5 tactiques pour adapter votre entreprise à un monde VUCA

‍Il y a encore peu, les « plans quinquennaux » étaient la norme. Une norme très répandue.

Planification à long terme, objectifs fixes, structures verticales et hiérarchies… Vous connaissez la chanson. Peut-être même avez-vous travaillé dans ce type d'organisation. Mais quelque chose a changé… de façon significative.

Appelez ça une accélération technologique fulgurante ou la mondialisation, mais les choses sont devenues bien plus rapides et difficiles à prévoir.

C'est là qu'entre en scène l'acronyme VUCA.

Très en vogue et bien réel, VUCA signifie Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity (Volatilité, Incertitude, Complexité, Ambiguïté), appliqué au contexte dans lequel nous évoluons.

Ces quatre caractéristiques du monde VUCA ne sont pas identiques, mais elles ont tendance à se combiner à des degrés variables.

Plus un secteur est complexe et volatile, par exemple, plus il sera difficile à prévoir et donc plus incertain. Ce qui varie surtout, c'est la quantité d'informations dont vous disposez sur la situation et la précision avec laquelle vous pouvez anticiper les résultats possibles.

Voici un schéma de la Harvard Business Review, par Nathan Bennett et G. James Lemoine, qui l'illustre parfaitement :

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Le concept de monde VUCA est né dans le milieu militaire, mais il a été largement adopté par les organisations et les entreprises comme point de départ du leadership stratégique.

Attendez… VUCA est un point de départ pour le leadership stratégique ?

Oui. Absolument.

Pour mener une stratégie d'entreprise avec succès dans un environnement VUCA, les dirigeants doivent accepter ce qu'ils ne savent pas et admettre que les choses peuvent changer rapidement. C'est devenu un élément essentiel de la planification stratégique.

Pour faire face à la volatilité, l'incertitude, la complexité et l'ambiguïté du monde des affaires, la stratégie et la mise en œuvre de tout plan de travail doivent être suffisamment flexibles pour s'adapter et manœuvrer.

C'est là qu'intervient le travail Agile.

Travailler en Agile (ou VUCA inversé)

Nous savons maintenant ce qu'est le VUCA, mais nous ignorons encore comment y faire face.

L'incertitude fait partie de la vie, mais elle est peu souhaitable dans un environnement de travail. C'est pourquoi, dans un contexte VUCA — où les tâches varient, les équipes évoluent et le marché est concurrentiel et exige une vigilance constante — une méthodologie de travail Agile est indispensable.

Il existe ce qu'on pourrait appeler le VUCA inversé, ou simplement l'autre face du VUCA, qui liste les valeurs pouvant aider les dirigeants à naviguer dans l'incertitude :

• Vision (ou prospective stratégique et bon leadership),
• Understanding (Compréhension) (grâce à l'analyse de données, le brainstorming, les cartes d'empathie, l'étude de marché),
• Clarity (Clarté) (la capacité à simplifier et à communiquer pour résoudre des problèmes complexes), et
• Agility (Agilité) (la capacité à s'adapter et à réagir rapidement aux changements)

Pour ancrer ces valeurs dans une organisation, la collaboration, la confiance et la transparence sont essentielles. Et elles ne s'installent pas d'elles-mêmes.

McKinsey (2020) a indiqué dans un article rédigé au plus fort de la pandémie de Covid-19 que de nombreuses entreprises avaient adopté des pratiques agiles pour faire face à l'évolution des priorités. Ils ont conclu que les entreprises ayant intégré des pratiques agiles dans leur modèle opérationnel avaient mieux résisté à l'impact de la crise que leurs pairs.

Pourquoi ?

Si, comme le souligne McKinsey, une organisation est composée non seulement d'équipes, mais d'un réseau d'équipes au sein d'une culture centrée sur les personnes et guidée par une raison d'être puissante pour co-créer de la valeur, alors les équipes doivent être responsabilisées.

Une équipe responsabilisée est capable de prendre ses propres décisions, d'échouer rapidement avec un risque limité et d'apprendre vite.

Ces équipes :

• se font confiance,
• partagent des objectifs communs (comme les OKR),
• font preuve d'une totale transparence sur les projets en cours, et
• poursuivent un objectif supérieur commun (une raison d'être)
• tout en travaillant avec des rôles clairement définis et une focalisation accrue
• pour rester sur la bonne voie et maintenir les variables sous contrôle.

Tout cela réuni permet à une entreprise d'être bien mieux préparée à faire face aux situations VUCA.

Des objectifs à court terme, des équipes collaboratives auto-organisées et pilotées par les données, des livrables réalistes, et la capacité à prendre leurs propres décisions nous permettent d'avancer plus vite.

