In 8 Schritten zu Ihrem Intranet
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- Ein Intranet-Projekt entscheidet sich zuerst an seinen Zielen: Legen Sie diese gemeinsam mit der Geschäftsleitung fest, bevor Sie sich die erste Lösung ansehen.
- Das Lastenheft listet die Funktionen auf, aber auch die Rahmenbedingungen: Zahl der Nutzenden, Hosting der Daten, White Label, Anmeldung ohne E-Mail-Adresse, SSO, Smartphone und Tablet.
- Die künftigen Nutzenden werden vor dem Benchmark befragt, per Umfrage oder Gespräch, quer über alle Profile hinweg (Außendienst, Büro, Führungskräfte, Fachleute).
- Der Kommunikationsplan deckt die Zeit vor, während und nach dem Start ab, mit vorab bestimmten Botschafterinnen und Botschaftern, die das Tool in ihrem Team tragen.
- Nach dem Start betreuen Gruppenverantwortliche die Communities, und Nutzende wie Administratoren werden in den Funktionen geschult, die sie verwenden werden.
- Statistiken und regelmäßige Befragungen weisen den Weg für Verbesserungen: 90{N}% der Intranet-Projekte scheitern in weniger als drei Jahren, so eine Studie von Simplrr, die CMSWire 2019 aufgegriffen hat.
90 % der Intranet-Projekte scheitern in weniger als drei Jahren, so eine Studie von Simplrr, die CMSWire 2019 aufgegriffen hat.¹ Die Ursachen liegen oft in einer schwachen Governance, in unklaren Zielen oder in fehlendem Engagement der Geschäftsleitung.
Wie also lassen sich diese Fehler vermeiden? Und welche bewährten Praktiken sichern den Erfolg Ihrer Plattform? Folgen Sie diesen 8 Schritten, um Ihr Intranet unkompliziert aufzusetzen und dafür zu sorgen, dass Ihre Teams es annehmen.
1. Legen Sie klare Ziele fest
Was steht ganz am Anfang, bevor Sie Ihr Intranet aufsetzen? Ziele festlegen! Je klarer diese sind, desto größer die Chance, eine passende Lösung zu finden.
Sie zu bestimmen, ist ganz einfach: Überlegen Sie, was Sie mit Ihrem Intranet erreichen wollen, und beziehen Sie die Geschäftsleitung von Anfang an ein. Wollen Sie zum Beispiel eher…
- …den Informationsfluss verbessern in Ihrer Organisation?
- …Ihre Communities oder Ihr Netzwerk beleben?
- …den Wissensaustausch und den bereichsübergreifenden Austausch fördern?
- …Ihre Mitarbeitenden zusammenbringen, die auf mehrere Standorte verteilt sind?
- …das Engagement Ihrer Teams steigern?
- …das Arbeitserlebnis Ihrer Mitarbeitenden verbessern?
- …das Zugehörigkeitsgefühl zu Ihrem Unternehmen stärken?
Am Ende dieser Überlegung ist Ihre Zielliste vielleicht länger als gedacht. Wenn das so ist, empfehlen wir Ihnen, sie vom Wichtigsten zum Unwichtigsten zu ordnen, damit Sie Ihre Maßnahmen bestmöglich priorisieren.
2. Bestimmen Sie die Funktionen, die Sie brauchen
Sobald Ihre Ziele geklärt sind, ist es Zeit, die Funktionen aufzulisten, die Sie in Ihrem Intranet brauchen. Manche sind wichtiger als andere, ordnen Sie sie also ruhig ebenfalls nach Priorität, und zwar anhand der Ziele, die Sie sich gesetzt haben.
Wenn Ihr Ziel zum Beispiel darin besteht, Ihre interne Kommunikation zu verbessern, brauchen Sie vermutlich ein Intranet mit Newsfeed und Startseite, damit sich Informationen mühelos teilen lassen. Wenn Sie eine Plattform suchen, um ein Netzwerk zu beleben, muss Ihr Intranet es Ihnen ebenso ermöglichen, Communities anzulegen und ihnen Inhalte zu teilen, in Echtzeit.
