Guide : comment animer des réunions efficaces dans les organisations de demain ?

L'organisation autogérée est un modèle d'entreprise que de plus en plus de sociétés adoptent. Les dirigeants, managers et PDG ont sans doute pris conscience de la lente mutation du monde du travail depuis la pandémie. Alors, qu'est-ce qui pousse autant de leaders à adopter ce modèle ?

La réponse est simple, mais difficile à mettre en œuvre, et souvent difficile à saisir pour les organisations traditionnelles, qui peinent à franchir le pas.

La vérité, c'est que les Millennials et la génération suivante cherchent à travailler pour des organisations qui partagent leurs valeurs, ils veulent se sentir appréciés, vus et reconnus ; ils veulent travailler pour une équipe et une organisation qui ont un sens, et qui ont un impact dans le monde.

Cette nouvelle façon de travailler repose sur des équipes guidées par un cadre d'objectifs, de jalons et de projets, mais libres d'opérer au sein de ce cadre comme elles le souhaitent, avec autonomie et pouvoir de décision.

Dans cet article, nous vous proposons un guide pour animer des réunions efficaces dans les organisations autogérées qui souhaitent faire partie du changement dans le monde du travail. Et vous pouvez le faire encore plus efficacement avec Talkspirit, la plateforme qui a pris la suite d'Holaspirit : son module Réunions porte les pratiques d'agilité, de Holacratie et d'organisation par rôles adaptées à votre structure, quelle que soit sa taille.

#1 Définir un objectif pour la réunion

Avec autant de choses à faire et si peu de temps disponible, vous voulez que votre réunion soit aussi productive et efficace que possible. C'est pourquoi vous devriez déterminer l'objectif de la réunion dès la phase de planification et en faire le point central.

Ainsi, vous pouvez informer les participants de la finalité de cette rencontre et leur permettre de :

• savoir à quoi s'attendre
• comprendre l'importance de la réunion
• réfléchir aux meilleures façons de contribuer
• déterminer si la réunion est directement liée à leur rôle ou à leur département

👉 Exemple : imaginons que l'objectif de la réunion est de brainstormer des idées pour la nouvelle campagne sur les réseaux sociaux. Les membres de l'équipe marketing sauront qu'il leur revient de prendre les rênes et d'apporter leur expérience et leur expertise. Les autres pourront les aider à trouver les meilleures idées.

Si l'objectif de la réunion est clair, tous les participants pourront se préparer et contribuer de la meilleure façon possible.

#2 Instaurer une culture de la communication ouverte

Dans votre organisation autogérée, vous voulez que chacun soit pleinement conscient de son rôle unique et se sente valorisé. C'est pourquoi vous ne pouvez pas laisser un seul membre de l'équipe prendre le contrôle total de la réunion et imposer ses opinions ou conclusions.

Établissez donc des règles de base et misez sur la communication ouverte :

• tout le monde est invité à prendre la parole et à proposer des idées
• chacun doit respecter le temps de parole des autres
• les participants sont encouragés à s'exprimer librement

Une communication bienveillante et ouverte fait ressortir le meilleur de chacun.

💡 Article à lire : Comment le leadership influence-t-il la performance des équipes ?

#3 Désigner un facilitateur

Même dans une organisation autogérée, vous avez besoin d'un facilitateur pour veiller au bon déroulement de la réunion.

Selon plus de 70 % des répondants à une étude récente, une personne qui monopolise la parole est l'un des principaux obstacles aux réunions. Le facilitateur n'est donc pas là pour décider qui parle et combien de temps. Au contraire, ces réunions se doivent d'être inclusives et respectueuses envers chacun.

👉 Le rôle du facilitateur consiste à :

• préparer un ordre du jour et le distribuer avant la réunion
• réunir la documentation, les données et les informations nécessaires
• annoncer les points à aborder et ouvrir les discussions
• veiller au respect du timing de la réunion

Assurez-vous que le facilitateur est formé pour animer une réunion de façon équitable et aider chacun à respecter les règles définies.

💡 Article à lire : 10 conseils pour faciliter vos réunions et les rendre inclusives et efficaces

#4 Utiliser des supports visuels

Une réunion efficace est une réunion où tout le monde est sur la même longueur d'onde et comprend ce que chaque partie dit. Dans la plupart des cas, les supports visuels aident les participants à rester attentifs et à assimiler plus facilement les idées et les concepts abordés.

Ainsi, même si le sujet de la réunion n'est pas directement lié au domaine d'expertise d'un participant, celui-ci peut tout de même être actif et contribuer avec ses idées.

Vous pouvez créer différents types de visuels pour vous aider à :

• présenter des données
• introduire de nouveaux concepts
• expliquer des processus ou des notions complexes

Vous pouvez préparer des documents avec des visuels ou simplement les intégrer à une présentation que le facilitateur pourra faire défiler au fil de la réunion. Dans tous les cas, cela aidera à maintenir la réunion sur la bonne voie.

#5 Aller droit au but

Il vous faudra également veiller à ce que la réunion soit courte mais efficace. Vous ne voulez pas qu'elle s'éternise, et les participants doivent être conscients du temps limité dont vous disposez pour parvenir à une conclusion ou résoudre un problème ensemble.

Vous devrez donc :

• informer les participants de la durée prévue de la réunion
• leur demander d'aller à l'essentiel et d'être concis

Par ailleurs, vous devrez veiller à ce qu'un créneau horaire soit défini pour chaque point de l'ordre du jour. Avec un cadre temporel clair, les participants seront plus enclins à prendre la parole uniquement lorsqu'ils ont quelque chose d'important à dire et qu'ils savent pouvoir contribuer.

