Wie funktioniert eine SaaS-Lösung?

Wussten Sie, dass das Konzept des SaaS (Software as a Service) bis in die 1960er Jahre zurückreicht? Damals erschien IBM 360, ein Computer, der die Ausführung einer Vielzahl von Anwendungen und Aufgaben ermöglichte, ohne die damit verbundenen Speicher- und Wartungskosten. Erstmals konnten Unternehmen ihre Daten an verschiedenen Orten hosten.

Gegen Ende der 1990er Jahre tauchten die ersten SaaS-Lösungen auf, wie wir sie heute kennen. Seitdem wächst ihr Erfolg unaufhörlich. CRM, HRMS, ERP, Digital Workplaces, soziale Unternehmensnetzwerke, Messaging-Dienste… : SaaS-Lösungen werden mittlerweile von allen Abteilungen eines Unternehmens genutzt, und in allen Bereichen.

Heute macht der SaaS-Markt mehr als 50 % des weltweiten Softwaremarkts aus. Im Jahr 2024 soll er 232 Milliarden US-Dollar erreichen – fast das Doppelte der Ausgaben von 2020!

Warum investieren also so viele Organisationen in SaaS? Was unterscheidet eine SaaS-Lösung von anderen Softwaretypen? Wie funktioniert sie? Und welche Vorteile kann sie Ihnen bringen? Hier ist alles, was Sie über SaaS-Software wissen müssen!

Was ist eine SaaS-Lösung?

Definition

Eine SaaS-Lösung (Software as a Service) ist eine cloudbasierte Lösung, die über einen Webbrowser zugänglich ist. Sie können sie überall und jederzeit nutzen, was sie zu einem wichtigen Vorteil für Unternehmen mit mehreren Standorten und für Unternehmen macht, die hybrides Arbeiten bevorzugen.

Funktionsweise

Die in der SaaS-Lösung gespeicherten Daten werden vom Anbieter der Software gehostet und nicht vom Kundenunternehmen (wie es bei einer On-Premise-Lösung der Fall ist). Dank dieses Modells muss das Unternehmen seine Software nicht selbst installieren, aktualisieren und warten.

SaaS-Lösungen funktionieren in der Regel mit einem befristeten Abonnementmodell (monatlich oder jährlich). Der berechnete Preis kann von verschiedenen Faktoren abhängen, darunter:

• die Anzahl der Nutzer (oder Lizenzen),
• die aktivierten Funktionen,
• das Nutzungsvolumen.

Die Nutzenden müssen sich mit den Zugangsdaten anmelden, die ihnen zugesendet wurden. Sie können online darauf zugreifen oder über eine Desktop- oder Mobilanwendung, wenn der Anbieter eine solche anbietet.

Inwiefern unterscheidet sie sich von anderen Softwaretypen?

Die Welt der Unternehmenssoftware ist von verschiedenen Vertriebsmodellen geprägt, jedes mit seinen eigenen Besonderheiten. Neben SaaS gibt es auch PaaS- und IaaS-Modelle sowie On-Premise-Lösungen. Hier erfahren Sie, wie man sie voneinander unterscheidet.

SaaS vs. On-Premise

Im Gegensatz zu einer SaaS-Lösung wird eine On-Premise-Software auf den Servern des Unternehmens gehostet. Nach dem Kauf kann die On-Premise-Software lebenslang genutzt werden. Die SaaS-Lösung hingegen hat eine durch ein Abonnement begrenzte Lebensdauer: Wenn Sie aufhören zu zahlen, können Sie nicht mehr darauf zugreifen.

Allerdings weist die On-Premise-Software mehrere Einschränkungen auf (die bei SaaS-Lösungen nicht vorhanden sind):

• Sie erfordert Investitionen in Server, um die Software zu hosten;
• Sie muss lokal auf den Computern Ihres Unternehmens installiert werden;
• Wartung und Updates müssen intern verwaltet werden, was voraussetzt, dass ein IT-Team vorhanden ist, das sich darum kümmert;
• der Funktionsumfang entwickelt sich nicht weiter und kann daher schnell veralten.

