20 outils collaboratifs pour améliorer la productivité des collaborateurs
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Vingt outils collaboratifs, rangés en cinq familles, et les critères pour choisir entre elles :
- Cinq familles : communication, feedback, partage de fichiers, planification et gestion de projet, gestion des collaborateurs.
- Chaque famille règle un problème précis. Nommer le problème avant de comparer les outils évite d'empiler les applications.
- Cinq critères de choix : ce que l'outil remplace, la clarté des rôles, l'hébergement des données, le cadre posé aux fonctions d'IA, l'adoption réelle.
- La souveraineté est devenue un critère de sélection pour une organisation européenne, au même titre que le prix ou l'ergonomie.
- Une solution tout-en-un couvre plusieurs familles à la fois, ce qui réduit le nombre d'outils à gouverner. Talkspirit héberge ses données en France et en Suisse.
Le travail à distance et hybride a fait de la collaboration entre équipes un enjeu quotidien. Et une bonne part de cette collaboration efficace tient à une chose : disposer des bons outils collaboratifs.
Les outils collaboratifs sont devenus indispensables pour les organisations performantes. En effet, 80 % des collaborateurs utilisaient des outils de collaboration en 2021, soit une augmentation de 44 % par rapport à 2019.
Mais tous les outils collaboratifs ne se valent pas. Pour permettre à vos équipes de donner le meilleur, il faut construire une stack qui leur correspond, et non empiler les applications.
De quels types d'outils avez-vous besoin pour mieux collaborer ? Voici 20 solutions, classées par famille, pour améliorer la productivité des collaborateurs, ainsi que cinq critères pour choisir entre elles.
Sommaire
- Outils de communication
- Outils de feedback
- Outils de partage de fichiers
- Outils de planification et gestion de projet
- Outils de gestion des collaborateurs
- Comment choisir vos outils collaboratifs
- Le meilleur outil collaboratif est une solution tout-en-un
Outils de communication
Comment les idées circulent-elles, les problèmes remontent-ils, les projets aboutissent-ils ? Par la communication. L'interaction entre collaborateurs est vitale pour la collaboration, mais ce n'est pas tout. L'engagement des collaborateurs dépend de la communication : plus un collaborateur se sent impliqué, plus il est productif et fidèle.
Les outils qui fluidifient la communication entre coéquipiers permettent à chacun de se tenir responsable, et de tenir les autres responsables, des délais, de l'exactitude des données et de la qualité du travail. La messagerie instantanée sert à demander et à donner du contexte sur une tâche ou un projet, à échanger du feedback sur le travail des uns et des autres, et à bâtir la relation dont une équipe soudée a besoin.
Les outils collaboratifs améliorant la productivité favorisent la communication via différents canaux, notamment :
- Messagerie instantanée et messagerie de groupe entre collaborateurs et équipes,
- Visioconférence et réunions d'équipe,
- Intégration et synchronisation avec d'autres outils de collaboration pour renforcer les capacités de feedback et d'échange,
- Tableaux de tâches et outils de gestion de projet.
Parmi les outils de communication à envisager :
- Talkspirit : un outil de travail collaboratif proposant de nombreuses fonctionnalités de communication, dont la messagerie, la visioconférence et un tableau de gestion de projet.
- Slack : une messagerie d'équipe organisée en canaux, qui rassemble conversations, notifications et intégrations avec le reste de la stack.
- GoTo Meeting : un logiciel de webconférence qui connecte les équipes par vidéo.
- Zoom : un autre logiciel de visioconférence très répandu.
Outils de feedback
En plus des outils de communication, les organisations ont besoin d'outils de feedback pour recueillir les informations nécessaires à leur amélioration et booster les performances. Une culture du feedback solide permet aux collaborateurs de soulever des problèmes, de proposer des améliorations et de collaborer pour accroître la productivité dans tous les domaines.
Cela nécessite un outil collaboratif qui facilite l'analyse des retours issus de toutes les sources, y compris les clients, et permet d'en extraire des enseignements avant de définir un plan d'action. Ces outils permettent également aux managers d'évaluer les performances et de partager des conseils pour améliorer la productivité.
Les outils de feedback collaboratifs aident les collaborateurs à améliorer leur productivité en :
- Collectant et analysant les retours et suggestions internes et externes
- Répondant à des enquêtes qui améliorent la cohésion d'équipe et la qualité du management
- Recevant de la reconnaissance pour les réalisations personnelles, l'investissement et l'atteinte des objectifs
- Créant des opportunités de feedback ouvert et honnête entre collègues, ce qui peut renforcer les relations et favoriser une meilleure collaboration
- Favorisant l'engagement des collaborateurs et créant une expérience collaborateur plus positive
Parmi les outils de feedback collaboratifs populaires :
- Bonusly
- Empuls, de Xoxoday
- Nectar
- Workleap Officevibe, anciennement Officevibe
À lire aussi : Comment les managers peuvent-ils instaurer une culture du feedback dans leur équipe ?
