10 conseils et astuces pour améliorer l’efficacité de vos réunions à distance

Les réunions à distance sont un pilier de toutes les organisations en télétravail ou en mode hybride.

But remote meetings aren’t always the most effective. For example, according to the State of Virtual Meetings 2021 report, a whopping 94 percent of employees admit to multi-tasking during remote meetings—which isn’t exactly conducive to getting things done.

La bonne nouvelle ? Vos réunions à distance peuvent être productives et efficaces — à condition d'adopter la bonne approche.

Mais à quoi ressemble concrètement cette approche ?

Let’s take a look at 10 must-know tips and tricks for improving the efficiency of your remote meetings:

Don’t schedule unnecessary meetings

The first strategy for improving the efficiency of your remote meetings? Don’t schedule remote meetings you don’t actually need.

L'objectif d'une réunion — à distance ou non — peut souvent être atteint de manière bien moins chronophage, par exemple via un email rapide ou un coup de téléphone. Transformer ces petites tâches en réunions formelles peut engendrer plusieurs problèmes, notamment :

• Wasted time. Planning and facilitating meetings can take a lot of time. And if a remote meeting isn’t actually necessary, all the time spent planning and facilitating it ends up being time waster.
• Une baisse de moral. Les réunions inutiles nuisent au moral des équipes. (Personne ne veut subir une réunion de 30 minutes qui aurait pu tenir en un email de 2 minutes !)
• Une efficacité globalement réduite. À force de planifier des réunions redondantes ou inutiles, vos équipes finiront par penser que toutes les réunions à distance le sont. Elles s'y impliqueront moins, même lorsque la réunion est importante — ce qui tire vers le bas l'efficacité de l'ensemble de vos réunions.

Bottom line? If improving the efficiency of your remote meetings is one of your top priorities, before you move forward with scheduling, ask yourself, “is this meeting really necessary?” And if the answer is, “no?” Don’t schedule the meeting.

Accordez des pauses entre les réunions à distance

L'un des piliers d'une réunion à distance efficace, ce sont des participants engagés, présents et préparés.

Pourtant, de nombreux collaborateurs en télétravail enchaînent les réunions toute la journée, sans presque aucune pause. (Selon des données publiées sur SmallBizTrends, jusqu'à 35 % des télétravailleurs déclarent avoir plusieurs réunions virtuelles par semaine — et près de 20 % en ont tous les jours.)

So, if you want your employees to show up for every meeting ready to get things done—which is vital for improving the efficiency of your remote meetings? Make sure you’re scheduling meetings in a way that gives them time to rest and recover in between.

Plutôt que des horaires de réunion classiques…

Most meetings start at one of two times: on the hour or half past the hour. And most meetings are either one hour or 30 minutes long. Which means an employee’s calendar often ends up looking like this:

9h : Réunion A (30 min)

9h30 : Réunion B (1 heure)

10h30 : Réunion C (30 min)

11h : Réunion D (1 heure)

12h : Réunion E (1 heure)

These kinds of schedules—where employees go from one remote meeting to another for hours at a time without any breaks in between—can be exhausting. And by the time the employee makes it to Meeting C or Meeting D, chances are, they’re going to have a hard time concentrating, focusing, and engaging.

…raccourcissez de 10 minutes

Luckily, there’s an easy fix—and that’s making your meetings slightly shorter.

Plutôt que des réunions de 30 minutes ou d'une heure, planifiez-les sur 20 ou 50 minutes. Vos collaborateurs disposent ainsi d'un créneau de 10 minutes entre chaque réunion.

With this slight change in meeting length, the employee’s morning schedule would now look like this:

9h : Réunion A (20 min)

9h20 – 9h30 : PAUSE

9h30 : Réunion B (50 min)

10h20 – 10h30 : PAUSE

10h30 : Réunion C (20 min)

10h50 – 11h : PAUSE

11h : Réunion D (50 min)

11h50 – 12h : PAUSE

12h : Réunion E (1 heure)

Ces 10 minutes permettent aux collaborateurs de souffler entre chaque réunion — et ces pauses les aident à être plus efficaces lors de chaque réunion.

Optimisez avant, pendant et après la réunion

As the old saying goes, “failing to plan is planning to fail.” So, if improving the efficiency of your remote meetings is a priority for your team and your business, one thing you’ll definitely want to do? Plan ways to get the most out of your meetings—before, during, and after the meeting takes place.

Quelles mesures concrètes pouvez-vous prendre avant, pendant et après votre réunion à distance pour en maximiser l'efficacité ?

Avant la réunion

• Planifiez à l'avance. Si vous attendez des participants qu'ils préparent quelque chose (une présentation, un jeu de données), donnez-leur suffisamment de délai. Planifiez vos réunions le plus tôt possible.
• Send out a detailed agenda. At least a few days before your scheduled meeting, send out a detailed agenda that outlines exactly what you’re going to cover during the meeting, who will be presenting, and any to-do items attendees will need to complete before the meeting (for example, submitting their contributions at least 24 hours before the scheduled meeting time). 

Pendant la réunion

• Start with a review of what you’re going to cover. It’s important to send out your meeting agenda before the actual meeting. But in case attendees haven’t had a chance to review it, you’ll also want to kick off the meeting with a brief review of what you’re going to cover.
• Intégrez des activités engageantes. Les réunions à distance peuvent vite devenir ennuyeuses — surtout si un seul intervenant parle pendant une heure. Pour maintenir l'engagement, variez les formats : invitez différentes personnes à prendre la parole, organisez un brise-glace rapide ou ouvrez une session de questions-réponses.

Call a break if necessary. Sometimes, despite all your best intentions, meetings can drag on too long. And in those situations, often the only way to get attendees reengaged is to take a break. If you notice you’re starting to lose your audience, allow everyone to get up and step away from the meeting for five to 10 minutes.

Après la réunion

• Send a follow-up summary… Après la réunion, you’ll want to send a summary that outlines everything you discussed.
• …and action items for each attendee. If there are any action items that were assigned, you’ll also want to send those specific action items to each assigned team/team member.
• Programmez un rappel de suivi. Planifiez un rappel dans votre agenda pour faire le point avec votre équipe (par exemple, une semaine après la réunion) sur l'avancement des actions et pour répondre aux éventuelles questions.

The point is, improving the efficiency of your remote meetings happens before, during, and after the meeting—so make sure you’re taking steps at each point to maximize your meeting’s effectiveness.

Tirez le meilleur parti de vos réunions grâce au bon outil

Le dernier incontournable pour améliorer l'efficacité de vos réunions à distance ? Le bon outil.

Talkspirit est un outil collaboratif tout-en-un qui réunit toutes les fonctionnalités nécessaires pour maximiser l'efficacité de vos réunions à distance — dont la visioconférence, les webinaires, un agenda partagé et une messagerie instantanée. Talkspirit propose également des fonctionnalités complémentaires pour assigner, gérer et suivre les actions issues de vos réunions : listes de contrôle, plateforme de gestion de projet, suite bureautique et drive partagé.

À lire aussi : Comment favoriser l'adoption de nouveaux outils collaboratifs

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Auteure : Deanna deBara