Wirksame Teammeetings: Strategien, Tagesordnungen und Checkliste

47 % der Beschäftigten halten Meetings für ihre größte Quelle von Zeitverlust bei der Arbeit, und 45 % fühlen sich von ihrer Zahl überfordert.

Booqed, das die Studie hinter diesen Zahlen 2020 durchgeführt hat, hält fest: „Das Problem ist manchmal nicht die aufgewendete Zeit selbst, sondern ihre ineffiziente Nutzung.“

Dieser Artikel bündelt die besten Strategien, um unproduktive Meetings abzuschaffen, und bietet drei Vorlagen für Tagesordnungen, die Sie kostenlos herunterladen und ab heute nutzen können.

Hier ein Überblick über das, was wir behandeln:

● Wie viel kostet Sie jedes ineffiziente Meeting?

● Woran erkennen Sie, ob ein Meeting wirklich nötig ist?

● Wen laden Sie zum Meeting ein?

● Wie nutzen Sie die kollektive Intelligenz voll aus, ohne in die Falle des Konsenses und der langsamen Entscheidungen zu tappen?

● Was ändern Sie, jetzt da die meisten Meetings aus der Ferne stattfinden?

● Wie bereiten Sie ein Meeting vor?

● Wie stellen Sie sicher, dass Meetings zu konkreten Handlungen führen?

5 Zutaten eines gelungenen Meetings

Meetings haben einen schlechten Ruf. Allein die Erwähnung eines Meetings lässt Mitarbeitende das Gesicht verziehen, sich beklagen und plötzlich andere Verpflichtungen erfinden.

Effizienz gilt im Unternehmen als oberster Wert, doch Meetings scheinen der einzige Bereich zu sein, in dem Zeitverschwendung geduldet wird.

Seit viele Meetings online stattfinden, mindern neue Faktoren ihre Produktivität: Zeitzone und Umgebung der Teilnehmenden beeinflussen Konzentration und Beteiligung.

Paradoxerweise steigt die Zahl der Meetings, je besser die Kommunikationswerkzeuge werden.

Während die Zahl der Meetings unaufhörlich wächst, scheint ihre Produktivität zu sinken. Allein in den USA kosten unnötige Meetings die Unternehmen 37 Milliarden Dollar pro Jahr.

Unternehmen verbringen so viel Zeit damit, dass die Harvard Business Review einen Kostenrechner für Meetings ins Netz gestellt hat.

Jenseits der im Meeting verbrachten Zeit lassen Opportunitätskosten und Planungsaufwand vermuten, dass die tatsächlichen Kosten noch höher liegen.

Die Booqed-Studie zu Meetings hebt hervor, dass sie nicht nur teuer sind, sondern dass die meisten Teilnehmenden nichts Konkretes daraus mitnehmen.

Fast die Hälfte der Teilnehmenden hält Meetings für ihren größten Zeitverlust bei der Arbeit. Und fast ebenso viele fühlen sich von der Zahl der Meetings überfordert, an denen sie teilnehmen sollen.

Wie können Sie und Ihre Organisation schlecht geführte, wenig einbindende Meetings ohne klares Ziel vermeiden?

Eine durchdachte Vorbereitung und gute Kollaborationswerkzeuge ändern bereits vieles.

Ein gelungenes Meeting beruht auf 5 Schlüsselzutaten:

(1) ein klar definiertes Ziel,

(2) ein aktiver Austausch zwischen den Teilnehmenden,

(3) eine Moderation, die den Kurs hält,

(4) ein Ende zur vereinbarten Zeit,

(5) ein Konsens und ein für alle klarer Aktionsplan.

Ihr Team vermeidet Zeitverlust, wenn es diese fünf Elemente in jeder Phase anwendet: vor, während und nach dem Meeting.

Weiter unten finden Sie außerdem leicht anpassbare Vorlagen für Tagesordnungen und Checklisten, geeignet für Meetings vor Ort wie aus der Ferne.

Ein unnötiges Meeting ist ein schlechtes Meeting

Aber woran erkennen Sie vor dem Termin, ob ein Meeting nötig ist?

Dieses wöchentliche Meeting, an dem Sie seit 6 Monaten teilnehmen, hat doch sicher seinen Wert, oder?

Vielleicht auch nicht.

Ein radikaler Ansatz besteht darin, alle Teammeetings zu streichen, und zwar auf einen Schlag.

Ihr Team kann anschließend neu bewerten, ob ein wiederkehrendes Meeting wirklich nötig war.

Für einen weniger radikalen Ansatz stellen Sie sich jedes Mal, wenn Sie ein neues Meeting erwägen, diese Fragen:

• Was will ich mit diesem Meeting erreichen?
• Möchte ich Informationen teilen, eine Diskussion anstoßen oder eine Entscheidung treffen?
• Brauche ich dafür gemeinsame Zeit mit anderen Personen?
• Könnte ich dasselbe Ergebnis ohne Meeting erzielen?
• Wenn ein Meeting nötig ist: Wen muss ich in die Diskussion einbeziehen?
• Brauchen zu diesem Zeitpunkt alle denselben Informationsstand?