Denken Sie auch daran, die benötigten Administrationsfunktionen aufzulisten (Verwaltung der Nutzerzugänge, Gruppenverwaltung, Statistiken und so weiter), ebenso wie Ihre verschiedenen Rahmenbedingungen, insbesondere zu:
- der Zahl der Nutzenden,
- dem Sicherheitsniveau der Plattform und dem Ort, an dem sie ihre Daten hostet,
- den Möglichkeiten der Anpassung (ist das Intranet zum Beispiel als White Label verfügbar?),
- der Zugänglichkeit (muss die Plattform ohne E-Mail-Adresse erreichbar sein? Für mehrere E-Mail-Domains? Per SSO? Auf Smartphone und Tablet?).
SSO, was ist das? 🤔
Single Sign-on (SSO) ist ein Dienst zur einmaligen Anmeldung, mit dem Sie sich bei mehreren Anwendungen anmelden und Ihre Zugangsdaten nur ein einziges Mal eingeben. Das spart im Alltag Zeit!
Ebenfalls lesenswert: Worin unterscheiden sich E-Mail, Intranet und Collaboration-Plattform?
3. Fragen Sie Ihre künftigen Nutzenden nach ihrer Meinung
Bevor Sie mit dem Benchmark beginnen, nehmen Sie sich Zeit, Ihre Mitarbeitenden in das Projekt einzubeziehen, um ihr Feedback zum erarbeiteten Lastenheft zu erhalten. Sehen sie Kriterien, die fehlen oder stärker priorisiert gehören? Oder halten sie umgekehrt manche Funktionen für weniger wichtig, als Sie angenommen hatten? Diese Rückmeldungen sind entscheidend, um Ihre Anforderungen an die Bedürfnisse Ihrer künftigen Nutzenden anzupassen.
Ihre Meinung erfahren Sie auf mehreren Wegen, insbesondere über Umfragen, Gruppen- und Einzelgespräche. Befragen Sie nach Möglichkeit ganz unterschiedliche Profile (Führungskräfte, Mitarbeitende im Außendienst und im Büro, Fachleute aus verschiedenen Abteilungen und so weiter), um eine für Ihre gesamte Organisation repräsentative Stichprobe zu erhalten.
Nutzen Sie die Gelegenheit auch, um die Personen zu erkennen, die Ihnen am stärksten am Projekt interessiert erscheinen und aus denen Beta-Testende und/oder Botschafterinnen und Botschafter Ihres Intranets werden könnten. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe!
4. Wählen Sie das Intranet, das am besten zu Ihnen passt
Geschafft: Ihr Lastenheft ist von allen Beteiligten freigegeben! Jetzt gilt es, DIE Lösung zu finden, die am besten zu Ihrer Organisation passt, und dafür vor allem zu vergleichen:
- die angebotenen Funktionen der verschiedenen Lösungen am Markt (entsprechen sie Ihren Erwartungen und denen Ihrer künftigen Nutzenden?),
- den Preis (pro Monat und Nutzer),
- die Einführungsdauer und die Bedienbarkeit jeder Plattform,
- die Kundenbewertungen der einzelnen Anbieter,
- die Qualität der Begleitung und des Nutzersupports.
Als echtes Intranet 2.0 passt sich Talkspirit all Ihren Anforderungen an interne Kommunikation und Community-Betreuung an und begleitet Sie über die gesamte Einführung Ihres Projekts hinweg. Und das zu einem wettbewerbsfähigen Preis! Ab 5 € pro Monat und Nutzer vereint die Plattform einen Newsfeed, ein Startportal, ein Modul für Webinare und Videokonferenzen, einen Chat, Gruppen, ein Drive und vieles mehr!
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5. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan
Nun folgt einer der Schlüsselschritte beim Aufbau Ihres Intranets: die Kommunikation. Damit sie nach allen Regeln der Kunst abläuft, empfehlen wir Ihnen einen Maßnahmenplan, der Folgendes festhält:
- alle Punkte, zu denen Sie vor, während und nach dem Start Ihrer Plattform kommunizieren,
- die Termine und das Format jeder Kommunikation (geht es um eine schriftliche oder mündliche Ankündigung, um ein Video oder eine Präsentation?),
- die Kanäle, die Sie bevorzugen (E-Mails, internes soziales Netzwerk, Intranet, digitale Anzeigen in Ihren Räumen, eine eigene Veranstaltung und so weiter),
- die Personen und/oder Abteilungen, die für jede Kommunikation zuständig sind (zum Beispiel die Geschäftsleitung, die interne Kommunikation, die Personalabteilung, die Teamleitungen und so weiter),
- die Punkte, die vor dem Start Ihres Intranets unbedingt vorbereitet sein müssen (Nutzungsregeln festlegen, erste Gruppen anlegen, das Tool gegenüber den bereits vorhandenen Werkzeugen verorten und so weiter).
