Der ultimative Leitfaden zur Durchführung eines Governance-Meetings

Ihre Organisation hat Schwierigkeiten, Veränderungen durchzuführen? Ihre Mitarbeitenden haben manchmal das Gefühl, von wichtigen Entscheidungen, die sie betreffen, ausgeschlossen zu sein? Ob Sie einen Rolle, einen Prozess oder eine interne Regel ändern möchten, es gibt eine einfache, effektive… und inklusive Methode, um dies zu erreichen: das Governance-Meeting!

In Holakratie und Soziokratie ermöglichen Governance-Meetings jedem Mitglied des Teams, seine Stimme zu erheben und an kollektiven Entscheidungen teilzunehmen. Natürlich ist es nicht notwendig, diese Methoden zu praktizieren, um Governance-Meetings zu organisieren. Sie können diese einführen, unabhängig von Ihrer Struktur oder Ihrem Organisationsmodell. Dies ist tatsächlich ein Schlüsselhebel zur Stärkung des Gefühls der Zugehörigkeit und des Engagements der Mitarbeitenden, während gleichzeitig die Agilität der Organisation gestärkt wird. Warum also nicht ausprobieren?

In diesem Artikel werden wir sehen, was ein Governance-Meeting ist, wofür es dient, und vor allem: wie man es effektiv, Schritt für Schritt, animiert. Nach dem Lesen dieses Artikels werden Sie bereit sein, Ihre eigenen Governance-Meetings durchzuführen… und Veränderungen in Ihrer Organisation zu beschleunigen!

Was ist ein Governance-Meeting?

Definition

Ein Governance-Meeting ist ein strukturiertes Meeting, in dem die Mitglieder eines Teams zusammenkommen, um über die Struktur der Organisation, die Rollen, die Richtlinien und die internen Prozesse zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen.

Im Gegensatz zu Triage-Meetings (auch taktische Meetings genannt), die dem Verfolgen von täglichen Aufgaben dienen, zielen Governance-Meetings darauf ab, den globalen Rahmen, in dem das Team funktioniert, zu entwickeln. Sie ermöglichen es, die Rollen zu klären, die Struktur und die Kollektivregeln an die sich ändernden Bedürfnisse der Organisation anzupassen.

Ziele

Governance-Meetings dienen dazu:

• Die Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, damit jedes Mitglied des Teams genau weiß, was von ihm erwartet wird und wie er zur Leistung der Organisation beiträgt.
  
• Neue Regeln oder Prozesse zu aktualisieren oder zu erstellen, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen und neue Herausforderungen zu lösen.
  
• Spannungen in Bezug auf Governance zu lösen, wie sich überschneidende Rollen oder mangelnde Klarheit in der Entscheidungsfindung, um sowohl die Leistung als auch das Wohlbefinden der Teams zu verbessern.

Der integrative Entscheidungsfindungsprozess

Im Rahmen der Holakratie stützen sich Governance-Meetings auf einen Prozess der integrativen Entscheidungsfindung. Dieser Prozess gewährleistet, dass jede Stimme gehört wird und Entscheidungen auf kollaborative Weise getroffen werden, während sie gleichzeitig effizient bleiben.

In diesem Modell ist es nicht notwendig, dass jeder einer Proposition zustimmt, damit diese angenommen wird. Das Wichtigste ist, dass keine begründeten Einwände erhoben werden.

Aber wie funktioniert dieser Prozess konkret?

Das werden wir in der Fortsetzung dieses Artikels mit einem Schritt-für-Schritt-Leitfaden entdecken 😉

Wie sieht ein typisches Governance-Meeting aus

Governance-Meetings folgen einer gut definierten Struktur, die entwickelt wurde, um die Effizienz zu maximieren und die Inklusion zu fördern. Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden, um Ihnen zu helfen, Ihres zu strukturieren:

Eröffnungsrunde

Beginnen Sie das Meeting mit einer Eröffnungsrunde, während der jeder Teilnehmer seinen Geisteszustand oder alle Bedenken teilen kann, die ihn ablenken könnten.
Ein paar hilfreiche Fragen, die man zu diesem Zeitpunkt stellen kann:

• "Wie geht es dir heute?"
• "Gibt es etwas, das Sie daran hindert, während dieses Meetings vollständig präsent zu sein?"

Dieser Moment ermöglicht es jedem, sich zu reorientieren… und das Meeting auf gute Grundlagen zu starten.

