Die beste Software für interne Kommunikation im Mittelstand

Wächst eine Organisation von einem Standort auf mehrere, hört interne Kommunikation auf, eine Frage der Kanäle zu sein, und wird zu einer Frage der Adressierung. Die Zentrale schreibt eine E-Mail an alle. Der Produktionsstandort liest sie nicht, weil die Hälfte seiner Teams nie ein Postfach öffnet. Die im Vorjahr übernommene Tochtergesellschaft erhält sie, aber sie betrifft sie nicht. Und die Standortleitung, die sie weitergeben sollte, erfährt die Neuigkeit von einer Kollegin an einem anderen Standort.

Was wir bei den Organisationen mit mehreren Standorten beobachten, die Talkspirit nutzen: Das Problem ist selten die Zahl der Kanäle. Es ist, dass die Kanäle die Struktur ignorieren. Sie kennen Verteilerlisten, keine Teams, Standorte, Gesellschaften oder Rollen. Und wenn sich die Organisation verändert, bleiben die Listen.

Was sich mit mehreren Standorten ändert

Drei Probleme tauchen mit dem zweiten Standort auf und verschärfen sich mit jedem weiteren.

• Mitarbeitende ohne Schreibtisch erreichen. In Industrie, Logistik, Gesundheitswesen und Handel hat ein großer Teil der Beschäftigten weder einen Arbeitsplatzrechner noch eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Interne Kommunikation, die auf E-Mail beruht, erreicht sie nicht.
• Nach Standort, Gesellschaft und Funktion adressieren. Eine Information zu den Öffnungszeiten eines Lagers betrifft nur dieses Lager. Eine Entscheidung zur Einkaufsrichtlinie betrifft alle Einkäuferinnen und Einkäufer, an welchem Standort auch immer. Ohne Adressierung erhalten alle alles, und niemand liest mehr.
• Eine einzige Quelle behalten, wenn sich die Struktur bewegt. Umorganisation, Übernahme, Eröffnung eines Standorts: Jede Veränderung macht die Verteilerlisten falsch. Interne Kommunikation hängt dann davon ab, dass jemand daran denkt, sie zu aktualisieren.

Das dritte Problem ist das am wenigsten sichtbare und das teuerste. Es erklärt, warum Organisationen mit mehreren Standorten Tools anhäufen, ohne dass Informationen besser zirkulieren.

Drei Familien von Tools für interne Kommunikation

Bevor man Tools vergleicht, muss man wissen, in welcher Familie man sucht. Die drei Familien beantworten unterschiedliche Bedürfnisse, und viele Organisationen mit mehreren Standorten kombinieren zwei davon.

Publikationsplattformen. Veröffentlichen Referenzinformationen von der Zentrale aus. Ausgangspunkt: das Portal und die Nachrichten. Einsatz: informieren und dokumentieren.

Apps für Mitarbeitende ohne Schreibtisch. Erreichen Beschäftigte ohne Arbeitsplatzrechner. Ausgangspunkt: das private Telefon oder der Bildschirm in der Halle. Einsatz: jeden Standort und jedes Team erreichen.

Kommunikation entlang der Struktur. Adressiert Informationen an Teams, Standorte und Rollen der Organisation. Ausgangspunkt: die Struktur der Organisation. Einsatz: Informationen in der Organisation zirkulieren lassen, so wie sie tatsächlich funktioniert.