Outils de partage de fichiers
Pour que les collaborateurs collaborent efficacement, ils doivent pouvoir partager facilement, rapidement et efficacement des informations avec d'autres équipes, départements et parties prenantes externes, d'où l'importance des outils de partage de fichiers pour améliorer la productivité.
Pour travailler efficacement, notamment en travaillant depuis différents endroits, les collaborateurs ont besoin d'un accès permanent aux fichiers, de pouvoir collaborer sur des documents et projets en temps réel, et de transférer des fichiers de différents types et tailles entre départements, équipes et sites.
Les outils collaboratifs de partage de données et de fichiers améliorent la productivité en :
- Favorisant en temps réel (ou quasi-réel) la collaboration
- Permettant d'accéder aux révisions précédentes pour donner des retours ou comparer les modifications
- Transférant les données entre équipes pour une itération et un développement continus
- Garantissant que chacun accède aux mêmes fichiers et informations
Parmi les outils de partage de fichiers à envisager pour votre stack :
Outils de planification et gestion de projet
Même les projets les plus simples bénéficient d'une planification rigoureuse, d'une phase d'idéation et de retours réguliers. Les outils de gestion de projet sont particulièrement importants lorsque plusieurs collaborateurs et équipes travaillent ensemble pour mener un projet à terme.
Sans outils collaboratifs adaptés, la coordination souffre. Ces outils sont gagnants pour tous : les managers s'appuient sur eux pour suivre l'avancement, partager des mises à jour et organiser les communications et fichiers liés au projet. De leur côté, les collaborateurs en ont besoin pour la gestion des connaissances et pour rester concentrés sur leurs tâches et objectifs communs.
Les outils de gestion de projet améliorent la productivité des collaborateurs en :
- Établissant des objectifs communs et des lignes directrices pour les projets assignés
- Aidant les collaborateurs à suivre un projet de l'idéation à la livraison
- Permettant aux collaborateurs de donner des retours continus sur l'évolution d'un projet
- Centralisant les informations d'un projet en un seul endroit facilement accessible
Parmi les outils de planification et gestion de projet populaires :
À lire aussi : Les outils collaboratifs : une nouvelle façon de travailler
Outils de gestion des collaborateurs
Pour que vos collaborateurs soient plus productifs, encore faut-il les accompagner d'une manière qui favorise cette productivité. C'est le rôle des outils de gestion des collaborateurs, qui offrent plusieurs manières de soutenir les équipes : suivre les tâches et les affectations, organiser les réunions, avancer vers des objectifs et des indicateurs partagés. Autant de repères qui aident chacun à tenir les délais et à assumer ses responsabilités.
Ces solutions permettent également aux managers et aux équipes RH d'accompagner les collaborateurs et de les aider à améliorer leurs performances et leur moral. Les organisations témoignent ainsi de leur engagement envers le bien-être des collaborateurs tout en leur fournissant le cadre nécessaire pour accroître leur productivité.
Les outils de gestion des collaborateurs soutiennent la productivité par la collaboration en :
- Fournissant aux organisations des données sur les collaborateurs pour optimiser ou améliorer les processus
- Centralisant les données RH pour une meilleure visibilité sur les performances et autres indicateurs
- Améliorant le moral des collaborateurs et réduisant l'anxiété au travail
- Suivant les attentes et autres indicateurs de performance pour réduire les erreurs et les délais
- Permettant aux collaborateurs et aux managers de coconstruire des plans d'amélioration de la performance
Parmi les outils de gestion des collaborateurs populaires :
Comment choisir vos outils collaboratifs
Une stack se juge moins au nombre d'outils qu'à la façon dont ils s'articulent. Cinq critères suffisent à trancher la plupart des choix.
- Ce que l'outil remplace. Avant d'ajouter une application, regardez celle qu'elle rend inutile. Chaque outil supplémentaire, c'est un endroit de plus où chercher l'information, une liste d'accès de plus à tenir à jour et un flux de notifications de plus à absorber.
- La clarté des rôles. Un outil sans responsable désigné devient vite un outil fantôme : personne ne sait qui accorde les accès, qui arbitre les usages, ni où sont écrites les règles. La clarté des rôles conditionne l'adoption autant que l'ergonomie.
