À quoi ressemble vraiment une entreprise transparente ?

Tout le monde parle de l’importance de développer la transparence en entreprise. Mais dans les faits, devenir une entreprise transparente n’est pas du tout une mince affaire. Une étude que nous avons menée en France montre que seulement 12 % des salariés interrogés estiment que leur entreprise est tout à fait transparente. La marge de progression est donc encore considérable.

En matière de transparence, les actes valent mieux que les discours. Plutôt que de se contenter de déclarer vouloir une entreprise transparente, il est temps de passer à l’action ! Pour mieux comprendre ce que la transparence implique concrètement, nous avons interviewé Marek Wzorek, CEO, fondateur et coach exécutif chez PerfectCircle, une entreprise spécialisée dans l’accompagnement des organisations opales.

Dans cet article, il explique les bénéfices de la transparence, les caractéristiques d’une entreprise transparente, ainsi que les meilleures pratiques pour y parvenir.

Pourquoi la transparence est-elle si importante en entreprise ?

Nowadays transparency is a must in every organization. But why is that exactly? Here are some of the benefits that transparency brings. 

Meilleures performances

In the French study that we did, we found that 44% of employees think that a company who’s transparent is more performant than a company who’s not. Marek Wzorek confirms it also from his own experience, working as executive and teal coach with traditional organizations and teal organizations. 

“Clear roles and processes help people work more efficiently. Most often, when there are no clear guidelines or rules, people are confused about what to do, and so they’re not very productive. However, when there’s transparency, employees are not only more productive but also understand better the impact that their work has. As they get more productive, they also get happier, which in turn increases customer satisfaction and happiness,” says Marek Wzorek. 

Sécurité renforcée

‍« Mettre en place la transparence au travail peut aussi apporter de la sécurité à l’entreprise, » ajoute-t-il. « Prenons l’exemple de l’industrie aéronautique. C’est l’un des secteurs les plus sûrs qui soient, mais pourquoi ? Parce qu’exposés à des risques élevés, ils doivent s’assurer que les processus sont aussi transparents que possible. Cela se voit clairement dans un avion : tous les processus sont assortis de consignes claires, de règles et de listes de contrôle pour passagers, hôtesses de l’air et pilotes. Il en va de même lorsque les différentes équipes assemblent l’avion. De nombreuses organisations devraient s’en inspirer. »

Un onboarding facilité

‍« Autre avantage : lorsqu’il y a de la transparence dans l’organisation, l’onboarding des nouvelles recrues est beaucoup plus rapide. Comme tout est déjà documenté, elles s’approprient rapidement l’organisation, sa culture et ses processus. Cela les aide ensuite à prendre leurs responsabilités et à prendre leurs propres décisions de manière autonome. »

Une meilleure rétention des talents

Selon Marek Wzorek, «une organisation est comme un bâtiment : quand certains endroits sont fermés ou dans l’obscurité, personne ne veut y aller. » En revanche, quand tout est ouvert et accessible, les gens sont davantage attirés et restent plus longtemps. Cela illustre bien que cultiver la transparence contribue à créer un bon climat au sein de l’entreprise, et ainsi à attirer et retenir davantage de talents.

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Qu’est-ce qui rend une entreprise transparente ?

Qu’est-ce qui caractérise concrètement une entreprise transparente ? Voici ce que notre expert a à dire sur le sujet.

‍“A transparent company is a company that brings transparency to every aspect of the organization, on topics such as finances, HR processes, goals, roles and organizational culture. When team members clearly know each other’s role and are able to measure their own turnover and profits in the team/circle or own role, it’s already an indicator that there's a high level of transparency in the workplace. 

‍De plus, une entreprise transparente se caractérise par un environnement psychologiquement sûr qui permet aux collaborateurs d’exprimer librement leurs opinions et leurs préoccupations. Quand ils font des erreurs, ils n’ont pas peur d’en parler. Au contraire, les erreurs sont une opportunité d’apprendre et de grandir. Dans les organisations traditionnelles dépourvues de transparence, les erreurs existent aussi, mais la différence, c’est que personne ne veut en entendre parler.

Of course, when we talk about transparency, we should take in consideration the topic of transparency about salaries. We found in our study that transparency is the number one thing employees are looking for, so this can’t be avoided. So the more people have access to the organization’s salaries, the more transparent the company is. However, a lot of companies are afraid to speak out about salaries because it’s usually not done in a fair way. 

Pour parvenir à la transparence salariale, il faut donc y aller étape par étape et commencer par définir des processus clairs en matière de développement des talents. Par exemple, vous devez définir la fourchette salariale pour chaque poste, en fonction de l’expérience du collaborateur (junior, intermédiaire, senior, etc.) et de ses compétences. »

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Comment renforcer la transparence au sein de votre organisation ?

‍“Implementing self-management is a great way to make your company more transparent, because transparency is paramount in self-managed organizations,” explains Marek Wzorek. In such organizations, teams are empowered to take initiative and make decisions, without always asking for a manager’s approval. However, roles, processes and objectives need to be very transparent for them to be able to do that and also how they can change, adapt or implement new roles, processes and objectives . 

Devenir une organisation autogérée prend du temps, et ce n’est pas forcément adapté à tout le monde. Si vous êtes dans une organisation traditionnelle ou en train de passer à un nouveau modèle de gouvernance, il existe néanmoins des mesures concrètes pour rendre votre entreprise plus transparente. Voici quelques exemples de bonnes pratiques.

