Mitglieder einer Organisation mit Talkspirit verbinden: Das Zeugnis von Place aux jeunes en région
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Wie können Mitglieder einer Organisation, die über die ganze Provinz Québec verteilt sind, verbunden werden und gleichzeitig den Austausch von Informationen und Dokumenten im Netzwerk erleichtern? Dies ist die Herausforderung, die Place aux jeunes en région mit Hilfe von Talkspirit gemeistert hat!
Place aux jeunes en région ist eine gemeinnützige Organisation aus Québec, die jungen Menschen im Alter von 18 bis 35 Jahren dabei hilft, Arbeit zu finden und sich in einer Region niederzulassen. Die Organisation hat ein Netzwerk von etwa hundert Agenten, die in über 80 regionalen Bezirken vertreten sind, was dem französischen Konzept der Departements ähnelt.
Schlüsselzahlen:
- +100 Agenten verteilt auf 15 Regionen in Québec
- +1.500 junge Menschen, die sich jährlich in Regionen niederlassen dank ihrer Dienstleistungen
- 98 % aktive Nutzer pro Monat auf Talkspirit
Wie nutzt die Organisation Talkspirit im Alltag? Und welche Vorteile zieht sie daraus? Catherine Beaucage, Personalvermittlerin bei Place aux jeunes en région, gibt einen Überblick über diese Fragen.
end HubSpot Call-to-Action Code Eine Herausforderung: Agenten aus dem gesamten Gebiet zusammenführen
"Vor Talkspirit teilten wir unsere Informationen und wichtigen Dokumente über eine Vielzahl von Kanälen, nämlich E-Mails, Sharepoint, Google Drive sowie einer Facebook-Gruppe", berichtet Catherine Beaucage. Ergebnis: Die Agenten hatten oft Schwierigkeiten, den Überblick zu behalten!
Ein weiteres Problem: "viele Agenten fühlten sich isoliert, da sie allein in ihrem Gebiet arbeiteten", und hatten nicht die richtigen Werkzeuge, um mit ihren Kollegen zu kommunizieren.
"Unsere größte Herausforderung war, alle unsere Agenten auf einer einzigen Plattform zusammenzuführen, die ihnen den einfachen Austausch und Beziehungsaufbau ermöglicht. Dazu sollte auch unser internes E-Mail-Aufkommen reduziert werden.
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Da die Fluktuation bei den Agenten ziemlich hoch ist, suchten wir auch ein Tool zum Zentralisieren aller unserer Dokumente", fügt die Personalvermittlerin hinzu.
Die Suche nach einer benutzerfreundlichen Plattform
Um diese verschiedenen Anforderungen zu erfüllen, machte sich die Organisation auf die Suche nach einer Intranet-Plattform All-in-One.
"Ich habe mehrere Monate damit verbracht, verschiedene Plattformen zu vergleichen und zu testen. Und mir wurde klar, dass Talkspirit unseren Anforderungen am besten entsprach.
Die Kosten waren sehr attraktiv. Aber der entscheidende Unterschied war vor allem die Benutzerfreundlichkeit und die Intuitivität der Plattform. Wir haben sie mit Personen getestet, die mit Technologie weniger vertraut waren, und sie konnten sich sehr schnell einarbeiten!
Talkspirit erfüllte auch alle Anforderungen in Bezug auf Funktionalitäten, denn es ermöglicht sowohl den Austausch über Chat als auch Videokonferenzen, Dokumentenverwaltung, kollaboratives Arbeiten, einen Kalender für das gesamte Netzwerk, die Verbindung mit verschiedenen E-Mail-Adressen und für Agenten, die ihr Konto auf Englisch einrichten, die Übersetzung von Beiträgen vom Französischen ins Englische mit einem einfachen Klick."
Eine beschleunigte Einführung
Dank seiner Benutzerfreundlichkeit konnte Talkspirit in nur einer Woche bereitgestellt werden.
"Das Geheimnis liegt in der Vorbereitung! Vor dem Start habe ich mir Zeit genommen, die Plattform gründlich einzurichten (Farben, Einstellungen, Erstellung von Gruppen usw.). Die Bereitstellung fand dann region für Region über eine Woche hinweg statt. Für jede Region organisierte ich ein Treffen mit den dort tätigen Agenten, um sie in das Tool einzuführen und ihnen zu erklären, wie man die verschiedenen Funktionen nutzt.
Es war eine intensive Woche, aber letztendlich hat es wirklich einen Unterschied gemacht, denn alle Agenten haben Talkspirit in kürzester Zeit angenommen!", freut sich Catherine Beaucage.
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Talkspirit, ein unverzichtbares Arbeitswerkzeug
"Talkspirit ist die erste Anwendung, die unsere Agenten morgens öffnen." Es ist ein Werkzeug, das ihnen ermöglicht, Informationen zu teilen, mit Kollegen zu kommunizieren und an Projekten zusammenzuarbeiten.
"Um diese Austausche zu organisieren, haben wir mehrere Gruppen erstellt, die großen Erfolg haben:
- Gruppen nach Region, in denen Agenten untereinander austauschen und zusammenarbeiten können,
- eine Arbeitsgruppe für das nationale Team,
- eine Gruppe, die alle Organisationsmitglieder zusammenführt, die es ermöglicht, Informationen top-down zu teilen,
- eine Selbsthilfegruppe, die es ermöglicht, Best Practices zu teilen und sich von Projekten inspirieren zu lassen,
- eine Gruppe 'Gesuchte Profile' zum Teilen von Kandidatenprofilen und Stellenangeboten, die zu diesen Profilen passen,eine Gruppe für englischsprachige Agenten,
- eine
- Gruppe für informelle Austausche, in der Agenten teilen können, was sie möchten, um zu entspannen und Spaß zu haben."
