5 Taktiken, um Ihr Unternehmen an eine VUCA-Welt anzupassen

‍Noch vor Kurzem galten „Fünfjahrespläne" als die Norm. Eine weit verbreitete Norm.

Langfristige Planung, feste Ziele, vertikale Strukturen und Hierarchien… Das kennen Sie. Vielleicht haben Sie sogar in einer solchen Organisation gearbeitet. Doch dann hat sich etwas verändert – und zwar grundlegend.

Nennen Sie es technologische Beschleunigung oder Globalisierung, aber die Dinge sind viel schneller und schwerer vorhersehbar geworden.

Hier kommt das Akronym VUCA ins Spiel.

Viel diskutiert und durchaus real, steht VUCA für Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität, Ambiguität) – angewendet auf den Kontext, in dem wir uns bewegen.

Diese vier Merkmale der VUCA-Welt sind nicht identisch, tendieren aber dazu, sich in unterschiedlichem Maße zu überlagern.

Je komplexer und volatiler ein Sektor ist, desto schwerer lässt er sich vorhersagen – und desto unsicherer wird er. Was vor allem variiert, ist die Menge an Informationen, die Ihnen über eine Situation vorliegen, und wie präzise Sie mögliche Ergebnisse antizipieren können.

Folgendes Schema der Harvard Business Review von Nathan Bennett und G. James Lemoine veranschaulicht dies treffend:

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Das Konzept der VUCA-Welt entstand im militärischen Umfeld, wurde aber von Organisationen und Unternehmen als Ausgangspunkt für Leadership und strategische Führung weitgehend übernommen.

Moment… VUCA ist ein Ausgangspunkt für strategisches Leadership?

Ja. Absolut.

Um eine Unternehmensstrategie in einem VUCA-Umfeld erfolgreich umzusetzen, müssen Führungskräfte akzeptieren, was sie nicht wissen, und einräumen, dass sich die Dinge schnell ändern können. Dies ist zu einem wesentlichen Bestandteil der strategischen Planung geworden.

Um mit der Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität der Geschäftswelt umzugehen, müssen Strategie und Umsetzung jedes Arbeitsplans flexibel genug sein, um sich anzupassen und zu manövrieren.

Hier kommt Agile-Arbeit ins Spiel.

Agil arbeiten (oder umgekehrtes VUCA)

Wir wissen nun, was VUCA ist, aber wir wissen noch nicht, wie wir damit umgehen sollen.

Unsicherheit gehört zum Leben, ist in einem Arbeitsumfeld jedoch wenig wünschenswert. Deshalb ist in einem VUCA-Kontext – in dem Aufgaben variieren, Teams sich weiterentwickeln und der Markt wettbewerbsintensiv ist und ständige Wachsamkeit erfordert – eine agile Arbeitsmethodik unverzichtbar.

Es gibt das, was man als umgekehrtes VUCA bezeichnen könnte – oder einfach die andere Seite von VUCA –, das Werte auflistet, die Führungskräften helfen können, in der Unsicherheit zu navigieren:

• Vision (oder strategische Vorausschau und gute Führung),
• Understanding (Verständnis) (durch Datenanalyse, Brainstorming, Empathy Maps und Marktforschung),
• Clarity (Klarheit) (die Fähigkeit zu vereinfachen und zu kommunizieren, um komplexe Probleme zu lösen), und
• Agility (Agilität) (die Fähigkeit, sich anzupassen und schnell auf Veränderungen zu reagieren)

Um diese Werte in einer Organisation zu verankern, sind Zusammenarbeit, Vertrauen und Transparenz unerlässlich. Und sie entstehen nicht von selbst.

McKinsey (2020) erklärte in einem Artikel, der auf dem Höhepunkt der Covid-19-Pandemie verfasst wurde, dass viele Unternehmen agile Praktiken übernommen hätten, um mit veränderten Prioritäten umzugehen. Sie kamen zu dem Schluss, dass Unternehmen, die agile Praktiken in ihr Betriebsmodell integriert hatten, den Auswirkungen der Krise besser standhalten konnten als ihre Mitbewerber.

Warum?

Wenn, wie McKinsey betont, eine Organisation nicht nur aus Teams besteht, sondern aus einem Netzwerk von Teams innerhalb einer menschenzentrierten Kultur, die von einem starken Purpose geleitet wird und gemeinsam Wert schafft, dann müssen Teams befähigt werden.

Ein befähigtes Team ist in der Lage, eigene Entscheidungen zu treffen, schnell zu scheitern bei begrenztem Risiko und rasch zu lernen.

Diese Teams:

• vertrauen einander,
• verfolgen gemeinsame Ziele (wie OKR),
• sind völlig transparent bezüglich laufender Projekte, und
• verfolgen ein gemeinsames übergeordnetes Ziel (einen Purpose)
• während sie mit klar definierten Rollen und einem stärkeren Fokus arbeiten
• um auf Kurs zu bleiben und die Variablen unter Kontrolle zu halten.

All das zusammen ermöglicht es einem Unternehmen, deutlich besser auf VUCA-Situationen vorbereitet zu sein.

Kurzfristige Ziele, kollaborative selbstorganisierte und datengesteuerte Teams, realistische Lieferergebnisse und die Fähigkeit, eigene Entscheidungen zu treffen, lassen uns schneller vorankommen.

