Comment améliorer la collaboration au sein des équipes transversales

Toutes les entreprises innovantes accordent la priorité à la collaboration en mode projet, notamment pour la conception et les transformations à l'échelle de l'organisation. Une étude de Deloitte révèle ainsi que 83 % des entreprises en maturité numérique s'appuient sur des équipes transversales. Et avec 69 % des entreprises qui signalent un niveau d'autonomie plus élevé, c'est une approche idéale pour responsabiliser les collaborateurs.

Grâce à la collaboration en équipes transversales, vous pouvez générer des innovations marquantes qui font avancer votre entreprise et favoriser la satisfaction, l'engagement et la performance des collaborateurs.

Cependant, faire collaborer et communiquer efficacement tous les membres de l'équipe peut s'avérer complexe, surtout si la majorité (voire la totalité) travaille à distance. Cet article vous aidera à améliorer les efforts de collaboration au sein de vos équipes transversales.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'une équipe transversale ?
• Les 5 meilleures façons d'améliorer la collaboration en équipe transversale
• Comment améliorer la collaboration en équipe transversale à distance ?
• Boostez dès maintenant la collaboration de votre équipe transversale

Qu'est-ce qu'une équipe transversale ?

Imaginez une équipe d'experts issus de différents services de votre entreprise réunis pour travailler ensemble sur un projet. C'est ce qu'on appelle une équipe transversale. Regroupant des profils variés — marketing, technique, design —, ces équipes mettent leur expertise individuelle au service du collectif pour proposer de nouvelles idées et innover.

Les équipes transversales travaillent généralement sur le développement de produits, où ingénieurs, designers et équipes marketing collaborent sur un nouveau produit. Les équipes d'innovation collaborent elles aussi de manière transversale pour créer des idées originales et les déployer efficacement dans l'entreprise.

Pour piloter une équipe transversale, il est essentiel de privilégier une communication claire et de fixer des objectifs communs. Chaque membre de l'équipe doit comprendre son rôle et les responsabilités qui lui incombent.

Les 5 meilleures façons d'améliorer la collaboration en équipe transversale

Si vous avez déjà une équipe transversale ou si vous envisagez d'en constituer une pour votre prochain projet, voici cinq stratégies efficaces pour en maximiser le succès.

1. Utiliser des canaux de communication clairs

En tant qu'entreprise établie, vous disposez probablement déjà d'un outil de communication (sinon, découvrez ici les 16 meilleurs logiciels de communication d'équipe). Quel que soit l'outil utilisé, assurez-vous qu'il permet à votre équipe transversale de communiquer efficacement.

Adoptez des canaux formels et informels pour offrir à votre équipe tout ce dont elle a besoin pour avancer. Organisez des réunions transversales régulières, en présentiel et à distance, et partagez les informations sur les canaux formels entre les réunions. Cela permettra à votre équipe de rester sur la bonne voie et de travailler vers un objectif commun.

Les canaux informels, quant à eux, permettent aux membres de l'équipe de poser des questions, d'apporter des réponses et de partager des avancées de manière plus ouverte, favorisant ainsi une communication continue et renforçant la cohésion de l'entreprise

2. Définir des objectifs et des buts communs

L'objectif principal d'une équipe transversale est de collaborer vers un but commun. Communiquer clairement votre vision globale garantit que chaque membre comprend ses responsabilités et la façon dont son travail contribue au projet dans son ensemble. Donner à vos collaborateurs un objectif partagé facilite la priorisation des tâches et la prise de décisions qui font avancer le projet.

Pour s'assurer que tous les membres comprennent l'objectif commun, envisagez d'adopter la méthodologie OKR (Objectives and Key Results). Utilisée par un nombre croissant d'entreprises mondiales — dont Google et Intel —, la méthode OKR aide votre équipe à se fixer des objectifs ambitieux et mesurables et à les suivre efficacement.

Selon une étude d' Asana, seulement 16 % des travailleurs de la connaissance estiment que leur entreprise est efficace pour définir et communiquer ses objectifs. Il est donc crucial que l'ensemble de votre équipe transversale soit impliqué. Chacun doit savoir vers quoi il travaille et se sentir engagé dans le processus.

Les OKR suivent un modèle simple, que vous pouvez adapter à votre équipe, votre projet et vos enjeux :

• Je vais [objectif] mesuré par [résultat clé].

Ici, l'objectif est le but que vous souhaitez atteindre — il doit être ambitieux et stimulant. Le résultat clé est un indicateur pour mesurer votre progression vers cet objectif, facile à quantifier sous forme de chiffre ou d'échelle.

Vous pouvez ensuite utiliser ces résultats clés pour définir de futurs objectifs. Par exemple, si le chiffre est trop faible ou facilement atteint, vous pouvez choisir de vous fixer un objectif plus ambitieux la prochaine fois.

Ne confondez pas OKR et KPI. L'OKR est avant tout un cadre de gestion des objectifs qui aide à communiquer efficacement les buts communs, à établir des résultats mesurables et à encourager la collaboration au sein des équipes transversales.

