10 Gebote für die Einführung eines Community-Management-Tools

Ob Sie eine Unternehmens-Community oder ein Mitgliedernetzwerk aufbauen möchten, ist es heute unerlässlich, spezialisierte Tools einzusetzen. Dennoch scheitern viele Organisationen an solchen Projekten, weil es an Wissen über dieses Thema mangelt.

Aber wie gelingt die Einführung einer solchen Plattform? Und welches sind die besten Hebel, um Verbindungen zwischen den Mitgliedern zu schaffen und deren Engagement zu steigern?

Von der Toolauswahl bis hin zur Moderation der Austausche nennen wir Ihnen 10 Gebote, die Sie bei der Einführung Ihres Community-Management-Tools beachten sollten.

1. Legen Sie das Fundament

Bevor Sie ein Community-Management-Tool einführen, ist es zunächst wichtig, die Grundlagen Ihrer Community zu legen. Wir empfehlen insbesondere, folgende Punkte zu klären:

• Möchten Sie eher eine interne Community gründen (d. h. eine, die ausschließlich aus internen Mitarbeitenden besteht) oder ein Netzwerk (d. h. eines, das aus Personen verschiedener Organisationen besteht)?
• Um welche Art von Community handelt es sich? Möchten Sie beispielsweise eine Community gründen, in der sich Mitglieder mit gemeinsamen Interessen oder ähnlichen Berufen zusammenfinden? Soll sie gegenseitige Unterstützung fördern, Informationen teilen oder Vernetzung ermöglichen?
• Wen soll sie zusammenbringen? (Anders gefragt: Wer ist Ihr typisches Mitglied?)
• Welche Werte soll sie fördern? Mit welchem Ziel?
• Warum sollten Ihre künftigen Mitglieder ihr beitreten?

Je mehr Sie sich im Vorfeld mit diesen Fragen befassen, desto größer sind Ihre Chancen, die Mitglieder zu gewinnen und den Erfolg Ihres Community-Management-Tools zu sichern.

2. Sammeln Sie die Erwartungen Ihrer Mitglieder

Sobald diese Punkte geklärt sind, sollten Sie die Erwartungen Ihrer Mitglieder erfassen, um sicherzustellen, dass das einzuführende Community-Management-Tool ihren Anforderungen entspricht. Schließlich: Wer kennt Ihre Anforderungen besser als Ihre künftigen Nutzerinnen und Nutzer?

Fragen Sie sie insbesondere:

• Welche Funktionen sie sich für das Tool wünschen (z. B. Chat, Verzeichnis, Videokonferenz, Möglichkeit zur Gruppenerstellung, einfache Informationssuche über ein Startportal etc.)
• Wie häufig und auf welchem Gerät sie es nutzen möchten
• Welche Art von Inhalten sie dort finden möchten
• Welche Einschränkungen sie haben könnten, etwa hinsichtlich Datenschutz oder Barrierefreiheit

So haben Sie eine gute Grundlage, um die Lösung zu finden, die den Bedürfnissen Ihrer Community am besten entspricht.

3. Wählen Sie das richtige Tool

Um die Einführung Ihres Community-Management-Tools zum Erfolg zu führen, ist es in erster Linie unerlässlich, das richtige Tool zu wählen. Unser Rat: Erstellen Sie eine Liste Ihrer wichtigsten Kriterien, sowie der weniger zentralen (unter Einbeziehung der Rückmeldungen Ihrer Mitglieder). Suchen Sie dann nach Lösungen, die diese erfüllen, und vergleichen Sie sie – achten Sie dabei insbesondere auf:

• den Preis,
• die Funktionen (sowohl für Administratoren als auch für Nutzerinnen und Nutzer),
• Kundenbewertungen, insbesondere von Unternehmen, die die Lösung für das Community-Management einsetzen,
• Datensicherheitsgarantien (prüfen Sie insbesondere, ob die Daten innerhalb der Europäischen Union gehostet werden),
• Reaktionsschnelligkeit und Qualität des Kunden- und Nutzersupports,
• die Skalierbarkeit der Plattform (können Sie neue Funktionen vorschlagen?)

Um einen detaillierten Überblick über die auf dem Markt verfügbaren Lösungen zu erhalten, empfehlen wir Ihnen, unseren Vergleich der 10 besten Community-Management-Tools zu lesen. Darunter: die Lösung Talkspirit, die alle notwendigen Funktionen enthält, um Ihre Community zu animieren und zu engagieren: Chat, Gruppen, Webinare, Videokonferenz, Verzeichnis, Newsfeed und Beiträge, Startportal, Nutzungsstatistiken, etc.

