Effektive Team-Meetings: Strategien, Agendas und Checkliste

47 % der Mitarbeitenden sind der Meinung, dass Meetings ihre Hauptquelle für Zeitverschwendung bei der Arbeit darstellen, und 45 % fühlen sich durch ihre Anzahl überfordert.

Booqed, die 2020 die Studie leiteten, die diese Ergebnisse brachten, glaubt, dass "das Problem manchmal nicht die aufgewandte Zeit selbst ist, sondern die ineffiziente Nutzung dieser Zeit."

Dieser Artikel kombiniert die besten Strategien, um unproduktive Meetings zu vermeiden, und bietet drei Meeting-Agenda-Modelle an, die Sie kostenlos herunterladen und heute gleich nutzen können.

Hier ist ein schneller Überblick über das, was wir behandeln werden:

● Wie viel verlieren Sie bei jedem ineffizienten Meeting?

● Wie wissen Sie, ob ein Meeting wirklich notwendig ist?

● Wen sollte man einladen?

● Wie kann man Intelligenz collective maximieren, ohne in die Falle des Konsenses und langsamem Entscheidungsfindung zu verfallen?

● Was muss sich ändern, da die meisten Meetings jetzt online stattfinden?

● Wie bereitet man ein Meeting vor?

● Wie stellt man sicher, dass Meetings zu konkreten Maßnahmen führen?

5 Zutaten für ein erfolgreiches Meeting

Meetings haben einen schlechten Ruf. Bei der bloßen Erwähnung eines Meetings zucken die Mitarbeitenden zusammen, beschweren sich und erfinden sich weitere Verpflichtungen.

Falls Effizienz ein Kardinalwert im Unternehmen ist, scheinen Meetings der einzige Bereich zu sein, wo Zeitverschwendung toleriert wird.

Seitdem viele Meetings online stattfinden, gibt es neue Faktoren, die ihre Produktivität verringern - die Zeitzonen und die Umgebung jedes Teilnehmers beeinflussen Konzentration und Beteiligung.

Paradoxerweise steigt mit der Verbesserung der Kommunikationsinstrumente auch die Anzahl der Meetings.

Falls die Anzahl der Meetings nicht aufhört zu wachsen, scheint deren Produktivität zurückzugehen. Allein in den USA kosten unnötige Meetings 37 Milliarden Dollar pro Jahr den Unternehmen.

Unternehmen verbringen so viel Zeit darin, dass die Harvard Business Review einen Online-Kalkulator für Meeting-Kosten erstellt hat!

Über die Zeit im Meeting hinaus deuten die Opportunitätskosten und Planungsanstrengungen darauf hin, dass die tatsächlichen Kosten noch höher liegen.

Die Booqed-Studie zu Meetings unterstreicht, dass sie nicht nur teuer sind, sondern die meisten Teilnehmer nichts Konkretes daraus mitnehmen.

Fast die Hälfte der Meeting-Teilnehmer sieht sie als ihre Hauptquelle von Zeitverschwendung bei der Arbeit an. Und ebenso viele fühlen sich von der Anzahl der Meetings überfordert, an denen sie teilnehmen sollen.

Wie können Sie und Ihre Organisation schlecht verwaltete, wenig engagierende Meetings ohne klares Ziel vermeiden?

Sorgfältige Planung und gute Collaborations-Tools können bei der Meeting-Vorbereitung große Fortschritte bringen.

Ein erfolgreiches Meeting basiert auf 5 Schlüsselelementen:

(1) einem klar definierten Ziel,

(2) aktiven Austausch zwischen Teilnehmern,

(3) einem Moderator, der das Ziel beibehält,

(4) einer zeitgerechten Abschluss,

(5) einem Konsens und einem klaren Aktionsplan für alle.

Ihr Team kann Zeitverschwendung vermeiden, indem es diese fünf Elemente in jeder Phase anwendet: vor, während und nach dem Meeting.

