8 Vorteile eines Enterprise Social Network
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- Ein Enterprise Social Network ist eine Plattform, die auf das Ökosystem der Organisation beschränkt ist, Mitarbeitende und Partner, und die die Codes der öffentlichen sozialen Netzwerke aufgreift, um Arbeitsinformationen in Umlauf zu bringen.
- Seine acht Vorteile: das Gewicht der Hierarchie abmildern, bereichsübergreifend kommunizieren, den Wissensaustausch fördern, das Projektmanagement erleichtern, das Zugehörigkeitsgefühl stärken, die E-Mail-Postfächer entlasten, gegen die Meetingitis vorgehen und der Arbeit Sinn geben.
- Der Unterschied zu einem öffentlichen sozialen Netzwerk liegt in drei Punkten: wer hineinkommt, was dort veröffentlicht wird und wer die Kontrolle über die Daten behält.
- Vier Fallstricke lassen Einführungen stocken: eine Nutzung, an der nicht gearbeitet wird, eine Informationsüberlastung, die verschoben statt verringert wird, eine fehlende Governance und eine zu spät behandelte Datensouveränität.
- Eine Übersichtstabelle verbindet jeden Vorteil mit dem, was sich im Alltag ändert, und mit dem Zeichen, das zeigt, dass das Netzwerk funktioniert.
Ein Enterprise Social Network (oder internes soziales Netzwerk) ist eine Plattform, die sich die Codes der sozialen Netzwerke aneignet, die wir alle täglich nutzen. Es ist nur für Personen zugänglich, die zum Ökosystem des Unternehmens gehören: sowohl für die internen Beteiligten (Führungskräfte, Manager und Mitarbeitende) als auch für die externen (Kunden, Lieferanten, Dienstleister, Partner und Subunternehmer), und es soll die Kommunikationspraktiken innerhalb der Organisation verändern.
Heute gibt es mehrere Lösungen für Enterprise Social Networks, die diese Bedürfnisse abdecken. Darunter: Talkspirit, ein All-in-one-Enterprise-Social-Network, das den Informationsaustausch vereinfacht und die Kommunikation in Ihrem Unternehmen belebt.
Brauchen Sie zusätzliche Argumente, um es einzuführen? Das Talkspirit-Team hat für Sie die 8 Vorteile eines Enterprise Social Network zusammengestellt.
Öffentliche soziale Netzwerke und Enterprise Social Network: das Missverständnis ausräumen
Beide Werkzeugfamilien teilen dieselben Codes, einen Newsfeed, Beiträge, Reaktionen, Kommentare, doch sie dienen nicht demselben Zweck. Ein öffentliches soziales Netzwerk richtet sich an ein offenes Publikum und sucht Aufmerksamkeit. Ein Enterprise Social Network richtet sich an einen geschlossenen Kreis, das Ökosystem der Organisation, und will die Arbeitsinformationen in Umlauf bringen.
Drei Punkte trennen sie: wer hineinkommt (eine vom Unternehmen vergebene berufliche Identität, kein für alle offenes Konto), was dort veröffentlicht wird (Arbeitsthemen, Entscheidungen, Dokumente statt Privatleben) und wer die Kontrolle über die Daten behält (das Unternehmen, mit einem Hosting und Aufbewahrungsregeln, die es selbst wählt). Genau dieser letzte Punkt unterscheidet ein Enterprise Social Network von einem öffentlichen Messenger, der zum internen Werkzeug umfunktioniert wird, eine verbreitete und selten geregelte Praxis.
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Das Gewicht der Hierarchie abmildern
Einer der wichtigsten Vorteile des Enterprise Social Network? Es ist ein Werkzeug, auf dem die Kommunikation oft weniger konventionell und weniger starr ist, weniger förmlich als per E-Mail. So zirkulieren die Informationen natürlicher. Die hierarchischen Barrieren schwächen sich ab.
Führungskräfte können wie alle anderen Mitarbeitenden Kommentare im Aktivitätsstrom veröffentlichen und sich so mit allen gleichzeitig austauschen. Das erlaubt ihnen, sich zugänglicher zu zeigen.