3. Responsabiliser vos collaborateurs grâce à des rôles bien définis

Une équipe transversale performante comprend clairement les rôles individuels de chacun dans le projet et sait quelles contributions sont attendues pour répondre aux objectifs.

Avant le lancement du projet, rencontrez chaque membre de l'équipe. Lors de cette réunion, précisez vos attentes, la date limite du projet, et la façon dont leur expertise peut être mise au service de l'équipe transversale. Cela évite toute confusion concernant les rôles et les responsabilités, et permet à chacun de s'approprier ses tâches.

À lire aussi : 4 étapes pour gérer un projet de la manière la plus efficace

Cette réunion préalable au projet permet également aux membres de l'équipe de poser leurs questions, ce qui vous fera gagner du temps et évitera des complications ultérieures.

Pour responsabiliser vos collaborateurs, nous recommandons également de définir les rôles et responsabilités à l'aide d'un logiciel comme Holaspirit, qui vous permet de voir clairement qui fait quoi dans l'organisation.

Découvrir Holaspirit

4. Organiser des réunions de groupe régulières

Sans réunions régulières en groupe, les membres auront du mal à comprendre l'avancement du projet et la façon dont leurs contributions sont perçues.

La fréquence de ces points d'avancement dépendra de la nature du projet et de la phase en cours. Si vous travaillez sur un projet à court terme avec un calendrier serré, des réunions hebdomadaires concises de 20 minutes peuvent être idéales pour tenir tout le monde informé sans perturber le flux de travail.

À l'inverse, si votre projet est long terme et que la progression est lente en raison de divers facteurs, une réunion mensuelle d'une heure peut suffire.

Dans tous les cas, veillez à désigner des représentants pour animer les points d'avancement sur les différentes parties du projet. Par exemple, si votre équipe transversale regroupe des équipes design, commerciale et marketing, choisissez des personnes issues de chaque sous-groupe ayant une bonne maîtrise des objectifs globaux du projet.

Avant votre réunion, créez un ordre du jour qui précise les sujets à aborder et partagez-le avec toute l'équipe. Nous recommandons d'aborder les thèmes suivants :

• Avancement
• Actualités
• Difficultés
• Prochaines étapes

5. Assurer un leadership fort et un soutien continu

Le responsable de votre équipe transversale doit avoir de l'expérience dans la délégation et la gestion de projets d'envergure, de l'idée à la réalisation. N'oubliez pas que vous pouvez trouver des leaders efficaces en interne comme en externe.

Vous pouvez faire appel à un manager ou consultant externe plus expérimenté, mieux à même de guider l'équipe. Mais vous devriez aussi considérer les collaborateurs qui possèdent déjà les compétences nécessaires pour être de bons chefs de projet.

Si vous optez pour cette seconde option, organisez de courts entretiens et demandez des preuves de leurs compétences managériales. Ont-ils déjà apporté un soutien à d'autres ? Ont-ils animé des réunions ciblées au sein de votre entreprise ? Établissez une liste restreinte de candidats internes susceptibles de maintenir votre équipe transversale sur la bonne voie.

Assurez-vous que votre chef de projet apporte régulièrement du soutien aux membres de votre équipe transversale et favorise une culture de travail ouverte et honnête.

Comment améliorer la collaboration en équipe transversale à distance ?

Il peut être difficile de trouver les meilleurs talents dans la zone géographique de votre bureau. Si vous faites partie des 16 % d'entreprises fonctionnant entièrement en télétravail, vous envisagerez peut-être de constituer une équipe transversale à distance.

Heureusement, avec la multiplication des outils de travail à distance, il est plus facile que jamais de constituer une équipe à distance hautement productive. Vous ferez cependant face à des défis spécifiques, c'est pourquoi nous vous proposons nos conseils éprouvés ci-dessous.

1. Définir des règles de communication claires

Choisir les bons outils de communication

Chaque membre de l'équipe doit savoir à quelle fréquence il est attendu de communiquer et quels canaux utiliser pour joindre rapidement ses collègues. Lors de votre réunion préalable au projet, précisez quand recourir à la messagerie instantanée et quand planifier des appels vidéo, et quels outils de collaboration et de communication doivent être utilisés.

Si vous cherchez une plateforme tout-en-un, Talkspirit est peut-être la solution qu'il vous faut ! Notre logiciel propose plusieurs fonctionnalités de collaboration pour les équipes transversales, notamment le chat et la visioconférence, des canaux de communication, la gestion de projet, le stockage en ligne, la co-édition de documents, la publication sur un fil d'actualité, et bien plus encore !

Découvrir Talkspirit

Définir vos règles d'utilisation

Bien sûr, mettre en place des outils de communication comme Talkspirit n'est qu'une partie du processus. Il est essentiel de définir des règles qui garantissent une utilisation efficace de ces outils.

Envisagez d'organiser une courte session d'intégration pour chaque membre de l'équipe (celle-ci peut se faire en groupe pour gagner du temps). Assurez-vous que chacun a accès aux projets dont il fait partie et comprend le flux de travail pour accomplir les tâches assignées et communiquer les mises à jour.

