Kompetenzerfassung: 5 Schritte zum Erfolg

Der Aufbau einer leistungsstarken Organisation setzt eine genaue Kenntnis der Humanressourcen voraus, die sie ausmachen: Wer sind sie, welche Kompetenzen bringen sie mit und wie lassen sie sich optimal einsetzen? Eines der besten Tools dafür ist die Kompetenzmatrix oder Kompetenzerfassung.

Die Kompetenzerfassung bietet Ihnen einen klaren Überblick über die im Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten (und über eventuelle Lücken, die geschlossen werden müssen)—und die beste Möglichkeit, diese Kompetenzen zu nutzen, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Aber was ist Kompetenzerfassung genau? Wie funktioniert sie? Und wie lässt sie sich nutzen, um Ihre Teams zu entwickeln und nachhaltige Ergebnisse für Ihr Unternehmen zu erzielen?

Was ist Kompetenzerfassung — und warum ist das wichtig?

Definition

Bevor wir uns ins Detail stürzen, lassen Sie uns klar definieren, was Kompetenzerfassung wirklich bedeutet.

« Die Kompetenzerfassung ist der Prozess der Identifikation, Dokumentation und Analyse der technischen und verhaltensbezogenen Kompetenzen innerhalb eines Teams oder einer Organisation, um zur Verwirklichung zukünftiger Ziele beizutragen », erklärt Kristie Tse, Psychotherapeutin mit Spezialisierung auf Organisationsdynamik und Gründerin von Uncover Mental Health Counseling. « Sie ermöglicht es, die richtigen Talente auf die richtigen Positionen zu setzen und macht Lücken deutlich, wo Schulungen oder Neueinstellungen erforderlich sind. »

Vorteile

Dieses Vorgehen bietet der Organisation zahlreiche Vorteile.

« Für die Organisation verbessert die Kompetenzerfassung die operative Effizienz, ermöglicht es, zukünftige Führungskräfte zu identifizieren und bereitet auf kommende Herausforderungen vor [— was man auch als Resilienz bezeichnet] », präzisiert Tse.

Darüber hinaus sichert die Kompetenzerfassung « dass Mitarbeitende in Positionen tätig sind, die ihren Fähigkeiten entsprechen », fügt Tse hinzu — was zusätzliche Vorteile für die Organisation mit sich bringt: höhere Produktivität, gestiegenes Engagement der Mitarbeitenden und verbessertes Wohlbefinden.

Darüber hinaus « ermöglicht sie Organisationen, agiler zu werden durch die Fähigkeit, schnell Kompetenzen aufzubauen oder Mitarbeitende je nach organisatorischem Bedarf umzuschulen », betont Sara Green-Hamann, Gründerin von Tallwood Human Resources Consulting.

Die Kompetenzerfassung hat auch erhebliche Vorteile direkt für die Mitarbeitenden selbst.

« Für die Mitarbeitenden fördert sie Karriereentwicklung, erhöht die Arbeitszufriedenheit und stärkt das Selbstvertrauen durch klare Sichtbarkeit von Karrierelaufbahnen », behauptet Tse.

Wie Sie Kompetenzen erfassen: 5 Schritte zum Erstellen einer Kompetenzmatrix

Die Kompetenzerfassung hat also eindeutig Vorteile — sowohl aus organisationaler Perspektive als auch für die Talente selbst. Doch wie gehen Sie praktisch vor?

Mit einer Kompetenzmatrix.

« Eine Kompetenzmatrix ist ein visuelles Werkzeug, das die Kompetenzen von Teammitgliedern den für spezifische Rollen oder Aufgaben erforderlichen Kompetenzen gegenüberstellt », erklärt Tse.

« Sie wird üblicherweise als Liste von Kompetenzen auf einer Achse und Mitarbeitenden auf der anderen Achse dargestellt », präzisiert Lucas Botzen, CEO des Rekrutierungs- und Talentverwaltungsunternehmens Rivermate. « Personalfachleute und Manager können so die Kompetenzverteilung innerhalb von Teams visualisieren. »

Die Kompetenzmatrix hilft der Geschäftsleitung auch, « Kompetenzbewertungslücken zu identifizieren und Entscheidungen bezüglich Schulung, Rekrutierung und Nachfolgeplanung zu lenken », präzisiert Botzen.