Der Vergleich: zehn Tools für interne Kommunikation im Test

• Talkspirit (Kommunikation entlang der Struktur, Frankreich): Newsfeed, Gruppen und Chat, adressiert an Teams, Standorte und Rollen. Seine Grenze: verlangt, zuerst Teams und Gruppen zu organisieren.
• LumApps (Publikationsplattform, Frankreich): Unternehmensportal, integriert in Google Workspace und Microsoft 365. Seine Grenze: aufwendiges Einführungsprojekt, auf die Zentrale ausgerichtet.
• Staffbase (App für Mitarbeitende ohne Schreibtisch, Deutschland): Mitarbeiter-App und Nachrichten für große Belegschaften. Seine Grenze: Top-down-Verbreitung, Struktur importiert statt gelebt.
• Haiilo (Publikationsplattform, Deutschland): Kommunikation, Engagement und Mitarbeitende als Botschafter. Seine Grenze: gleiche Top-down-Logik.
• Beekeeper (App für Mitarbeitende ohne Schreibtisch, Schweiz): App für Teams ohne Büro. Seine Grenze: für die Fläche gebaut, die Zentrale arbeitet anderswo.
• Flip (App für Mitarbeitende ohne Schreibtisch, Deutschland): Mitarbeiter-App für Handel und Industrie. Seine Grenze: gleiche Grenze wie Beekeeper.
• Speakap (App für Mitarbeitende ohne Schreibtisch, Niederlande): Kommunikation für Handel und Gastgewerbe. Seine Grenze: gleiche Grenze.
• Sociabble (Publikationsplattform, Frankreich): Interne Kommunikation und Mitarbeitende als Botschafter in sozialen Netzwerken. Seine Grenze: Stärke liegt in der Außenwirkung.
• Steeple (App für Mitarbeitende ohne Schreibtisch, Frankreich): Touchscreens im Pausenraum plus App. Seine Grenze: einseitige Information, auf KMU ausgerichtet.
• Jamespot (Publikationsplattform, Frankreich): Souveräne Räume für Kommunikation und Zusammenarbeit. Seine Grenze: Räume, keine Struktur.

1. Talkspirit: Kommunikation, die der Struktur folgt

Talkspirit ist das europäische Betriebssystem für organisatorische Klarheit. Seine Kommunikation Module beruhen auf einer einfachen Idee: Informationen zirkulieren besser, wenn sie an die Organisation adressiert werden, wie sie tatsächlich strukturiert ist, und nicht an nebenbei geführte Verteilerlisten.

Der Newsfeed ist nach Gruppen und Teams organisiert. Eine Nachricht für einen Standort, eine Gesellschaft oder eine Funktion erreicht die Personen, die dazugehören, und diese Liste entwickelt sich mit der Struktur: Wer den Standort oder die Rolle wechselt, erhält, was ihn oder sie betrifft, ohne dass jemand eine Liste ändern muss. Die Startseite bündelt die Referenzinformationen. Chat und Videokonferenz halten den Austausch an seinen Kontext gebunden. Veranstaltungen und das Mitgliederverzeichnis verbinden die Standorte untereinander, und die mobile App erreicht alle, die keinen Arbeitsplatzrechner haben.

Was Talkspirit von den anderen Tools dieses Vergleichs unterscheidet, ist die Verbindung mit dem Rest der Organisation. Kommunikation ist kein isoliertes Modul: Sie stützt sich auf die Struktur, die Teams, Rollen und Verantwortlichkeiten beschreibt, und sie setzt sich in der Zusammenarbeit fort, wo Entscheidungen, Projekte und Dokumente bei den Teams bleiben, die sie tragen. Eine Ankündigung der Zentrale verweist auf die Entscheidung, aus der sie hervorgegangen ist, und auf das Projekt, das sie umsetzt.

Für wen: Organisationen mit 250 bis 5.000 Mitarbeitenden, mit mehreren Standorten oder Gesellschaften, in der Transformation, die eine interne Kommunikation wollen, die richtig bleibt, wenn sich die Organisation verändert, mit europäischem Hosting und ISO-27001-Zertifizierung.

Seine Grenze: Talkspirit verlangt, zuerst die Teams und Gruppen zu organisieren, die die Kommunikation strukturieren. Das ist Klärungsarbeit, und genau dafür kommen die Organisationen. Bildschirme für die Produktionshalle liefert Talkspirit ebenfalls nicht, das bleibt das Feld spezialisierter Anbieter.

2. LumApps: das Unternehmensportal der Konzerne

LumApps, ein Anbieter französischer Herkunft mit internationaler Präsenz, bietet ein Portal für interne Kommunikation, integriert in Google Workspace und Microsoft 365. Es bündelt Nachrichten, Referenzdokumente und Communities im Maßstab großer Konzerne.

