Wie man einen OKR-Workshop im Unternehmen, im Team oder individuell durchführt

Das Framework der Objectives and Key Results (OKR) ist ein hervorragendes Mittel für Ihr Unternehmen oder Ihr Team, um „Nein" zu dem zu sagen, was derzeit keine Priorität hat.

OKR sind das beste Instrument zur Aufrechterhaltung maximaler Fokussierung und können mit Ihren Ambitionen mitwachsen, sodass sie stets zu dem passen, was Sie anstreben.

Sie können sie für Einzelpersonen, kleine Teams oder große Unternehmen einsetzen. Sie fügen sich übrigens perfekt in das Konzept der erfolgreichen Selbstorganisation ein.

Leider werden OKR häufig festgelegt, ohne alle Ebenen des Unternehmens einzubeziehen.

Wenn das passiert, riskieren Sie, OKR einzusetzen, die von der Realität abgekoppelt sind und nicht den Bedürfnissen der Einzelpersonen und Teams entsprechen.

Die Folgen: ignorierte OKR, OKR, die die Aufmerksamkeit auf falsche Prioritäten lenken, oder sogar eine parallele Dynamik, die sich abseits des offiziellen Rahmens entwickelt.

Wie lässt sich das vermeiden?

Indem Sie in Ihrem Unternehmen inklusive OKR-Workshops durchführen, an denen Teams und Mitarbeitende beteiligt sind.

Nicht nur ein einziger Workshop, sondern Workshops auf verschiedenen Ebenen der Organisation und in unterschiedlichen Kontexten.

Je mehr Personen auf jeder Ebene einbezogen werden, desto stärker ist die Wirkung.

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie man einen OKR-Workshop moderiert:

• wie man einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene moderiert,
• wie man OKR für das eigene Team erstellt und
• wie man individuelle OKR gemeinsam mit den Mitarbeitenden definiert.

Wir werden uns das ideale Ergebnis sowie potenzielle Fallstricke und Risiken anschauen.

Einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene moderieren

Mit OKR zu starten kann einschüchternd wirken. Es ist oft schwierig, eine gemeinsame Ausrichtung für das gesamte Unternehmen zu finden.

Auch wenn es keine universelle Formel gibt, beginnt das Festlegen einer Unternehmensausrichtung mit OKR mit:

• einer Gruppe von Führungskräften oder Teamverantwortlichen zusammenbringen,
• Beiträge aller Mitarbeitenden einholen,
• die vorgeschlagenen Ziele zusammenfassen,
• die ins Auge gefassten Metriken auflisten,
• diese Metriken in Key Results umwandeln und
• Zielwerte für Ihre Key Results vereinbaren.

Das Wesentliche ist, Rückmeldungen aus dem gesamten Unternehmen zu sammeln, damit sich jedes Team und jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeitende diese OKR zu eigen macht.

In einem idealen Workshop spiegeln die OKR die Empfindungen und Meinungen Ihrer Mitarbeitenden wider. Teams und Einzelpersonen können sie so zu ihrem Vorteil nutzen. Hier ist ein konkretes Beispiel.

Beispiel eines OKR-Workshops auf Unternehmensebene

Die Verantwortliche Ihres Kundensupport-Teams erhält Rückmeldungen, dass die Bearbeitungszeiten für Tickets zu lang sind. Eine schnellere Bearbeitung führt zu zufriedeneren Kunden, die mehr ausgeben.

Die Verantwortliche bringt diese Information in den OKR-Workshop ein und teilt sie mit der Gruppe. Daraufhin erstellt das Team ein Objective, das sich auf Support und Schnelligkeit konzentriert. Die Key Results fokussieren sich auf Geschwindigkeit auf Unternehmensebene.

Das Support-Team kann dann dieses Objective als Grundlage für die Definition seiner eigenen Key Results nutzen und dabei auf die Unternehmensprioritäten ausgerichtet bleiben, ohne seinen Handlungsspielraum zu verlieren.

Das klingt gut, aber wo soll man anfangen?

Wie moderiert man einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene?

Wie stellt man sicher, dass alle Mitarbeitenden dieselbe Vision teilen?

Checkliste für einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene

Alle auf eine gemeinsame Vision einzustimmen ist nicht einfach, besonders in einem großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden.

Es gibt jedoch bewährte Praktiken, um einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene effektiv vorzubereiten und zu moderieren.