Wie erstellen Sie also eine Kompetenzmatrix — und erfassen die Kompetenzen Ihres Teams, um es voranzubringen?

Schritt 1: Ziel und Zielkompetenzen definieren

Das Erste, was zu tun ist. « Um eine Kompetenzmatrix zu erstellen, muss eine Organisation zunächst ihr Ziel definieren », erklärt Green-Hamann.

Zum Beispiel: Möchten Sie die Matrix nutzen, um einen Überblick über die Talente in Ihrer Organisation zu bekommen und zu erfahren, wie diese zu verwalten sind? Eine Rekrutierungsstrategie entwickeln? Ein Team für ein bevorstehendes Projekt zusammenstellen? Was auch immer Ihre Antwort ist — ein klar definiertes Ziel wird es Ihnen ermöglichen, das Beste aus der Matrix herauszuholen.

Sobald das Ziel definiert ist, müssen Sie « die erforderlichen Schlüsselkompetenzen für die Positionen oder Projekte Ihres Teams oder [der Organisation] identifizieren », erklärt Tse.

Nehmen wir an, Sie verwenden eine Kompetenzmatrix zur Entwicklung Ihres HR-Teams. In diesem Fall würden Sie alle Kompetenzen definieren, die erforderlich sind, um eine effiziente und wettbewerbsfähige HR-Abteilung aufzubauen — zum Beispiel: Candidate Sourcing, Einstellungsinterviews, Schulungen und Entwicklung, Teammanagement. Führen Sie eine aktualisierte Liste, die Sie später zum Aufbau der Matrix verwenden (dazu kommen wir später noch).

Schritt 2: Die derzeitigen Kompetenzen der Mitarbeitenden bewerten und dokumentieren

Der nächste Schritt besteht darin, « die aktuellen Fähigkeiten jedes Teammitglieds zu bewerten und zu dokumentieren », teilt Tse mit.

Erstellen Sie eine Liste aller betroffenen Mitarbeitenden und erfassen Sie alle ihre Kompetenzen. Es gibt mehrere mögliche Vorgehensweisen: Bitten Sie Manager, Listen ihrer Mitarbeitenden und ihrer jeweiligen Kompetenzen einzureichen, laden Sie Mitarbeitende ein, ihre Kompetenzen selbst anzugeben (und diese dann von ihrem Manager validieren zu lassen), oder übertragen Sie das Projekt der HR-Abteilung ... unabhängig von der gewählten Vorgehensweise ist es wichtig, dass sie mit der Funktionsweise Ihrer Organisation kohärent ist.

Schritt 3: Die Matrix erstellen

Sobald Sie das Ziel Ihrer Matrix, die Zielkompetenzen und die aktuellen Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden haben, ist es an der Zeit, die Matrix konkret zu konstruieren.

« Erstellen Sie eine Tabelle durch Gegenüberstellung der Mitarbeitenenkompetenzen mit denjenigen, die für spezifische Rollen/Aufgaben erforderlich sind », empfiehlt Tse.

Im Allgemeinen weist die Matrix « eine Liste von Kompetenzen auf einer Achse und Mitarbeitende auf der anderen Achse » auf, präzisiert Botzen. « Personalfachleute und Manager können so die Kompetenzverteilung innerhalb von Teams visualisieren. »

Sie werden auch davon profitieren, Gewichtungsstufen zu definieren, sowohl für die Wichtigkeit jeder Kompetenz als auch für das Beherrschungsniveau jedes Mitarbeitenden; so können Sie leicht prioritäre Kompetenzen und Mitarbeitende identifizieren, die diese am besten beherrschen — und entsprechend planen.

Das einfachste Werkzeug zum Erstellen einer Kompetenzmatrix ist wahrscheinlich ein Tabellenkalkulationsprogramm : Listet Ihre Mitarbeitenden in der ersten Spalte auf, ihre technischen und verhaltensbezogenen Kompetenzen in der ersten Reihe (mit Ihren Gewichtungsstufen), und füllen Sie dann die Kompetenzen jedes Mitarbeitenden ein.

