La transparence au travail : 5 façons de l'améliorer en entreprise
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- La transparence commence par la culture : des règles de partage écrites, publiées et accessibles à tous, et des responsabilités clarifiées pour chacun.
- Partager le négatif autant que le positif est ce qui rend la démarche crédible ; ne communiquer que les bonnes nouvelles la décrédibilise.
- Les managers font circuler ou bloquent l'information : formez-les et reconnaissez ceux qui montrent l'exemple.
- Rendez l'organisation lisible dans un outil unique : rôles, cercles, politiques internes et objectifs visibles au même endroit et tenus à jour.
- Écrivez ce qui reste confidentiel (rémunérations individuelles, entretiens, données clients), sans quoi chacun arbitre dans son coin.
- Mesurez : un tableau de suivi, des OKR partagés et le retour des collaborateurs, même anonyme, disent si la démarche produit quelque chose.
Vous vous en souvenez peut-être depuis l'école primaire : ce jeu du "téléphone arabe", où un enfant chuchote un message à son voisin, et ainsi de suite jusqu'à ce que le message ait fait le tour de la salle. C'est l'exemple parfait d'une entreprise dont la communication est devenue brouillée et manque de transparence. Résultat ? Un tas de malentendus, des membres d'équipe paranoïaques ou sceptiques qui jonglent avec des informations contradictoires, et un glissement des performances globales de l'entreprise. 📉
Il existe un moyen de parvenir à une communication plus claire et plus ouverte pour éviter ce chaos. Notre secret : améliorer la transparence au travail. Et les avantages de cette transparence ne s'arrêtent pas là ! Elle joue également un rôle dans la rétention des talents. Découvrez 5 conseils 🖐️ ci-dessous pour adopter une communication transparente et éviter le chaos informationnel !
L'écart à combler est large : dans l'étude que nous avons menée avec Ipsos auprès de 1 000 salariés français (janvier, février 2024), seuls 12 % d'entre eux trouvent leur entreprise complètement transparente, et 67 % de ceux qui la jugent opaque trouvent aussi floue sa stratégie des douze prochains mois. Transparence de l'information et lisibilité de la direction vont ensemble.
Conseil n°1 : intégrer la transparence dans votre culture d'entreprise
Intégrer la notion de transparence dans votre culture d'entreprise est la première étape pour instaurer la transparence au travail.
Pour commencer, assurez-vous que tout le monde partage la même compréhension de la culture et des politiques de votre entreprise. Définissez des règles claires concernant le partage d'informations au sein de votre organisation. Clarifiez les responsabilités des managers et des collaborateurs.
Par exemple, vous pouvez publier ces règles dans un document accessible à tous. Le module Structure de Talkspirit sert exactement à cela : rôles, cercles, responsabilités et politiques internes y sont publiés au même endroit et tenus à jour, si bien que chacun voit le périmètre de son rôle et sait qui décide quoi. En cas de doute, pas besoin de demander des clarifications ! ☝️
Il faut ensuite expliquer et justifier votre démarche ! "Est-il vraiment nécessaire d'introduire une nouvelle façon de communiquer ?" "Doit-on être transparent sur tous les types d'informations ?" Vous rencontrerez certainement ces questions, et pour sensibiliser vos collaborateurs, il vous faudra avoir LES réponses !
Pour engager vos équipes dans cette nouvelle culture et dissiper leurs doutes, vous devrez :
- démontrer comment le développement de la transparence peut réellement améliorer les performances de toute l'entreprise
- expliquer comment partager l'information, qui doit le faire, et quelles données doivent rester confidentielles
- toujours, toujours accueillir favorablement les idées constructives et les feedbacks
- encourager l'autonomie : montrer à chacun qu'il a son rôle à jouer dans la réussite de l'entreprise
Vous bénéficierez ainsi d'une culture d'entreprise solide que vos équipes adopteront, une culture qui contribue à améliorer la transparence de l'information au sein de l'entreprise.
Conseil n°2 : communiquer aussi bien sur le positif que sur le négatif
Pour que toutes les informations circulent en interne de manière plus transparente, vous devrez revoir votre communication interne. Cela n'implique pas nécessairement une refonte complète. Notre conseil est simple : changez de ton et soyez plus transparent !
