Die Nutzer-Community eines HRIS mit Talkspirit betreiben: Erfahrungsbericht des Club Smart RH

Um eine Nutzer-Community zu betreiben, reicht es nicht aus, den Mehrwert klar zu definieren. Es braucht auch ein geeignetes Tool, um diesen Mehrwert tatsächlich zu liefern. Diese Frage der richtigen Infrastruktur hat der Club Smart RH sehr gut verstanden. Wie viele andere hat der Verband zunächst versucht, seine Nutzer-Community über den E-Mail-Austausch am Leben zu erhalten. Doch sehr schnell wurden die Grenzen deutlich: schlecht lesbare Nachrichten, überfüllte Postfächer, Informationsverlust… Angesichts dieser Probleme entschied sich der Club, ein speziell für das Community-Management entwickeltes Tool einzuführen: Talkspirit.

Der Club Smart RH ist der Nutzerclub der HRIS-Lösung Teams Paie, die von Cegedim entwickelt wird. Jedes Unternehmen, das die Software nutzt, kann dem Club auf freiwilliger Basis beitreten. Der 2012 gegründete Club hat rund 60 Mitglieder, die sowohl in KMU als auch in großen französischen Unternehmen wie Fleury Michon, Adecco, Fnac, Célio oder Crédit Agricole tätig sind.

Im Jahr 2023 hat der Verband die Plattform Talkspirit gewählt, um den Austausch zwischen seinen Mitgliedern zu vereinfachen und seine Nutzer-Community zu betreiben. Um die Vorteile dieses Ansatzes und die Schlüsselrolle der Plattform besser zu verstehen, haben wir Julien Calatayud befragt, den Präsidenten und Schatzmeister des Club Smart RH sowie HRIS-Projektleiter bei THOM, einem führenden Unternehmen im europäischen Schmuckeinzelhandel. Hier ist sein Erfahrungsbericht.

Zentralisierung des Austauschs: eine Grundvoraussetzung für effektives Community-Management

„Als ich vor zwei Jahren dem Club Smart RH beigetreten bin, fand der Austausch zwischen den Mitgliedern ausschließlich per E-Mail statt", erinnert sich Julien Calatayud. „Das war ziemlich mühsam, denn sobald ein Mitglied eine Frage stellte, schrieb es automatisch an alle, was die Postfächer schnell überflutet hat. Diese Vorgehensweise wurde auch dann kompliziert, wenn wir unser Jahresseminar organisieren mussten. Jedes Mal, wenn wir die Teilnehmenden befragen oder Informationen teilen wollten, erhielten wir E-Mails aus allen Richtungen.

Dieses Problem wurde genau während eines unserer Seminare angesprochen. Die Mitglieder äußerten den Bedarf, ein Kommunikationstool einzuführen, um den Austausch und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zu erleichtern. Von da an haben wir angefangen, uns über vorhandene Tools zu informieren, und sind auf Talkspirit gestoßen", erklärt der Clubpräsident.

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Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit: entscheidende Kriterien für den Club Smart RH

„Wir waren sofort begeistert von der Benutzerfreundlichkeit und der Interaktivität der Plattform, die ein bisschen wie ein soziales Netzwerk funktioniert. Die angebotenen Funktionen, insbesondere der Chat, der Newsfeed und das Drive, entsprachen genau den von den Nutzern geäußerten Bedürfnissen.

Ein weiteres ausschlaggebendes Kriterium war die Sicherheit. Wir brauchten ein Tool, das den Anforderungen der großen Unternehmen in unserer Nutzer-Community gerecht wird. Talkspirit erfüllt als europäische Plattform alle Anforderungen an die Datensicherheit. Deshalb haben wir es amerikanischen Lösungen wie Google Workspace oder Zoom vorgezogen", erklärt Julien Calatayud.

Eine Einführung in weniger als einem Monat

„Wir haben die Einführung von Talkspirit im September 2023 gestartet. Das ging sehr schnell: weniger als einen Monat nach der ersten Demo war das Tool bereits einsatzbereit!

Sobald das Budget genehmigt war, haben wir alle unsere Mitglieder per E-Mail informiert und ihnen eine Einladung zur Erstellung ihres Kontos auf Talkspirit geschickt. Kurz darauf haben wir ein Meeting organisiert, um die Plattform und ihre verschiedenen Funktionen vorzustellen.

‍Das große Plus von Talkspirit ist, dass es extrem intuitiv ist. Das hat es den Mitgliedern ermöglicht, sich das Tool sehr schnell anzueignen, ohne dass wir Schulungssitzungen organisieren mussten", sagt Julien Calatayud.

„Wenn wir die Plattform künftigen Mitgliedern vorstellen, spürt man sofort deren Begeisterung. Seit der Einführung des Tools haben wir die Anzahl unserer Mitglieder fast verdoppelt. Ich bin überzeugt, dass Talkspirit dazu wesentlich beigetragen hat!"