Partagez vos attentes dès le départ. Par exemple, vous pourriez aborder les questions suivantes :

• Est-il requis que les collaborateurs fassent un point quotidien ? Si oui, quand et comment ?
• À quelle fréquence les managers doivent-ils faire des points individuels avec les membres de l'équipe ? Quels jours et à quelles heures est-il possible de tenir des réunions ? Et quand ne l'est-il pas ? (par exemple, après 18 h)
• Les collaborateurs ne doivent-ils se contacter qu'à certaines heures ?
• Quelle est la procédure pour signaler une absence ou un congé maladie ?
• À qui les collaborateurs doivent-ils s'adresser si le responsable d'équipe est absent ?

Il est également utile de préciser quelles plateformes et quels outils doivent être utilisés dans quelles situations et lesquels doivent être évités. Par exemple, Talkspirit doit être utilisé pour toutes les communications internes, toutes les communications externes doivent se faire par e-mail, et l'utilisation de WhatsApp n'est pas autorisée.

2. Organiser des réunions virtuelles, sans en abuser

Ne limitez pas la communication au seul format de messages. Cela peut engendrer de la confusion, un sentiment d'isolement et une moindre motivation à travailler vers les objectifs fixés. Au contraire, organisez des réunions virtuelles régulières, au moins une fois par semaine, pour discuter des avancées et des difficultés.

Cela contribue non seulement à renforcer les liens, mais aussi à améliorer l'engagement des collaborateurs au travail. Planifiez automatiquement des réunions et envoyez des rappels avec un logiciel de numérotation automatique pour vous assurer que personne ne manque d'informations importantes.

Cela dit, gardez à l'esprit que les réunions — surtout celles qui s'éternisent inutilement — peuvent nuire considérablement à la productivité. Il est donc important de trouver le juste équilibre. Même si vous décidez d'organiser des réunions hebdomadaires au départ, vous pourriez constater que vous n'avez plus suffisamment de points à aborder lors de ces réunions.

Plutôt que de les maintenir pour la forme, envisagez de les espacer à une fréquence bimensuelle ou même mensuelle. Chaque réunion doit être une utilisation productive du temps. Vous pourriez même choisir de remplacer les réunions régulières par des activités ponctuelles en présentiel.

C'est une excellente façon de réunir les membres d'équipes distantes et hybrides afin qu'ils puissent tisser des liens avec leurs collègues. Cela peut favoriser une motivation accrue des collaborateurs et une meilleure collaboration.

3. Préparer un ordre du jour

Rendez vos réunions utiles en créant des ordres du jour à l'avance et en les partageant avec l'équipe. Précisez le résultat attendu de chaque réunion pour que chaque membre reste concentré et efficace. Vous pouvez également inclure les membres clés dont vous attendez un compte rendu, ainsi que les visuels ou documents utiles.

Il est important que chacun lise l'ordre du jour à l'avance et arrive préparé. Par exemple, si l'ordre du jour de la semaine prochaine prévoit un point sur l'avancement de la phase de conception, le designer devra en être informé et rassembler les informations pertinentes.

Il pourra ainsi préparer une courte présentation montrant les dernières modifications de conception et une liste de ce dont il a besoin de la part des membres de l'équipe marketing pour avancer.

4. Donner un accès virtuel aux documents partagés

Une équipe transversale à distance doit rendre tous les documents accessibles. Centralisez toutes vos informations dans un espace en ligne et veillez à ce que tous les fichiers soient organisés.

Adoptez une structure logique et intuitive avec des dossiers et sous-dossiers, et établissez des règles de nommage des fichiers pour faciliter leur recherche.

Testez des plateformes cloud comme Talkspirit et assurez-vous que chaque membre de l'équipe y a accès. Vous pouvez également utiliser un service de télécopie virtuelle pour sécuriser les documents.

Boostez dès maintenant la collaboration de votre équipe transversale

Constituer une équipe transversale solide et performante nécessite de cultiver une culture de la collaboration et de la communication, ainsi que de mettre en place des solutions numériques adaptées, telles que :

• Talkspirit : la digital workplace qui stimule la communication et la collaboration des équipes, où que soient vos collaborateurs.
• Holaspirit : la plateforme de self-management qui apporte transparence et agilité à votre organisation en clarifiant les rôles, responsabilités et processus de travail.

En procédant ainsi, vous aiderez vos collaborateurs transversaux à rester concentrés et à atteindre les objectifs définis.

Conclusion

Optimiser la collaboration au sein de votre équipe transversale demande une réflexion approfondie. Avec des membres répartis entre différents services et localisations, il peut être difficile de s'assurer que chacun converge efficacement vers un objectif commun.

Mais que se passe-t-il si vous réussissez à les aligner ? Vous serez récompensé par une équipe plus engagée, fortement motivée et disposant de tous les outils nécessaires pour s'autonomiser et soutenir ses collègues.

Maintenez des canaux de communication ouverts, définissez clairement les rôles et les objectifs, et créez un esprit d'équipe en présentiel comme en ligne. Vous disposerez rapidement d'une équipe transversale très productive pour mener à bien votre prochain projet.

Vous voulez plus de conseils et de bonnes pratiques pour stimuler la collaboration ? Contactez notre équipe :

Planifier un appel avec un expert