Comment mettre en place un intranet d'entreprise

Intranets sont des outils sociaux puissants. Ils peuvent favoriser une meilleure collaboration, gestion et partage des connaissances et le réseautage au sein de votre organisation — que votre équipe travaille à distance, au bureau, ou une combinaison des deux. 

Cela peut générer de véritables bénéfices pour votre organisation. Non seulement les intranets peuvent améliorer l'efficacité et la productivité, mais ils peuvent également contribuer à renforcer l' engagement des collaborateurs — ce qui facilite la rétention des meilleurs talents. Par exemple, selon une étude de Deloitte, les entreprises ayant mis en place des outils de réseaux sociaux internes (comme les intranets) ont constaté une augmentation de 20 % de la satisfaction des collaborateurs — et une hausse correspondante du taux de rétention pouvant atteindre 87 %.

Il est clair que la mise en place d'un intranet d'entreprise peut être un excellent choix pour votre organisation. Mais comment, concrètement, procéder ?

Examinons comment mettre en place un intranet d'entreprise :

Définir vos objectifs en matière d'intranet

Les intranets ne sont pas seulement des outils puissants ; ce sont aussi des outils polyvalents. Selon vos objectifs, vous pouvez utiliser un intranet d'entreprise pour automatiser des processus métier, favoriser une meilleure communication entre les membres de l'équipe, mieux organiser les documents internes, héberger la base de connaissances de votre organisation… Les possibilités sont nombreuses.

C'est pourquoi la première étape pour mettre en place un intranet d'entreprise consiste à définir précisément ce que vous souhaitez qu'il fasse.

Réfléchissez aux objectifs que vous cherchez à atteindre grâce à votre intranet. Par exemple, recherchez-vous un endroit pour partager des informations plus facilement et efficacement au sein de votre organisation ? Ou votre principal objectif est-il d'aider les collaborateurs à mieux communiquer et collaborer à distance ? Identifiez les fonctionnalités et les résultats que vous attendez d'un intranet.

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Une fois que vous savez ce que vous attendez de votre intranet, vous pouvez utiliser ces informations pour mieux évaluer les options disponibles sur le marché — et choisir l'intranet le mieux à même de répondre exactement à vos besoins.

Consulter votre équipe

Vous avez peut-être des idées sur ce que vous souhaitez tirer d'un intranet. Mais ce sont vos collaborateurs qui vont l'utiliser au quotidien. Avant de choisir la meilleure solution intranet pour votre organisation, il est donc important de recueillir leur avis.

Échangez avec votre équipe pour recueillir leurs retours sur ce qui fonctionne dans leur flux de travail actuel, ce qui ne fonctionne pas, et comment un intranet pourrait améliorer leur expérience. Utilisez ensuite ces informations pour orienter vos décisions concernant le type d'intranet à mettre en place.

Par exemple, votre équipe dispersée a-t-elle du mal à rester connectée tout au long de la journée ? Dans ce cas, vous rechercherez des intranets dotés d'une fonctionnalité de messagerie instantanée. Vos collaborateurs passent-ils beaucoup de temps à chercher des documents ou d'autres informations de l'entreprise ? Vous rechercherez alors un intranet avec des fonctionnalités permettant une meilleure gestion des connaissances et leur partage.

La façon dont vous recueillez les avis de votre équipe vous appartient. Vous pouvez par exemple organiser des groupes de discussion, envoyer un sondage, ou demander aux managers de planifier des entretiens individuels avec les membres de l'équipe. L'essentiel est de recueillir leurs retours — et de les prendre en compte dans vos décisions concernant l'intranet. Ainsi, lorsque vous le mettrez en place, il répondra non seulement aux besoins de votre organisation, mais aussi à ceux de vos collaborateurs.

Rechercher et choisir votre solution intranet

Vous savez ce que vous attendez d'un intranet. Vous savez ce que votre équipe en attend. Il est maintenant temps de trouver une solution intranet qui répond à tous ces critères.

Faites vos recherches et découvrez quelles solutions intranet sont disponibles sur le marché — et dans quelle mesure elles correspondent à vos objectifs. Assurez-vous que l'outil que vous choisissez est doté de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour permettre à votre équipe de donner le meilleur d'elle-même (et, bien sûr, qu'il respecte votre budget).

Il existe de nombreuses options. Mais si vous cherchez une solution intranet tout-en-un capable de répondre à tous les besoins de votre organisation, vous devriez absolument envisager Talkspirit.

