Comment concevoir une nouvelle organisation

Faire passer son organisation d'une structure classique à une structure radicale de type Teal n'est pas une démarche anodine.

Si les startups qui adoptent ce modèle dès leur création ont les choses plus faciles, la transition reste un vrai défi, avec ses avantages et ses inconvénients à chaque étape.

Nous vous proposons ici quelques pistes pour mener à bien cette transformation et créer l'organisation qui vous ressemble.

Comment passer d'un modèle organisationnel traditionnel à un nouveau modèle ?

Il n'existe pas de réponse simple à cette question.

Des livres, des vidéos, des podcasts et toutes sortes de ressources peuvent vous apporter clarté, inspiration et direction.

Pourtant, chaque entreprise a besoin d'un organigramme adapté à sa situation, qu'il soit issu d'une solution standard ou conçu en interne.

Que vous souhaitiez adopter une organisation entièrement plate de type Teal, ou simplement gagner en autonomie par rapport à aujourd'hui, voici les points essentiels à considérer.

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1- En tant que dirigeant·e, vous devez vraiment le vouloir

Bien sûr, vous aspirez à l'innovation, à une belle image et à une meilleure expérience collaborateur — mais c'est bien plus que ça.

Vous devez adhérer à l'idée de ce que vous cherchez à accomplir, même si la réalité que cela implique est difficile.

Donner de l'autonomie à vos collaborateurs signifie avoir moins de contrôle au quotidien.

Donner la parole à vos collaborateurs signifie partager votre pouvoir de décision.

Laisser vos collaborateurs innover signifie que votre organisation pourrait évoluer dans des directions inattendues.

Si vous n'êtes pas sincèrement prêt·e à aller jusqu'au bout, la démarche ne vaut pas la peine d'être engagée.

2- Le système et la structure choisis doivent avoir du sens pour vous

Il existe de nombreuses approches de l'autogestion, des ajustements de processus aux refonte complètes de la structure d'entreprise. Chacune a ses avantages et ses inconvénients.

Mais aucune ne fonctionnera si vous n'en comprenez pas vraiment le fonctionnement et si vous n'y croyez pas.

Si vous vous interrogez sur le sens de certains éléments, la réponse doit vous paraître évidente. Si on vous répond : « Cela finira par avoir du sens… », cherchez une méthode que vous pouvez réellement comprendre.

3- Assurez-vous que vos collaborateurs adhèrent au projet

La partie la plus difficile de tout changement organisationnel majeur est de s'assurer que chaque collaborateur effectue la transition sans résistance.

La seule façon de réussir à devenir une organisation auto-gérée est que toutes les personnes qui font tourner votre entreprise au quotidien désirent elles aussi ce changement.

Il existe de nombreuses façons d'y parvenir : valoriser les premiers adoptants, rendre le changement facultatif, ou prendre le temps de montrer concrètement à chacun en quoi il en bénéficiera.

Si vous ne faites pas ce travail, vous passerez votre temps à vous battre contre ceux dont vous avez le plus besoin pour traverser ce long processus.

Par où commencer pour concevoir une nouvelle organisation ?

C'est aussi une question difficile, car il est possible d'y parvenir par des voies très différentes. Voici néanmoins ce que nous recommandons.

1- Clarifiez ce que vous voulez et ce que vous ne voulez pas

Faites abstraction des systèmes, méthodes, jargons et promesses alléchantes. Pensez à ce que vous désirez vraiment dans quelques années, et à ce sur quoi vous n'êtes absolument pas prêt·e à transiger. Définir votre raison d'être y contribue largement, mais cela va encore au-delà de la raison d'être globale.

Imaginez comment vous souhaitez que les gens travaillent idéalement.

Voulez-vous que chaque individu puisse entreprendre tout ce qu'il imagine s'il en a l'envie, ou préférez-vous que chacun ait son mot à dire dans chaque décision ?

Voulez-vous une entreprise où chaque collaborateur travaille volontiers toute sa carrière parce que c'est vraiment épanouissant, ou une entreprise que les gens quittent souvent, mais en étant meilleurs qu'à leur arrivée ?

