À quoi ressemble vraiment une entreprise transparente ?

Tout le monde parle de l’importance de développer la transparence en entreprise. Mais dans les faits, devenir une entreprise transparente n’est pas du tout une mince affaire. Une étude que nous avons menée en France montre que seulement 12 % des salariés interrogés estiment que leur entreprise est tout à fait transparente. La marge de progression est donc encore considérable.

En matière de transparence, les actes valent mieux que les discours. Plutôt que de se contenter de déclarer vouloir une entreprise transparente, il est temps de passer à l’action ! Pour mieux comprendre ce que la transparence implique concrètement, nous avons interviewé Marek Wzorek, CEO, fondateur et coach exécutif chez PerfectCircle, une entreprise spécialisée dans l’accompagnement des organisations opales.

Dans cet article, il explique les bénéfices de la transparence, les caractéristiques d’une entreprise transparente, ainsi que les meilleures pratiques pour y parvenir.

Pourquoi la transparence est-elle si importante en entreprise ?

La transparence est aujourd’hui incontournable dans toute organisation. Mais pourquoi, exactement ? Voici quelques-uns des bénéfices qu’elle apporte.

Meilleures performances

Dans l’étude que nous avons menée en France, nous avons constaté que 44 % des salariés estiment qu’une entreprise transparente est plus performante qu’une entreprise qui ne l’est pas. Marek Wzorek le confirme à partir de sa propre expérience de coach exécutif et opale, auprès d’organisations traditionnelles comme opales.

« Des rôles et des processus clairs aident les gens à travailler plus efficacement. Le plus souvent, faute de consignes ou de règles claires, les gens ne savent pas quoi faire, et ils sont donc peu productifs. Quand il y a de la transparence, au contraire, les collaborateurs sont non seulement plus productifs, mais ils comprennent aussi mieux l’impact de leur travail. Et à mesure qu’ils gagnent en productivité, ils y prennent davantage de plaisir, ce qui augmente à son tour la satisfaction des clients, » explique Marek Wzorek.

Sécurité renforcée

« Mettre en place la transparence au travail peut aussi apporter de la sécurité à l’entreprise, » ajoute-t-il. « Prenons l’exemple de l’industrie aéronautique. C’est l’un des secteurs les plus sûrs qui soient, mais pourquoi ? Parce qu’exposés à des risques élevés, ils doivent s’assurer que les processus sont aussi transparents que possible. Cela se voit clairement dans un avion : tous les processus sont assortis de consignes claires, de règles et de listes de contrôle pour passagers, hôtesses de l’air et pilotes. Il en va de même lorsque les différentes équipes assemblent l’avion. De nombreuses organisations devraient s’en inspirer. »

Un onboarding facilité

« Autre avantage : lorsqu’il y a de la transparence dans l’organisation, l’onboarding des nouvelles recrues est beaucoup plus rapide. Comme tout est déjà documenté, elles s’approprient rapidement l’organisation, sa culture et ses processus. Cela les aide ensuite à prendre leurs responsabilités et à prendre leurs propres décisions de manière autonome. »

Une meilleure rétention des talents

Selon Marek Wzorek, «une organisation est comme un bâtiment : quand certains endroits sont fermés ou dans l’obscurité, personne ne veut y aller. » En revanche, quand tout est ouvert et accessible, les gens sont davantage attirés et restent plus longtemps. Cela illustre bien que cultiver la transparence contribue à créer un bon climat au sein de l’entreprise, et ainsi à attirer et retenir davantage de talents.

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Qu’est-ce qui rend une entreprise transparente ?

Qu’est-ce qui caractérise concrètement une entreprise transparente ? Voici ce que notre expert a à dire sur le sujet.

« Une entreprise transparente est une entreprise qui apporte de la transparence à tous les aspects de l’organisation : les finances, les processus RH, les objectifs, les rôles et la culture organisationnelle. Quand les membres d’une équipe connaissent clairement le rôle de chacun et peuvent mesurer le chiffre d’affaires et les résultats de leur équipe, de leur cercle ou de leur propre rôle, c’est déjà l’indice d’un niveau élevé de transparence au travail.