Schritt 4: Die Matrix analysieren — und Entscheidungen treffen

Das Erstellen der Matrix ist wichtig. Aber einmal erstellt, müssen Sie « die Matrix analysieren, um Lücken zu identifizieren und festzustellen, wo Schulungen, Kompetenzverstärkung oder Neueinstellungen erforderlich sind », teilt Tse mit.

Zurück zu unserem HR-Team-Entwicklungsbeispiel. In diesem Szenario könnten Sie Ihre Matrix einsehen, um zu sehen, welche Kompetenzen bereits von bestehenden Mitgliedern abgedeckt sind und wo die Lücken liegen — was wiederum Ihre Rekrutierungsstrategie leiten könnte.

Oder nehmen wir an, Sie verwenden die Matrix, um ein Projektteam zusammenzustellen. Durch die Visualisierung der verfügbaren Kompetenzen — und die Identifikation von Mitarbeitenden, die diese zum Projekt beitragen können — können Sie die beste Methode zur Aufgabenverteilung bestimmen und Kompetenzbewertungslücken und -redundanzen vermeiden.

Schritt 5: Die Matrix aktuell halten

Schließlich müssen Sie, um die volle Kraft Ihrer Kompetenzmatrix zu nutzen, diese nicht nur verwenden: Lassen Sie sie kontinuierlich weiterentwickeln. « Behandeln Sie die Matrix als dynamisches Werkzeug und aktualisieren Sie sie regelmäßig, um Veränderungen widerzuspiegeln », rät Tse.

Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Mitarbeitenden einstellen, fügen Sie ihn — sowie seine Kompetenzen — der Matrix hinzu. Wenn Ihre derzeitigen Mitarbeitenden neue Kompetenzen entwickeln, denken Sie daran, die Matrix entsprechend zu aktualisieren. Dieses regelmäßige Tracking ermöglicht es Ihnen auch, den Puls der Talente und Kompetenzen in Ihrer Organisation zu fühlen — sowie zu verstehen, welche Kompetenzen für welche Rollen erforderlich sind.

Kurz gesagt: Ihre Kompetenzmatrix hat nur Wert, wenn sie aktuell ist — stellen Sie daher sicher, dass Sie sie kontinuierlich bereichern und weiterentwickeln, um die aktuelle Zusammensetzung Ihres Teams widerzuspiegeln.

Best Practices für die Kompetenzerfassung

Suchen Sie nach weiteren Tipps für eine effektive Kompetenzerfassung? Beachten Sie diese Best Practices:

Beziehen Sie Ihre Teams ein

Niemand kennt die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden besser als die Mitarbeitenden selbst. Wenn Sie die genaueste mögliche Kompetenzmatrix erstellen möchten, ist es daher unerlässlich, sie in den Prozess einzubeziehen.

« Arbeiten Sie mit den Mitarbeitenden bei der Kompetenzbewertung zusammen um die Genauigkeit der Daten zu gewährleisten und Vertrauen aufzubauen », empfiehlt Tse.

Diese Zusammenarbeit kann viele Formen annehmen; zum Beispiel können Sie einen Fragebogen versenden, der die Teammitglieder einlädt, ihre Kompetenzen aufzulisten, oder diese Erfassung von Kompetenzen in Einzelgespräche mit Managern oder Leistungsbewertungsgespräche integrieren. Unabhängig von Ihrem Ansatz ist es wichtig, regelmäßig die Sichtweise Ihrer Mitarbeitenden auf ihre Kompetenzen zu erfragen.

Vernachlässigen Sie nicht die verhaltensbezogenen Kompetenzen

Technische Kompetenzen — wie Datenanalyse oder Softwarekompetenz — sind wichtig. Aber auch verhaltensbezogene Kompetenzen wie Kreativität oder empathisches Zuhören sind gleich wichtig. « Unterschätzen Sie nicht den Wert von verhaltensbezogenen Kompetenzen — sie sind grundlegend für Teamdynamik und Führungspotenzial », behauptet Tse.

Diese Kompetenzen gehören daher unbedingt in Ihre Matrix.