L'information n'est pas réservée à quelques-uns : elle doit être partagée par tous. Pour améliorer la transparence, votre organisation doit veiller à ce que chaque voix compte. Par exemple, vous pouvez changer la façon dont vous partagez l'information. Dites adieu aux réunions descendantes où les managers monopolisent la parole et ne laissent pas place à la discussion. Ces réunions sont bien loin de la transparence au travail… 😅
Créez plutôt un espace où l'information circule librement, qu'elle soit positive ou négative. C'est tout ce que vos collaborateurs attendent de vous ! En effet, partager les bonnes et les mauvaises nouvelles aide à renforcer la crédibilité du management. Cela témoigne de votre engagement en faveur de la transparence et donne l'exemple aux autres collaborateurs. 👏
Vous pouvez désormais optimiser votre communication interne avec Talkspirit ! Cette plateforme tout-en-un propose plusieurs fonctionnalités que vous découvrirez ci-dessous :
- un fil d'actualités pour centraliser et partager des informations ciblées
- un portail d'accueil pour partager les actualités et événements essentiels
- un tchat et la visioconférence pour communiquer en temps réel
- des groupes et publications pour faciliter les échanges
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Conseil n°3 : impliquer les managers
La transparence s'applique à tous les niveaux ! En tant qu'intermédiaires entre la direction et les collaborateurs, les managers ont un rôle clé à jouer pour améliorer la transparence de l'information en entreprise. Ils doivent montrer l'exemple en adoptant une communication ouverte et en partageant les feedbacks de manière transparente.
Lire aussi : Renforcer la transparence dans une structure hiérarchique, le témoignage du groupe ORS, et 4 conseils pour impliquer les managers dans la communication interne
Encouragez les managers à incarner la transparence que vous souhaitez instaurer. Offrez-leur une formation spécifique sur l'importance de la transparence dans le leadership. Montrez-leur comment leur exemplarité peut inspirer et motiver les collaborateurs à adopter des pratiques similaires.
Reconnaissez et récompensez les managers qui incarnent les valeurs de transparence. Votre feedback est une source de motivation pour les autres managers, et les encouragera probablement à faire de même. En plaçant les managers au cœur de votre stratégie de communication interne, vous créez un effet boule de neige positif qui se répercute à tous les niveaux de l'entreprise, favorisant ainsi la transparence au travail. ⚾
Regardez la vidéo du PDG de Talkspirit, Philippe Pinault, pour découvrir comment développer la transparence au sein de votre organisation !
Conseil n°4 : cartographier votre organisation avec la bonne solution
L'un des grands avantages de l'ère numérique, c'est la multitude d'outils disponibles. Et il en existe qui simplifient le partage d'informations et favorisent la transparence au travail !
Les plateformes d'autogouvernance offrent des espaces adaptés pour que les collaborateurs clarifient leurs rôles et responsabilités, partagent des idées et collaborent de manière fluide. C'est ce que couvre Talkspirit avec ses modules de gouvernance et de clarté des rôles. Deux d'entre eux pèsent directement sur la transparence :
- Le module Structure offre une vue transparente de la répartition des responsabilités au sein de l'organisation. Il répond aux questions "qui fait quoi", "pourquoi" et "avec qui".
- Le module Objectifs (OKR, pour Objective Key Result, une méthode de suivi des objectifs par résultats clés) offre une visibilité complète sur les objectifs stratégiques de l'entreprise, ainsi que ceux de chaque équipe. Ainsi, chaque membre de l'équipe bénéficie d'une transparence totale sur sa contribution à l'atteinte de ces objectifs.
Bien sûr, la question de la sécurité est cruciale. Choisissez donc une solution sécurisée pour protéger vos données sensibles !
Talkspirit est certifié ISO 27001, une certification qui garantit les plus hauts niveaux de sécurité et de confidentialité. C'est la contrepartie de la transparence interne : plus vous ouvrez l'information, plus le choix de la plateforme qui l'héberge compte (notre page à propos détaille nos engagements).
Conseil n°5 : mesurer votre ROI
Pour savoir si vos efforts et ceux de vos équipes sont efficaces, il faut les mesurer, et toujours de manière transparente. 😉
Pour commencer, créez un tableau de suivi. Définissez des objectifs clairs, par exemple avec la méthode OKR, et faites régulièrement le point sur l'avancement de vos OKR. Partagez-les ensuite en interne pour démontrer votre transparence.
L'accès à ces informations seules ne suffit pas ! La transparence en entreprise, c'est aussi donner du sens aux données. Rédigez un rapport détaillé sur la performance de votre entreprise et présentez-le à vos collaborateurs. Ils pourront ainsi évaluer par eux-mêmes l'impact de votre démarche de transparence.