Eine Demo von Talkspirit anfordern

4. Erstellen Sie einen Aktionsplan

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Community und das Tool, mit dem Sie sie animieren werden, zu bewerben! Wir empfehlen, alle Maßnahmen aufzulisten, die zur Vorbereitung des Launches erforderlich sind, insbesondere:

• Botschafterinnen und Botschafter identifizieren, die vom Nutzen der Community überzeugt sind und Ihre künftigen Mitglieder begeistern können,
• Die Community über verschiedene Kanäle bewerben (E-Mails, Intranet, internes soziales Netzwerk etc.), um deren Mehrwert bei Ihrer Zielgruppe hervorzuheben,
• Die ersten Gruppen erstellen, die den Mitgliedern auf Ihrem Tool zugänglich sein werden,
• In jeder dieser Gruppen Inhalte hinzufügen, um Mitglieder willkommen zu heißen, sie in die Community einzuführen und ihnen zu zeigen, wie die Plattform genutzt wird,
• Mitglieder zur Plattform einladen
• Ein Ereignis zum Launch der Community organisieren

HubSpot Call-to-Action Code [if lte IE 8]><div id="hs-cta-ie-element"></div><![endif] end HubSpot Call-to-Action Code

Überlegen Sie anschließend, welche Stakeholder Sie für jede dieser Maßnahmen einbinden werden, und legen Sie Fälligkeitsdaten fest, um den Launch Ihres Tools bestmöglich zu organisieren.

Am einfachsten ist es, Ihren Aktionsplan in einer Kanban-Tabelle zu pflegen, mit der Sie Aufgaben an alle Beteiligten verteilen und deren Fortschritt leicht verfolgen können. Eine Funktion zur Projektverwaltung, die unter anderem von Talkspirit angeboten wird.

Das Projektmodul von Talkspirit entdecken

5. Etablieren Sie Prozesse

Ein weiterer Punkt, den Sie nicht vergessen sollten: die Einrichtung von Prozessen für Ihr Community-Management-Tool. Denken Sie insbesondere daran, folgende zu etablieren:

• einen Onboarding- und Schulungsprozess für neue Mitglieder,
• eine Nutzungsrichtlinie, die erklärt, wie die Plattform richtig genutzt wird, und ihre Rolle im Verhältnis zu anderen bestehenden Tools beschreibt,
• einen Prozess zur Gruppenerstellung, der festlegt, wer unter welchen Bedingungen eine neue Gruppe anlegen darf,
• einen Prozess zum Wissensaustausch , der erklärt, wie, wo und auf welche Weise Wissen auf Ihrer Plattform geteilt und gespeichert wird,
• eine redaktionelle Richtlinie, die die Themen für Ihre Inhalte, die Gruppen, in denen diese veröffentlicht werden, und die Rolle jedes Beteiligten in diesem Prozess beschreibt.

Das Ziel ist, so klar wie möglich zu definieren, wie Ihre Plattform täglich funktionieren soll und welche Nutzung jede Person – ob Administrator, Gruppenverantwortliche oder Mitglied – davon machen soll.

6. Finden Sie Community-Manager

Die Einführung eines Community-Management-Tools erfordert auch, Mitglieder proaktiv einzubinden. Der beste Weg dazu? Community-Manager zu identifizieren, die die verschiedenen Gruppen auf Ihrer Plattform animieren und moderieren.

Die Anzahl der Community-Manager hängt natürlich von der Zahl der Personen auf Ihrer Plattform und den verfügbaren Ressourcen ab. Dies können sehr engagierte Community-Mitglieder sein, aber auch Mitarbeitende aus Ihrem Projektteam.

Sie sind unter anderem verantwortlich für:

• die Veröffentlichung von Willkommensbeiträgen, die das Ziel jeder Gruppe und deren Funktionsweise erläutern,
• die Verwaltung der gruppenspezifischen Inhalte,
• die Hervorhebung von Initiativen der Mitglieder,
• sowie die Bewerbung der Gruppen innerhalb der Community.

7. Fördern Sie den Austausch

Community-Manager haben auch eine der wichtigsten Aufgaben auf der Plattform: den Austausch zwischen den Mitgliedern zu fördern! Interaktionen, ohne die die Community keinen Bestand hätte.

Hier sind einige Ideen für Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Community zum Leben erwecken können:

• Organisieren Sie regelmäßige Veranstaltungen, sowohl virtuell als auch in Präsenz, um alle Mitglieder zusammenzubringen und Networking zu fördern.
• Führen Sie Umfragen durch, um die Meinungen Ihrer Mitglieder zu bestimmten Themen einzuholen (z. B. zu welcher Art von Veranstaltung sie teilnehmen möchten).
• Starten Sie Wettbewerbe, um das Engagement Ihrer Community zu steigern.
• Senden Sie eine Nachricht (automatisiert oder nicht) an inaktive Mitglieder, die seit einiger Zeit nicht aktiv waren, um sich nach ihnen zu erkundigen und zu fragen, ob das Tool ihren Erwartungen entspricht.
• Belohnen Sie die aktivsten Mitglieder, indem Sie ihnen mehr Verantwortung übertragen (z. B. schlagen Sie ihnen vor, eine neu erstellte Gruppe zu verwalten oder sogar Community-Botschafter zu werden).