Prüfen Sie, ob Sie wirklich ein Meeting brauchen

Ein Meeting eignet sich nicht, um einer Vertriebskraft zu gratulieren oder eine Änderung interner Richtlinien anzukündigen.

Sie möchten eine Präsentation halten oder einen regelmäßigen Fortschrittsstand teilen?

Dann greifen Sie besser zu einer E-Mail oder zu einem internen Newsletter.

Ein Meeting ist nur dann angebracht, wenn es nötig ist, in Echtzeit zu interagieren und sich auszutauschen.

Wenn das Team ein Problem besprechen und Themen gemeinsam prüfen muss, ist das Meeting gerechtfertigt.

Wenn Sie noch unsicher sind: Dieses Entscheidungsdiagramm hilft Ihnen, überflüssige Meetings auszusortieren.

Wen einladen?

Die Ghostbusters.

Spaß beiseite: Nachdem Sie festgestellt haben, dass ein Meeting nötig ist, halten Sie die Zahl der Teilnehmenden so klein wie möglich.

Je weniger Teilnehmende, desto wirksamer der Austausch.

Wessen Meinung, Erfahrung und Wissen sind unverzichtbar, um das Ziel des Meetings zu erreichen?

Diese Frage leitet Ihre Einladungsliste.

Wenn Sie zum Beispiel Talkspirit nutzen, sehen Sie leicht die Mitglieder eines Kreises und erkennen, wer am Meeting teilnehmen soll.

Das Werkzeug erleichtert die Entscheidung darüber, wen Sie einladen. Da die Gruppen geordnet und die Aufgaben klar definiert sind, lassen sich die richtigen Personen einfach bestimmen.

Bei Amazon, bekannt für seine Effizienz, werden Meetings bewusst klein gehalten. Jeff Bezos, der Gründer des Unternehmens, hat die Zwei-Pizza-Regel formuliert: Zwei Pizzen müssen reichen, um alle Teilnehmenden satt zu bekommen.

Was tun Sie während des Meetings?

Manche Führungskräfte weigern sich, an einem Meeting ohne Tagesordnung teilzunehmen. Sobald das Meeting als nötig gilt, erstellen Sie die Liste aller zu behandelnden Punkte.

Eine ausführliche Tagesordnung erlaubt es allen Teilnehmenden, den Einsatz des Meetings zu verstehen, und erleichtert es, jedem Punkt eine konkrete Handlung zuzuordnen (dazu später mehr).

Schicken Sie die Tagesordnung ein bis zwei Tage vor dem Meeting an die Teilnehmenden, damit alle zum richtigen Zeitpunkt wirksam beitragen können.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen: Talkspirit bietet anpassbare Meeting-Vorlagen, die auf Wirksamkeit ausgelegt sind.

Warum ein Facilitator für ein produktives Meeting unverzichtbar ist

Sie haben ein Team stark ausgelasteter Personen zusammengebracht und ihre Aufmerksamkeit gewonnen.

Wie holen Sie das Beste daraus?

Beginnen Sie pünktlich, schaffen Sie die richtigen Bedingungen und holen Sie einen guten Facilitator dazu.

Die meisten Teilnehmenden haben vieles im Kopf und beantworten ihre E-Mails, wenn Sie ihre Aufmerksamkeit nicht gewinnen.

So halten Sie ihre Beteiligung aufrecht.

Beginnen (und beenden) Sie pünktlich

Pünktlich zu beginnen, signalisiert der ganzen Organisation, dass Sie die Zeit aller achten.

Die Alternative besteht darin, die Pünktlichen zu bestrafen und alle daran zu gewöhnen, zu spät zu kommen.

Aus Respekt vor der gemeinsamen Zeit beenden Sie das Meeting ebenfalls zur geplanten Uhrzeit.

Diese einfache Regel verankert gute Praktiken im Umgang mit der Zeit in der Organisation.

Gehen Sie die Punkte der Tagesordnung durch und behalten Sie dabei die Uhr im Blick.

Wenn die Zeit knapp wird und einige Punkte weniger wichtig sind, muss die verantwortliche Person das benennen und sagen, wann und wie sie behandelt werden: in einem nächsten Meeting oder über einen anderen Kommunikationskanal.

Geben Sie den Ton an

Sie haben die richtigen Personen eingeladen, jetzt aktivieren Sie ihre Beteiligung.

Sorgen Sie mit einem Icebreaker oder einer informellen Vorstellungsrunde dafür, dass sich alle wohlfühlen.

Psychologische Sicherheit und aktives Zuhören sind wesentlich, damit alle ihre Ideen frei teilen können.

Einige Ansätze für einen konstruktiven Dialog im Meeting:

• Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Lösungen vorzuschlagen, nicht nur zu reagieren.
• Nehmen Sie alle Meinungen ernst und würdigen Sie sie, auch die, denen Sie zunächst nicht zustimmen.
• Bauen Sie Redebeiträge ohne Unterbrechung ein.
• Bieten Sie eine Minute der Achtsamkeit an, damit alle ihre Verfassung prüfen können.