Sie finden auch unten einfach anpassbare Agenda-Templates und Checklisten, die für persönliche und virtuelle Meetings geeignet sind.

Ein unnötiges Meeting ist ein schlechtes Meeting

Aber wie wissen Sie, ob ein Meeting notwendig ist, bevor Sie es durchführen?

Dieses wöchentliche Meeting, an dem Sie seit 6 Monaten teilnehmen, hat sicherlich einen Wert, oder?

Vielleicht nicht.

Ein radikaler Ansatz ist alle Team-Meetings auf einmal zu streichen!

Dann kann Ihr Team neubewerten, ob ein bestimmtes regelmäßiges Meeting wirklich notwendig war.

Für einen weniger radikalen Ansatz stellen Sie sich diese Fragen jedes Mal, wenn Sie ein neues Meeting planen:

• Was versuche ich mit diesem Meeting zu erreichen?
• Möchte ich Informationen teilen, eine Diskussion starten oder eine Entscheidung treffen?
• Muss ich Zeit mit anderen Personen blockieren, um das zu erreichen?
• Könnte ich das gleiche Ergebnis ohne Meeting erreichen?
• Falls ein Meeting notwendig ist, wen muss ich einbeziehen?
• Brauchen alle den gleichen Informationsstand in diesem Stadium?

Überprüfen Sie, ob Sie wirklich ein Meeting brauchen

Ein Meeting ist nicht geeignet, um einen Verkäufer zu beglückwünschen oder eine Änderung der internen Politik anzukündigen.

Sie möchten eine Präsentation halten oder regelmäßige Fortschrittsberichte teilen?

In diesem Fall bevorzugen Sie eine E-Mail oder einen internen Newsletter.

Das Meeting ist nur notwendig, wenn echter Austausch und Echtzeit-Interaktion erforderlich sind.

Falls das Team Probleme durchdiskutieren und Gegenstände zusammen abwägen muss, sollte ein Meeting anberaunt werden.

Falls Sie sich noch nicht sicher sind, wird Ihnen dieses Entscheidungsdiagramm helfen, unnötige Meetings zu eliminieren.

Wen sollte man einladen?

Die Ghostbusters!

Keine Witze: Nachdem Sie festgestellt haben, dass ein Meeting notwendig ist, versuchen Sie, die Anzahl der Teilnehmer so gering wie möglich zu halten.

Je weniger Teilnehmer, desto effizienter sind die Diskussionen.

Wessen Meinungen, Erfahrungen und Kenntnisse sind unerlässlich, um das Ziel des Meetings zu erreichen?

Diese Frage leitet Ihre Gästeliste.

Falls Sie Talkspirit nutzen, ist es einfach, die Mitglieder eines circle zu visualisieren, um zu identifizieren, wer zum Call hinzugezogen werden muss.

Das Tool erleichtert die Entscheidung, wen man einladen sollte. Da Gruppen organisiert und Aufgaben klar definiert sind, wird die Identifizierung der richtigen Personen einfach.

Bei dem berühmten effizienten Amazon-Konzern werden Meetings bewusst klein gehalten. Jeff Bezos, Amazons CEO, prägte die Zwei-Pizza-Regel für Meetings, weil zwei Pizzas genug sein sollten, um die Meeting-Teilnehmer zu füttern.

Was werden Sie während des Meetings tun?

Einige Führungskräfte werden an einem Business-Meeting ohne Agenda nicht teilnehmen. Nachdem Sie festgestellt haben, dass ein Meeting erforderlich ist, erstellen Sie eine Liste aller Agenda-Punkte.

Die Detaillierung der Tagesordnung ermöglicht es jedem Teilnehmer, die Thematik des Meetings zu verstehen und erleichtert die Zuweisung einer konkreten Maßnahme zu jedem Punkt (wir werden später darauf zurückkommen).

Senden Sie die Tagesordnung ein bis zwei Tage vor dem Meeting an die Teilnehmer, damit jeder effektiv beitragen kann.