Achten Sie beim Aufbau Ihrer Matrix darauf, sowohl technische als auch verhaltensbezogene Kompetenzen einzubeziehen; so stellen Sie sicher, dass Ihr Team (und Ihre Organisation !) alles hat, was es zum Erfolg benötigt.

Stimulieren Sie Schulung und Entwicklung der Mitarbeitenden

Wie bereits erwähnt, kann eine Kompetenzmatrix eine hervorragende Möglichkeit sein, Lücken zu identifizieren — und Neueinstellungen entsprechend anzupassen. Aber das ist nicht die einzige Verwendung.

« Die Kompetenzerfassung dient auch dazu, Potenziale offenzulegen », betont Botzen. « Sie zielt nicht nur darauf ab, Lücken oder Schwächen zu schließen; sie sollte als Mittel zur Erkennung von Wachstumschancen wahrgenommen werden. »

Zum Beispiel kann die Kompetenzerfassung Ihnen dabei helfen, Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten für Ihr Team zu identifizieren — Möglichkeiten, die nicht nur zum Fortschritt der Mitarbeitenden, sondern auch zur Verwirklichung Ihrer Unternehmensziele beitragen.

« Kompetenzmatrizen können auch mit Learning-Management-Systemen (LMS) gekoppelt werden um personalisierte Lernpfade zu schaffen, die auf kommende Unternehmensziele abgestimmt sind », erklärt Green-Hamann.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie haben einen neuen Mitarbeitenden, der klar Führungspotenzial zeigt. Sie können die Kompetenzmatrix nutzen, um die Bereiche zu identifizieren, in denen dieser Mitarbeitende vor der Übernahme einer Führungsposition vorankommen muss — und einen Entwicklungsplan erstellen, um ihn in sechs Monaten dorthin zu bringen. Sobald dieser Plan durchgeführt ist, kann dieser Mitarbeitende die Führungsrolle übernehmen — und sein Team zu neuen Leistungsstufen führen.

Kurz gesagt: Eine Kompetenzmatrix dient nicht nur dazu, die aktuellen Kompetenzen Ihres Teams zu erfassen. Sie ermöglicht es, Wachstumschancen zu identifizieren — und dieses Wachstum durch Schulungs- und Entwicklungsprogramme zu unterstützen.

Lesenswert auch: Kompetenzmanagement: Befreien Sie das volle Potenzial Ihrer Mitarbeitenden

Wie Talkspirit Ihnen helfen kann

Um die volle Kraft der Kompetenzerfassung zu nutzen, « müssen Arbeitgeber auf Technologie setzen », empfiehlt Green-Hamann.

Eine Technologie wie Talkspirit.

Talkspirit bietet mehrere Funktionalitäten, die die Kompetenzerfassung erleichtern und optimieren, insbesondere:

• Das Organigramm ermöglicht es Ihnen, die Schlüsselrollen Ihrer Organisation leicht zu visualisieren, mit ihren Verantwortungen und erforderlichen Kompetenzen. Diese Klarheit hilft Ihnen, die erwarteten Kompetenzstufen für jede Position zu identifizieren und damit die Erkennung von Lücken und die Einleitung von Abhilfemaßnahmen zu erleichtern.
• Die Bibliothek ermöglicht es Ihnen, der gesamten Organisation Dokumentationen zur Kompetenzerfassung und Best Practices der Bewertung zur Verfügung zu stellen. Dies sichert die Konsistenz Ihrer Prozesse und gewährleistet die Ausrichtung aller bei der Kompetenzbewertung.

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Nutzen Sie die Kompetenzerfassung, um Ihre Teams voranzubringen

Die Kompetenzerfassung ist ein wirksames Werkzeug, um die Kompetenzen zu identifizieren, die bereits in Ihrer Organisation vorhanden sind, Lücken zu erkennen und Ihre Strategie in Bezug auf Rekrutierung, Projektbesetzung und andere Ziele zu lenken. Jetzt, da Sie den Prozess beherrschen und wissen, wie Sie eine Kompetenzmatrix erstellen, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als den Schritt zu gehen und mit Tools wie Talkspirit mit der Erfassung der Kompetenzen Ihrer Teams zu beginnen !

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