Bereichsübergreifende Kommunikation ermöglichen
Mit Enterprise Social Networks verändert sich unsere gesamte Art zu kommunizieren. Schluss mit den E-Mail-Wechseln, die zu nichts führen, mit einer endlosen Liste von Personen in Kopie. Schluss mit den E-Mails, bei denen niemand wirklich weiß, an wen sie sich richten und ob man darauf antworten soll. Schluss mit den Anhängen, die in den Postfächern von Kolleginnen und Kollegen schlummern, die das Unternehmen längst verlassen haben. Schluss mit dem Verlust von Informationen.
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Im internen sozialen Netzwerk Ihres Unternehmens ist die Kommunikation bereichsübergreifender und verteilter. Die Beiträge werden geteilt und die Informationen sind für alle in Echtzeit zugänglich. Und es ist so viel einfacher, ein Dokument im Nachhinein wiederzufinden!
Den Wissensaustausch fördern
Ein klarer Vorteil der Nutzung eines Enterprise Social Network ist, dass es die Vernetzung von Mitarbeitenden erleichtert, die manchmal nicht dieselben Kompetenzen haben, nicht zur selben Abteilung gehören und nicht einmal am selben Standort arbeiten. Kurz gesagt: Es schlägt Brücken zwischen den Beschäftigten.
Nichts eignet sich besser, um intern Ansporn zu schaffen und die Verbreitung von Wissen von Person zu Person zu fördern. Dank der Enterprise Social Networks fällt es allen leichter, sich in neue Themen einzuarbeiten, zum Beispiel über das Teilen bewährter Praktiken in Communities oder über die Bündelung von Wissen in einer internen Bibliothek.
Das Projektmanagement erleichtern
Ein Projekt zu steuern oder ein Event zu organisieren erfordert oft zahlreiche E-Mail-Wechsel. Mit einem internen sozialen Netzwerk können Sie stattdessen einen Instant-Messenger, einen Kalender und Gruppen nutzen, was die Organisation Ihrer Events erheblich vereinfacht.
Sie können dort auch Dateien und wichtige Informationen austauschen, die im Diskussionsverlauf aller am Projekt beteiligten Mitarbeitenden erscheinen. Bei manchen Lösungen (zum Beispiel Talkspirit) gibt es ein eigenes Modul für das Projektmanagement, mit dem sich Aufgaben zuweisen und der Fortschritt der Projekte über Kanban-Boards verfolgen lässt.
Das Projekte-Modul von Talkspirit entdecken
Das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeitenden stärken
Das Enterprise Social Network hat außerdem den Vorteil, die Unternehmenskultur lebendig zu halten und das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken. Die Leistungen der Einzelnen und die gemeinsamen Erfolge lassen sich leicht über Beiträge hervorheben.
All das erleichtert es, eine gemeinsame Vision zu pflegen, um die sich Ihre verschiedenen Mitarbeitenden versammeln. Ein Stolz auf die Zugehörigkeit, ein Zusammenhalt entstehen und festigen sich.
Die E-Mail-Postfächer Ihrer Mitarbeitenden entlasten
Dutzende oder gar Hunderte E-Mails pro Tag zu erhalten ist in mehrfacher Hinsicht schädlich: Es überlastet die Postfächer und die Mailserver, kostet die Mitarbeitenden Zeit und stört unsere Konzentrationsfähigkeit.
Wer hat nicht schon einmal eine Aufgabe unterbrochen, um kurz in die E-Mails zu schauen oder eine davon zu beantworten? Das Enterprise Social Network begrenzt den internen E-Mail-Verkehr und kann ihn sogar vollständig ersetzen, durch die Chat-Funktionen oder die Gespräche in den Gruppen. Der Nutzen für die Mitarbeitenden: Zeit gewinnen und den Kopf freibekommen.
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Gegen die Meetingitis
Die Unternehmenswelt ist bekanntlich versessen auf Besprechungen. Manchmal in einem übertriebenen Maß. Alle haben schon einmal eine Besprechung erlebt, bei der die eigene Anwesenheit nicht wirklich nötig war, und schon an einer dieser endlosen Sitzungen teilgenommen, die zu keiner Entscheidung führen.
Diese zeitraubenden Besprechungen sind oft sehr frustrierend für die Mitarbeitenden, die sich in ihre Arbeit einbringen und wollen, dass „sich etwas bewegt“.
