4 bonnes pratiques pour former vos équipes à un nouvel outil digital

Déployer un nouvel outil digital ou un logiciel au sein de votre organisation peut améliorer la productivité, l’efficacité et l’engagement—mais seulement si vos équipes savent l’utiliser.

Et si vos équipes savent utiliser un nouvel outil digital ou logiciel, c’est directement lié à la qualité de leur formation.

Une formation solide peut faire toute la différence dans le taux d’adoption d’un nouvel outil au sein de votre organisation. Mais à quoi ressemble concrètement une bonne formation ? Voici quatre bonnes pratiques pour former vos équipes à un nouvel outil digital.

Exploitez les ressources existantes pour une formation générale…

Lorsque vous formez vos équipes à un nouvel outil digital, inutile de réinventer la roue. Il y a de fortes chances que cet outil propose déjà une variété de ressources de formation. Il suffit d’en tirer parti.

Les ressources de formation varieront selon l’éditeur, l’outil et le niveau d’abonnement de votre entreprise (par exemple, les entreprises qui souscrivent à un logiciel d’entreprise pour une équipe de 10 000 personnes et plus auront probablement accès à davantage de support qu’une entreprise avec 10 abonnements), mais parmi les ressources que les outils digitaux proposent généralement, on trouve :

• Vidéos de formation
• Documentation et manuels de formation
• FAQ de formation
• Sessions de formation sur site 
• Support client en direct 

Chez Talkspirit, nous savons que la formation et l’accompagnement sont des éléments clés d’un déploiement réussi. C’est pourquoi nous proposons un éventail de services pour vous aider à mettre en place Talkspirit en tant qu’outil collaboratif, intranet d’entreprise ou réseau social d’entreprise. En plus d’un accompagnement avant le lancement et tout au long du déploiement, nous proposons également un support de formation complémentaire, notamment la Talkspirit Academy : une bibliothèque de ressources pour vous aider, vous et vos équipes, à tirer le meilleur parti de Talkspirit au fil du temps.

Avant de développer vos propres supports de formation, contactez l’éditeur de votre outil digital pour savoir s’il propose des ressources ou un accompagnement susceptible d’aider vos équipes. Si c’est le cas, profitez-en pour mieux former vos collaborateurs.

…puis formez vos équipes aux spécificités de votre usage

S’appuyer sur les ressources de formation de l’éditeur est un excellent point de départ. Mais en général, ces ressources offrent une vue d’ensemble générale de l’outil. Si vous voulez que vos équipes l’utilisent efficacement, vous devez aller plus loin et les former aux spécificités de la façon dont vous souhaitez qu’elles s’en servent.

Définissez clairement comment vous prévoyez d’utiliser l’outil digital dans votre organisation—puis créez des ressources de formation (vidéos, documents, sessions en présentiel) autour de ces cas d’usage spécifiques.

Par exemple, si vous adoptez une nouvelle plateforme de messagerie. Vous pouvez utiliser les ressources de l’outil pour former vos équipes à la navigation sur la plateforme—puis organiser votre propre formation sur les bonnes pratiques internes (par exemple, quels canaux utiliser pour quel type de demande). Ou peut-être passez-vous à une nouvelle plateforme de gestion de projet : vous pourriez demander à votre équipe de regarder une vidéo de formation sur les bases—puis créer vos propres vidéos pour leur expliquer comment vous souhaitez qu’ils structurent les projets, assignent les tâches et partagent les livrables.

Pour rendre ces vidéos de formation plus efficaces, pensez à utiliser l’outil d’ajout de sous-titres de VEED add subtitle to video . Cet outil vous permet d’afficher une transcription en bas de votre vidéo, améliorant la clarté pour votre audience. La fonctionnalité auto subtitle generator online peut aider à créer ces équivalents textuels des paroles, vous évitant le travail manuel de transcription. De plus, le générateur de légendes vidéo peut améliorer la compréhension en proposant des légendes descriptives qui contextualisent le contenu à l’écran.

Ce qu’il faut retenir : chaque équipe utilise les outils à sa manière. Si vous souhaitez former efficacement vos équipes à un nouvel outil digital, assurez-vous de proposer non seulement une formation générale, mais aussi une formation sur les spécificités de son utilisation dans votre organisation.

Proposez différents types de formation

Chacun apprend différemment. Et si vous souhaitez former avec succès vos équipes à un nouvel outil digital, vous devez prendre en compte ces différents styles d’apprentissage—et proposer plusieurs types de formation.

Par exemple, certains membres de l’équipe aimeront apprendre par eux-mêmes comment utiliser le nouvel outil digital. D’autres auront besoin d’une formation plus encadrée. Certains apprennent mieux par la lecture, d’autres par les visuels ou la vidéo. Et si vous voulez que tous vos collaborateurs apprennent à utiliser le nouvel outil digital, vous devez proposer une formation adaptée à ces différents styles d’apprentissage. (Par exemple, les personnes qui préfèrent l’auto-formation bénéficieront de vidéos à regarder à leur rythme—tandis que celles qui apprennent mieux avec les autres seront plus à l’aise lors d’une formation en présentiel leur permettant de poser des questions en temps réel.)

En résumé : la formation n’est pas une solution universelle—et si vous souhaitez former avec succès vos équipes à un nouvel outil digital, vous devez proposer différents types de formation adaptés aux différentes façons d’apprendre de vos collaborateurs.

Ne donnez pas seulement à vos équipes un comment—donnez-leur un pourquoi

Apprendre à votre équipe comment utiliser un nouvel outil digital est important. Mais ce n’est pas le seul volet de la formation. Si vous souhaitez que votre équipe adopte l’outil sur le long terme, vous ne pouvez pas seulement lui expliquer le comment ; vous devez aussi lui donner le pourquoi.

Lors de l’élaboration de votre stratégie de formation, veillez à expliquer pourquoi vous passez au nouvel outil—notamment en quoi il est meilleur que votre solution précédente et comment il va faciliter et améliorer le travail de vos collaborateurs. Par exemple, si vous migrez vers une nouvelle plateforme de travail collaboratif, assurez-vous que votre formation met en évidence les limites de vos anciens systèmes et processus—et décrit comment le nouvel outil va éliminer ces difficultés et faciliter la collaboration et la productivité de votre équipe.

Lorsque vous intégrez à la fois le comment et le pourquoi dans votre formation, vous donnez à vos équipes à la fois les informations dont elles ont besoin pour utiliser l’outil et la compréhension de la façon dont il va améliorer leur travail—deux éléments essentiels pour l’adoption à long terme (et le succès !) de l’outil digital dans votre organisation.

Appliquez ces bonnes pratiques pour mieux former vos équipes

Que le nouvel outil ou logiciel soit adopté avec succès dans votre organisation dépend directement de la qualité de votre formation. Maintenant que vous connaissez les bonnes pratiques pour former vos équipes à un nouvel outil digital, vous avez toutes les clés pour vous assurer que le prochain déploiement sera un succès.

Si vous êtes prêt·e à adopter une nouvelle plateforme de travail collaboratif, Talkspirit est là pour vous aider. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à déployer avec succès votre nouvel outil au sein de votre organisation !

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Par Deanna de Bara