Wenn möglich, bestimmen Sie vorab einige Botschafterinnen und Botschafter, die das Intranet in ihrem Team bekannt machen und so seine Verbreitung beschleunigen. Sie sind Ihre besten Verbündeten bei der Umsetzung Ihres Kommunikationsplans!
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end HubSpot Call-to-Action Code 6. Beleben Sie Ihr Intranet
Ein Intranet aufzubauen heißt natürlich nicht nur, seinen Start vorzubereiten. Genauso wichtig, ja noch wichtiger, ist es, Ihre Plattform regelmäßig zu beleben, damit die Nutzenden gern hineinschauen und sich dort täglich austauschen.
Ebenfalls lesenswert: Die ultimative Checkliste, um die Mitglieder eines Netzwerks zu beleben
Am besten gelingt das, indem Sie Gruppenverantwortliche benennen, die Ihre verschiedenen Communities betreuen. Das können ebenso Mitglieder des Teams für interne Kommunikation sein wie freiwillige Mitarbeitende, die eine bestimmte Gruppe führen möchten.
Gruppenverantwortliche, was ist das? 🤔
In Talkspirit ist eine gruppenverantwortliche Person ein Mitglied mit den Rechten, eine Gruppe zu konfigurieren. Sie kann insbesondere neue Mitglieder einladen oder entfernen, deren Zugriffsrechte verwalten, Integrationen hinzufügen oder einen eigenen Chatraum für die Gruppe anlegen.
Wichtig ist, dass sie jede Gruppe regelmäßig beleben, insbesondere durch:
- das Veröffentlichen von Inhalten (zum Beispiel bewährte Praktiken oder Fachartikel, die die Mitglieder interessieren könnten),
- das Anlegen und/oder Aufspüren von Veranstaltungen (online oder vor Ort), die zu den Interessen der Einzelnen passen,
- das Sichtbarmachen der Arbeit der Mitarbeitenden,
- und eine gute Portion Kreativität!
Je stärker Ihre Nutzenden spüren, dass ihnen das Intranet einen echten Mehrwert bringt, desto eher werden sie es auch nutzen. Sparen Sie bei diesem Schritt also nicht!
end HubSpot Call-to-Action Code 7. Schulen Sie Ihre Nutzenden und Ihre Administratoren
Für welches Intranet Sie sich auch entscheiden: Überspringen Sie das Kapitel Schulung nicht! Denn selbst wenn Ihre Plattform für durchschnittliche Nutzende leicht zu bedienen ist, gilt das nicht zwangsläufig für alle Ihre Mitarbeitenden.
Ebenfalls lesenswert: Wie erleichtern Sie die Einführung neuer Collaboration-Tools?
Nehmen Sie sich also die Zeit, Ihre Nutzenden und Ihre Administratoren in den wichtigsten Funktionen zu schulen, die sie später verwenden werden, bei Bedarf, indem Sie mehrere Schulungstermine ansetzen.
Sie können zum Beispiel eine Administratorenschulung anbieten, die das Einladen von Nutzenden, das Anlegen und Konfigurieren von Gruppen, das Anpassen der Plattform und das Erstellen interner Newsletter abdeckt. Ihren Nutzenden zeigen Sie dagegen eher, wie sie eine Nachricht im Chat senden, Informationen im Newsfeed und auf der Startseite finden oder eine Videokonferenz starten.
Wenn Sie die Zeit haben, empfehlen wir Ihnen, eigene Schulungsunterlagen zu erstellen, die in Ihrem Intranet abgelegt werden (zum Beispiel Videotutorials und/oder Dokumente mit bewährten Praktiken), oder ganz einfach Ihre Schulungen aufzuzeichnen, damit Ihre Nutzenden sie später (erneut) ansehen können.