Die Checkliste ist recht lang, aber keine Sorge: Am Ende dieses Artikels finden Sie eine herunterladbare Version, auf die Sie jederzeit zurückgreifen können.

Das Meeting vorbereiten

1- Im Vorfeld des Meetings

alle nach ihrer Meinung fragenBitten Sie vor dem ersten OKR-Workshop alle Ihre Mitarbeitenden, das Objective einzureichen

, auf das sich das Unternehmen ihrer Meinung nach konzentrieren sollte.

In großen Unternehmen ist es möglicherweise schwierig, eine hundertprozentige Beteiligung zu erreichen, aber es ist den Versuch wert. Wenn die Mitarbeitenden das Vertrauen in die Organisation nicht verloren haben, werden sie es zu schätzen wissen, konsultiert zu werden.

2- Die relevantesten oder meistbefürworteten Objectives identifizieren

Das kann so einfach sein wie das Einrichten eines Trello-Boards oder die Verwendung eines Tools wie Feature Upvote

, wo Mitarbeitende das Objective vorschlagen können, das sie für vorrangig halten, und/oder für die Objectives abstimmen können, die ihnen am relevantesten erscheinen.

Sie können auch einen externen Berater hinzuziehen oder eine interne Person damit beauftragen, die beim ersten Unternehmens-Workshop zu explorierenden Objectives zu identifizieren. Achtung: Diese Option ist subjektiver und weniger inklusiv, was später zu Problemen führen kann.

3- Maximal 10 Teilnehmende für den Workshop auswählen

Meetings sind selten effektiv, wenn zu viele Personen daran teilnehmen.

Bei OKR-Workshops gilt das ganz besonders: Es sind viele Diskussionen nötig, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

In traditionellen Organisationen besteht die Versuchung, ausschließlich Führungskräfte einzuladen. Überlegen Sie: Ist dieser Ansatz für Ihre Organisation geeignet, oder möchten Sie weitere Stimmen einbeziehen?

4- Den CEO mit der Moderation des OKR-Workshops beauftragen

Einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene ohne die Geschäftsführung durchzuführen ist weitgehend kontraproduktiv: Letztlich muss der CEO vollständig in die Definition des Unternehmens-Objectives eingebunden sein.

5- Telefone und Computer ausschalten

Das sollte in jedem Meeting die Norm sein. Das Ziel ist, dass alle konzentriert auf die jeweilige Aufgabe fokussiert bleiben.

Während des Meetings, 1. Teil

Dieser erste Teil des Meetings sollte zwei Stunden oder weniger dauern.

6- Alle Ideen auf den Tisch legen und die Gedanken strukturieren

Schreiben Sie die vielversprechendsten Objectives auf Post-its und beginnen Sie, sie an einer Wand zu organisieren.

Ein Objective = ein Post-it.

Suchen Sie nach Mustern. Eliminieren oder fusionieren Sie Duplikate.

Gibt es wiederkehrende Themen?

Was wollen die Mitarbeitenden zum Ausdruck bringen?

Offenbaren ihre Vorschläge eine besondere Sorge?

Scheuen Sie sich nicht, Elemente zu verschieben, um verschiedene Perspektiven zu erkunden.

7- Austauschen, diskutieren und entscheiden

Sobald das Team mit dem Tableau insgesamt zufrieden ist, beginnen Sie mit der Priorisierung der Objectives.

Tauschen Sie sich aus und diskutieren Sie darüber, welche vorrangig behandelt werden sollten und warum.

Entscheiden Sie, welche das Unternehmen verfolgen wird.

Beschränken Sie sich auf maximal drei.

Denken Sie daran, dass Objectives ambitionierte und inspirierende qualitative Aussagen sein müssen, mit denen sich jeder identifizieren kann.

Machen Sie sich zu diesem Zeitpunkt keine Gedanken über Aufgaben oder detaillierte Ergebnisse.

Während des Meetings, 2. Teil

8- Eine 30-minütige Pause einlegen

Sobald die drei Objectives festgelegt sind, gönnen Sie sich eine 30-minütige Pause.

Geben Sie jedem Teilnehmenden die Möglichkeit, abzuschalten, bevor man in die Definition der Key Results eintaucht.

9- Brainstorming zu Key Results für jedes Objective

Jetzt, da Sie Unternehmens-Objectives vor Augen haben, laden Sie alle dazu ein, frei über Metriken nachzudenken, die den Fortschritt in Richtung dieser Objectives messen könnten.

Der Kern dieser Phase ist, dass alle frei beitragen.