Préférez-vous davantage de réunions en présentiel, productives et humaines, ou souhaitez-vous supprimer les réunions en étant suffisamment efficace ?

Voulez-vous que votre entreprise prenne position sur des sujets politiques, ou préférez-vous rester neutre en toutes circonstances ?

Voulez-vous offrir à vos collaborateurs une vraie sécurité d'emploi et une sécurité psychologique, ou est-il important pour vous de pouvoir vous séparer d'un collaborateur rapidement si nécessaire ?

Désirez-vous une structure totalement plate, sans hiérarchie, ou préférez-vous conserver plus de structure ?

La transparence sur ce que vous voulez vous aidera à définir comment y parvenir.

Différents systèmes excellent dans différents domaines. Adopter un système alors que ce que vous voulez vraiment est tout autre ne fera que créer des maux de tête pour tout le monde.

2- Évaluez vos ressources

En plus de ce que vous voulez, ce que vous avez compte tout autant.

Si vous disposez de millions à dépenser, vous pouvez vous offrir des solutions complètes et coûteuses, et des consultants disponibles à chaque étape.

Si vous êtes une startup, une association, ou que vous n'avez pas encore de bénéfices disponibles, vous devrez peut-être construire quelque chose en interne, trouver un consultant aux tarifs plus accessibles, ou tester une méthode expérimentale émergente.

Outre l'argent, tenez compte aussi du temps à investir.

Êtes-vous à l'aise avec une mise en œuvre progressive sur plusieurs mois ou années, ou préférez-vous une refonte rapide en quelques semaines ?

Ces deux approches sont radicalement différentes, et la seconde exigera bien plus d'argent, d'énergie et d'implication en amont pour aboutir.

Conseils et bonnes pratiques

Conseil n°1 – Définissez votre cap

Ayez une vision claire de ce que vous voulez et de la façon d'y parvenir avant de vous lancer. Tenter de mettre en œuvre une idée à moitié définie entraîne confusion, incertitude et une multitude de problèmes. On ne peut pas implémenter un concept flou. Attendez d'avoir quelque chose de concret et de réalisable.

Conseil n°2 – Communiquez avec clarté

Communiquez de manière claire et transparente à chaque étape. Ce que les gens imaginent est toujours pire que la réalité. Si la transition va être difficile, dites-le à vos collaborateurs. S'ils sentent que vous ne savez pas où vous allez, ils le savent déjà : soyez honnête et direct. Si vous avez besoin d'aide, demandez-la — la vulnérabilité crée la confiance. Si les choses ne se passent pas comme prévu, admettez-le pour trouver des solutions ensemble.

Conseil n°3 – Avancez à votre rythme

Mettez en œuvre à un rythme qui vous convient. Même les systèmes les plus globaux, qui vous demanderont d'ajuster quasiment tous les aspects de votre organisation, peuvent être déployés progressivement. Plutôt qu'un changement à l'échelle de toute l'entreprise, commencez par expérimenter les nouvelles structures de réunion. Une fois que c'est en place, passez à la pièce suivante. Cela peut sembler plus long, mais en vous assurant que chaque étape fonctionne, vous obtiendrez un résultat final solide. Tout déployer d'un coup, c'est essayer de réparer l'avion en plein vol pendant qu'on apprend encore à piloter.

Conseil n°4 – Faites preuve d'empathie

Rappelez-vous que la perception est la réalité. Quelle que soit la clarté de vos explications, si les gens disent ne pas comprendre, votre message est trop confus. Peu importe votre patience, si les gens se sentent bousculés, ralentissez. Dire à vos collaborateurs que leurs ressentis sont infondés ne fera qu'aggraver les choses ; chercher à les comprendre tout en progressant ensemble vers l'objectif sera bien plus bénéfique pour tous.

Conseil n°5 – Ne laissez personne sur le bord du chemin

Ne laissez personne derrière. Vos collaborateurs actuels sont votre meilleure ressource et peuvent faire la différence dans tout ce à quoi vous aspirez. Si un seul collaborateur est confus, hésitant ou résistant, travaillez avec lui pour identifier les lacunes et améliorer votre message ou le système lui-même.

