[Avis d’expert] Comment trouver le bon équilibre entre télétravail et présentiel dans un environnement hybride

Les collaborateurs recherchent davantage de flexibilité sur la façon, le moment et le lieu de travail — la majorité préférant répartir leur temps entre le domicile et le bureau. Selon le rapport The Future of Work: Productive Anywhere d’Accenture, 83 % des collaborateurs sont favorables à un modèle de travail hybride.

Mais pour les entreprises qui passent au travail hybride, l’un des plus grands défis consiste à trouver le bon équilibre entre télétravail et présentiel. Quelle est la meilleure façon de répartir le temps des collaborateurs entre le télétravail et le bureau ?

Nous avons demandé son éclairage à Jamie Jacobs, experte RH, cofondatrice de la plateforme de talents pour consultants Gig Talent et coautrice de Designing Exceptional Organizational Cultures: How to Develop Companies Where Employees Thrive — et, selon elle, il n’existe pas de réponse universelle.

« La réponse n’est pas tout noir ou tout blanc », affirme Jacobs. Le « bon » équilibre entre présentiel et télétravail dépendra de votre organisation, de votre équipe, et « devrait être dicté par le travail lui-même », explique Jacobs.

Il n’existe peut-être pas de réponse universelle pour répartir le temps de vos collaborateurs dans un environnement hybride. Mais il existe des étapes pour trouver le bon équilibre entre télétravail et présentiel pour votre entreprise.

Définissez une stratégie de travail hybride claire à l’échelle de l’entreprise…

Comme le dit l’adage, ne pas planifier, c’est planifier l’échec. Déployer un modèle hybride sans préparation peut finir par créer plus de problèmes que de bénéfices pour votre organisation — par exemple, des collaborateurs qui ignorent quand leurs collègues seront au bureau pour avancer ensemble sur un projet, d’où retards et problèmes de productivité.

Aussi, pour trouver la façon la plus efficace de répartir le temps de votre équipe entre télétravail et présentiel, vous avez besoin d’un plan clair sur la manière dont votre organisation va aborder le travail hybride.

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« Une décision doit être prise au niveau de la direction quant à l’approche de l’entreprise en matière de travail flexible ou hybride », affirme Jacobs.

Avant d’adopter un modèle hybride, élaborez une stratégie à l’échelle de l’entreprise qui précise son fonctionnement au sein de votre organisation. Par exemple : combien de jours les collaborateurs sont-ils censés travailler au bureau ? Auront-ils des jours « fixes » en télétravail (le mardi et le jeudi, par exemple) — ou le télétravail se fera-t-il par roulement ?

Plus votre politique est claire, mieux c’est ; sinon, vous risquez de vous heurter à des difficultés imprévues (et inutiles). Par exemple, « nous avons vu de nombreuses organisations adopter un modèle hybride imposant 2 jours au bureau [obligatoires] sans donner de consignes claires sur ces 2 jours », observe Jacobs. « Dans ces cas-là, les collaborateurs ne viennent pas au bureau le lundi ni le vendredi, créant des problèmes d’occupation des espaces en milieu de semaine. »

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Si vous voulez que le travail hybride soit efficace dans votre organisation — et trouver le bon équilibre entre domicile et bureau —, tout commence par un plan. Et plus ce plan est détaillé, plus le travail hybride sera efficace sur le long terme.

…mais laissez les équipes l’adapter à leurs besoins

Il est important de définir votre approche du travail hybride à l’échelle de l’organisation. Mais il est tout aussi important de garder à l’esprit que les différents services ont des façons de travailler différentes, souligne Jacobs. « Ce qui fonctionne pour le service client ne fonctionne pas forcément pour le marketing — et inversement. »

C’est pourquoi, au lieu de soumettre toutes les équipes et tous les collaborateurs à une politique hybride stricte et uniforme, Jacobs recommande de définir la stratégie au niveau de l’organisation — puis de donner à chaque équipe et service la possibilité de l’adapter au mieux à ses besoins et à son travail.

Alors, à quoi cela ressemble-t-il en pratique ?

« La politique ou la pratique globale de l’entreprise devrait inclure quelques règles standard, comme le nombre moyen de jours où les collaborateurs doivent être au bureau », explique Jacobs. « Cette orientation aidera les dirigeants et les managers à régler les détails au sein de leurs équipes et à poser une attente commune. [Ensuite], les responsables devraient travailler avec leurs équipes pour décider des jours les plus pertinents. »

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Par exemple, disons qu’à l’échelle de l’organisation vous décidez que votre équipe doit être au bureau au moins deux jours par semaine. Votre responsable du service client pourra estimer que réunir toute l’équipe au bureau le lundi et le vendredi est le plus pertinent, car ce sont les jours où le volume de tickets est le plus élevé — tandis que le marketing adoptera une autre approche, en planifiant les jours de présence en fonction des réunions, des projets en cours et des personnes avec qui chacun collabore le plus.

L’idée, c’est que les différentes équipes ont des besoins et des modes de fonctionnement différents — il est donc important de leur donner la possibilité d’adapter votre stratégie hybride en conséquence. (Veillez simplement à ce que les responsables de service vous tiennent informé des jours de présence et de télétravail de leurs collaborateurs. Vous pourrez ainsi allouer espaces et ressources en conséquence.)

Demandez à vos collaborateurs quel équilibre leur convient

Comme nous l’avons dit, il n’existe pas de définition universelle du « bon » partage entre présentiel et télétravail dans un environnement hybride. Certains s’épanouissent au bureau, d’autres sont plus productifs à domicile. Certains n’auront aucun mal à venir au bureau trois jours par semaine, tandis que d’autres auront des contraintes qui compliquent cette présence (un trajet plus long ou la garde des enfants, par exemple).

Alors, si vous voulez trouver le bon équilibre entre télétravail et présentiel pour vos collaborateurs, pourquoi ne pas le leur demander ?

Asseyez-vous avec vos collaborateurs et discutez de la situation de travail hybride idéale pour eux. Apprenez-en plus sur l’équilibre qu’ils souhaitent entre télétravail et présentiel, sur la façon dont ils veulent répartir leur temps, et sur les moments où il leur convient le mieux d’être au bureau. Vous ne pourrez peut-être pas satisfaire chaque demande, mais comprendre les besoins de vos collaborateurs vous aidera à bâtir une stratégie qui fonctionne pour votre équipe.

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« Lorsque dirigeants et managers prennent le temps d’évaluer les besoins de chacun, cela aide à bâtir une meilleure feuille de route pour anticiper, dès le départ, la façon dont les collaborateurs pourront répartir leur temps entre télétravail et présentiel », affirme Jacobs.

Adaptez votre stratégie si nécessaire

Définir votre stratégie de travail hybride — et la façon dont vos collaborateurs répartiront leur temps entre télétravail et présentiel — n’est pas une tâche ponctuelle. Aussi, s’il est important de définir une stratégie claire, il est tout aussi important de ne pas trop s’y attacher — et de pivoter, d’ajuster et d’adapter si nécessaire.

« Considérez cette période comme une expérience collective où… vous essayez des choses et itérez en fonction de ce qui marche et de ce que vous apprenez », recommande Jacobs.

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Il y a toujours des points à régler lorsqu’on adopte un nouveau modèle de travail — notamment trouver l’équilibre idéal entre télétravail et présentiel au moment du passage à l’hybride. Mais s’il n’existe pas de partage « idéal » unique entre bureau et télétravail, ces étapes vous aideront à trouver le meilleur équilibre pour vos collaborateurs — et à donner à votre équipe et à votre organisation les moyens d’une réussite durable en mode hybride.

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Autrice : Deanna deBara