Den Informationsaustausch mit Talkspirit erleichtern: das Zeugnis von SantéCité

Den Informationsaustausch und die Dokumentenübermittlung zu optimieren, die interne Kommunikation zu verbessern, die Interaktionen innerhalb von Fachgruppen zu entwickeln … Das sind Herausforderungen, denen die Klinikgruppe SantéCité mithilfe von Talkspirit begegnen konnte. Seit seiner Einführung 2019 spielt das soziale Unternehmensnetzwerk Talkspirit dort eine Schlüsselrolle.

Ein Jahr nach ihrem Einstieg in die Gruppe berichtet Bénédicte Le Mouel, stellvertretende Generaldirektorin, über die Einführung von Talkspirit, die bestehenden Anwendungsfälle und die Vorteile, die die Mitarbeitenden daraus ziehen.

SantéCité wurde 2012 gegründet und wird von Stéphan de Butler d'Ormond geleitet. Es handelt sich um eine genossenschaftliche Gruppe von Gesundheitseinrichtungen, die private und unabhängige Kliniken im gesamten französischen Staatsgebiet zusammenschließt.

Kennzahlen :

• 120 Kliniken
• 2 Millionen Patienten
• 30 000 angestellte Mitarbeitende, darunter 500 Ärztinnen und Ärzte
• 50 Aktionäre

Der Wunsch, den Austausch zu verbessern und E-Mails zu reduzieren

„Vor kaum einem Jahr hatte die Plattform 46 Nutzerinnen und Nutzer. Sie wurde hauptsächlich als Kommunikationsmittel zwischen den Klinikdirektoren eingesetzt.

Und dann haben wir schrittweise beschlossen, die Nutzung auszuweiten, indem wir sie sowohl zum Teilen von Informationen und Dokumenten zwischen Führungskräften als auch zur Animation unserer Fachgruppen einsetzten. Heute Talkspirit vereint 250 Mitarbeitende, also etwa 2 Führungskräfte pro Einrichtung", berichtet Bénédicte Le Mouel, stellvertretende Generaldirektorin. Diese sind dann dafür zuständig, die Informationen an alle Mitarbeitenden der jeweiligen Klinik weiterzugeben.

„Früher wurden alle Informationen per E-Mail an generische Adressen gesendet, was einen hohen internen Wartungsaufwand erforderte: Man musste ständig die Adressen ehemaliger Mitarbeitender aktualisieren und die der neuen hinzufügen. Das war die Hölle !

Heute ist es viel einfacher: Ich teile alle Informationen und Dokumente zu den Fachgruppen auf Talkspirit, ohne den Umweg über E-Mails. Und wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mich um eine Information bittet, verweise ich sie oder ihn systematisch auf das interne soziale Netzwerk. So entwickelt jeder nach und nach den richtigen Reflex."

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Die Gruppen – ein wesentlicher Bestandteil der Plattform

„Um den Austausch zwischen den Führungskräften zu erleichtern, haben wir vier Gruppentypen auf Talkspirit erstellt:

• Eine allgemeine Gruppe, über die Informationen an alle Nutzenden verbreitet werden können. Wir leiten dort Pressemitteilungen und den monatlichen Brief des Präsidenten weiter.

• Mehrere Fachgruppen, die ich selbst leite. Wir haben unter anderem eine Gruppe für Qualitätssicherungsverantwortliche, eine Gruppe für HR-Verantwortliche, eine Gruppe für Direktoren und eine Gruppe für IT-Leiter.

• Thematische Gruppen zu Themen, die sich noch in der Reflexionsphase befinden, wie z. B. CSR.

• Gruppen, die Komponenten unserer Maßnahmen sind: Einkauf und medizinische Forschung."

Ein vereinfachter Informationsaustausch und -rückfluss

„Neben den Gruppen nutzen wir regelmäßig das Drive und die Beiträge, um „kalte" Informationen und Dokumente zu teilen, wie die Geschäftsordnung oder interne Verfahren. In den Fachgruppen teile ich auch Protokolle und Präsentationsunterlagen, die bei den Videokonferenz-Meetings verwendet wurden", erklärt Bénédicte Le Mouel. So kann jeder an einem einzigen Ort auf alle für ihn relevanten Dokumente zugreifen.

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„Ich nutze auch die Funktion für Veranstaltungen, um Meetings zu organisieren, sowie Umfragen, um nach dem Meeting das Feedback der Mitarbeitenden einzuholen. Das ermöglicht es, Interaktionen zu erzeugen und Feedback-Rückmeldungen zu fördern."

Zeitersparnis und reibungsloserer Austausch

„Für mich liegt die Hauptstärke von Talkspirit in seiner Fähigkeit, den Informationsaustausch per E-Mail zu eliminieren. Das spart täglich wirklich viel Zeit: sowohl für die interne Kommunikation, die Organisation von Meetings als auch für die Animation der Fach-Communitys.

Seitdem sind alle Informationen auf diesem einzigen Kanal zentralisiert, ohne den Umweg über E-Mails.

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Und dank dem Verzeichnis und dem Chat, kann sich jeder direkt an die richtige Person wenden, was den Austausch vereinfacht."

Der Blick von Talkspirit auf SantéCité

Die interne Kommunikation zu verbessern und den Informationsaustausch zu zentralisieren ist eine Schlüsselherausforderung für Gesundheitseinrichtungen. Um dieser Herausforderung zu begegnen, hat SantéCité ein intuitives und einfach zu bedienendes Tool gewählt, das es ermöglicht, den Zugang zu wichtigen Informationen und Dokumenten zu erleichtern und den Austausch innerhalb der Fachgruppen zu beleben.

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Mit Talkspirit sind die endlosen E-Mail-Konversationen vorbei, ebenso das permanente Aktualisieren der Versandlisten. Bei SantéCité können die Führungskräfte der Kliniken auf interne Informationen zugreifen, diese teilen und direkt auf der Plattform mit ihren Kolleginnen und Kollegen interagieren. Dank dieser Zeitersparnis sind sie in ihrer Arbeit effizienter und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.