Organiser des réunions stand-up

‍« Pour commencer, vous pouvez organiser des réunions stand-up quotidiennes ou des réunions tactiques hebdomadaires pour mettre en lumière ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Cela encourage les gens à s’exprimer, aussi bien sur les points positifs que négatifs, et à être plus transparents avec leurs collègues. »

PS : voici un modèle de réunion stand-up qui pourrait vous être utile 😉

N’oubliez pas non plus de prendre des notes lors de ces réunions ! Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de réunion d’Holaspirit. Elle permet de créer différents modèles de réunion, de prendre des notes et de générer automatiquement des comptes rendus.

Sur Holaspirit, tout le monde a accès aux comptes rendus de réunion, ce qui permet de vérifier si vos initiatives portent leurs fruits. « Par exemple, si vous constatez que les membres de l’équipe ont soulevé des tensions, discuté de solutions et pris des décisions collectivement lors d’une réunion, cela signifie que votre entreprise devient plus transparente. De plus, ces comptes rendus aident les gens à comprendre comment les autres équipes travaillent ensemble, et comment s’en inspirer, » explique-t-il.

Définir des OKR

“If you want to make expectations clearer and track your objectives more easily, I would also recommend using the OKR (Objective and Key Results) methodology. We’ve helped several of our clients implement it on Holaspirit, and we find that this can help make a company more transparent.” 

Les OKR vous permettent de fixer des objectifs mesurables et ambitieux, aussi bien pour votre entreprise que pour vos équipes. Cette méthode contribue ainsi à aligner tout le monde sur les mêmes buts et priorités.

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“Once you’ve started implementing OKRs, you can monitor the maturity of using OKRs in the team and organization. More transparent and self-organized teams and organizations regularly check the progress of these OKRs, as well as the projects that are connected to it.”  The aim of OKRs isn’t just to set random objectives and to forget about it. If team members update it on a regular basis, this shows that it’s actually useful for them and that they’re developing transparency in the team and organization.

Utiliser une application de gestion de projet

« Utiliser une application de gestion de projet avec des tableaux kanban apporte davantage de visibilité sur les projets en cours, car elle permet de suivre facilement l’avancement des tâches. C’est ce que nous utilisons sur Holaspirit, et nous constatons que cela facilite grandement la collaboration. De plus, cocher les tâches comme terminées aide aussi les gens à ressentir un sentiment d’accomplissement.

« Lorsque nous voulons mesurer le succès de la mise en œuvre de l’autogestion, nous vérifions généralement le niveau de transparence et les projets sur lesquels les gens travaillent. Nous regardons comment chaque projet est divisé en différentes tâches, combien de tâches sont en cours, et comment elles sont réparties entre les membres de l’équipe. »

Recueillir les retours de vos collaborateurs

« Une très bonne pratique à mettre en place est les sondages de feedback. Par exemple, vous pouvez mesurer l’eNPS (Employee Net Promoter Score) pour savoir dans quelle mesure vos collaborateurs recommanderaient votre entreprise à leurs proches et collègues. Cela vous permettra de comprendre comment les gens perçoivent l’organisation, leur niveau d’engagement et ce que vous pouvez faire pour améliorer cet engagement. »

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Montrer l’exemple

« La bonne pratique la plus importante est de montrer l’exemple. Je vois souvent des dirigeants affirmer vouloir une entreprise plus transparente, sans l’être eux-mêmes. Par exemple, ils attendent des autres équipes qu’elles aient des OKR, mais n’en créent pas pour eux-mêmes. Si vous souhaitez améliorer la transparence, les leaders doivent être exemplaires. »

How exactly, do you lead by example? Well, for Marek Wzorek, “leaders should begin by understanding who they are, what their strengths and weaknesses are. Doing this self-assessment on your own is not always successful  because as people we have blind spots and cognitive biases, that’s why it’s usually best to get help from a coach. 

I often met managers in traditional organizations which are the bottlenecks of organizations. One of my clients - a CEO in a traditional organization - was doing a lot of things, but he wasn’t transparent about it with his team. When I started to work with him, he realized that he didn't need to do a lot of things on his own, and that he wasn’t the best at doing them. Gradually he let it go, his team took over a lot of his duties and later they recruited another team member that was more fit for the job. Now he’s doing much better, and his team too!

Cet exemple montre que les leaders doivent d’abord être transparents envers eux-mêmes pour l’être pleinement vis-à-vis de leur équipe. »

Organiser des ateliers

En complément des bonnes pratiques précédentes, Marek Wzorek recommande également «d’organiser des ateliers pour sensibiliser à la transparence et aider les gens à changer de mentalité. Lors de ces ateliers, nous apprenons aux participants à ne pas juger leurs collègues lorsqu’ils s’expriment ou reconnaissent leurs erreurs. Nous leur faisons également pratiquer la communication non violente pour leur montrer comment être transparents sans se blesser mutuellement. »

Pour conclure

Les données concrètes et les insights de Marek Wzorek nous ont appris que développer la transparence en entreprise contribue à améliorer la productivité des collaborateurs, leur engagement et leur fidélité. Pour devenir véritablement transparentes, les entreprises doivent clarifier les rôles, les responsabilités, les processus et les objectifs, ainsi que toutes les données dont les collaborateurs ont besoin pour prendre des décisions éclairées. Et surtout, les leaders doivent montrer l’exemple.

Mettre en place des outils d’autogestion comme Holaspirit peut significativement accroître le niveau de transparence au sein de l’organisation. Cela vous permet de visualiser clairement qui fait quoi, qui travaille sur quels projets et quels processus sont utilisés. Contactez notre équipe pour obtenir une démonstration de notre plateforme et découvrez comment elle peut rendre votre entreprise plus transparente.

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