- L'hébergement et la souveraineté des données. Pour une organisation européenne, savoir où sont stockées les données et à quelle juridiction elles répondent est devenu un critère de sélection, pas une ligne de bas de contrat. À lire : ce que recouvre la qualification SecNumCloud.
- Les fonctions d'IA, et leur cadre. La plupart des suites collaboratives embarquent désormais un assistant. La bonne question n'est pas ce qu'il sait faire, mais ce qu'il a le droit de lire et ce qu'il advient de ces données : notre guide de la gouvernance de l'IA donne les questions à poser à un éditeur.
- L'adoption réelle. Un outil utilisé par la moitié de l'équipe coûte plus cher que pas d'outil du tout : l'information se scinde en deux, et quelqu'un doit la recoller à la main.
Si le choix reste ouvert entre plusieurs familles, notre sélection des outils de prise de décision collaborative et notre mise au point sur la différence entre email, intranet et plateforme collaborative aident à poser le cadre.
| Famille d'outils | Ce qu'elle règle | À adopter quand | Exemples cités |
|---|---|---|---|
| Famille d'outilsCommunication | Ce qu'elle règleLa circulation de l'information et les échanges du quotidien | À adopter quandLes décisions se perdent dans les emails et les fils de discussion | Exemples citésTalkspirit, Slack, GoTo Meeting, Zoom |
| Famille d'outilsFeedback | Ce qu'elle règleLa remontée des retours, la reconnaissance et les enquêtes internes | À adopter quandLes signaux faibles n'arrivent jamais jusqu'aux managers | Exemples citésBonusly, Empuls, Nectar, Workleap Officevibe |
| Famille d'outilsPartage de fichiers | Ce qu'elle règleL'accès aux documents et la coédition en temps réel | À adopter quandTrois versions d'un même document circulent en pièce jointe | Exemples citésGoogle Drive, Dropbox, Quip |
| Famille d'outilsPlanification et gestion de projet | Ce qu'elle règleLe suivi des tâches, des jalons et des responsabilités | À adopter quandPersonne ne sait qui fait quoi, ni pour quand | Exemples citésTalkspirit, Airtable, Asana, Monday, Trello |
| Famille d'outilsGestion des collaborateurs | Ce qu'elle règleLe suivi des objectifs, des performances et du bien-être | À adopter quandLes données RH sont éclatées entre plusieurs tableurs | Exemples cités15Five, BambooHR, Moodwork, Lattice |
Le meilleur outil collaboratif pour améliorer la productivité : une solution tout-en-un
Pour beaucoup d'organisations, la réponse n'est pas un outil de plus mais une solution tout-en-un comme Talkspirit. Elle réunit dans un même espace la messagerie, les réunions en visioconférence, la gestion des projets et des tâches, la gestion des connaissances et des documents et l'annuaire des membres et des rôles. Ses données sont hébergées en France et en Suisse, ce qui traite au passage la question de la souveraineté en même temps que celle du nombre d'outils à gouverner.
Vous voulez savoir ce que Talkspirit remplacerait dans votre stack actuelle ? Planifiez une démo avec un membre de notre équipe.
FAQ
80 % des collaborateurs utilisaient des outils de collaboration en 2021, soit 44 % de plus qu'en 2019. Ce chiffre a quelques années et rien depuis ne l'a revu à la baisse.
Talkspirit, Slack, GoTo Meeting et Zoom. Talkspirit réunit messagerie, visioconférence et gestion de projet dans un même espace ; Slack organise les échanges en canaux ; GoTo Meeting et Zoom couvrent la webconférence.
À collecter et analyser les retours internes et externes, y compris ceux des clients, pour en tirer des enseignements avant de décider d'un plan d'action. Ils servent aussi aux managers à évaluer les performances et à reconnaître le travail accompli. Exemples cités : Bonusly, Empuls, Nectar et Workleap Officevibe.
Parce que travailler depuis plusieurs endroits suppose un accès permanent aux documents, la coédition en temps réel et le transfert de fichiers de tous types entre équipes et sites. Sans cela, trois versions du même document circulent en pièce jointe. Exemples cités : Google Drive, Dropbox et Quip.
En fixant des objectifs et des règles communes, en permettant de suivre un projet de l'idéation à la livraison, en ouvrant le feedback en continu et en centralisant les informations au même endroit. Exemples cités : Talkspirit, Airtable, Asana, Monday et Trello.
Cinq critères suffisent : ce que l'outil remplace, la clarté des rôles autour de son usage, l'hébergement et la juridiction des données, le cadre posé aux fonctions d'IA, et l'adoption réelle par les équipes. Pour beaucoup d'organisations, une solution tout-en-un qui couvre plusieurs familles à la fois réduit d'autant le nombre d'outils à gouverner.
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