaborativen Tools"

Verbesserte Austausche durch Gruppen

"Wir haben zunächst Gruppen nach Abteilung erstellt, um den Austausch zwischen unseren beiden Niederlassungen zu erleichtern, die jeweils die gleichen Dienste anbieten. Beispielsweise haben wir:

• eine Gruppe, die alle unsere Designer in Paris und Perpignan zusammenbringt
• eine Gruppe „Verwaltung", um Informationen über Bestellungen auszutauschen oder Kundennachrichten zwischen den beiden Niederlassungen weiterzuleiten
• und eine Gruppe „Produktion", die schnelle Meldung von Fehlern oder Änderungen in der Produktion ermöglicht, ohne das Team anrufen zu müssen, das oft unterschiedliche Arbeitszeiten hat (zum Beispiel endet die Produktion um 15 Uhr, während der Vertrieb um 18 Uhr endet)

Danach haben wir auch erstellt:

• eine Gruppe „Nachrichten", um Informationen an alle Mitarbeitenden zu teilen
• eine Gruppe, mit der jeder neue Ideen vorschlagen und über verschiedene Vorschläge diskutieren kann
• Gruppen, um über Lenkungsausschuss-Projekte zu diskutieren"

Diese Gruppen ermöglichen sowohl eine flüssigere Informationszirkulation als auch gegenseitige Unterstützung zwischen Mitarbeitenden der verschiedenen Büros.

"Immer wenn wir ein Problem oder eine Information zu teilen haben, ob im Büro oder bei einem Kundentermin, posten wir direkt eine Nachricht auf Talkspirit", berichtet Benoît Benasson. So hat jeder Echtzugriff auf Informationen und kann schnell Antworten auf seine Fragen erhalten.

Weitere Informationen: [Praktische Anleitung] 10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation

Bessere interne und externe Zusammenarbeit

Im Alltag ist Talkspirit für Siplan weit mehr als eine interne Kommunikationsplattform. Tatsächlich ermöglicht das Tool auch die Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Niederlassungen und mit externen Dienstleistern.

"Früher speicherte jeder seine Dokumente auf seinem Computer, was uns keine effiziente Informationsfreigabe ermöglichte. Dank des Talkspirit-Speichers zentralisieren wir nun alle Dokumente für jede Abteilung in dedizierten Ordnern, auf die jeder Zugriff hat.

Wir nutzen regelmäßig die Tabellenkalkulation aus der OfficeNow-Suite, zum Beispiel um unsere Preislisten zu aktualisieren oder die Kundenaktenummern zu verwalten. Das ermöglicht es jedem, gleichzeitig am gleichen Dokument zu arbeiten und über die aktuellsten Informationen zu verfügen." Eine echte Revolution für die Mitarbeitenden!

"Wenn wir direkt austauschen müssen, zum Beispiel bei einer Lenkungsausschuss-Sitzung, organisieren wir auch Videokonferenzen.", fügt Benoît Benasson hinzu. Jeder kann so seine Meinung teilen und Vorschläge machen, ohne im gleichen Sitzungssaal zu sein.

"Abschließend ermöglicht Talkspirit die Zusammenarbeit mit Dienstleistern zu erleichtern, besonders mit externen Designern. Statt ihnen Dokumente per E-Mail zu senden, laden wir sie als Gast auf Talkspirit ein und teilen ihnen alle notwendigen Dokumente im Speicher mit, die sie dann direkt auf der Plattform bearbeiten können."

Zu neuen Nutzungsszenarien

In den kommenden Monaten plant Benoît Benasson auch, die Nutzung des neuen gemeinsamen Kalenders auszubauen, der im September 2021 gelauncht wurde. "Ich finde ihn sehr nützlich, um Informationen zu teilen und die Verfügbarkeit von jedem zu überprüfen, ohne verschiedene Tools zu nutzen", berichtet er.

"Einige Mitarbeitende haben seinen Nutzen verstanden, denn sie nutzen ihn bereits, um Meetings zu planen, Präsenzschulungen zu termin­ieren, oder sogar ihren Urlaub einzutragen, was es Managern ermöglicht, diese Informationen in Echtzeit zu verfolgen."

Langfristig ist das Ziel, den Kalender von allen Mitarbeitenden zu nutzen, um die Verwaltung von Events, Meetings und Urlaub zu erleichtern.

Einheitliche Kommunikation und E-Mail-Reduktion: Schlüsselvorteile für Siplan

"Vor Talkspirit operierten unsere beiden Niederlassungen fast wie zwei verschiedene Unternehmen. Mit diesem Tool konnten wir die Informationssilos im Unternehmen beseitigen und unsere Kommunikation vereinheitlichen. Jetzt können alle Mitarbeitenden am gleichen Ort kommunizieren, was den Informationsaustausch verbessert.

Talkspirit hat auch die Spannungen durch fehlende direkte Kommunikation beseitigt. Heute, wenn wir über ein Problem sprechen wollen, organisieren wir einfach eine Videokonferenz und in fünf Minuten ist das Thema geklärt!

Abschließend stelle ich fest, dass die E-Mails erheblich gesunken sind, denn alle internen Austausche, die früher per E-Mail stattfanden, finden jetzt auf Talkspirit statt. Das ist viel schneller und praktischer, und ermöglicht es uns, reaktiver zu sein, besonders wenn wir unterwegs sind.

Diese Veränderung ist besonders in der Verwaltung spürbar, die früher bis zu 100 E-Mails pro Tag erhielt. Heute erhält sie maximal 10 pro Tag. In diesem Bereich ist der interne E-Mail-Verkehr um 90 % gesunken !"

Weitere Informationen: Interne E-Mails überwinden, dank Talkspirit: Fallstudie aus der Medizin-Imaging-Abteilung von Biterrois

Der Blick von Talkspirit auf Siplan

Während Siplan zunächst nur eine interne Kommunikationsplattform suchte, entschied sich das Unternehmen letztendlich für ein All-in-One-Tool, das es sowohl zur Kommunikation als auch zur Zusammenarbeit mit internen und externen Akteuren nutzt.

Acht Monate nach der Bereitstellung von Talkspirit wird die Plattform immer noch von den Mitarbeitenden sehr geschätzt. Beweis dafür: 94 % von ihnen melden sich jede Woche an.

Lange E-Mail-Ketten gehören der Vergangenheit an: Jetzt können Mitarbeitende direkt miteinander diskutieren über den Chat oder die Videokonferenz, oder sogar gemeinsam an Dokumenten arbeiten, wo immer sie sind.

Ergebnis: Die Zusammenarbeit ist viel flüssiger, sowohl intern als auch extern. Mitarbeitende der beiden Büros tauschen sich mehr aus und helfen sich gegenseitig. Eine echte kollektive Dynamik hat sich etabliert, und die Teams sehen bereits die Vorteile!

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Autorin: Emmanuelle Abensur