SaaS vs. IaaS vs. PaaS

Das IaaS-Modell (Infrastructure as a Service) ermöglicht den bedarfsgerechten Zugriff auf IT-Ressourcen über eine Internetverbindung. Im Gegensatz zum SaaS-Modell stellt es keine Software bereit, sondern eine in der Cloud gehostete Infrastruktur (z. B. virtuelle Server, Rechenzentren oder Cloud-Speicher).

Das PaaS-Modell (Platform as a Service) geht über IaaS hinaus. Es bietet eine virtuelle Plattform, die den Zugriff auf Hardware- und Softwareressourcen ermöglicht, ohne diese auf der eigenen Infrastruktur hosten zu müssen. Dieses Modell wird besonders von Entwicklern genutzt, um Anwendungen zu entwickeln und auszuführen.

Das SaaS-Modell ist das umfassendste. Es bietet eine schlüsselfertige Lösung, die den Zugriff auf verschiedene Funktionen ermöglicht, ohne den Schritt der Entwicklung, Installation oder Wartung durchlaufen zu müssen. SaaS-Software ist daher ideal für Organisationen, die eine einfach zu implementierende und zu nutzende Plattform benötigen.

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Welche Vorteile bietet das SaaS-Modell?

SaaS-Software bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter:

• Eine Reduzierung der Hardware- und Softwareausgaben. Mit einem SaaS-Modell müssen Sie weder Server kaufen noch für Installation, Konfiguration, Wartung und Software-Updates bezahlen.

• Eine Zeitersparnis für IT-Teams. Wenn Sie das Hosting und die Verwaltung Ihrer Software an einen SaaS-Anbieter auslagern, kann sich Ihre IT-Abteilung stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und mehr Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

• Bessere Zugänglichkeit. Da eine SaaS-Lösung nicht auf einem Computer installiert werden muss, ist sie weitaus einfacher zugänglich als eine On-Premise-Software.

• Vereinfachte Implementierung. Sie verlieren keine Zeit mit Installation und Konfiguration, was eine schnellere Bereitstellung der Software an allen Standorten Ihres Unternehmens ermöglicht.

• Größere Flexibilität. Der Vorteil von SaaS-Software besteht darin, dass sie mit Ihnen wächst. Jederzeit können Sie neue Nutzende hinzufügen, zusätzliche Funktionen aktivieren oder die Speicherkapazitäten erhöhen.

• Kontinuierliche Weiterentwicklung. Im Gegensatz zu On-Premise-Software entwickelt sich der Funktionsumfang von SaaS-Software kontinuierlich weiter. Der Anbieter kann so die Benutzeroberfläche verbessern, neue Funktionen und Integrationen entwickeln und bestehende Module optimieren. Und all davon können Sie profitieren!

• Bessere Datensicherheit. Dies ist ein besonders wichtiges Thema für SaaS-Anbieter, weshalb sie nicht zögern, darin zu investieren. Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, ist es daher besser, sie bei einem SaaS-Anbieter zu speichern, als sie auf den Computern Ihrer Mitarbeitenden liegen zu lassen.

Welche verschiedenen Typen von SaaS-Software gibt es?

Egal welches Tätigkeitsfeld, welche Branche oder welche Art von Organisation Sie haben – wir versprechen Ihnen: Es gibt eine SaaS-Lösung, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist! Hier ist eine nicht erschöpfende Liste der SaaS-Softwaretypen, die Sie einsetzen können:

• Die kollaborative Lösung : Sie erleichtert die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Projektarbeit und verbessert so die Effizienz der Teams. Genau das bietet Ihnen zum Beispiel Talkspirit.

• Die Bürosuite : Sie wird genutzt, um Textdokumente, Präsentationen und Tabellenkalkulationen zu erstellen, zu teilen und in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten.

• Die Buchhaltungslösung : Sie vereinfacht die Buchhaltungsverwaltung Ihrer Organisation, insbesondere die Erstellung von Rechnungen und Angeboten, die Ausgabenverfolgung und die Liquiditätsanalyse.

• Die Marketing-Automation-Plattform : Das ist das unverzichtbare Tool zur Automatisierung aller Marketingaufgaben, insbesondere das Kampagnenmanagement, die Erstellung von Landing Pages und E-Mails sowie das Reporting.

