10 gute (und schlechte) Praktiken für die Moderation von Meetings

Unproduktive Meetings kennen wir alle. Viele Unternehmen würden diese Praxis gerne abschaffen, ohne dass es ihnen je wirklich gelingt. Laut einer Umfrage der Harvard Business Review halten 71 % von 182 Führungskräften ihre Meetings für unproduktiv und ineffizient. Die Hauptschuldigen: eine unzureichende Vorbereitung, Schwierigkeiten, den Austausch zu strukturieren, oder schlicht ein ungeeignetes Format. Um diese Fallstricke zu vermeiden, ist es entscheidend, einen Moderator zu benennen, der in der Lage ist, ein Meeting effizient zu führen.

Niemand wird als Moderator geboren, das ist ein Talent, das man sich aneignet! Damit Sie besser verstehen, was dazu alles gehört, haben wir diesen Artikel verfasst:

• 10 schlechte Praktiken, die Sie vermeiden sollten, als Moderator wie als Teilnehmer
• 10 gute Praktiken, um ein Meeting erfolgreich zu moderieren

Lesen Sie weiter, um der Meeting-Müdigkeit Lebewohl zu sagen!

10 schlechte Praktiken, die die Wirksamkeit Ihrer Meetings untergraben

Haben Sie oft den Eindruck, in Meetings Ihre Zeit zu verlieren? Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass eine dieser ineffizienten Praktiken die Ursache ist. Ob Sie moderieren oder teilnehmen: Vermeiden Sie sie so weit wie möglich!

1. Nicht darüber nachdenken, warum das Meeting stattfindet

Ein Meeting anzusetzen, ohne dessen Ziel klar zu definieren, ist die erste Falle, in die viele Unternehmen tappen. Ob das Meeting bereits geplant ist oder nicht: Fragen Sie sich immer, ob es wirklich notwendig ist und wozu es dienen soll.

• Haben Sie wichtige Themen zu behandeln, die eine gemeinsame Entscheidung erfordern?
• Müssen Sie mehrere Personen zusammenbringen, um gemeinsam über eine strategische Frage nachzudenken?
• Müssen die anstehenden Punkte unbedingt live besprochen werden (und nicht asynchron)?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit „ja“ beantwortet haben, ist ein Meeting vielleicht gerechtfertigt. Andernfalls sollten Sie seinen Nutzen noch einmal überdenken.

2. Das Meeting zum falschen Zeitpunkt ansetzen

Haben Sie schon einmal eine Einladung erhalten und gedacht: „Woran haben die nur gedacht? Das ist der denkbar schlechteste Zeitpunkt!“ Die Wahl des falschen Zeitfensters kann die Wirksamkeit Ihres Meetings ernsthaft beeinträchtigen. Zu Ihrer eigenen Ruhe sollten Sie Meetings vermeiden:

• während der Mittagspause
• vor 9 Uhr und nach 18 Uhr
• mitten am Tag
• an Tagen, die bereits voller Meetings sind

Prüfen Sie, von wo aus sich die Teilnehmenden zuschalten, um Verkehrslärm oder Cafégeräusche zu vermeiden, bei denen man nur jedes zweite Wort versteht. Achten Sie so weit wie möglich darauf, dass Meetings sich nicht ohne eine kurze Pause aneinanderreihen. Wenn sich die Teilnehmenden direkt nach einem langen Meeting zuschalten, fällt es ihnen schwer, aufmerksam zu bleiben.

3. Die falschen Personen einladen

Um ein wirksames Meeting zu moderieren, müssen Sie die richtigen Personen einladen. Statt wahllos alle einzuladen, laden Sie nur die wirklich betroffenen Beteiligten ein, also diejenigen, die Sie für die Entscheidung brauchen, und/oder diejenigen, die die Informationen benötigen, die Sie teilen werden.

4. Nicht ausreichend vorbereitet sein

Ein gutes Meeting wird im Vorfeld vorbereitet! Schluss mit Meetings ohne klare Tagesordnung, die allen die Zeit rauben.

