Die unverzichtbare Ausstattung, um Ihren Besprechungsraum zu modernisieren

Die Ära der hybriden Arbeit hat das Gesicht unserer Meetings völlig verändert. Manches ist gleich geblieben, etwa die in Meetings verbrachte Zeit, die weiterhin hoch ist (25 Stunden pro Woche bei Führungskräften). Das Format der Meetings ist jedoch nicht mehr dasselbe: Inzwischen findet mehr als die Hälfte von ihnen per Videokonferenz statt, zeigt eine Studie des Ifop.

Diese Entwicklung der Meetings bringt für die Mitarbeitenden einiges an Herausforderungen mit sich. Tonprobleme, mäßige Videoqualität, instabile WLAN-Verbindungen, Schwierigkeiten, zu Wort zu kommen… Diese technischen Schwierigkeiten sorgen nicht nur für Frust, sie bedeuten auch einen echten Verlust an Produktivität im Arbeitsalltag. Der Befund ist eindeutig: Damit Ihre Videokonferenzen produktiv werden, müssen Sie Ihre Besprechungsräume modernisieren und mit der passenden Ausstattung versehen.

Wir haben für Sie die unverzichtbare Ausstattung zusammengestellt, die in jeden Besprechungsraum gehört. Folgen Sie der Checkliste, um Ihre Besprechungsräume in moderne, technisch starke Räume zu verwandeln 👇

HubSpot Call-to-Action Code [if lte IE 8]><div id="hs-cta-ie-element"></div><![endif] end HubSpot Call-to-Action Code

1. Der Fernseher

Im Herzen jedes modernen Besprechungsraums steht ein unverzichtbares Gerät: der Fernseher. In Meetings erlaubt er, eine Präsentation zu zeigen oder den Bildschirm zu teilen (etwa über ein HDMI-Kabel oder eine Bluetooth-Verbindung). So können alle Teilnehmenden die geteilten Informationen mühelos sehen, ob sie im Raum sitzen oder aus der Ferne zugeschaltet sind.

Mit Touchfunktion kann der Fernseher zudem als interaktive Fläche dienen (Sie können ihn zum Beispiel nutzen, um die Ideen aus Brainstorming-Workshops festzuhalten).

Denken Sie also daran, in allen Ihren Besprechungsräumen einen hochwertigen Fernseher vorzusehen. Wir versprechen Ihnen: Sie werden den Unterschied sehen!

2. Die Videokonferenz-Ausstattung

Um wirksame hybride Meetings abzuhalten, müssen Sie auch in passende Videokonferenztechnik investieren. Eine Studie von Dialpad zeigt, dass Tonprobleme das Problem Nummer eins in Videokonferenzen sind. Hier ist die Ausstattung für den Besprechungsraum, die dagegen hilft:

• Die Konferenzspinne: Sie ist eigens für Audiokonferenzen gebaut. Mit ihren integrierten Mikrofonen, die den Ton in 360 Grad aufnehmen, sorgt sie dafür, dass jede teilnehmende Person klar zu hören ist, ganz gleich, wo sie am Tisch sitzt. Damit eignet sie sich ideal für große Besprechungsräume.

• Das Speakerphone: Kompakter als die Konferenzspinne, wird das Speakerphone sowohl für Audio- als auch für Videokonferenzen eingesetzt. Seine Reichweite ist etwas geringer als die der Konferenzspinne, doch es liefert eine gute Tonqualität und lässt sich leichter transportieren. Damit ist es perfekt für kleine Meetings oder flexible Arbeitsbereiche.
• Das kabellose Präsentationssystem: Damit teilen Sie den Bildschirm Ihres Computers oder Ihres Mobilgeräts ganz ohne Kabel.
• Die Webcam: Sie erlaubt den aus der Ferne Zugeschalteten, die Personen im Besprechungsraum zu sehen, ohne selbst vor Ort sein zu müssen.

Wenn Sie es sich einfach machen wollen, gibt es schließlich eine naheliegende Lösung: in eine All-in-one-Videokonferenzausstattung investieren. Genau das bieten wir bei Talkspirit mit unserem Modul Besprechungsräume. Diese Lösung umfasst:

• ein Audiosystem hoher Qualität, passend für Räume jeder Größe,
• eine Kamera, die mit Ihrer Videokonferenzlösung verbunden ist,
• ein kabelloses Präsentationssystem, mit dem Sie Inhalte direkt von Ihrem Gerät aus teilen,
• ein Touch-Tablet, um sich mit einem Klick in Ihre Videokonferenzen einzuwählen.

Konkret sieht ein hybrides Meeting mit dieser Ausstattung so aus:

Modul Besprechungsräume entdecken

3. Das Whiteboard

Manchmal genügt ein einfaches Gerät, um Ihren Besprechungsraum zu modernisieren. So ist es beim Whiteboard: ob aus Papier, aus Schiefer oder digital, es hilft, Ihre Ideen klarer sichtbar zu machen und zu ordnen, und macht Ihre Meetings lebendiger. Besonders nützlich ist es daher für Brainstorming-Workshops und für Meetings, in denen Konzepte anhand von Skizzen oder Zeichnungen erklärt werden.

Lesen Sie auch: Ein Meeting moderieren: die guten und die schlechten Praktiken

Wenn Ihre Brainstorming-Meetings meist im Büro stattfinden, können Sie ohne Weiteres zu einem klassischen Whiteboard greifen. Laufen diese Meetings jedoch hybrid, ist ein interaktives Whiteboard sinnvoll, das alle sehen und beschriften können, auch die aus der Ferne Zugeschalteten.