Falls Sie nicht wissen, wie Sie anfangen sollen, bietet Talkspirit anpassbare Meeting-Modelle an, die für Effizienz optimiert sind.

Warum ein Moderator für ein produktives Meeting unerlässlich ist

Sie haben ein Team von beschäftigten Mitarbeitenden versammelt und ihre Aufmerksamkeit erfasst.

Wie kann man das Beste daraus herausholen?

Starten Sie pünktlich, schaffen Sie die richtigen Bedingungen und rufen Sie einen guten Moderator auf.

Die meisten Teilnehmer haben viel im Kopf und werden anfangen, ihre E-Mails zu lesen, wenn Sie ihre Aufmerksamkeit nicht halten.

Hier ist wie man ihr Engagement erhält.

Anfang (und Ende) pünktlich

Ein pünktlicher Meetingsbeginn signalisiert der gesamten Organisation, dass Sie die Zeit aller schätzen.

Die Alternative ist, Pünktliche zu bestrafen und alle daran zu gewöhnen, verspätet anzukommen.

Aus Respekt vor der gemeinsamen Zeit beenden Sie auch das Meeting zur geplanten Zeit.

Diese einfache Regel verankert gute Zeitverwaltungspraktiken in der Organisation.

Gehen Sie die Agenda-Punkte durch und behalten Sie die Uhr im Blick.

Falls die Zeit knapp wird und einige Punkte weniger vorrangig sind, muss der Meeting-Verantwortliche darauf hinweisen und verdeutlichen, wann und wie sie behandelt werden - sei es beim nächsten Meeting oder über einen anderen Kommunikationskanal.

Setzen Sie den Ton

Sie haben die richtigen Personen eingeladen; aktivieren Sie jetzt ihre Beteiligung.

Machen Sie die Teilnehmer mit einem Icebreaker oder informellem Rundgang wohl.

Psychologische Sicherheit und aktives Zuhören sind wesentlich, damit sich jeder frei fühlt, seine Ideen zu teilen.

Einige Tipps zur Förderung konstruktiver Diskussionen in Meetings:

• übernehmen Sie den Reflex, Lösungen vorzuschlagen, nicht nur Reaktionen
• bedenken und schätzen Sie alle Meinungen, auch diejenigen, mit denen Sie anfangs nicht einverstanden sind
• integrieren Sie unterbrechungsfreie Redepausen
• schlagen Sie eine Minute Achtsamkeit vor, damit jeder seinen Geisteszustand überprüft

Ernennen Sie einen Moderator

Rufen Sie einen kompetenten Moderator auf, der in der Lage ist:

• Erwartungen des Meetings klar zu formulieren
• Regeln für das Meeting festzulegen und durchzusetzen, falls erforderlich
• ein Klima zu schaffen, das die Teilnahme aller Gruppenmitglieder fördert
• die Diskussionen auf dem Thema zu halten, um das Ziel im gegebenen Zeitrahmen zu erreichen

Ein 1976er Artikel der Harvard Business Review zeichnet ein anschauliches Bild der schlimmsten Meetings und bietet gleichzeitig zeitlose weise Ratschläge.

Der HBR-Artikel definiert konkrete Rollen für gute Moderatoren: vorankommen können, zum richtigen Zeitpunkt eingreifen und Meinungen einholen.

Zum Beispiel kann ein Moderator jungen Mitarbeitenden, die zu schüchtern sind, um spontan zu sprechen, das Wort geben.

Moderatoren sind essentiell für die Gesamteffizienz guter Meetings. Stellen Sie sicher, dass Sie einen kompetenten finden.

Bei entfernten Meetings sollten Sie auch berücksichtigen, wie Sie mit diskretere Teilnehmern interagieren. Die Dynamik eines Online-Meetings ist anders. Seien Sie aufmerksam auf diese Unterschiede, um alle Teilnehmer einzubeziehen.