Sobald die Tagesordnung steht, ist es wichtig, sie im Voraus zu versenden und zu präzisieren, was von jedem Teilnehmenden vor und während des Meetings erwartet wird. Zum Beispiel:

• Müssen die Teilnehmenden eine Präsentation vorbereiten?
• Sollen sie sich darauf vorbereiten, das Wort zu ergreifen und ihr Wissen zu den Punkten der Tagesordnung zu teilen?
• Dürfen sie zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung setzen?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten vorbereitet erscheinen.

5. Die Rolle des Moderators nicht klären

Der Moderator (manchmal auch „Facilitator“ genannt) ist die Person, die das Meeting führt. Zu seinen Aufgaben gehören insbesondere:

• den Austausch leiten und begleiten
• die Rückmeldungen aller einholen
• mögliche Konflikte und Meinungsverschiedenheiten auffangen
• sicherstellen, dass die geteilten Informationen von allen verstanden werden

In manchen Fällen kann der Moderator auch weitere Rollen übernehmen, etwa das Protokollieren und die Nachverfolgung der Maßnahmen. In anderen Fällen fallen diese Rollen dem Protokollführer oder dem Projektleiter zu.

Deshalb sind die Verantwortlichkeiten des Moderators nicht immer von vornherein klar, was zu Kommunikationsproblemen im Meeting führen kann.

Nehmen Sie sich also die Zeit, zu dokumentieren, was vom Moderator erwartet wird, zum Beispiel mit einem Werkzeug wie Holaspirit.

6. Die Teilnehmenden nicht zu Wort kommen lassen

Man sollte im Kopf behalten, dass ein Meeting zu moderieren nicht bedeutet, das Wort an sich zu reißen. Das ist ein verbreiteter Fehler, sowohl auf Seiten des Moderators als auch der Teilnehmenden. Um wirksam zu sein, muss ein Meeting jedem erlauben, frei und ohne Unterbrechung zu sprechen.

Üben Sie sich also so weit wie möglich in aktivem Zuhören und achten Sie darauf, dass jeder der Reihe nach zu Wort kommt, damit Ihre Meetings nicht zu einem endlosen Monolog oder einem Stimmengewirr werden.

7. Von einem Thema zum nächsten springen

Eine weitere Falle besteht darin, von der Tagesordnung abzuweichen und/oder mehrere Themen gleichzeitig behandeln zu wollen. Diese Praxis verhindert oft, dass Meetings pünktlich enden, und verzögert die Entscheidungen. Ergebnis: alle gehen unzufrieden auseinander.

Um ein gutes Meeting zu führen, achten Sie darauf, dass sich der Austausch auf die Punkte der Tagesordnung beschränkt und nicht auf Randfragen ausweitet. Versuchen Sie außerdem, komplexe Fragestellungen in die Tiefe zu bearbeiten. Um den Dingen auf den Grund zu gehen, können Sie zum Beispiel die 5-Why-Methode anwenden, bei der man den Teilnehmenden fünfmal hintereinander die Frage „warum“ stellt.

8. Den vorgegebenen Zeitrahmen nicht einhalten

Neigen Ihre Meetings dazu, den vorgesehenen Zeitrahmen systematisch zu sprengen? Kommen Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu spät? Es ist höchste Zeit, diese schlechten Gewohnheiten abzustellen!

Ein wirksames Meeting beginnt und endet pünktlich. Planen Sie die nötige Zeit im Voraus ein, um den Schneeballeffekt zu vermeiden (wenn ein Meeting zu spät endet, kann es das nächste daran hindern, pünktlich zu beginnen, und so weiter).

Wenn Ihre Meetings besonders lang sind, denken Sie auch daran, Pausen in Ihre Tagesordnung einzuplanen. 😉

9. Zu keiner Entscheidung kommen

Leider sind Meetings, die zu keiner Entscheidung und keiner konkreten Maßnahme führen, in Unternehmen gang und gäbe. Sie sind oft nutzlos und kosten Ihre Mitarbeitenden wertvolle Zeit.