De plus, une entreprise transparente se caractérise par un environnement psychologiquement sûr qui permet aux collaborateurs d’exprimer librement leurs opinions et leurs préoccupations. Quand ils font des erreurs, ils n’ont pas peur d’en parler. Au contraire, les erreurs sont une opportunité d’apprendre et de grandir. Dans les organisations traditionnelles dépourvues de transparence, les erreurs existent aussi, mais la différence, c’est que personne ne veut en entendre parler.

Bien sûr, quand on parle de transparence, il faut aussi aborder la question des salaires. Notre étude montre que la transparence est la première chose que recherchent les salariés, on ne peut donc pas l’éviter. Plus les gens ont accès aux salaires de l’organisation, plus l’entreprise est transparente. Beaucoup d’entreprises ont pourtant peur d’en parler, parce que la rémunération n’y est généralement pas fixée de façon équitable.

Pour parvenir à la transparence salariale, il faut donc y aller étape par étape et commencer par définir des processus clairs en matière de développement des talents. Par exemple, vous devez définir la fourchette salariale pour chaque poste, en fonction de l’expérience du collaborateur (junior, intermédiaire, senior, etc.) et de ses compétences. »

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Comment renforcer la transparence au sein de votre organisation ?

« Mettre en place l’autogestion est un excellent moyen de rendre votre entreprise plus transparente, car la transparence y est primordiale, » explique Marek Wzorek. Dans ces organisations, les équipes sont habilitées à prendre des initiatives et des décisions, sans passer systématiquement par l’accord d’un manager. Encore faut-il que les rôles, les processus et les objectifs soient parfaitement transparents, ainsi que la façon de les faire évoluer, de les adapter ou d’en créer de nouveaux.

Devenir une organisation autogérée prend du temps, et ce n’est pas forcément adapté à tout le monde. Si vous êtes dans une organisation traditionnelle ou en train de passer à un nouveau modèle de gouvernance, il existe néanmoins des mesures concrètes pour rendre votre entreprise plus transparente. Voici quelques exemples de bonnes pratiques.

Organiser des réunions stand-up

« Pour commencer, vous pouvez organiser des réunions stand-up quotidiennes ou des réunions tactiques hebdomadaires pour mettre en lumière ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Cela encourage les gens à s’exprimer, aussi bien sur les points positifs que négatifs, et à être plus transparents avec leurs collègues. »

PS : voici un modèle de réunion stand-up qui pourrait vous être utile 😉

N’oubliez pas non plus de prendre des notes lors de ces réunions ! Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de réunion d’Holaspirit. Elle permet de créer différents modèles de réunion, de prendre des notes et de générer automatiquement des comptes rendus. Sur le format de ces réunions, voir notre guide des réunions efficaces dans les organisations de demain.

Sur Holaspirit, tout le monde a accès aux comptes rendus de réunion, ce qui permet de vérifier si vos initiatives portent leurs fruits. « Par exemple, si vous constatez que les membres de l’équipe ont soulevé des tensions, discuté de solutions et pris des décisions collectivement lors d’une réunion, cela signifie que votre entreprise devient plus transparente. De plus, ces comptes rendus aident les gens à comprendre comment les autres équipes travaillent ensemble, et comment s’en inspirer, » explique-t-il.

Définir des OKR

« Si vous voulez clarifier les attentes et suivre plus facilement vos objectifs, je recommande aussi d’utiliser la méthode OKR (Objectives and Key Results). Nous avons aidé plusieurs de nos clients à la mettre en place sur Holaspirit, et nous constatons que cela contribue à rendre une entreprise plus transparente. »

Les OKR vous permettent de fixer des objectifs mesurables et ambitieux, aussi bien pour votre entreprise que pour vos équipes. Cette méthode contribue ainsi à aligner tout le monde sur les mêmes buts et priorités.

« Une fois les OKR en place, vous pouvez suivre la maturité de leur usage dans l’équipe et dans l’organisation. Les équipes et les organisations les plus transparentes et les plus auto-organisées vérifient régulièrement l’avancement de ces OKR, ainsi que des projets qui y sont rattachés. » L’objectif des OKR n’est pas de fixer des cibles au hasard puis de les oublier. Si les membres de l’équipe les mettent à jour régulièrement, c’est le signe qu’ils leur servent vraiment, et que la transparence progresse dans l’équipe et dans l’organisation.