Tagesordnung

Es ist Zeit, die Vorschläge zu überprüfen und zu besprechen, die die Teilnehmer einbringen möchten. Falls dies nicht bereits vorher geschehen ist, kann jeder die zu diskutierenden Punkte zur Tagesordnung hinzufügen. Sobald die Tagesordnung abgeschlossen ist, folgen Sie für jeden Vorschlag den Schritten des integrativen Entscheidungsprozesses, die unten aufgelistet sind 👇

1. Präsentation des Vorschlags

Jedes Mitglied präsentiert seinen Vorschlag der Reihe nach. Dieser muss sich auf spezifische Governance-Fragen wie Rollendefinitionen, Richtlinien oder Prozesse beziehen.

Hier ist ein Beispiel eines möglichen Vorschlags: "Die Rolle des "Team-Koordinators" umdefinieren, indem die "Zeitplanverwaltung" in seine Verantwortung einbezogen wird."

Der Moderator kann Fragen stellen, um sicherzustellen, dass der Vorschlag klar und zulässig ist, zum Beispiel:

• "Kannst du deinen Vorschlag in einem Satz zusammenfassen?"
• "Welches Problem möchtest du mit diesem Vorschlag lösen?"
  

2. Klärung des Vorschlags

Die anderen Teilnehmer können dann Fragen stellen, um bestimmte Aspekte des Vorschlags zu klären – und ihn so besser zu verstehen. Allerdings sollten sie in dieser Phase noch keine Reaktion oder Meinung äußern (das kommt im nächsten Schritt).

Hier sind einige Beispiele für Klärungsfragen:

• "Wie integriert sich diese neue Verantwortung in die aktuelle Belastung des Team-Koordinators?"
• "Welche Ressourcen würden notwendig sein, um dies umzusetzen?"
  

3. Reaktion auf den Vorschlag

Sobald der Vorschlag geklärt ist, kann jeder frei seine Reaktion äußern: Unterstützung, Vorbehalt, Verbesserungsvorschlag…

Zum Beispiel:

"Ich unterstütze diese Idee, da sie unsere aktuellen Planungsprobleme anspricht."
"Ich habe Angst, dass dies die Rolle des Team-Koordinators überbelastet."

4. Änderung und Klärung des Vorschlags

Nach dem Reaktionsrundgang kann die Person, die den Vorschlag eingereicht hat, ihn leicht ändern und/oder Klarstellungen vornehmen, falls nötig. Zu beachten ist, dass dieser Schritt optional ist, und dass es daher nicht notwendig ist, den Vorschlag zu klären, insbesondere wenn dieser bereits gut verstanden wurde.

5. Einwand gegen den Vorschlag

Der Moderator fragt dann die Teilnehmer, ob sie

Einwände einbringen möchten. Er kann Fragen stellen wie:

"Glaubst du, dass dieser Vorschlag der Organisation schaden könnte?"
"Welche konkrete negative Auswirkung identifizierst du? Und warum würde das problematisch sein?"
• 
  

Einwände müssen

auf echten Risiken für das Team (auch "Kreis" in Holakratie oder Soziokratie genannt) oder für die Organisation im Allgemeinen basieren. Zum Beispiel:

• "Diese Änderung könnte die Aufgabenverteilung destabilisieren."
• "Es gibt eine Dopplung mit den Aufgaben des Betriebsmanagers."
  

6. Integration und Änderung der Vorschläge

Werden Einwände erhoben, wird der Vorschlag geändert, um diese zu berücksichtigen. Das Ziel ist es, das Feedback zu integrieren, um einen Vorschlag zu erreichen, der für alle passt.

Der geänderte Vorschlag könnte beispielsweise lauten: die Rolle "Team-Koordinator" anpassen, um die Zeitplanverwaltung einzubeziehen, und einige seiner Aufgaben an andere Rollen verteilen, um eine Überbelastung zu vermeiden.

Gibt es keine weiteren Einwände, wird der Vorschlag angenommen, und die Teilnehmer können zum nächsten Vorschlag auf der Tagesordnung übergehen, indem sie denselben Prozess befolgen.

💡Unser Rat: Sobald der Vorschlag validiert ist, erstellen Sie eine Folgemaßnahme und weisen Sie eine zuständige Rolle zu, um ihre Umsetzung nach dem Meeting sicherzustellen.

Schließung des Meetings

Sobald alle Vorschläge behandelt sind, beendet der Moderator mit einem Schlussdurchgang. Jeder kann dann sein abschließendes Gefühl oder eine Überlegung zum Meeting mitteilen.

Dies sind normalerweise Fragen wie:

• "Was haben Sie von dem heutigen Meeting gehalten?"
• "Ist es für Sie klar, was entschieden wurde und welche nächsten Schritte zu folgen sind?"