4. Die Videokonferenz-Software

Über die Hardware hinaus entscheidet die Wahl der Videokonferenz-Software darüber, wie modern ein Besprechungsraum wirklich ist. Eine wirksame Lösung muss intuitiv, zuverlässig und sicher sein. Sie muss zudem ein reibungsloses Nutzererlebnis bieten, für die aus der Ferne Zugeschalteten ebenso wie für die vor Ort Anwesenden.

Neben unserem Modul Besprechungsräume enthält unsere Plattform Talkspirit auch eine Funktion für Videokonferenzen. Damit können Sie:

• personalisierte URLs für jedes Meeting erzeugen,
• Meetings mit per Telefon zugeschalteten Teilnehmenden abhalten,
• chatten und Umfragen starten, um die Meinung der Teilnehmenden einzuholen,
• die Teilnehmenden auf mehrere Räume verteilen (über die Breakout Rooms), damit sie sich in kleinen Gruppen austauschen können,
• dank der Aufzeichnungsfunktion eine Spur Ihrer Gespräche behalten.

Das Plus? Unsere Lösung ist zu 100 % französisch und nach ISO 27001 zertifiziert, um Ihnen das höchstmögliche Maß an Sicherheit zu bieten.

Sie möchten weitere Videokonferenz-Programme entdecken? Sehen Sie sich unsere Top 10 der besten Videokonferenzlösungen an.

5. Das System zur Raumbuchung

Ob Sie in eigenen Büros oder in geteilten Büros arbeiten, das Problem ist oft dasselbe: Es ist schwierig, einen freien Besprechungsraum zu finden, wenn man ihn braucht! Um die Nutzung dieser Räume zu optimieren, ist es daher wichtig, ein Raumbuchungssystem einzuführen, das wirksam und einfach zu bedienen ist (denn je komplizierter es ist, desto seltener nutzen es Ihre Mitarbeitenden).

Bei Talkspirit haben wir diese Funktion direkt in unser Modul Kalender eingebaut, damit die Mitarbeitenden nicht zwischen mehreren Anwendungen wechseln müssen. Sobald Sie ein Meeting planen, können Sie die Verfügbarkeit der Teilnehmenden und der Besprechungsräume gleichzeitig einsehen und so den perfekten Termin finden. Eine Funktion sperrt zudem die Buchung bereits belegter Räume, um Buchungskonflikte zu vermeiden.

Unser Raumbuchungssystem fügt sich automatisch in die übrigen Funktionen der Plattform ein. So können Sie Ihr Meeting im Neuigkeiten-Feed teilen, und Sie werden automatisch benachrichtigt, wenn ein Meeting gleich beginnt.

Was ebenso zählt wie die Technik: Einrichtung, Akustik und Netzwerk

Diese fünf Ausstattungselemente entfalten ihre volle Wirkung nur, wenn der Raum dafür taugt. Das ist die Schicht, die beim Budget vergessen wird, und oft ist genau sie der Grund für ein misslungenes Meeting.

• Die Einrichtung: Richten Sie den Tisch zum Bildschirm und zur Kamera aus, damit die aus der Ferne Zugeschalteten Gesichter sehen und keine Profile. Lassen Sie Platz, um sich um das Whiteboard herum zu bewegen.
• Die Akustik: Harte Oberflächen wie Glas, Beton oder große Fensterfronten werfen den Schall zurück und ermüden alle, die aus der Ferne zuhören. Ein Teppich, Vorhänge oder Absorberplatten bringen der Tonqualität oft mehr als ein zusätzliches Mikrofon.
• Das Licht: Ein Fenster im Rücken der Teilnehmenden macht sie auf dem Bildschirm zu Silhouetten. Beleuchten Sie die Gesichter von vorn und stellen Sie die Kamera nicht gegen eine Fensterfront.
• Das Netzwerk: Die Videokonferenz leidet als Erstes unter einem überlasteten WLAN. Eine Ethernet-Buchse in jedem Raum bleibt die einfachste und die zuverlässigste Lösung.
• Kabel und Steckdosen: Sehen Sie Steckdosen und ein Kabel zum Teilen des Bildschirms vor, die vom Tisch aus erreichbar sind, sonst beginnt das Meeting mit fünf Minuten auf allen vieren.

Lesen Sie auch: Der Arbeitsraum als Hebel für Produktivität und Mitarbeiterengagement

Fazit

Sie kennen nun die unverzichtbare Ausstattung, um Ihren Besprechungsraum zu modernisieren, nämlich: den Fernseher, die Videokonferenztechnik und die Videokonferenz-Software, das Whiteboard und das Raumbuchungssystem. Sie wissen auch, dass die Technik allein nicht genügt: Einrichtung, Akustik und Netzwerk entscheiden über den tatsächlichen Komfort Ihrer hybriden Meetings.

Bei Talkspirit sind wir überzeugt, dass die Ausstattung des Besprechungsraums mit einem stimmigen Nutzererlebnis einhergehen muss, sicher und auf den Menschen ausgerichtet, bis hin zur Wahl einer Plattform, die Ihre digitale Souveränität achtet. Deshalb bieten wir All-in-one-Lösungen an, die den Anforderungen moderner Unternehmen entsprechen, die regelmäßig hybrid arbeiten.

Natürlich wissen wir auch, dass die Ausstattung nicht alles ist. Die eingeführten Praktiken sind genauso wichtig (wenn nicht wichtiger!). Sehen Sie sich diese Checkliste an und entdecken Sie unsere besten Tipps, um Ihre hybriden Meetings wirksamer zu machen:

Checkliste ansehen

In dieser Checkliste finden Sie: unsere bewährten Praktiken für wirksame Meetings, die 14 zentralen Schritte vor, während und nach jedem Meeting sowie Vorschläge für weiterführende Ressourcen.

Herunterladen