Für wen: große Organisationen, deren interne Kommunikation von der Zentrale ausgeht und die bereits in Google Workspace oder Microsoft 365 arbeiten.

Seine Grenze: Es ist ein Publikationsportal, dessen Einführung ein eigenes Projekt ist. Die Struktur der Organisation wird aus dem Verzeichnis importiert, nicht von den Teams gelebt.

3. Staffbase: die Mitarbeiter-App für große Belegschaften

Staffbase, ein deutscher Anbieter, verbindet eine Mitarbeiter-App, ein Portal und Newsletter für Organisationen mit großen Belegschaften, insbesondere in der Fläche. Es ist eine Referenz der internen Kommunikation im deutschsprachigen Raum.

Für wen: Organisationen mit mehreren tausend Mitarbeitenden, deren Priorität es ist, Informationen von der Zentrale an jeden Standort und jedes Team in der Fläche zu bringen.

Seine Grenze: die Logik ist top-down. Das Tool verbreitet und misst, es beschreibt nicht, wer entscheidet und wo die Arbeit stattfindet.

4. Haiilo: Kommunikation, Engagement und Botschafter

Haiilo, ein deutscher Anbieter, vereint interne Kommunikation, Engagement-Messung und die Weitergabe von Unternehmensbotschaften durch Mitarbeitende in sozialen Netzwerken.

Für wen: Organisationen, die interne Kommunikation, das Zuhören gegenüber Mitarbeitenden und die Außenwirkung verbinden wollen.

Seine Grenze: dieselbe Top-down-Logik wie bei den anderen Publikationsplattformen. Kommunikation ist dort ein Strom, keine Struktur.

5. Beekeeper: die App für Teams ohne Büro

Beekeeper, ein Schweizer Anbieter, richtet sich an Mitarbeitende, die weder Büro noch E-Mail-Adresse haben: Gastgewerbe, Industrie, Gesundheitswesen, Logistik. Die App ersetzt das schwarze Brett und die private Messenger-Gruppe.

Für wen: Organisationen, deren Hauptanliegen es ist, die Fläche zu erreichen.

Seine Grenze: für die Fläche gebaut, lässt sie die Zentrale in anderen Tools arbeiten. Die standortübergreifende Kommunikation wird dadurch zweigeteilt.

6. Flip: die App für Handel und Industrie

Flip, ein deutscher Anbieter, bietet eine Mitarbeiter-App für Einzelhandel und Industrie, mit schneller Verbreitung im deutschsprachigen Raum.

Für wen: Handelsketten und Industrieunternehmen, die tausende Mitarbeitende in der Fläche ohne eigene Hardware ausstatten wollen.

Seine Grenze: dieselbe wie bei Beekeeper. Das Tool erreicht die Fläche, es verbindet die Fläche nicht mit dem Rest der Organisation.

7. Speakap: Kommunikation für Handel und Gastgewerbe

Speakap, ein niederländischer Anbieter, bietet eine App für interne Kommunikation für Teams in Filialen, Restaurants und Hotels, mit etablierter Präsenz in den Benelux-Ländern.

Für wen: Organisationen mit mehreren Standorten in Handel und Gastgewerbe, die eine einfache Kommunikation zwischen Zentrale und Filialen wollen.

Seine Grenze: dieselbe Familie von Grenzen. Die Information fließt nach unten, die Struktur wird nicht beschrieben.

8. Sociabble: interne Kommunikation und Botschafter in sozialen Netzwerken

Sociabble, ein französischer Anbieter, verbindet interne Kommunikation mit der Verstärkung von Unternehmensbotschaften durch Mitarbeitende in sozialen Netzwerken.

Für wen: Organisationen, deren interne Kommunikation auch der Arbeitgebermarke und der kommerziellen Sichtbarkeit dient.

Seine Grenze: Seine Stärke ist die Außenwirkung. Für eine Organisation mit mehreren Standorten ist die interne Adressierung nach Standort und Rolle nicht sein Kern.

9. Steeple: der Bildschirm im Pausenraum

Steeple, ein französischer Anbieter, kombiniert Touchscreens an stark frequentierten Orten mit einer mobilen App, um Mitarbeitende in der Fläche dort zu informieren, wo sie sind.