• Die Self-Management-Plattform : Sie klärt Rollen, Prozesse und Ziele der Organisation, um die Autonomie der Teams zu verbessern. Dies ist unter anderem auf Holaspirit möglich.

• Das CRM (Customer Relationship Management) : Das ist eine Software zur Optimierung der Interaktionen mit Ihren Interessenten und Kunden, indem ihnen ein einheitliches Erlebnis geboten wird.

• Das CMS (Content Management System) : Es ermöglicht das Erstellen, Verwalten und Bearbeiten von Artikeln oder Website-Seiten, ohne programmieren zu müssen.

• Das ERP (Enterprise Resource Planning) : Das ist eine Software zur Verwaltung aller Prozesse und Vorgänge Ihres Unternehmens (Finanzen, Personalwesen, Vertrieb, Distribution, Produktion usw.).

• Das HRMS (Human Resources Management System) : Es ermöglicht die Vereinfachung und Automatisierung von HR-Aktivitäten wie Recruiting, Gehaltsabrechnung, Performance-Management oder auch Sozialleistungen.

Wie wählt man die richtige SaaS-Lösung aus?

Sie möchten eine SaaS-Lösung in Ihrer Organisation einführen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Folgen Sie diesen Schritten, um die richtige Lösung zu finden!

1. Definieren Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele

Befragen Sie Mitarbeitende und Manager aus jeder Abteilung, um die von ihnen genutzten Software-Tools und die täglichen Herausforderungen zu identifizieren, mit denen sie konfrontiert sind. Haben sie zum Beispiel Schwierigkeiten, Informationen zu finden? Bei der Zusammenarbeit an Projekten im Team? Dabei, den Einfluss ihrer Arbeit auf die Unternehmensleistung zu erkennen? Eines ist sicher: Es gibt SaaS-Lösungen, die auf diese Probleme eingehen!

Sobald diese Arbeit geleistet wurde, können Sie folgendes definieren:

• welche Arten von SaaS-Software Sie benötigen,
• in welcher Prioritätsreihenfolge,
• von wem sie genutzt werden,
• und welche Ziele Sie damit erreichen möchten.

2. Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Auswahlkriterien

Der nächste Schritt zur richtigen Wahl einer SaaS-Lösung besteht darin, eine Kriterienliste zu erstellen, die auf Ihre Organisation zugeschnitten ist, und dabei unverzichtbare Elemente von solchen zu unterscheiden, die ein "nice to have" sind. Diese Kriterien können sich beispielsweise beziehen auf:

• die Einfachheit der Implementierung und Nutzung,
• den Preis der Plattform,
• die Qualität des Kundensupports,
• die Integration mit vorhandenen Tools,
• die digitale Barrierefreiheit,
• das Maß an Personalisierung,
• den Funktionsumfang,
• das Sicherheitsniveau.

Bei Talkspirit bieten wir eine kollaborative Plattform im SaaS-Modus an, die all diesen Kriterien entspricht und noch viel mehr. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren ;).

3. Vergleichen und implementieren

Mit Ihrer Checkliste in der Hand identifizieren Sie die SaaS-Lösungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen können, und führen Sie einen Benchmark durch, um zu prüfen, welche davon die meisten als „wesentlich" eingestuften Punkte erfüllen.

Erstellen Sie daraus eine Shortlist der SaaS-Lösungen, die Ihnen am besten geeignet erscheinen, und fordern Sie bei den Anbietern eine Demo an, um zu sehen, wie sie aussehen. Zögern Sie auch nicht, die Lösung einige Wochen lang kostenlos auszuprobieren, wenn das möglich ist. Das ist der beste Weg, die richtige Wahl zu treffen!

Fazit

Das Aufkommen von SaaS-Software hat die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen auf Informationen zugreifen, diese speichern und teilen. Flexibler, skalierbarer und zugänglicher als On-Premise-Software ist SaaS die ideale Lösung für Organisationen, die ihre Kosten optimieren und agil bleiben möchten, ohne bei der Sicherheit ihrer Daten Kompromisse einzugehen.

Dennoch muss man bei der Wahl einer SaaS-Lösung sorgfältig vorgehen. Neben den oben geteilten Best Practices ist es wichtig, Ihre Kriterien auf den Typ der Software abzustimmen, die Sie einführen möchten.