[Expertenstimme] Die Herausforderungen der interkulturellen Kommunikation im Unternehmen meistern

Die Vielfalt ist heute ein zentraler Treiber der Leistung am Arbeitsplatz. Ein Beleg dafür: Unternehmen im obersten Quartil bei der Geschlechtervielfalt in ihren Führungsteams haben eine um 39 % höhere Wahrscheinlichkeit, finanziell überdurchschnittlich abzuschneiden, als Unternehmen im untersten Quartil, und dieser Abstand vergrößert sich seit 2015 (McKinsey, 2023). Diese Vielfalt bringt jedoch auch mehrere Herausforderungen der interkulturellen Kommunikation mit sich.

Wenn ein Team aus Mitarbeitenden unterschiedlicher Kulturen und/oder Länder besteht, kann die Kommunikation schnell komplex werden, denn Sprache, Kommunikationsstil und kultureller Kontext sind bei jeder und jedem anders. Wie lassen sich die Herausforderungen der interkulturellen Kommunikation also meistern? Und welche bewährten Praktiken sollten Sie einführen, wenn Sie als Führungskraft oder Kommunikationsverantwortliche eines internationalen Unternehmens tätig sind?

Um diese Fragen zu beantworten, haben wir mit Nathalie Lorrain gesprochen, Geschäftsführerin von Itinéraires Interculturels, einer Beratungs- und Weiterbildungsgesellschaft für interkulturelle Kommunikation und interkulturelles Management. Parallel dazu leitet sie auch den Masterstudiengang für interkulturelles Management am ISIT (Institut supérieur de management et de communication interculturels). Hier ist, was wir aus diesem Gespräch gelernt haben.

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Interkulturelle Kommunikation: wovon sprechen wir?

Die interkulturelle Kommunikation bezeichnet den Austausch zwischen Menschen, die weder dieselbe Kultur noch dieselben impliziten Codes teilen, sowie die Praktiken, die diesen Austausch flüssiger machen. Sie beschränkt sich nicht auf die gesprochene Sprache: Es geht ebenso sehr darum, wie eine Anfrage formuliert, eine Frist eingehalten, ein Widerspruch geäußert oder ein Schweigen gedeutet wird.

Im Unternehmen ist der Einsatz sehr konkret. In einem über mehrere Länder verteilten Team ist ein kulturelles Missverständnis nicht sichtbar: Es äußert sich in einer falsch verstandenen Anweisung, in einem Meeting, das aus dem Ruder läuft, oder in einer Person, die sich nicht mehr traut, das Wort zu ergreifen. Es ist auch eine Frage von Fairness und Inklusion: Nie ausgesprochene implizite Regeln begünstigen immer dieselben Profile.

Die Herausforderungen der interkulturellen Kommunikation

Für Nathalie Lorrain stehen interkulturelle Teams vor zwei großen Herausforderungen.

Einen gemeinsamen Bezugsrahmen schaffen

„Die größte Herausforderung der interkulturellen Kommunikation besteht darin, sich die Zeit zu nehmen, sich einen gemeinsamen Bezugsrahmen zu schaffen. Man kann der Illusion erliegen, dass Teams aus verschiedenen Kulturen, die aber dieselbe Sprache sprechen, keine Herausforderungen in der interkulturellen Kommunikation kennen. Das ist jedoch falsch. Jede und jeder hat die eigene Weltsicht und den eigenen Bezugsrahmen. Deshalb ist es wichtig, diese Arbeit der Zusammenführung zu leisten, auch dann, wenn Sie dieselbe Sprache sprechen.“

Explizit sein

„Die zweite Herausforderung besteht, gerade für die Franzosen, darin, äußerst explizit zu kommunizieren.“ Die französische Kultur neigt dazu, eher implizit zu sein, anders als etwa die deutsche Kultur, in der man dazu neigt, alles auszusprechen. „Man sollte also nicht zögern, alles zu sagen, selbst wenn es auf den ersten Blick überflüssig erscheinen mag“, betont Nathalie Lorrain.

Explizit zu sein bedeutet natürlich nicht zwangsläufig, informell zu kommunizieren. „Wenn Sie sich über die Kultur Ihres Gegenübers nicht sicher sind, ist es im Gegenteil am besten, eine formelle Kommunikation zu bevorzugen, um niemanden vor den Kopf zu stoßen.“ Manche Kulturen neigen dazu, bei der Arbeit recht informell zu kommunizieren. Die Amerikaner zum Beispiel messen Höflichkeitsformeln wenig Bedeutung bei. „Es kommt vor, dass sie E-Mails verschicken, ohne ‚Guten Tag‘ zu sagen, unterzeichnet mit der Formel ‚YS‘ (für ‚yours‘). Das kann von Franzosen als unhöfliches Verhalten wahrgenommen werden.“

Die bewährten Praktiken der interkulturellen Kommunikation

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, empfiehlt Nathalie Lorrain, mehrere bewährte Praktiken der interkulturellen Kommunikation einzuführen.