8. Verbessern Sie Ihre Praxis fortlaufend
Und vergessen Sie zum Schluss nicht: Ihr Intranet wird sich fortlaufend weiterentwickeln. Am besten sind Sie auf diese Veränderungen vorbereitet, wenn Sie die Nutzungsstatistiken Ihrer Plattform verfolgen (etwa über das entsprechende Modul von Talkspirit) und außerdem Ihre Mitarbeitenden regelmäßig befragen. So erfahren Sie, was sie von der Plattform halten, und geben ihnen die Möglichkeit, Verbesserungen vorzuschlagen.
Hier einige Fragen, die Sie ihnen stellen können:
- Wie oft nutzen Sie das Intranet?
- Welche Funktionen nutzen Sie am meisten? Welche nutzen Sie nicht, und warum?
- Welche Gruppen nutzen Sie am meisten? Und warum?
- Sollten Ihrer Meinung nach neue Gruppen angelegt werden? Wenn ja, welche?
- Was halten Sie von der Betreuung der einzelnen Gruppen? Sehen Sie Dinge, die sich verbessern ließen?
- Erhalten Sie zu viele, zu wenige oder genau die richtige Zahl an Benachrichtigungen?
- Sind Sie insgesamt mit dem Intranet zufrieden? Und warum?
Je nach den erhaltenen Rückmeldungen haben Sie damit mehrere Ansatzpunkte, um Ihr Intranet und Ihre Kommunikation darüber zu verbessern.
Sie kennen jetzt die unverzichtbaren Praktiken, um Ihr Intranet aufzusetzen und Ihr Projekt zum Erfolg zu führen. Damit sie Ihnen im Gedächtnis bleiben, gibt es nichts Einfacheres: Laden Sie unser Methodenblatt herunter, das die 8 Schlüsselschritte zur Einführung Ihrer Intranet-Plattform zusammenfasst.
Zum Methodenblatt
In diesem Methodenblatt finden Sie: die 8 Schritte zum Aufbau Ihres Intranets, die Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihren Bedarf zu bestimmen, die entscheidenden Kriterien für die Wahl Ihrer Lösung, die Punkte, die in Ihren Kommunikationsplan gehören, sowie unsere besten Tipps, damit Ihre Plattform auch angenommen wird.
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Häufig gestellte Fragen.
90 % von ihnen scheitern in weniger als drei Jahren, so eine Simplrr-Studie von 2019. Die Ursachen liegen oft in einer schwachen Governance, in unklaren Zielen oder in fehlendem Engagement der Geschäftsleitung.
Damit, klare Ziele festzulegen und die Geschäftsleitung von Anfang an einzubeziehen: den Informationsfluss verbessern, Communities oder ein Netzwerk beleben, den Wissensaustausch fördern, Mitarbeitende über mehrere Standorte hinweg zusammenbringen, das Engagement steigern. Ist die Liste lang, ordnen Sie diese Ziele vom Wichtigsten zum Unwichtigsten.
Die Zahl der Nutzenden, das Sicherheitsniveau der Plattform und der Ort, an dem die Daten gehostet werden, die Möglichkeiten der Anpassung wie White Label, und die Zugänglichkeit: Anmeldung ohne E-Mail-Adresse, mehrere E-Mail-Domains, SSO, Smartphone und Tablet.
Single Sign-on ist ein Dienst zur einmaligen Anmeldung, mit dem man sich bei mehreren Anwendungen anmeldet und seine Zugangsdaten nur ein einziges Mal eingibt.
Die angebotenen Funktionen, den Preis pro Monat und Nutzer, die Einführungsdauer und die Bedienbarkeit, die Kundenbewertungen der einzelnen Anbieter sowie die Qualität der Begleitung und des Nutzersupports.
Indem man Gruppenverantwortliche benennt, aus dem Team für interne Kommunikation oder unter freiwilligen Mitarbeitenden, die die Communities betreuen. Sie veröffentlichen Inhalte, legen Veranstaltungen an oder spüren sie auf, die zu den Interessen der Einzelnen passen, und machen die Arbeit der Mitarbeitenden sichtbar.