Vous souvenez-vous des plans quinquennaux mentionnés au début ? Il est temps de leur dire définitivement adieu.

Adieu les objectifs à long terme ?

Oui et non.

Les grands cycles de planification annuels ou pluriannuels, longs et chronophages, semblent dépassés et irréalistes, sans parler de la perte de temps qu'ils représentent. Cela ne signifie pas pour autant qu'il ne faut pas se fixer d'objectifs. En fait, les OKR constituent une approche bien plus flexible et efficace.

Et chaque équipe a besoin de ses propres KPI pour s'évaluer et mesurer ses performances. Nous ne supprimons donc pas vraiment les plans à long terme, mais nous multiplions les points de contrôle en cours de route, comme autant de thermomètres et d'outils pour s'adapter plus rapidement aux changements.

Alors, à quoi ressemble l'Agile en pratique ?

L'Agile a été créé à l'origine pour les équipes de développement logiciel afin d'innover plus vite tout en restant à l'écoute des besoins clients.

Aujourd'hui, les méthodologies Agile ont élargi leur champ d'application pour décloisonner les organisations et favoriser la collaboration transversale.

Qu'est-ce que cela change au quotidien ?

Des tâches claires, une communication fluide et des objectifs hebdomadaires ou bimensuels.

En général, les équipes se retrouvent chaque jour pour un point rapide sur leurs activités ; au début de ce qu'on appelle un sprint, une session de planification est organisée, et à la fin du cycle, une rétrospective permet d'analyser le travail accompli, d'apprendre des erreurs et de planifier la suite.

Un flux de travail clair et visualisé.

Pour cela, un tableau Kanban ou un tableau de tâches peut s'avérer utile pour optimiser le flux de travail. Un tableau Kanban classique utilise des post-its et comprend au moins trois colonnes : le backlog à gauche, les tâches en cours au centre et les tâches terminées à droite.

Il permet de visualiser facilement l'avancement des projets et des tickets. Il existe de nombreux outils en ligne comme Trello ou Asana, mais si vous souhaitez relier vos projets à votre organigramme et connecter les opérations à la gouvernance et aux processus de prise de décision, Holaspirit est l'outil qu'il vous faut.

Itération et tests constants.

C'est ce qu'on appelle la Beta Culture, où viser la perfection est le pire ennemi, et où itérer, tester et progresser vers un meilleur produit final est bien plus productif.

Des retours constants.

Externes et internes. Lors des rétrospectives, via des sondages, des tests d'utilisabilité, des données d'activité utilisateurs, et bien d'autres encore. Écouter ce qui se passe réellement nous garde les pieds sur terre.

Cinq actions concrètes pour renforcer votre préparation VUCA

Pour survivre et prospérer dans un monde VUCA, une organisation a besoin :

1. d'une vision claire de sa raison d'être et de ses ambitions,
2. d'une réflexion stratégique et d'un leadership capables de la concrétiser, avec chaque collaborateur tirant dans le même sens,
3. d'analyses et de routines pour mesurer les progrès en continu,
4. d'une culture d'entreprise qui casse les silos pour faire face à la complexité et à l'ambiguïté,
5. d'une agilité pour réagir rapidement aux changements.

Pour y parvenir, les organisations doivent agir délibérément. Nous vous recommandons de :

1. définir clairement la raison d'être de l'organisation et vous assurer que chaque collaborateur la comprend
2. organiser des ateliers pour co-créer des objectifs engageants aux niveaux organisationnel et d'équipe
3. tenir des réunions tactiques hebdomadaires courtes pour faire le point sur les projets en cours et réviser les indicateurs clés
4. partager un organigramme visuel et documenter les rôles pour que chacun sache qui fait quoi
5. adopter un processus de prise de décision inclusif qui vous permet d'intégrer davantage de points de vue tout en prenant des décisions rapidement, en réunion ou de façon asynchrone

La plateforme Holaspirit peut vous y aider. Comment ? Réservez un appel avec nous et vous le découvrirez 😉

Trouver un modèle organisationnel agile

Cependant, implémenter un outil n'est pas la seule chose qui vous aidera à vous adapter à un monde VUCA. Pour être véritablement prêt, ce dont vous avez besoin, c'est d'un modèle organisationnel réellement agile. Les modèles hiérarchiques traditionnels ont de nombreuses qualités, mais l'agilité n'en fait pas partie. Quelle est donc l'alternative à la hiérarchie traditionnelle ? Et comment opérer ce changement ? Lisez notre dernier livre blanc sur les modèles organisationnels innovants pour obtenir toutes les réponses 👇

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