Die kulturellen Unterschiede verstehen

Die erste bewährte Praxis besteht darin, sich über die kulturellen Unterschiede zu informieren, die in Ihrem Team bestehen können. Mehrere Parameter sind dabei zu berücksichtigen, insbesondere der Kommunikationsstil, das Verhältnis zur Zeit und die Art des Konfliktmanagements.

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Der Kommunikationsstil

In der interkulturellen Kommunikation unterscheidet man zwei verschiedene Kommunikationsstile. In Kulturen mit „starkem Kontext“ müssen die Mitarbeitenden nur wenige Informationen austauschen, um zusammenzuarbeiten. In Kulturen mit „schwachem Kontext“ beruht die Kommunikation dagegen auf dem Austausch klarer und präziser Informationen.¹

Zum Beispiel: „die Niederländer und die Schweden haben im Vergleich zu den Franzosen einen sehr direkten Kommunikationsstil. Wenn ein Niederländer ‚machen Sie das‘ oder ‚schicken Sie mir dieses Dokument‘ sagt, um eine Bitte zu formulieren, kann der Franzose dies als Befehl empfinden. Denn er ist eher Formulierungen gewohnt wie ‚können Sie mir dieses Dokument bitte schicken‘.“ Man sollte sich dessen also bewusst sein, um Missverständnisse zu vermeiden!

Das Verhältnis zur Zeit

Die Arbeiten von Edward T. Hall zeigen ebenfalls, dass unser Verhältnis zur Zeit von unserer Kultur abhängt.

• „In den auf feste Zeit ausgerichteten Kulturen (oder monochronen Kulturen) ist die Zeit nicht verhandelbar. Meetings müssen pünktlich beginnen und enden, und Fristen müssen eingehalten werden.“ Man neigt außerdem dazu, die Arbeit streng zu planen und nur eine Sache auf einmal zu erledigen. Das ist insbesondere in Nordeuropa, in den angelsächsischen Ländern und in Japan der Fall.

• „In den auf fließende Zeit ausgerichteten Kulturen (oder polychronen Kulturen) ist die Zeit eine eher unbestimmte Größe. Es besteht keine Dringlichkeit, die Dinge zu erledigen, denn Vorrang hat die Pflege der Beziehung.“ Die Fristen sind flexibel, und die Mitarbeitenden können an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten. Das ist insbesondere in Frankreich, im Nahen Osten, in Lateinamerika und in Teilen Asiens der Fall.

Das Konfliktmanagement

Schließlich beeinflusst unsere Kultur die Art, wie wir mit Konflikten umgehen. „In der germanischen und angelsächsischen Kultur ist die Konfrontation kein Problem. Man geht davon aus, dass der Konflikt neue Energien freisetzt“, und dass es für alle vorteilhaft ist, ihn offen anzugehen. Umgekehrt gilt: „in den asiatischen und orientalischen Kulturen wird der Konflikt eher vermieden und man zieht es vor, einen Mediator einzuschalten, um Meinungsverschiedenheiten beizulegen.“ Wenn Sie mit unterschiedlichen Kulturen arbeiten, sollten Sie also einen Mediator benennen, bevor die ersten Konflikte auftreten!

Die Arbeitsprozesse klären

Klarheit und Transparenz sind Ihre besten Verbündeten, um diesen kulturellen Unterschieden zu begegnen. „Einigen Sie sich schon in den ersten Momenten der Zusammenarbeit auf die Prozesse, die Sie einführen wollen, um gut zusammenzuarbeiten, und halten Sie sie schriftlich fest“ (zum Beispiel mit einem Werkzeug wie Holaspirit).

Klären Sie insbesondere:

• den zu bevorzugenden Kommunikationsstil (formell oder informell, direkt oder indirekt);
• die Kommunikationswerkzeuge und das Format, das Sie für Ihre verschiedenen Austausche nutzen (Chat-Nachrichten, Beiträge, Meetings, E-Mails usw.);
• die gebräuchlichen Begriffe und Akronyme sowie deren Bedeutung;
• das Zeitverständnis, das Sie annehmen werden (eher feste oder eher fließende Zeit), und den Grad an Flexibilität bei den Fristen.