Si quelqu'un ose exprimer les aspects négatifs du changement, ce n'est probablement pas parce qu'il est mauvais employé, mais parce qu'il est l'un des rares à avoir le courage de dire ce que les autres n'osent pas. Si vous l'abandonnez à lui-même, il risque de devenir rancunier ou de partir — et tous ceux qui le voyaient comme un porte-parole feront de même.

En revanche, si vous accompagnez chaque individu dans son besoin, vous aurez des collaborateurs compréhensifs, fidèles et reconnaissants, qui contribueront au succès de votre organisation.

Comment utiliser Holaspirit pour concevoir votre organisation

Si vous venez de commencer à utiliser Holaspirit, nous vous recommandons de consulter cet article qui présente le processus de démarrage étape par étape. Cela couvre au moins les aspects techniques.

Pour tout ce qui est plus complexe dans la transition vers l'autogestion, nous sommes là pour vous accompagner !

Voici quelques façons dont nous vous soutenons tout au long du processus.

1- Holaspirit est flexible et personnalisable

Contrairement à certaines autres plateformes, Holaspirit n'est pas ancré à un modèle ou une méthode particulière.

Bien que la configuration initiale ressemble étroitement à l'Holacratie (en raison de la popularité de cette méthode), pratiquement tout peut être modifié pour refléter fidèlement la façon dont votre entreprise choisit de fonctionner.

Vous pouvez :

• modifier, supprimer ou ajouter des rôles par défaut présents dans chaque équipe,
• intégrer vos applications préférées pour continuer à utiliser les outils que vous maîtrisez déjà, et
• créer des champs personnalisés pour les utilisateurs afin d'afficher autant d'informations que vous le souhaitez sur chaque membre de votre organisation.

Nous proposerons bientôt la possibilité de personnaliser entièrement le format des réunions intégrées, afin que les structures de réunion reflètent également la façon dont vos équipes collaborent actuellement.

En résumé — quelle que soit la façon dont votre organisation choisit de fonctionner, Holaspirit est suffisamment flexible pour vous aider à le faire plus efficacement.

2- Des partenaires Holaspirit dédiés

Holaspirit a noué des partenariats avec de nombreuses organisations expertes dans la mise en œuvre de l'autogestion et disposant des connaissances nécessaires pour vous guider dans vos besoins avec Holaspirit.

Ces partenaires sont une précieuse ressource si vous avez besoin d'aide pour tirer le meilleur parti de la plateforme ou souhaitez un accompagnement externe dans votre transition vers l'autogestion.

Vous ne savez pas par où commencer ?

La chose la plus simple à faire est de copier/coller dans Holaspirit tous les détails de votre fonctionnement actuel (n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez de l'aide pour ce processus). Vous pourrez ainsi continuer à travailler normalement, sans rien de nouveau ni de différent pour perturber vos habitudes. Vous pourrez ensuite apporter des modifications progressives et explorer toutes les fonctionnalités de la plateforme à votre rythme. De plus, la structure transparente servira de point de départ, en mettant en évidence des problèmes qui n'étaient peut-être pas aussi évidents auparavant.

Ressources complémentaires

De nombreuses ressources sont disponibles pour vous accompagner dans votre transition, que vous soyez encore en phase de réflexion ou déjà engagé dans le processus.

Voici quelques-unes de celles que nous trouvons particulièrement utiles.

One Size Does Not Fit All

Un article de Paul Walker, l'un de nos partenaires qui a précédemment mis en œuvre l'Holacratie chez Zappos. Il y analyse les avantages et inconvénients de trois des méthodes d'autogestion les plus connues et partage des pistes de réflexion.

Future of Work Periodic Table

Ce logiciel incroyablement détaillé est une collection de presque tous les aspects du « futur du travail », des ressources aux entreprises capables d'aider à la mise en œuvre, en passant par les différents aspects à explorer. Il vous faudra du temps pour tout parcourir — mais cela signifie aussi qu'il restera précieux encore longtemps !