Für wen: KMU und Industriestandorte, die Informationen vor Ort sichtbar machen wollen, ohne auf das private Telefon angewiesen zu sein.

Seine Grenze: die Information fließt vor allem in eine Richtung, und das Tool ist für kleinere Organisationen ausgelegt als die in diesem Vergleich.

10. Jamespot: die souveränen Räume

Jamespot, ein französischer Anbieter, bietet in Frankreich gehostete Räume für Kommunikation und Zusammenarbeit, verbreitet im öffentlichen Sektor und bei mittelgroßen Organisationen.

Für wen: französische Organisationen, für die die Souveränität des Hostings ein Kriterium ersten Ranges ist und die Räume je Community wollen.

Seine Grenze: Räume, keine Struktur. Die Organisation wird durch ihre Communities abgebildet, nicht durch ihre Teams, Rollen und Entscheidungen.

Wie man wählt: sechs Kriterien

Das richtige Tool für interne Kommunikation in einer Organisation mit mehreren Standorten ist das, das das Adressierungsproblem löst, nicht das, das einen Kanal hinzufügt. Sechs Kriterien entscheiden.

1. Die Adressierung folgt der Struktur. Kann man eine Nachricht an einen Standort, eine Gesellschaft, eine Funktion richten, und aktualisiert sich dieses Publikum, wenn sich die Organisation verändert? Beruht die Adressierung auf von Hand gepflegten Listen, ist sie bei der nächsten Bewegung falsch.
2. Zugang ohne Schreibtisch und E-Mail. Können Mitarbeitende in der Fläche vom Telefon aus lesen und reagieren, ohne geschäftliche Adresse? Wenn nicht, bleibt ein Teil der Organisation außer Reichweite.
3. Die Verbindung zur Arbeit. Verweist eine Ankündigung auf die Entscheidung, das Projekt oder das Dokument, um das es geht? Von der Arbeit losgelöste Kommunikation wird gelesen und vergessen.
4. Eine einzige Quelle für Referenzinformationen. Wo liegt die verbindliche Fassung einer Verfahrensanweisung, einer Richtlinie, eines Organigramms? Lautet die Antwort „in mehreren Tools“, besteht interne Kommunikation aus dem Abgleich von Versionen.
5. Die Akzeptanz. Kann das Tool ohne Schulung von jemandem genutzt werden, der es zum ersten Mal auf dem Telefon öffnet? In einer Organisation mit mehreren Standorten lässt sich Akzeptanz nicht von der Zentrale aus verordnen.
6. Hosting und Compliance. Für eine europäische Organisation sind Datenstandort, DSGVO und eine Zertifizierung wie ISO 27001 Kaufkriterien, keine Optionen.

Eine einfache Lesart dieser Kriterien: Die ersten beiden sagen, ob die Information ankommt, die nächsten beiden, ob sie nützlich ist, die letzten beiden, ob IT-Leitung und Rechtsabteilung das Tool akzeptieren.

Was wir von mehr als 900 Organisationen gelernt haben

Die Organisationen mit mehreren Standorten, in denen Informationen zirkulieren, sind nicht die mit den meisten Kanälen. Es sind die, in denen die Kommunikation auf einer lesbaren Organisation beruht: Man weiß, an wen eine Information gerichtet ist, weil man weiß, wer was tut, und wo.

Der Weg von der Kommunikation über Listen zur Kommunikation entlang der Struktur verläuft fast immer gleich. Zuerst beschreibt man Teams, Standorte und Rollen. Dann adressiert man Nachrichten an diese Teams statt an Listen. Schließlich verbindet man Ankündigungen mit den Entscheidungen und Projekten, die dahinterstehen. Und interne Kommunikation hört auf, eine Verbreitungsfunktion zu sein, und wird zum natürlichen Informationsfluss in einer Organisation, die sich selbst versteht.

Das ist die Überzeugung, die Talkspirit leitet: Leistung beginnt mit Klarheit.

Kein Werkzeug. Ihr organisatorisches Betriebssystem.