8. Teilen Sie Inhalte

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Mitglieder einzubinden, besteht darin, ihnen regelmäßig relevante Inhalte zu teilen, zum Beispiel:

• bewährte Praktiken aus ihrem Berufsfeld,
• Zusammenfassungen von Fachartikeln oder Studien zu Themen, die sie interessieren,
• Erfahrungsberichte von Unternehmen mit ähnlichen Herausforderungen,
• Videointerviews mit Community-Mitgliedern, die innovative Projekte umgesetzt haben,
• einen internen Newsletter, der alle Neuigkeiten der Woche oder des Monats zusammenfasst.

Entscheidend ist, dass diese Inhalte Ihren Mitgliedern einen Mehrwert bieten und sie dazu animieren, auf der Plattform zu reagieren – mit einem Like, einer Nachricht oder dem Teilen eines weiteren Inhalts. Kurz gesagt: Je interessanter die Inhalte, die Sie teilen, desto mehr Engagement werden Sie erzeugen.

9. Vergessen Sie Ihre Mitglieder nicht

Ihre Mitglieder sind der Kern Ihrer Community. Tun Sie daher alles, um sie zu hegen und zu pflegen, sie kennenzulernen und ihnen zu zeigen, dass ihre Meinung zählt. Hier sind einige Beispiele für Maßnahmen, mit denen Sie eine Vertrauensbeziehung zu Ihren Mitgliedern aufbauen können:

• Regelmäßige Umfragen starten, um die Stimmung zu erfassen und Feedback zu dem zu erhalten, was sie an Ihrem Tool schätzen oder nicht,
• Binden Sie sie in strategische Entscheidungen ein, die sie betreffen (z. B. indem Sie ihnen erlauben, für einen Vorschlag ihrer Wahl abzustimmen),
• Personalisieren Sie die Kommunikation auf Ihrem Tool, z. B. durch die Erstellung mehrerer Startseiten je Zielgruppe, die auf verschiedene Mitgliederprofile Ihrer Community ausgerichtet sind,
• Beginnen Sie Veranstaltungen und Meetings mit Icebreakern (wörtlich: Aktivitäten zum „Eis brechen“), um die Teilnehmenden zu entspannen und einander kennenlernen zu lassen.

10. Messen Sie Ihre KPIs

Das letzte Gebot für die Einführung Ihres Community-Management-Tools: Verfolgen Sie konsequent die Entwicklung Ihrer Plattform!

Auf quantitativer Ebene empfehlen wir insbesondere, folgende Kennzahlen zu verfolgen:

• die Rate aktiver Nutzerinnen und Nutzer pro Woche und pro Monat,
• das Engagement bei Beiträgen, die in den einzelnen Gruppen veröffentlicht werden,
• die Anzahl der täglich gesendeten Nachrichten in den Chat-Kanälen,
• die Teilnahmequote bei Veranstaltungen und Umfragen.

Um einen qualitativeren Überblick über den Erfolg Ihrer Plattform zu erhalten, können Sie außerdem bewerten:

• die Zufriedenheit der Mitglieder mit Ihrem Tool (über eine Umfrage, aber auch über das Feedback, das Sie erhalten haben),
• die Qualität der Austausche in den einzelnen Gruppen,
• die Anzahl der Personen, die sich regelmäßig auf dem Tool zu Wort melden (sind es immer dieselben Mitglieder, oder sind die Profile vielfältiger?),
• wie leicht es Mitgliedern fällt, Verbindungen zu Gleichgesinnten aufzubauen.

Dank dieser KPIs haben Sie alle nötigen Informationen, um die Nutzung des Tools weiterzuentwickeln und das Erlebnis jedes Mitglieds auf der Plattform zu verbessern.

Fazit

Sie kennen nun die 10 Gebote für die Einführung Ihres Community-Management-Tools. Möchten Sie weitere Best Practices erkunden oder eine persönliche Beratung erhalten? Kontaktieren Sie einen unserer Experten, um alle Erfolgsschlüssel für die Einführung Ihrer Plattform zu erhalten.

Möchten Sie erfahren, wie andere Organisationen ihr Tool eingeführt haben? Lesen Sie unseren Praxisleitfaden mit Initiativen von 10 unserer Kunden für das Management ihrer Communities:

Zum Praxisleitfaden

In unserem Praxisleitfaden „10 Initiativen unserer Kunden für das Management ihrer Communities“ erfahren Sie: 10 Beispiele von Organisationen, die Talkspirit zur Pflege ihrer Communities einsetzen, sowie Tipps und Tricks, um alle Mitglieder zu vereinen und ihr Engagement zu fördern.

Herunterladen