Ein paar Best Practices, um die Effizienz Ihrer Governance-Meetings zu verbessern

Um das Beste aus Ihren Governance-Meetings herauszuholen, folgen Sie hier ein paar einfache Ratschläge 👇

Klären Sie die Rollen

Ein effektives Meeting ist ein strukturiertes Meeting – und dies geht durch gut definierte Rollen:

• Moderator(in): animiert das Meeting, achtet auf die Einhaltung des Rahmens und verteilt das Rederecht.
• Sekretär(in): macht Notizen, dokumentiert die Entscheidungen und stellt sicher, dass diese gut aufgezeichnet werden.
• Zeitwächter(in): überwacht die Dauer und stellt sicher, dass jeder Punkt innerhalb der zugeteilten Zeit behandelt wird.

Legen Sie eine Häufigkeit und Dauer fest

Definieren Sie einen regelmäßigen Rhythmus für Ihre Governance-Meetings, um eine gewisse Konstanz zu gewährleisten und Spannungen kontinuierlich zu behandeln. Eine gute Häufigkeit kann sein, ein Governance-Meeting einmal pro Monat zu planen, aber dies kann je nach Bedarf Ihrer Organisation variieren.

Stellen Sie auch sicher, eine genaue Dauer für jedes Meeting festzulegen und diesen Zeitrahmen einzuhalten, um Überläufe zu vermeiden. Im Allgemeinen dauert ein Governance-Meeting zwischen 30 und 90 Minuten, je nach Anzahl der zu behandelnden Vorschläge. Denken Sie daran, dies bei der Planung zu berücksichtigen.

Fördern Sie die psychologische Sicherheit

Schaffen Sie einen wohlwollenden Rahmen, in dem sich jeder frei fühlt, Reaktionen, Meinungsverschiedenheiten und Einwände auszudrücken, ohne Angst vor Verurteilung. Die Qualität der Entscheidung hängt von der Qualität des Zuhörens und der Kommunikation zwischen den Teilnehmern ab!

Klären Sie die nächsten Schritte

Am Ende des Meetings definieren Sie klar die nächsten Schritte. Dafür empfehlen wir Ihnen:

• Das dokumentieren, was entschieden wurde und warum.
• Folgemaßnahmen bestimmten Personen oder Rollen zuweisen.
• Klare Fristen für die Realisierung dieser Maßnahmen festlegen.

Ein spezielles Governance-Tool nutzen

Die Einrichtung eines speziell für Governance-Meetings konzipierten Tools kann Ihren Entscheidungsprozess flüssiger gestalten. Dies Talkspirit, wir bieten mehrere speziell entworfene Tools an, um

• Meeting-Modelle: Verwenden Sie vordefinierte und anpassbare Templates, um Ihre Governance-Meetings zu strukturieren und sicherzustellen, dass sie dem oben definierten Prozess entsprechen.
• Verfolgung von Entscheidungen: Dokumentieren, konsultieren und verfolgen Sie die in Meetings getroffenen Entscheidungen.
• Aufgabenverwaltung: Weisen Sie Folgemaßnahmen direkt den zuständigen Rollen zu.
• Vorschlagsverwaltung: Geben Sie jedem Mitglied der Organisation die Möglichkeit, Vorschläge zur Verbesserung der Governance einzubringen und diese in der Sitzung oder asynchron zur Abstimmung einzureichen.
• Rollendefinition: Klären oder passen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten vor, während und nach dem Meeting an.

Aber Talkspirit ist viel mehr als nur ein einfaches Tool zur Durchführung von Meetings. Es ist ein vollständiges Betriebssystem, das es Ihnen ermöglicht, zu kommunizieren, zu zusammenarbeiten und die Governance Ihrer Organisation zu entwickeln, während Ihre Teams an einem gemeinsamen Sinn und Zweck ausgerichtet bleiben. Das Ganze auf einer souveränen Plattform, 100 % made in Europe, und die die Sicherheit Ihrer Daten garantiert. Planen Sie jetzt eine Demo, um zu entdecken, wie wir das volle Potenzial Ihrer Organisation freisetzen können 👇

Fazit

Gut definierte Rollen, klare Tagesordnung, gute Vorbereitung, ein geeignetes Tool wie Talkspirit, und ein Rahmen, der psychologische Sicherheit und Zeitmanagement fördert… das sind die Zutaten für wirklich effektive Governance-Meetings.

Wenn Sie diese Best Practices anwenden, können Sie die Governance Ihrer Organisation effektiv entwickeln, die Zusammenarbeit, Agilität und Transparenz der Informationen verstärken.

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