Gute Nachricht: Das Enterprise Social Network hilft Ihnen dabei, die Meetingitis zu bekämpfen:
- über den Chat oder die Diskussionsgruppen kann der Austausch stattfinden, ohne dass eine formelle Besprechung nötig ist;
- über die Videokonferenz und die Webinare können sich Ihre Mitarbeitenden austauschen, ohne sich physisch treffen zu müssen.
Ein erheblicher Zeitgewinn und eine Frustration weniger für Ihre engagiertesten Köpfe.
Der Arbeit der Mitarbeitenden Sinn geben
Als kleine Ameise in einer großen Maschine, gerade in einem großen Konzern, ist es für Beschäftigte nicht immer einfach, den Sinn ihrer Arbeit und ihrer Aufgaben inmitten komplexer Zahnräder zu verstehen.
Indem es die Leistungen der Mitarbeitenden hervorhebt und ihnen damit Sichtbarkeit bei ihren Kolleginnen und Kollegen verschafft, ermöglicht das Enterprise Social Network jeder Person, die Bedeutung der eigenen Arbeit und der Arbeit der anderen zu erfassen. Es ist auch die Gelegenheit für das Management, Feedback zu geben und die Teams zu beglückwünschen beziehungsweise zu ermutigen.
So kann sich jede Person besser einordnen und die Wertschätzung stärken, die ihr die anderen Mitarbeitenden im Unternehmen entgegenbringen. Wieder mehr Sinn finden: ein wesentlicher Motivationsfaktor, im Kern dessen, was man „Mitarbeitererfahrung“ nennt. Diese ist entscheidend für die Attraktivität des Unternehmens und die Bindung von Talenten und ist für die Führungskräfte im Personalwesen unserer Unternehmen unverzichtbar geworden.
Die Grenzen eines Enterprise Social Network, und wie man sie vermeidet
Keiner dieser acht Vorteile stellt sich allein durch die Anwesenheit der Plattform ein. Vier Fallstricke kehren in Einführungen wieder, die an Schwung verlieren.
- Die Nutzung, die nach dem Start wieder abfällt. Ein Netzwerk, das ohne konkreten Anwendungsfall geöffnet wird, leert sich in wenigen Wochen. An der Nutzung muss gearbeitet werden wie an einem eigenständigen Projekt, mit Botschaftern und festen Veröffentlichungsritualen.
- Die Informationsüberlastung, die verschoben statt verringert wird. E-Mails durch eine Flut von Benachrichtigungen zu ersetzen entlastet niemanden. Gruppen mit klarem Zuschnitt, Veröffentlichungsregeln und Zeitfenster ohne Benachrichtigungen machen den Unterschied. Lesen Sie: die Informationsüberlastung durch unsere Arbeitswerkzeuge verringern.
- Das Fehlen von Governance. Wer legt eine Gruppe an, wer archiviert sie, wer entscheidet über einen heiklen Inhalt, und in welcher Reaktionszeit? Ohne schriftliche Antwort auf diese Fragen wird das Netzwerk zur Grauzone, und die Führungskräfte wenden sich davon ab.
- Die beiseitegelassene Datensouveränität. Ein Enterprise Social Network bündelt den internen Austausch, also auch sensible Informationen. Der Hosting-Ort, das anwendbare Recht und die Reversibilität werden vor der Unterschrift geprüft, nicht danach. Lesen Sie: digitale Souveränität: was unsere Unternehmen dabei gewinnen.
Lesen Sie auch: Wie Sie ein Enterprise Social Network in Ihrer Organisation einführen und 7 Argumente, um Ihre Geschäftsführung zu überzeugen.