Schließlich ist das Ziel eines Meetings nicht, stundenlang zu philosophieren, sondern zu einem gemeinsamen Verständnis zu gelangen. Um Ihre Meetings wirksam zu führen, begrenzen Sie die Redezeit jedes Einzelnen und nutzen Sie ein Abstimmungssystem, um Entscheidungen schnell zu treffen.

10. Die Folgemaßnahmen im Vagen lassen (oder unrealistisch ansetzen)

Das Meeting ist vorbei, aber niemand weiß wirklich, was jetzt zu tun ist. Dafür gibt es mehrere Gründe:

1. Die Folgemaßnahmen und/oder die Aufgabenverteilung nach dem Meeting wurden während des Meetings nicht angesprochen.
2. Niemand hat Notizen gemacht, sodass sich niemand mehr daran erinnert, was beschlossen wurde.
3. Nach dem Meeting wurde kein Protokoll mit den Teilnehmenden geteilt, und es gab keine Nachverfolgung, um sicherzustellen, dass alle ihre Aufgaben erledigt haben.

Denken Sie also daran, Ihre Folgemaßnahmen während und nach Ihren Meetings festzuhalten, damit sie nicht toter Buchstabe bleiben.

10 gute Praktiken, um ein Meeting wirksam zu moderieren

Nun, da Sie die zu vermeidenden Fehler kennen, kommen wir zu den guten Praktiken, um ein Meeting zu führen, ohne die Zeit von irgendjemandem zu verschwenden.

1. Tagesordnung und Ziele im Vorfeld festlegen

Das Erste, was vor der Planung eines Meetings zu tun ist, besteht darin, Ihre Ziele zu definieren, also das, was Sie mit diesem Meeting erreichen wollen. Bestimmen Sie die Themen, die behandelt werden sollen, und diejenigen, die eine Entscheidung erfordern.

Auf dieser Grundlage können Sie eine Tagesordnung verfassen und die Teilnehmenden bitten, die Punkte zu ergänzen, die sie besprechen möchten. Nichts ist einfacher: Sie brauchen ein gemeinsam bearbeitbares Dokument wie das untenstehende (erstellt mit der OfficeNow-Suite von Talkspirit).

2. Ihr Meeting organisieren

Der nächste Schritt besteht natürlich darin, Ihr Meeting zu organisieren. Senden Sie eine Einladung mit der Tagesordnung an die Teilnehmenden und achten Sie darauf, nur diejenigen einzuladen, deren Anwesenheit wirklich nötig ist. Nennen Sie in dieser Einladung Ihre Themen und Ziele (und fügen Sie bei Bedarf einen Link zu den Hintergrunddokumenten hinzu), damit sich jeder im Vorfeld vorbereiten kann.

Bitten Sie jeden Teilnehmenden, seine Teilnahme zu bestätigen und die Punkte oder Fragen mitzuteilen, die er ansprechen möchte. So haben Sie Zeit, im Vorfeld über Lösungen nachzudenken!

3. Das Format festlegen

Dank (oder wegen) COVID hat sich die Art, wie wir uns treffen, in den letzten Jahren erheblich verändert. Um Missverständnisse zu vermeiden, präzisieren Sie:

• wo das Meeting stattfindet: aus der Ferne, vor Ort oder im Hybridmodus (mit einer Mischung aus Teilnehmenden aus der Ferne und vor Ort)
• welche Art von Informationen geteilt wird

Je nach gewähltem Format müssen Sie einen Videokonferenz-Link in die Einladung aufnehmen und/oder einen oder mehrere Besprechungsräume reservieren.

Lesen Sie auch: 10 Tipps, um die Wirksamkeit Ihrer Remote-Meetings zu verbessern

Um Zeit zu sparen, können Sie auch Ihre eigenen Meeting-Vorlagen erstellen, und zwar in Holaspirit. Das Werkzeug erlaubt Ihnen, die wichtigsten Abschnitte Ihrer Meetings zu definieren und festzulegen, welche Art von Inhalten in jedem Abschnitt behandelt wird (zum Beispiel eine Maßnahmenliste, Kennzahlen, ein Statusbericht, die Nachverfolgung der OKR und so weiter).