Bestimmen Sie eine Moderation

Holen Sie einen kompetenten Facilitator dazu, der in der Lage ist:

• die Erwartungen an das Meeting klar zu formulieren
• die Meetingregeln vorzustellen und gegebenenfalls durchzusetzen
• ein Klima zu schaffen, das die Beteiligung aller Gruppenmitglieder begünstigt
• die Diskussion beim Thema zu halten, um das Ziel in der vorgesehenen Zeit zu erreichen

Ein Artikel von 1976 in der Harvard Business Review zeichnet ein eindrückliches Bild der schlimmsten Meetings und liefert zugleich kluge Ratschläge, die bis heute gelten.

Der HBR-Artikel beschreibt konkrete Rollen für gute Facilitatoren: vorankommen, im richtigen Moment eingreifen und Meinungen einholen.

So kann der Facilitator jüngeren Mitarbeitenden das Wort geben, die zu zurückhaltend sind, um von sich aus zu sprechen. Unsere 10 Tipps für inklusive und wirksame Meetings beschreiben diese Moderationsgesten im Detail.

Facilitatoren sind für die Wirksamkeit guter Meetings insgesamt entscheidend. Achten Sie darauf, eine kompetente Person zu finden.

Bei Meetings aus der Ferne achten Sie außerdem darauf, wie Sie zurückhaltende Teilnehmende einbeziehen. Die Dynamik eines Online-Meetings ist eine andere. Achten Sie auf diese Unterschiede, um alle Teilnehmenden einzubinden.

Ein wirksames Meeting endet nicht, wenn es zu Ende ist

Das Meeting ist gut gelaufen: Die Probleme wurden behandelt, alle sind zu Wort gekommen, der Facilitator hat das Tempo gehalten und Sie sind pünktlich fertig geworden. Jetzt darf kein Punkt offen bleiben.

Schließen Sie elegant ab

Nehmen Sie sich einige Minuten vor Schluss, um zu prüfen, ob die Ziele erreicht wurden.

Das ist eine ausgezeichnete Art, dem Team zu zeigen, dass das Meeting produktiv war und seine Zeit gut genutzt wurde.

Wenn weitere Gespräche nötig sind, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden wissen, wo und wie sie an den offenen Punkten weiterarbeiten.

Das kann so einfach sein wie das Versenden von Meeting-Notizen, die auf laufende Projekte oder unvollständige Checklisten verweisen.

Bleiben Sie dran

Jedes Team arbeitet auf seine Weise.

Sich nach dem Meeting die Zeit zu nehmen, über seinen Verlauf nachzudenken, kann sehr viel bringen.

Das kann so einfach sein wie eine kurze Umfrage an die Teilnehmenden mit diesen Fragen:

• Was hat in diesem Meeting gut funktioniert?
• Was können wir für das nächste Meeting verbessern?

Auf Ebene der Organisation hilft es, die Produktivität der Meetings am Jahresende insgesamt zu analysieren, um die Zeit aller besser einzusetzen.

So wie Mitarbeitende durch konstruktives Feedback wachsen, kann sich auch der Meeting-Prozess Ihrer Organisation weiterentwickeln.

Ihr Werkzeugkasten: drei wirksame Vorlagen für die Tagesordnung Ihrer Teammeetings

Meetings sind nicht dazu verdammt, Zeitverschwendung zu sein, die man abschafft. Mit etwas strategischem Nachdenken rücken sie in das Feld wichtig und dringend der Eisenhower-Matrix.

Gut geführt können Meetings eine Quelle origineller Ideen, von Fortschritt und sogar von angenehmem Austausch sein.

Die integrierten Funktionen von Talkspirit tragen zum Gelingen Ihrer Meetings bei:

• die vom Meeting betroffenen Teammitglieder anhand Ihrer Kreisstruktur erkennen,
• aus einer Vielfalt von Meeting-Vorlagen wählen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind,
• die Diskussionspunkte vorbereiten, um ein produktives Meeting zu sichern,
• die Meeting-Protokolle automatisch teilen.

Wenn Sie loslegen möchten, vereinbaren Sie eine Demo mit unserem Team.

Neue Organisationsmodelle gegen die Meeting-Überlastung

Über die genannten Ratschläge hinaus ist wichtig zu wissen, dass Ihr Organisationsmodell erheblich zur Meeting-Überlastung beitragen kann. Eine stark hierarchische Struktur zum Beispiel vervielfacht die Meetings, vor allem für die Führungskräfte, bei denen die meisten Entscheidungen zusammenlaufen. Beruhigend: Es gibt Alternativen. Anders als die traditionelle Hierarchie setzen Modelle wie die Holakratie, die Soziokratie oder Teal auf die Autonomie der Mitarbeitenden, was zu weniger Teilnehmenden im Meeting und zu weniger Meetings insgesamt führt. Diese Organisationen stützen sich auf eigene Meetingformate wie das Governance-Meeting und das Tactical Meeting.

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