Erinnern Sie sich an die Fünfjahrespläne, die am Anfang erwähnt wurden? Es ist Zeit, ihnen endgültig Lebewohl zu sagen.

Tschüss, langfristige Ziele?

Jein.

Die langen und zeitaufwändigen jährlichen oder mehrjährigen Planungszyklen wirken überholt und unrealistisch, ganz zu schweigen von der Zeitverschwendung, die sie darstellen. Das bedeutet jedoch nicht, dass man keine Ziele setzen soll. Tatsächlich sind OKR ein weitaus flexiblerer und effektiverer Ansatz.

Und jedes Team benötigt seine eigenen KPI, um sich selbst zu bewerten und die Leistung zu messen. Wir schaffen also keine Langfristpläne wirklich ab, sondern multiplizieren die Kontrollpunkte auf dem Weg – wie Thermometer und Werkzeuge, um sich schneller an Veränderungen anzupassen.

Wie sieht Agile also in der Praxis aus?

Agile wurde ursprünglich für Software-Entwicklungsteams geschaffen, um schneller zu innovieren und gleichzeitig auf die Kundenbedürfnisse einzugehen.

Heute haben agile Methoden ihren Anwendungsbereich erweitert, um Organisationen zu entstauben und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.

Was ändert sich dadurch im Alltag?

Klare Aufgaben, reibungslose Kommunikation und wöchentliche oder zweiwöchentliche Ziele.

In der Regel treffen sich Teams täglich zu einem kurzen Statusupdate; zu Beginn eines sogenannten Sprints wird eine Planungssitzung abgehalten, und am Ende des Zyklus ermöglicht eine Retrospektive, die geleistete Arbeit zu analysieren, aus Fehlern zu lernen und das Weitere zu planen.

Ein klarer und visualisierter Arbeitsablauf.

Ein Kanban-Board oder ein Aufgaben-Board kann dabei helfen, den Arbeitsfluss zu optimieren. Ein klassisches Kanban-Board verwendet Haftnotizen und hat mindestens drei Spalten: den Backlog links, die laufenden Aufgaben in der Mitte und die erledigten Aufgaben rechts.

Es ermöglicht, den Fortschritt von Projekten und Tickets einfach zu visualisieren. Es gibt viele Online-Tools wie Trello oder Asana, aber wenn Sie Ihre Projekte mit Ihrem Organigramm verbinden und die Abläufe mit Governance und Entscheidungsprozessen verknüpfen möchten, ist Holaspirit das richtige Tool.

Kontinuierliche Iteration und Tests.

Dies nennt man Beta-Kultur, in der Perfektion der schlimmste Feind ist, und in der Iteration, Testen und der Fortschritt hin zu einem besseren Endprodukt weitaus produktiver ist.

Kontinuierliches Feedback.

Extern und intern. In Retrospektiven, über Umfragen, Usability-Tests, Nutzeraktivitätsdaten und vieles mehr. Zuzuhören, was wirklich passiert, hält uns geerdet.

Fünf konkrete Maßnahmen zur Stärkung Ihrer VUCA-Bereitschaft

Um in einer VUCA-Welt zu überleben und zu gedeihen, braucht eine Organisation:

1. eine klare Vision ihres Purposes und ihrer Ambitionen,
2. strategisches Denken und Leadership, um diese umzusetzen, wobei alle Mitarbeitenden am gleichen Strang ziehen,
3. Analysen und Routinen, um Fortschritte kontinuierlich zu messen,
4. eine Unternehmenskultur, die Silos aufbricht, um mit Komplexität und Ambiguität umzugehen,
5. Agilität, um schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Um dies zu erreichen, müssen Organisationen gezielt handeln. Wir empfehlen:

1. den Purpose der Organisation klar zu definieren und sicherzustellen, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ihn versteht
2. Workshops zur gemeinsamen Erarbeitung motivierender Ziele auf Organisations- und Teamebene zu organisieren
3. kurze wöchentliche taktische Meetings abzuhalten, um den Stand laufender Projekte zu überprüfen und Schlüsselindikatoren zu aktualisieren
4. ein visuelles Organigramm zu teilen und Rollen zu dokumentieren, damit jeder weiß, wer was tut
5. einen inklusiven Entscheidungsprozess zu etablieren, der es ermöglicht, mehr Perspektiven einzubeziehen und gleichzeitig schnell Entscheidungen zu treffen, in Meetings oder asynchron

Die Plattform Holaspirit kann Ihnen dabei helfen. Wie? Buchen Sie einen Anruf mit uns und Sie werden es erfahren 😉

Ein agiles Organisationsmodell finden

Die Implementierung eines Tools ist jedoch nicht das Einzige, was Ihnen hilft, sich an eine VUCA-Welt anzupassen. Um wirklich bereit zu sein, brauchen Sie ein wirklich agiles Organisationsmodell. Traditionelle Hierarchiemodelle haben viele Qualitäten, aber Agilität gehört nicht dazu. Was ist also die Alternative zur traditionellen Hierarchie? Und wie vollzieht man diesen Wandel? Lesen Sie unser aktuelles White Paper über innovative Organisationsmodelle, um alle Antworten zu erhalten 👇

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