4. Das richtige Kollaborationswerkzeug wählen

Ein hybrides Meeting lässt sich kaum ohne ein leistungsfähiges Kollaborationswerkzeug organisieren… Um das richtige zu wählen, bestimmen Sie Ihren Bedarf:

• Welche Funktionen erscheinen Ihnen unverzichtbar für jedes Videokonferenzwerkzeug (Aufzeichnung, Umfrage, Breakout-Räume, Bildschirmfreigabe und so weiter)?
• Müssen Sie Ihre Besprechungsräume ausstatten?
• Welche weiteren Funktionen brauchen Sie, um Ihre Meetings zu organisieren und zu moderieren? (geteilte Tagesordnung, Ressourcenbuchung, Chat, Office-Suite und so weiter).
• Welche Anforderungen (Datenhosting in Europa, SSO-Authentifizierung, mobile App, einfache Bedienung und so weiter) haben Sie?

Bei Talkspirit bündeln wir alles, was Sie brauchen, auf einer einzigen Plattform. Unser Kollaborationswerkzeug vereint alle Funktionen, die für die Organisation, Moderation und Nachverfolgung Ihrer Meetings wesentlich sind: Chat und Videokonferenz, Webinare, Ausstattung von Besprechungsräumen, geteilter Kalender, Office-Suite, Projektmanagement und vieles mehr.

5. Interne Regeln aufstellen

Das beste Mittel, um die Meeting-Müdigkeit zu beenden? Einen praktischen Meeting-Leitfaden erstellen, der alle goldenen Regeln enthält, die einzuhalten sind (für Teilnehmende wie für Moderatoren). Zum Beispiel:

• pünktlich erscheinen
• sich im Voraus vorbereiten
• die Hand heben, um das Wort zu ergreifen (physisch oder virtuell)
• die anderen Sprechenden nicht unterbrechen
• den Standpunkt jedes Einzelnen respektieren
• während eines Meetings nichts anderes tun (E-Mails beantworten oder aufs Handy schauen)
• das Mikrofon stummschalten, wenn jemand anderes spricht
• Fachjargon sowie endlose und nutzlose Abkürzungen vermeiden

Diese Regeln können auch in Ihrem Willkommensheft (oder jedem anderen Onboarding-Dokument) stehen, damit neue Mitarbeitende sie sich leicht aneignen können.

Lesen Sie auch: Die vollständige HR-Checkliste für ein gelungenes Onboarding neuer Mitarbeitender

6. Das Engagement der Teilnehmenden aufrechterhalten

Ein Meeting zu moderieren heißt auch, alles dafür zu tun, das Engagement der Teilnehmenden über die gesamte Sitzung hinweg aufrechtzuerhalten. Hier einige Ideen für verschiedene Meetingformate:

• Machen Sie zu Beginn des Meetings eine kurze Vorstellungsrunde oder einen Icebreaker, um den Teilnehmenden die Scheu zu nehmen und die Stimmung zu lockern
• Gamifizieren Sie das Meeting-Erlebnis: Bauen Sie passende Umfragen, Quiz und Herausforderungen ein und führen Sie Punktestände, um die Beteiligung zu fördern
• Teilen Sie Ihren Bildschirm und nutzen Sie ein Whiteboard, um Ihre Präsentation interaktiver zu machen
• Geben Sie den Teilnehmenden die Möglichkeit, in kleinen Gruppen nachzudenken (in Breakout-Räumen)

7. Alle ermutigen, sich zu äußern

Ein Meeting zu moderieren beschränkt sich natürlich nicht darauf, Informationen von oben nach unten zu verteilen. Jeder Teilnehmende muss seinen Standpunkt und seine Meinung äußern können, damit der Austausch in Gang kommt.

Im Verlauf des Meetings ermutigen Sie die Teilnehmenden, Fragen zu stellen. Reservieren Sie Zeit, um die Punkte der Tagesordnung zu besprechen. Und um die Rückmeldungen aller einzuholen, nicht nur derjenigen, denen das Sprechen leichtfällt, lassen Sie den Zurückhaltenderen Zeit.