„All diese Prozesse sind entscheidend, um ein multikulturelles Team aufzubauen und eine Vertrauensbeziehung zwischen den Mitgliedern zu schaffen. Sie müssen daher eingeführt werden, noch bevor Sie Ihre Ziele festlegen.“

Bei der Arbeitssprache flexibel bleiben

Englisch ist die von multikulturellen Teams am häufigsten verwendete Sprache. Allerdings muss man feststellen, dass die Mitarbeitenden nicht immer dasselbe Englischniveau haben.

„Wenn Meetings auf Englisch stattfinden, beobachtet man häufig, dass diejenigen am meisten sprechen, die sich in dieser Sprache am wohlsten fühlen. Diejenigen mit einem schwächeren Englischniveau trauen sich dagegen weniger, sich zu äußern, aus Angst, einen Fehler zu machen“, betont Nathalie Lorrain.

Neben der Entwicklung der Sprachkompetenzen können Ihnen mehrere Initiativen dabei helfen, Ihre interkulturelle Kommunikation inklusiver zu gestalten. „Die erste besteht darin, eine Form von anonymem Feedback zu bevorzugen“ (zum Beispiel über eine Umfrage). Das ermöglicht es, ein Klima der psychologischen Sicherheit zu schaffen, in dem sich jede und jeder frei fühlt, die eigene Meinung zu äußern, ohne negative Folgen befürchten zu müssen.

„Die zweite besteht darin, den Mitarbeitenden mehr Zeit zu geben, um sich zu äußern, indem Sie ein asynchrones Format bevorzugen“ (zum Beispiel eine Veröffentlichung in Ihrem internen sozialen Netzwerk). Und schließlich, wenn es möglich ist: „schlagen Sie den Mitarbeitenden vor, sich direkt in ihrer Muttersprache auszudrücken“.

Momente der Geselligkeit schaffen

„Mit der Entwicklung der hybriden Arbeit erleben wir heute eine Globalisierung der Kommunikation“. Die kulturellen Unterschiede sind weniger sichtbar als in Präsenz, was den Eindruck erwecken kann, dass alles gut läuft, obwohl die Realität eine ganz andere ist. „Bei Meetings per Videokonferenz werden die Zeiten und die Redezeit stärker eingehalten. Allerdings haben die Teams weniger Gelegenheit zum Austausch, was viel Frustration erzeugen kann.“

Damit die Distanz die Zusammenarbeit der Teams nicht beeinträchtigt, „ist es unerlässlich, regelmäßig Momente der Sozialisierung zu organisieren“. Manche Rituale lassen sich dank Werkzeugen für Videokonferenzen aus der Ferne durchführen, doch die Präsenz darf nicht vernachlässigt werden. Nathalie Lorrain ist davon überzeugt: „damit eine Vertrauensbeziehung entsteht, müssen sich die Teams in echt begegnen“.

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Ein Werkzeug für die interne Kommunikation einführen

Mehrere digitale Werkzeuge erleichtern die interkulturelle Kommunikation und die Organisation von Momenten der Sozialisierung. Darunter: Talkspirit.

Unsere zu 100 % französische Lösung bietet Ihnen alle Werkzeuge, die Sie brauchen, um Ihre interne Kommunikation zu beleben und die kollaborative Arbeit Ihrer hybriden Teams flüssiger zu machen. Talkspirit umfasst insbesondere:

• einen Chat und eine Videokonferenz,
• ein anpassbares Startportal, mit dem Sie Seiten erstellen können, die auf die verschiedenen Profile und Arbeitssprachen Ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten sind,
• nach Gruppen organisierte Beiträge, um die richtige Information an die richtige Person zu bringen,
• einen gemeinsamen Kalender, der die Organisation von Meetings und Teambuilding-Aktivitäten vereinfacht,
• ein Modul für das Projektmanagement, um Ihre Projekte über Kanban-Boards zu verfolgen.

Das Plus? Talkspirit ist in 8 Sprachen verfügbar und verfügt über eine Funktion zur automatischen Übersetzung, mit der Sie den Inhalt eines Beitrags automatisch übersetzen können.

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Das Wichtigste in Kürze

Um die interkulturelle Kommunikation zu beherrschen, genügt es nicht, die Sprache des anderen zu sprechen. Man muss sich auch für seine Kultur interessieren und in der Lage sein, sich ihr anzupassen. Das setzt voraus, „Empathie zu zeigen und zu akzeptieren, dass jede Kultur ihre eigene Wahrheit hat“, das heißt, dass keine Kultur besser ist als eine andere.

„Mit der Globalisierung verlagern wir uns immer stärker nach Asien“, stellt Nathalie Lorrain fest. „Es ist also an der Zeit, unsere westlichen Reflexe abzulegen“, um uns an andere Kulturen anpassen zu können.

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¹ Beyond Culture, Edward T. Hall