Vorteile, die von allen anerkannt werden

„Talkspirit ermöglicht uns einen reibungslosen Austausch, die Zentralisierung aller Informationen auf einem einzigen Kanal, den Zusammenhalt und eine enorme Zeitersparnis. So nutzen wir diese Vorteile in vollem Umfang."

Gezielt geteilte Informationen

„Im Alltag nutzen wir hauptsächlich den Chat und den Newsfeed, um die Nutzer-Community zu betreiben. Wir haben eine allgemeine Gruppe, die uns die Kommunikation mit allen Mitgliedern ermöglicht, und thematische Gruppen für den gezielten Austausch von Informationen, die sich auf die verschiedenen Module unserer Gehaltsabrechnungssoftware beziehen.

Wir haben zum Beispiel Gruppen eingerichtet, um HR-Fragen, Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft (Zeiterfassung und Aktivitätsverwaltung) zu diskutieren. Wir haben auch spezielle Gruppen für Vorstandsmitglieder, das Vereinsleben und die Organisation unseres Jahresseminars. Damit können wir Informationen zum Seminar ausschließlich an die Mitglieder weitergeben, die sich angemeldet haben, und andere nicht mit Neuigkeiten belasten, die sie nicht betreffen."

Ein Forum zur Förderung der gegenseitigen Unterstützung zwischen den Mitgliedern

„Natürlich dient Talkspirit nicht nur zur Weitergabe von Informationen. Die Plattform fördert auch den Austausch und das Wissensmanagement zwischen den Mitgliedern.

Sobald ein Mitglied eine Frage zur Nutzung des HRIS hat oder auf ein Problem stößt, kann es Talkspirit nutzen, um Hilfe zu suchen oder nützliche Informationen zu erhalten – entweder durch das Senden einer Nachricht im Chat oder durch das Verfassen eines Beitrags im Newsfeed. Es kann auch direkt andere Nutzende über das Verzeichnis kontaktieren, das die Kontaktdaten aller Mitglieder zentralisiert. Talkspirit dient daher gleichzeitig als Forum und als Vernetzungsplattform für die Mitglieder des Nutzerclubs.

Was ich an dem Tool besonders schätze, ist, dass man veröffentlichte Beiträge in einen Newsletter verwandeln kann. So kann man eine Zusammenfassung der auf Talkspirit geteilten Informationen per E-Mail versenden und sicherstellen, dass alle Kenntnis davon nehmen", ergänzt der Präsident und Schatzmeister des Clubs.

Ein Tool, das die Seminarorganisation vereinfacht

„Neben dem Chat nutzen wir intensiv das gemeinsame Drive und die Umfragefunktion, insbesondere für die Organisation unseres Jahresseminars. So können wir feststellen, wer dabei sein wird, anfallende Aufgaben verfolgen, relevante Dokumente mit den Teilnehmenden teilen und am Ende des Seminars eine Zufriedenheitsumfrage durchführen", erklärt Julien Calatayud.

Einige Tipps für eine erfolgreiche Einführung von Talkspirit

„Wenn auch Sie eine Plattform wie Talkspirit einführen möchten, empfehle ich Ihnen:

• im Voraus die verschiedenen Gruppen zu identifizieren, die Sie erstellen möchten,
• eine Nutzungsrichtlinie zu erstellen, die klärt, was auf der Plattform erlaubt und nicht erlaubt ist,
• und die Nutzung der mobilen und Desktop-Anwendungen zu fördern.

Das haben wir so gut wie möglich umzusetzen versucht, und die Ergebnisse können sich wirklich sehen lassen. Unsere Nutzer-Community freut sich, Talkspirit zu nutzen, und wir hoffen, dass die Zusammenarbeit noch lange andauert!", freut sich Julien Calatayud.

„Wir sind gespannt, wie sich die Plattform weiterentwickelt, und freuen uns darauf, weiterhin neue Funktionen auszuprobieren. Meinerseits plane ich insbesondere, mich mit der Erstellung einer Startseite zu beschäftigen, um die Clubneuigkeiten zu zentralisieren", ergänzt er.

Fazit

Um eine Nutzer-Community zu betreiben, reichen E-Mails nicht aus. Sie brauchen ein Tool, um den Austausch zu zentralisieren, Informationen an die richtige Person weiterzugeben und die gegenseitige Unterstützung unter den Mitgliedern zu fördern. Talkspirit ermöglicht all das und noch viel mehr – auf einer sicheren, DSGVO-konformen und ISO 27001 zertifizierten Plattform. Möchten Sie mehr erfahren? Machen Sie es wie der Club Smart RH: Buchen Sie jetzt Ihre Demo 👇