Utiliser une application de gestion de projet

« Utiliser une application de gestion de projet avec des tableaux kanban apporte davantage de visibilité sur les projets en cours, car elle permet de suivre facilement l’avancement des tâches. C’est ce que nous utilisons sur Holaspirit, et nous constatons que cela facilite grandement la collaboration. De plus, cocher les tâches comme terminées aide aussi les gens à ressentir un sentiment d’accomplissement.

« Lorsque nous voulons mesurer le succès de la mise en œuvre de l’autogestion, nous vérifions généralement le niveau de transparence et les projets sur lesquels les gens travaillent. Nous regardons comment chaque projet est divisé en différentes tâches, combien de tâches sont en cours, et comment elles sont réparties entre les membres de l’équipe. »

Recueillir les retours de vos collaborateurs

« Une très bonne pratique à mettre en place est les sondages de feedback. Par exemple, vous pouvez mesurer l’eNPS (Employee Net Promoter Score) pour savoir dans quelle mesure vos collaborateurs recommanderaient votre entreprise à leurs proches et collègues. Cela vous permettra de comprendre comment les gens perçoivent l’organisation, leur niveau d’engagement et ce que vous pouvez faire pour améliorer cet engagement. »

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Montrer l’exemple

« La bonne pratique la plus importante est de montrer l’exemple. Je vois souvent des dirigeants affirmer vouloir une entreprise plus transparente, sans l’être eux-mêmes. Par exemple, ils attendent des autres équipes qu’elles aient des OKR, mais n’en créent pas pour eux-mêmes. Si vous souhaitez améliorer la transparence, les leaders doivent être exemplaires. »

Concrètement, comment montre-t-on l’exemple ? Pour Marek Wzorek, « les leaders doivent commencer par comprendre qui ils sont, quelles sont leurs forces et leurs faiblesses. Faire cette auto-évaluation seul ne suffit pas toujours, car nous avons tous des angles morts et des biais cognitifs. D’où l’intérêt de se faire accompagner par un coach.

Je rencontre souvent, dans les organisations traditionnelles, des managers qui en sont le goulot d’étranglement. L’un de mes clients, dirigeant d’une organisation traditionnelle, faisait énormément de choses, mais sans transparence vis-à-vis de son équipe. Quand j’ai commencé à travailler avec lui, il a réalisé qu’il n’avait pas besoin de tout faire lui-même, et qu’il n’était pas le mieux placé pour le faire. Il a progressivement lâché prise, son équipe a repris une bonne partie de ses tâches, puis ils ont recruté une personne plus adaptée au poste. Aujourd’hui, il va beaucoup mieux, et son équipe aussi !

Cet exemple montre que les leaders doivent d’abord être transparents envers eux-mêmes pour l’être pleinement vis-à-vis de leur équipe. »

Organiser des ateliers

En complément des bonnes pratiques précédentes, Marek Wzorek recommande également «d’organiser des ateliers pour sensibiliser à la transparence et aider les gens à changer de mentalité. Lors de ces ateliers, nous apprenons aux participants à ne pas juger leurs collègues lorsqu’ils s’expriment ou reconnaissent leurs erreurs. Nous leur faisons également pratiquer la communication non violente pour leur montrer comment être transparents sans se blesser mutuellement. »

Pour conclure

Les données concrètes et les insights de Marek Wzorek nous ont appris que développer la transparence en entreprise contribue à améliorer la productivité des collaborateurs, leur engagement et leur fidélité. Pour devenir véritablement transparentes, les entreprises doivent clarifier les rôles, les responsabilités, les processus et les objectifs, ainsi que toutes les données dont les collaborateurs ont besoin pour prendre des décisions éclairées. Et surtout, les leaders doivent montrer l’exemple.

Mettre en place des outils d’autogestion comme Holaspirit peut significativement accroître le niveau de transparence au sein de l’organisation. Cela vous permet de visualiser clairement qui fait quoi, qui travaille sur quels projets et quels processus sont utilisés. Contactez notre équipe pour obtenir une démonstration de notre plateforme et découvrez comment elle peut rendre votre entreprise plus transparente.

Au-delà des bons outils, il vous faudra aussi choisir le modèle organisationnel qui vous convient. De nombreux modèles innovants (holacratie, sociocratie, entreprise opale, agilité, etc.) peuvent vous aider à devenir une entreprise plus transparente et plus agile. Téléchargez notre livre blanc pour tout savoir 👇

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