Damit sich alle wohl fühlen, ihre Ideen zu teilen, ohne unterbrochen oder widersprochen zu werden, bitten Sie alle, ihre Ideen 10 Minuten lang auf Post-its zu schreiben.

Auch hier gilt: eine Idee = ein Post-it.

10- 2 bis 3 Metriken pro Objective auswählen

Nach 10 Minuten laden Sie das Team ein, die vorgeschlagenen Ideen zu besprechen und sich auf 2 oder 3 Metriken zu einigen.

Christina Wodtke empfiehlt, für die Key Results eine Nutzungsmetrik, eine Umsatzmetrik und eine Zufriedenheitsmetrik zu wählen.

Dabei räumt sie ein, dass das nicht immer möglich ist, und erklärt, dass zwei Umsatzmetriken bedeuten könnten, dass das Unternehmen ein unausgewogenes Bild von Erfolg hat.

Darüber hinaus könnte dies Mitarbeitende dazu verleiten, Verhaltensweisen zu zeigen, die dem Unternehmen langfristig schaden.

11- Zielwerte für die Key Results festlegen

Sobald die Metriken zur Messung des Fortschritts in Richtung der Unternehmens-Objectives ausgewählt sind, ist es an der Zeit, einen genauen Zielwert anzupeilen und diese Metriken in Key Results umzuwandeln.

Ein Key Result muss ambitioniert, zeitlich begrenzt und messbar sein.

Der Ansatz von Atlassian für Key Results lautet: Wenn Sie völlig sicher sind, ein Key Result zu erreichen, erhöhen Sie die Zielvorgabe um etwa 30 %. Wenn Sie dagegen überhaupt nicht sicher sind, ob Sie es erreichen können, ist es wahrscheinlich genau richtig kalibriert.

Die Empfehlung von Christina Wodtke?

Seien Sie nur zu 50 % zuversichtlich, dass Sie sie erreichen können.

12- Sich gegenseitig herausfordern und das endgültige OKR-Set validieren

Bevor alle den Raum verlassen, ist es wichtig, dass jede Person mit den Unternehmens-OKR für das kommende Quartal zufrieden ist.

Diese OKR werden mit dem Rest des Unternehmens geteilt. Sie müssen kohärent und verständlich sein.

Sind die Unternehmens-Objectives inspirierend und ambitioniert? Werden die Mitarbeitenden motiviert sein, auf diese Ziele hinzuarbeiten?

Sind die Key Results ebenfalls ambitioniert?

Sind sie auf die Unternehmens-Objectives ausgerichtet?

Werden sie dazu beitragen, die Konzentration und Motivation der Teams über ein ganzes Quartal aufrechtzuerhalten?

Sobald die Unternehmens-OKR von allen als stimmig empfunden werden, ist es an der Zeit, die Vision mit den übrigen Mitarbeitenden zu teilen.

Nach dem OKR-Workshop auf Unternehmensebene

Einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene zu moderieren ist nur der erste Schritt.

Sie müssen nun sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die Unternehmens-OKR kennen und den Fortschritt in Richtung dieser Ziele verfolgen.

Wie gelingt das?

• Indem Sie einen OKR-Review-Workshop für das nächste Quartal planen und
• OKR-Workshops auf Team- und Individualebene organisieren.

OKR für Ihr Team erstellen

Sobald das Unternehmen seine Objectives und Key Results definiert hat, sollte jedes Team einen Workshop abhalten, um zu ermitteln, zu welchen OKR es beitragen kann.

Es sollte über seinen Beitrag zu einem Objective nachdenken und seine eigenen Key Results definieren.

Team-Verantwortliche organisieren einen OKR-Workshop mit ihren Teams und behalten dabei folgende Fragen im Blick:

• Belegen die Key Results einen Fortschritt in Richtung des Objectives?
• Sind sie inspirierend und ambitioniert?
• Sind sie konkret genug, ohne bloße „auszuführende Aufgaben oder Projekte" zu sein?

Für diesen Workshop können Sie die oben beschriebene Checkliste für Unternehmens-OKR anpassen.

Achten Sie darauf, die Unternehmens-OKR im Blick zu behalten, während Sie dem Team die Möglichkeit geben, neue Ideen vorzuschlagen und darüber abzustimmen.

Es ist entscheidend, dass Team-Verantwortliche alle Mitarbeitenden einbeziehen, da deren Arbeit direkt davon betroffen sein wird.