Les chiffres parlent d'eux-mêmes, et vos collaborateurs aussi ! Ils constituent une ressource supplémentaire pour évaluer le ROI d'une stratégie de transparence en entreprise. N'hésitez pas à leur demander leur avis, même de manière anonyme ! Utilisez ces retours pour affiner votre approche et mieux identifier les zones d'ombre dans votre communication interne. Vous disposerez ainsi de suffisamment d'informations pour ajuster votre stratégie de partage d'information en conséquence ! 👍
Ce qui se partage, ce qui reste confidentiel
Transparence ne veut pas dire tout dire à tout le monde. La difficulté est ailleurs : personne ne sait ce qui relève du partage et ce qui reste fermé, donc chacun arbitre dans son coin. Écrire la règle une fois et la publier règle l'essentiel du problème. Voici une base de départ, à adapter à votre organisation.
| Information | Partage par défaut | Ce qui justifie de restreindre |
|---|---|---|
| InformationRôles, responsabilités, politiques internes | Partage par défautOuvert à toute l'entreprise | Ce qui justifie de restreindreRien : c'est la base d'une organisation lisible |
| InformationStratégie, objectifs et OKR | Partage par défautOuvert à toute l'entreprise | Ce qui justifie de restreindreUne opération sous embargo, le temps de l'annonce |
| InformationDécisions et arbitrages | Partage par défautOuvert, avec le raisonnement qui y a mené | Ce qui justifie de restreindreLes personnes nommément citées dans la décision |
| InformationRésultats de l'entreprise | Partage par défautOuvert, à la maille que vous avez annoncée | Ce qui justifie de restreindreLes obligations de communication d'une société cotée |
| InformationGrilles et fourchettes de rémunération | Partage par défautOuvert : ce sont des règles, pas des cas | Ce qui justifie de restreindreRien, une fois la grille stabilisée |
| InformationRémunérations individuelles, entretiens, santé | Partage par défautFermé | Ce qui justifie de restreindreLa vie privée des personnes concernées |
| InformationDonnées clients et contrats | Partage par défautRestreint aux rôles qui en ont besoin | Ce qui justifie de restreindreLa confidentialité contractuelle et le RGPD |
Le point important n'est pas l'endroit exact où passe la ligne, c'est qu'elle soit écrite et connue. Une information fermée dont chacun comprend la raison ne coûte rien à la confiance ; une information ouverte que personne ne sait où trouver ne lui apporte rien.
En conclusion
Voilà nos 5 conseils pour améliorer la transparence de l'information au travail. Il ne vous reste plus qu'à mettre ces conseils en pratique pour optimiser votre communication interne et commencer à en récolter les fruits.
Rappelons que les avantages de la transparence vont au-delà de ce que nous avons abordé jusqu'ici. Cette démarche s'avère également être un pilier fondamental pour forger des relations solides au sein de votre équipe.
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FAQ
Par la culture. Assurez-vous que tout le monde partage la même compréhension de la culture et des politiques de l'entreprise, définissez des règles claires sur le partage d'informations et clarifiez les responsabilités des managers et des collaborateurs. Publier ces règles dans un document accessible en permanence les rend opposables à tous.
Oui. Un espace où l'information circule librement, qu'elle soit positive ou négative, renforce la crédibilité du management, témoigne d'un engagement réel en faveur de la transparence et donne l'exemple aux équipes. Ne communiquer que les bonnes nouvelles produit l'effet inverse.
Les rémunérations individuelles, les entretiens et évaluations, les données de santé, ainsi que les données clients et contrats, restreints aux rôles qui en ont besoin. À l'inverse, les rôles et responsabilités, les politiques internes, la stratégie et les objectifs gagnent à être ouverts à toute l'entreprise. L'essentiel est que cette ligne de partage soit écrite et connue.
Intermédiaires entre la direction et les collaborateurs, ils doivent montrer l'exemple par une communication ouverte et des feedbacks transparents. Une formation spécifique sur la transparence dans le leadership, et la reconnaissance de ceux qui l'incarnent, produisent un effet d'entraînement à tous les niveaux.
Un outil qui met les rôles, les responsabilités et les objectifs au même endroit. Le module Structure de Talkspirit publie l'organigramme, les cercles et les politiques internes, et le module Objectifs donne la visibilité sur les OKR de l'entreprise et de chaque équipe. Talkspirit est certifié ISO 27001, ce qui compte dès lors que l'information ouverte devient sensible.
Créez un tableau de suivi, fixez des objectifs clairs, par exemple avec la méthode OKR, faites régulièrement le point et partagez-le en interne. Rédigez ensuite un rapport détaillé sur la performance de l'entreprise et présentez-le aux collaborateurs, puis demandez-leur leur retour, même de manière anonyme.