Ein effizientes Meeting endet nicht, wenn es zu Ende geht

Ihr Meeting ging gut. Sie haben Probleme durchgearbeitet, jeder hat beigetragen, Ihr Moderator hat den Fluss beibehalten und Sie sind pünktlich fertig geworden. Wow! Jetzt stellen wir sicher, dass alle losen Fäden zusammengebunden werden.

Schließen Sie elegant ab

Reservieren Sie einige Minuten vor Schluss, um zu überprüfen, dass die Ziele erreicht wurden.

Das ist eine großartige Möglichkeit zu signalisieren, dass das Meeting produktiv war und die Zeit gut genutzt wurde.

Falls weitere Diskussionen notwendig sind, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer wissen, wo und wie sie an unvollendeten Punkten weitermachen können.

Das kann so einfach sein wie das Senden von Meeting-Notizen, die auf laufende Projekte oder unvollständige Checklisten verweisen.

Folgen Sie auf

Jedes Team funktioniert auf seine eigene Weise.

Zeit zu nehmen, nach dem Meeting über seinen Ablauf nachzudenken, kann sehr vorteilhaft sein.

Das kann so einfach sein wie das Senden einer kurzen Umfrage an die Teilnehmer mit den folgenden Fragen:

• Was hat bei diesem Meeting gut funktioniert?
• Was könnten wir beim nächsten Meeting verbessern?

Als Organisation können Sie am Ende des Jahres die gesamte Meeting-Produktivität analysieren, um das Beste aus der Zeit Ihrer Organisation herauszuholen.

Genauso wie Mitarbeitende von konstruktivem Feedback profitieren, kann Ihr Organisationsprozess von Meetings evolvieren.

Ihr Werkzeugkasten: Drei effektive Agenda-Modelle für Ihre Team-Meetings

Meetings sind nicht dazu verdammt, Zeitverschwendung zu sein, die man eliminieren sollte. Mit etwas strategischem Denken können Sie sie in die wichtig-und-dringend-Box der Eisenhower-Matrix legen.

Gut geführt können Meetings eine Quelle von originellen Ideen, Fortschritt und sogar angenehmen Austausch sein.

Talkspirit's integrierte Tools helfen, Meeting-Erfolg zu schaffen:

• Die Team-Mitglieder in den Blick nehmen, die vom Meeting betroffen sind, dank Ihrer Kreisstruktur,
• Wählen Sie aus einer Vielzahl von Meeting-Modellen aus, die nach Ihren Anforderungen optimiert sind,
• Bereiten Sie Diskussionspunkte vor, um ein produktives Meeting zu gewährleisten,
• Teilen Sie automatisch Meeting-Protokolle.

Falls Sie in die Aktion gehen möchten, denken Sie daran, ein Demo mit unserem Team zu planen!

Neue Organisationsmodelle zur Verringerung der Meeting-Überbelastung

Neben den oben genannten Tipps ist es wichtig zu beachten, dass Ihr Organisationsmodell erheblich zur Meeting-Überbelastung beitragen kann. Beispielsweise vervielfacht eine sehr hierarchische Struktur Meetings, besonders für Manager, die die meisten Entscheidungen konzentrieren. Keine Sorge: Es gibt Alternativen! Im Gegensatz zur traditionellen Hierarchie setzen Modelle wie Holacracy, Socratie oder Teal auf Mitarbeitenden-Autonomie, was sich in weniger Meeting-Teilnehmern und weniger Meetings insgesamt widerspiegelt!

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In unserem White Paper « Ultimativer Leitfaden für Organisationsmodelle » finden Sie: eine umfassende Übersicht über innovative Organisationsmodelle (Agile, Teal, Holacracy, Konstitutsionelles Management, etc.), Zeugisse von Pionier-Organisationen, Best Practices für Auswahl, Implementierung und Messung der Effizienz Ihres Modells, sowie digitale Tools zur Erleichterung des Übergangs.