Talkspirit est une solution intranet tout-en-un qui donne aux collaborateurs et aux équipes les outils dont ils ont besoin pour s'épanouir au travail — tout en offrant aux organisations le cadre nécessaire pour passer à un niveau supérieur. Notre plateforme regroupe de nombreuses fonctionnalités de communication interne notamment une messagerie instantanée, une page d'accueil et un fil d'actualité qui met en avant les informations pertinentes pour les collaborateurs, un drive sécurisé et une bibliothèque pour stocker et partager facilement les informations, ainsi qu'une fonctionnalité de gestion de projet pour une collaboration plus fluide. Talkspirit a tout ce que vous pouvez souhaiter ou attendre d'un intranet d'entreprise — ce qui en fait un outil incontournable pour les organisations de toutes tailles et de tous secteurs.

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Migrer votre contenu et vos informations

Choisir votre outil intranet est une étape importante. Mais si vous prévoyez d'utiliser votre intranet d'entreprise pour organiser, stocker et partager des informations, vous devrez effectivement  ajouter votre contenu et vos informations à l'intranet avant qu'il soit prêt à être déployé.

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Avant de tout migrer vers votre nouvel intranet, profitez de cette occasion pour passer en revue toutes les informations de votre entreprise et supprimer tout ce qui n'est pas exact ou pertinent. Ainsi, seules les informations dont votre équipe a réellement besoin, qu'elle souhaite ou utilise seront transférées vers votre intranet.

Par exemple, si vous souhaitez utiliser votre intranet pour héberger l'annuaire de votre entreprise, parcourez votre liste de contacts actuelle et assurez-vous que les informations de contact de chacun sont à jour — et supprimez les collaborateurs qui ne font plus partie de l'entreprise. Si vous souhaitez utiliser votre intranet pour créer une base de connaissances rassemblant toutes vos politiques et procédures RH, demandez à votre équipe RH de les passer en revue pour s'assurer qu'elles sont exactes — et supprimez les politiques obsolètes. 

Une fois que vous avez décidé quelles informations migrer vers votre intranet, assignez une équipe ou un membre de l'équipe pour gérer la migration. (Le processus pour transférer vos informations de votre système actuel vers un intranet dépendra de la solution choisie.)

Déployer votre intranet et l'adapter si nécessaire

Une fois que vous avez migré votre contenu et vos informations vers votre intranet, il est temps de le déployer auprès de votre équipe.

Assurez-vous d'avoir un plan de formation en place pour permettre à votre équipe de maîtriser comment, quand et dans quelles situations utiliser l'intranet. Vous pouvez planifier une réunion plénière pour présenter l'intranet, demander aux managers d'organiser de plus petites sessions de formation avec leur équipe, ou créer des modules de formation que les collaborateurs peuvent consulter selon leur planning.

Une fois que vous avez formé votre équipe à l'utilisation de l'intranet, veillez à faire des points réguliers avec elle (toujours via des groupes de discussion, des sondages et des entretiens individuels) pour évaluer comment les choses se passent et identifier d'éventuels problèmes. À partir de là, vous pourrez ajuster et adapter votre stratégie intranet en conséquence.

Par exemple, si vous constatez qu'une grande partie de votre équipe peine encore à naviguer dans l'intranet après 30 jours, vous pourriez envisager d' investir dans une formation complémentaire. Ou si, après 90 jours, vous recevez des retours indiquant qu'une certaine fonctionnalité est inutile et n'apporte rien au flux de travail ou à l' expérience collaborateur de votre équipe, vous pourriez envisager de la supprimer et de rationaliser l'intranet pour vous concentrer sur les fonctionnalités utilisées au quotidien.

En résumé, déployer votre intranet peut sembler être la dernière étape de la mise en place d'un intranet d'entreprise, mais ce n'est pas le cas. Si vous souhaitez que votre intranet soit adopté et utilisé efficacement, vous devez surveiller en permanence comment vos collaborateurs l'utilisent et là où ils rencontrent des difficultés — et adapter votre approche en conséquence.

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Les intranets d'entreprise peuvent avoir un impact considérable sur l'efficacité, la productivité et l'engagement des équipes. Maintenant que vous savez comment mettre en place un intranet d'entreprise, il ne vous reste plus qu'à vous lancer !

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Auteur : Deanna deBara