Bessere Informationsverwaltung
Keine Verzettelung mehr von Informationen in E-Mails und auf Facebook. Mit Talkspirit können Agenten nun Informationen direkt im Chat teilen oder durch die Erstellung eines Beitrags.
"Unser Netzwerk liebt den Chat! Es ist einfach und schnell zu nutzen, und es ermöglicht Agenten, viel einfacher mit dem nationalen Team, mit Kollegen in der gleichen Region oder mit Kollegen, die eine bestimmte Expertise haben, über mehr als 1.000 km hinweg zu kommunizieren. Die Regionen Québecs waren noch nie so nah beieinander!", freut sich Catherine Beaucage.
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"Wir nutzen auch Beiträge zum Teilen von Nachrichten, Best Practices, neuen Prozessen und Schulungsdokumenten, die wir mit dem Tag-System klassifizieren. Dank der Funktion 'Ich habe gelesen' kann jeder Nutzer dann angeben, welche Beiträge er konsultiert hat, so dass er keine Informationen vermisst.
Mit dem Kalender können wir auch externe Veranstaltungen hervorheben, die mit unseren Personalvermittlungsaktivitäten zusammenhängen, sowie unsere internen Veranstaltungen (z. B. unsere Kongresse, unsere monatlichen Treffen mit Agenten, unsere Schulungen, unsere After-Work-Events usw.)", gibt Catherine Beaucage an.
Diese Veranstaltungen werden dann auf der Startseite integriert, die die wichtigsten Nachrichten und Statistiken der Organisation zusammenfasst.
Vereinfachte Dokumentenverwaltung
Mit seinem integrierten Drive ermöglicht Talkspirit auch die Vereinfachung der Dokumentenverwaltung. "Wir haben ein allgemeines Drive erstellt, in dem wir alle unsere statischen Informationen speichern, beispielsweise Kommunikationsdokumente (Logo, Templates, grafische Werkzeuge…), Schulungsdokumente (Videoaufzeichnungen, PDF-Dokumente und hilfreiche Links) und Ressourcen, um Agenten bei ihrer Arbeit zu unterstützen.
Zusätzlich zu diesem allgemeinen Drive hat jede Gruppe ein eigenes Drive, in dem Agenten Dokumente speichern und gemeinsam bearbeiten können." So können sie auf Informationen zugreifen und remote einfach zusammenarbeiten.
Der Chatbot, ein Vorteil für die Informationssuche
Der FAQ-Chatbot ist ein echtes Vorteil für Place aux jeunes en région, da er die Informationssuche auf der Plattform erleichtert. "Ich habe viele Fragen integriert, die ich regelmäßig aktualisiere. Beispielsweise gibt es Fragen, die sich auf die Aufgaben der Agenten, unsere Kandidatenverwaltungssoftware, ihre Beziehungen zu Partnern, die Dienstleistungen, die wir verschiedenen Kandidatenprofilen anbieten können, usw. beziehen.
Wenn ein Agent eine Frage hat, kann er sie dem Chatbot direkt stellen. Und wenn der Chatbot die Antwort nicht hat, werde ich benachrichtigt und kann ihm privat antworten und gleichzeitig die neue Frage-Antwort zum Chatbot hinzufügen. Dies ermöglicht es uns, im Alltag Zeit zu sparen und die Bedürfnisse der Agenten besser zu verstehen", erklärt Catherine Beaucage.
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Schnell sichtbare Vorteile
Für Place aux jeunes en région hat die Umsetzung von Talkspirit auf allen Ebenen Früchte getragen. Das Tool hat es möglich gemacht, gleichzeitig:
- die Isolation zu überwinden,
- den Informationsaustausch und -zugang zu erleichtern (insbesondere über das Drive und die Gruppen),
- den formellen und informellen Austausch zwischen Kollegen durch Chat und Videokonferenzen zu rationalisieren,
- den Zusammenhalt und gegenseitige Unterstützung zwischen Kollegen zu stärken,
- die innerregionale Zusammenarbeit zu fördern,
- und den internen E-Mail-Verkehr zu reduzieren.
"Vorher konnten wir drei bis vier E-Mails pro Woche an Agenten versenden. Aber seit wir Talkspirit nutzen, verschicken wir nicht mehr als zwei oder drei pro Monat", berichtet die Personalvermittlerin. Bei den Statistiken ist die Bilanz ebenso positiv: "93 % der Nutzer haben sich in den letzten sieben Tagen auf Talkspirit angemeldet, und 98 % im letzten Monat."
Kein Zweifel, die Umsetzung der Plattform ist ein echter Erfolg!
Der Blick von Talkspirit auf Place aux jeunes en région
Dank seiner zahlreichen Funktionen ermöglicht Talkspirit die Erfüllung aller Anforderungen von Place aux jeunes en région. Jetzt können Agenten auf einem einzigen Tool austauschen, zusammenarbeiten und auf sie betreffende Informationen zugreifen.
Anders als E-Mails und Facebook-Gruppen ermöglicht Talkspirit es Informationen und Dokumente nach Gruppen zu organisieren und sie leicht über die intelligente Suchleiste zu finden. So brauchen Sie nicht mehr Stunden damit zu verbringen, Informationen zu suchen!
Nächster Schritt: "den Agenten zeigen, wie man fortgeschrittenere Funktionen von Talkspirit nutzt (beispielsweise die Personalisierung von Einstellungen), und möglicherweise das LiveNow Webinar-Modul nutzen, um Zoom zu ersetzen. Endlich ALLES am gleichen Ort", fügt Catherine Beaucage hinzu.
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Autorin: Emmanuelle Abensur
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