Enfin, des réunions courtes et régulières maintiendront la motivation de chacun à participer et à s'impliquer pleinement.

#6 Conclure positivement

Pour qu'une réunion efficace soit réussie, elle doit se terminer par une clôture structurée et un résultat positif. C'est pourquoi le facilitateur doit prêter une attention particulière à ce que chacun dit, et éventuellement prendre des notes.

Une fois la réunion terminée, le facilitateur devra résumer les principales conclusions auxquelles vous êtes parvenus ensemble, présentant ainsi le fruit du travail collectif.

Cela renforcera le sentiment d'appartenance et d'esprit d'équipe chez tous les participants, qui repartiront de la réunion avec le sentiment d'avoir accompli quelque chose de concret et de bénéfique pour l'organisation.

#7 Confirmer les nouvelles responsabilités

Grâce à votre réunion réussie, les participants vont passer à l'action conformément aux décisions prises. Il est important d'atteindre votre objectif et de confirmer les nouvelles responsabilités de chaque participant.

Idéalement, tous les membres de l'équipe prendront l'initiative d'assigner eux-mêmes les nouvelles tâches et missions qui guideront l'ensemble vers l'objectif commun.

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Avant la réunion : qui est convié, quand et dans quel format

Les sept règles ci-dessus organisent ce qui se passe une fois tout le monde réuni. Mais l'essentiel de l'efficacité d'une réunion se joue avant son ouverture : qui est convié, à quel moment, dans quel format, et ce qui en sera consigné par écrit.

Convier par rôle, pas par rang

Dans une organisation qui fonctionne par rôles plutôt que par ligne hiérarchique, la liste des participants suit l'ordre du jour : sont conviés ceux qui portent un rôle que la décision va toucher. Les autres reçoivent le compte rendu. La salle reste assez petite pour qu'une vraie discussion ait lieu, et personne ne passe une heure assis sans raison de prendre la parole.

💡 Article à lire : Le guide ultime pour animer une réunion de gouvernance

Choisir le format avant de choisir le créneau

Tous les sujets ne méritent pas une réunion synchrone. Une information passe mieux par écrit, chacun la lisant quand cela l'arrange. Une décision qui engage plusieurs rôles, ou une tension qu'il faut démêler ensemble, voilà ce à quoi sert une réunion en direct. Une fois le format arrêté, le créneau et la salle suivent, et une réunion hybride ne tient que si les participants à distance entendent et sont entendus aussi bien que ceux assis autour de la table.

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L'ordre du jour et le compte rendu sont les deux livrables

Un ordre du jour diffusé en amont, une ligne par point avec l'intention annoncée (informer, décider, traiter une tension), permet à chacun d'arriver préparé. Un compte rendu rédigé après, une ligne par décision avec le rôle qui la porte et la date à laquelle elle a été prise, est ce qui maintient cette décision en vie une fois la salle vidée. Ce sont ces deux documents qui transforment une suite de réunions en pratique de gouvernance plutôt qu'en habitude.

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Les cinq formats ci-dessous couvrent l'essentiel de ce qu'une organisation a réellement besoin de réunir.

📈 Étapes simples pour organiser une réunion efficace avec Talkspirit

Les captures ci-dessous viennent d'Holaspirit, la plateforme de gouvernance désormais fusionnée dans Talkspirit. L'enchaînement est le même dans le module Réunions : créer la réunion, faire le check-in, importer ses tensions, traiter l'ordre du jour, passer les projets en revue, clôturer et récupérer le compte rendu.

Étape #1 Créer votre réunion

👉 Vous pouvez préciser le type de réunion, les participants (équipe) et une brève description.

#2 Check-in avec tout le monde

👉 Un excellent outil pour s'assurer que tout le monde est présent et en mesure de contribuer à la réunion.

#3 Importer vos tensions (si vous en avez !)

👉 Une étape cruciale : une fois vos tensions importées depuis votre boîte de réception, elles apparaissent dans l'ordre du jour, prêtes à être discutées avec le reste de l'équipe.

#4 Traiter votre ordre du jour !

👉 C'est la partie de la réunion où vous pouvez vraiment exprimer vos tensions, réussites, questions, etc. C'est une excellente façon d'engager le dialogue pour résoudre, valider ou rejeter.

#5 Projets

👉 Idéal pour faire le point sur vos projets en cours et tenir tout le monde informé de leur avancement.

#6 Clôture

👉 Chacun peut dire quelques mots sur la réunion, ses ressentis et les résultats obtenus.

#7 Obtenir votre rapport complet

👉 Un excellent outil pour animer des réunions en temps réel avec un compte rendu automatique. Une fonctionnalité précieuse pour tout garder sur les rails, organisé et transparent au sein de l'organisation.

Conclusion

Animer des réunions efficaces dans une organisation autogérée peut sembler complexe, voire intimidant au premier abord. Mais avec une bonne préparation et une organisation rigoureuse, vous pouvez faire de chacune de vos futures réunions un succès.

Les conseils partagés ci-dessus vous aideront à fédérer tous les participants autour d'une même idée et à les inciter à contribuer activement et respectueusement. Commencez à les appliquer dès aujourd'hui !

Envie de voir à quoi ressemblent ces réunions en pratique ? Réservez une démo de Talkspirit et venez avec l'un de vos propres ordres du jour, réunion de gouvernance, de triage ou revue de projet.