| Vorteil | Was sich im Alltag ändert | Das Zeichen, dass es funktioniert |
|---|---|---|
| VorteilDas Gewicht der Hierarchie abmildern | Was sich im Alltag ändertFührungskräfte veröffentlichen und kommentieren im selben Feed wie die Teams | Das Zeichen, dass es funktioniertAntworten der Geschäftsführung, die für alle sichtbar sind und nicht als private Nachricht |
| VorteilBereichsübergreifend kommunizieren | Was sich im Alltag ändertDie Information zirkuliert nach Thema und nach Gruppe, nicht mehr nach Empfängerliste | Das Zeichen, dass es funktioniertThemen, denen Personen aus mehreren Abteilungen folgen |
| VorteilDen Wissensaustausch fördern | Was sich im Alltag ändertBewährte Praktiken werden veröffentlicht und wiedergefunden, statt als Anhang zu kursieren | Das Zeichen, dass es funktioniertEine öffentlich gestellte Frage findet eine Antwort, ohne den Weg über einen einzigen Experten |
| VorteilDas Projektmanagement erleichtern | Was sich im Alltag ändertDiskussionen, Dateien, Aufgaben und Fristen an einem Ort | Das Zeichen, dass es funktioniertDer Fortschritt eines Projekts lässt sich ohne Statusbesprechung ablesen |
| VorteilDas Zugehörigkeitsgefühl stärken | Was sich im Alltag ändertLeistungen und gemeinsame Erfolge werden über das Team hinaus sichtbar | Das Zeichen, dass es funktioniertMitarbeitende von verschiedenen Standorten, die einander wiedererkennen |
| VorteilDie E-Mail-Postfächer entlasten | Was sich im Alltag ändertDer interne Austausch verlässt das Postfach und wandert in Chat und Gruppen | Das Zeichen, dass es funktioniertEin Posteingang, der nur noch dem externen Austausch dient |
| VorteilGegen die Meetingitis vorgehen | Was sich im Alltag ändertInformationspunkte werden schriftlich und asynchron geklärt | Das Zeichen, dass es funktioniertWeniger Besprechungen, die dafür Entscheidungen treffen |
| VorteilDer Arbeit Sinn geben | Was sich im Alltag ändertAlle sehen, wo ihr Beitrag ins Ganze passt | Das Zeichen, dass es funktioniertFeedback, das öffentlich gegeben wird, nicht nur im Jahresgespräch |
Die Vorteile eines Enterprise Social Network sind vielfältig! Ob Sie Informationen besser teilen, den Zusammenhalt im Unternehmen stärken oder die Arbeit Ihrer Teams flüssiger machen wollen: Es lohnt sich in jedem Fall, eine solche Plattform zu nutzen.
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Autor: Paul Maubareyt
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Häufig gestellte Fragen.
Eine Plattform, die die Codes der öffentlichen sozialen Netzwerke aufgreift, aber dem Ökosystem des Unternehmens vorbehalten ist: Führungskräften, Managern und Mitarbeitenden, aber auch Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, Partnern und Subunternehmern. Ihr Zweck ist es, die Kommunikationspraktiken in der Organisation zu verändern.
Drei Punkte trennen sie. Wer hineinkommt: Ein Enterprise Social Network akzeptiert nur berufliche Identitäten, die das Unternehmen vergibt, während ein öffentliches Netzwerk für alle offen ist. Was dort veröffentlicht wird: Arbeitsthemen, Entscheidungen und Dokumente. Wer die Kontrolle über die Daten behält: das Unternehmen, mit einem Hosting und Aufbewahrungsregeln, die es selbst wählt.
Instant-Messenger, Kalender und Gruppen ersetzen die langen E-Mail-Wechsel, und die Dateien erscheinen im Diskussionsverlauf aller am Projekt beteiligten Mitarbeitenden. Bei manchen Lösungen wie Talkspirit erlaubt ein eigenes Modul, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt über Kanban-Boards zu verfolgen.
Es begrenzt die internen E-Mails und kann sie sogar vollständig durch den Chat oder die Gespräche in den Gruppen ersetzen. Dutzende oder gar Hunderte E-Mails pro Tag zu erhalten überlastet die Postfächer, kostet Zeit und stört die Konzentration.
Vier Fallstricke kehren wieder: eine Nutzung, die nach dem Start mangels konkreter Anwendungsfälle wieder abfällt, eine Informationsüberlastung, die von den E-Mails zu den Benachrichtigungen verschoben wird, eine fehlende Governance (wer legt eine Gruppe an, wer archiviert sie, wer entscheidet über einen heiklen Inhalt) und eine Datensouveränität, die nach der Unterschrift statt davor behandelt wird.
Indem es die Leistungen der Mitarbeitenden hervorhebt und ihnen Sichtbarkeit bei ihren Kolleginnen und Kollegen verschafft, erfasst jede Person die Bedeutung der eigenen Arbeit und der Arbeit der anderen. Es ist auch die Gelegenheit für das Management, Feedback zu geben und die Teams zu beglückwünschen.