8. Tagesordnung und Zeitrahmen einhalten

Der Moderator muss außerdem darauf achten, dass das Meeting sein Ziel erfüllt und nicht in alle Richtungen ausufert. Er muss den Austausch rahmen, um sicherzustellen, dass die Tagesordnung eingehalten wird, dass die erwarteten Entscheidungen getroffen werden und vor allem, dass das Meeting nicht überzieht!

Bei Bedarf kann er einen Zeitwächter benennen, der die Uhr im Blick behält und ihn an die verbleibende Zeit erinnert.

9. Notizen machen

Notizen zu machen ist in einem Meeting unverzichtbar. Auch wenn das den meisten von uns selbstverständlich erscheint, bleibt das Verfassen knapper Protokolle für manche Organisationen eine Herausforderung.

Zu Beginn des Meetings empfehlen wir, einen Protokollführer zu benennen. Jeder Teilnehmende kann diese Rolle übernehmen, auch der Moderator; zögern Sie also nicht, bei jedem Meeting den Protokollführer zu wechseln.

10. Für die Nachverfolgung sorgen

Die Nachverfolgung nach dem Meeting ist genauso wichtig wie die Moderation während des Meetings. Sie erinnert die Teilnehmenden an die besprochenen Punkte und hält diejenigen auf dem Laufenden, die nicht dabei sein konnten.

Hier einige gute Praktiken für die Nachverfolgung nach einem Meeting:

• Teilen Sie das Protokoll des Meetings mit den betroffenen Personen (Teilnehmende und abwesende Eingeladene) über eine Veröffentlichung in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk. Nennen Sie darin: die behandelten Themen, die getroffenen Entscheidungen und die umzusetzenden Maßnahmen.

• Holen Sie die Rückmeldungen der Teilnehmenden zum Meeting ein, zum Beispiel über eine Umfrage. Schlagen Sie Verbesserungsansätze für die nächsten Meetings vor.

• Übertragen Sie die Folgemaßnahmen in Ihr Projektmanagement-Werkzeug. Weisen Sie die richtigen Maßnahmen den richtigen Personen zu und ergänzen Sie Fristen, damit die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Das Projekte-Modul von Talkspirit erleichtert Ihnen die Arbeit, zögern Sie nicht, es auszuprobieren.

Ein Meeting führen: davor, währenddessen, danach

Diese zwanzig Punkte lassen sich in eine einfache Reihenfolge bringen. Hier ist derselbe Stoff, eingeordnet in den Ablauf eines Meetings, von dem Moment an, in dem es beschlossen wird, bis zu dem, in dem seine Maßnahmen abgeschlossen sind. Bei wiederkehrenden Meetings wird die Abfolge stärker formalisiert: siehe unseren Leitfaden zur Governance-Besprechung und, weiter gefasst, das, was Ihre Meetings über das Betriebssystem Ihrer Organisation aussagen.

Fazit

Dank dieser guten Praktiken haben Sie nun alle Schlüssel in der Hand, um ein Meeting wirksam zu führen, wo auch immer Ihre Teilnehmenden sind. Gewohnheiten zu ändern braucht etwas Zeit, seien Sie also geduldig und gehen Sie mit gutem Beispiel voran, damit Ihr ganzes Team folgt. Vergessen Sie schließlich nicht, sich auszustatten: Installieren Sie ein Videokonferenzsystem in Ihren Besprechungsräumen und führen Sie ein Kollaborationswerkzeug mit integriertem Videokonferenzmodul ein. Die richtigen Werkzeuge machen den ganzen Unterschied, insbesondere bei der Organisation hybrider Meetings.

Die Lösungen Talkspirit und Holaspirit bieten zahlreiche Schlüsselfunktionen, um ein Meeting zu organisieren, zu moderieren und nachzuverfolgen. Wenn Sie genau das suchen, warten Sie nicht länger und kontaktieren Sie unser Team! Wir begleiten Sie gerne.