Individuelle OKR gemeinsam mit Mitarbeitenden definieren

Der letzte Schritt ist der heikelste. Wie helfen Sie Ihren Mitarbeitenden, die OKR in persönliche OKR herunterzubrechen? Wie verwandelt man Ambitionen in konkrete Maßnahmen? Und wie können Mitarbeitende ihre täglichen Ziele und Zielvorgaben mit dieser Vision verbinden?

Auch wenn das Workshop-Format für diesen Schritt geeignet sein kann, ist es weitaus effektiver, Ihre Mitarbeitenden individuell zu begleiten.

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Ihre Mitarbeitenden im Einzelgespräch begleiten

• Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, ein Key Result auszuwählen und sich zu überlegen, zu welchem Objective sie beitragen möchten
• Notieren Sie dieses Objective und ergänzen Sie drei Key Results, die sie persönlich beeinflussen können
• Verknüpfen Sie sie mit Metriken, die ihre Stelle direkt beeinflusst

Sobald diese Übung individuell und personalisiert durchgeführt wurde, laden Sie die Mitglieder Ihres Teams ein, ihre OKR untereinander zu teilen.

Transparenz und Verantwortlichkeit fördern

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Einzelpersonen dazu einzuladen, ihre OKR zu teilen und damit Transparenz und Verantwortlichkeit zu fördern.

Erste Option: Reservieren Sie beim Team-OKR-Workshop etwa 30 Minuten, damit jedes Mitglied seine individuellen OKR vorstellt.

Zweite Option: Organisieren Sie einen dedizierten OKR-Workshop zum Teilen der persönlichen OKR.

Dritte Option: Dokumentieren Sie die individuellen OKR in einem vertrauenswürdigen Tool wie Talkspirit und machen Sie sie für das gesamte Team sichtbar.

Vierte Option: Kombinieren Sie mehrere oder alle dieser Ansätze!

Unabhängig von der gewählten Option ist es wichtig, dass Sie, sobald die OKR festgelegt sind, eine spätere Review-Session einplanen.

Das Follow-up Ihres OKR-Workshops sicherstellen

Wie wir gesehen haben, ist das Definieren von OKR keine Kleinigkeit. Es erfordert Engagement und Beteiligung im gesamten Unternehmen.

Die OKR-Definitionsworkshops markieren den Beginn Ihres OKR-Zyklus. Sie sind kein Selbstzweck. Es ist entscheidend, OKR regelmäßig zu überprüfen, anzupassen und den Definitionsprozess neu zu starten.

So machen Sie Fortschritte und bringen alle auf einen gemeinsamen Kurs.

Wenn Sie OKR definieren und dann vergessen, wird niemand an die Unternehmensvision glauben. Mitarbeitende werden darin nur ein weiteres Managementtool sehen und werden nicht motiviert sein, Leistung zu erbringen.

Wenn Sie hingegen die Gewohnheit entwickeln, nach jedem Workshop einen OKR-Review einzuplanen, wird sich jeder einbezogen fühlen und viel schneller zustimmen.

Die Frage lautet dann: Wie überprüft man OKR und hält die Motivation langfristig aufrecht?

Das ist das Thema eines kommenden Artikels.

Tools und Ressourcen für die OKR-Einführung

Bei Talkspirit verstehen wir die Bedeutung effektiver OKR-Workshops, um Ihre Teams auszurichten und konkrete Ergebnisse zu erzielen. Unsere Plattform bietet eine umfassende Suite von Tools, um diese Workshops zu erleichtern und Ihre OKR-Prozesse zu optimieren. Mit Talkspirit können Sie:

• Reibungslos zusammenarbeiten: Nutzen Sie unsere integrierten Kommunikationsfunktionen, damit alle Teammitglieder bei den OKR-Planungssessions dieselbe Vision teilen.‍
• Ihre OKR einfach definieren und verfolgen: Setzen Sie klare Ziele auf jeder Ebene — Unternehmen, Team, Einzelperson — und verfolgen Sie den Fortschritt mühelos, asynchron oder in einem Meeting.‍
• OKR mit konkreten Maßnahmen verknüpfen: Verknüpfen Sie Ihre OKR mit spezifischen Projekten und Aufgaben, damit jede Initiative zu Ihren Key Results beiträgt.‍
• Fortschritt in Echtzeit verfolgen: Unser OKR-Tool bietet Echtzeit-Einblick in den Fortschritt und ermöglicht schnelle Anpassungen und fundierte Entscheidungen.

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