5 Kommunikationsherausforderungen für Unternehmen mit mehreren Standorten

Heute findet Arbeit nicht mehr unter einem einzigen Dach statt, und für Unternehmen mit mehreren Standorten gilt das ganz besonders. Diese Organisationen haben Standorte und Mitarbeitende in verschiedenen Regionen, Zeitzonen und mitunter sogar Sprachräumen.

Das ist gut so, denn es verschafft dem Unternehmen eine aktivere Präsenz auf nationaler oder weltweiter Ebene. Es kann aber auch erhebliche Hürden mit sich bringen.

Eine der größten Herausforderungen? Die Kommunikation.

Wenn ein Unternehmen über ein Netz mehrerer Standorte verfügt, ist es schwierig, alle auf derselben Wellenlänge zu halten. Hier sind fünf der wichtigsten Kommunikationshürden, denen Unternehmen mit mehreren Standorten begegnen, samt einiger Tipps, um sie wirksam zu überwinden.

1. Einheitlichkeit ist schwer zu halten

In Branchen mit direktem Kundenkontakt ist Einheitlichkeit entscheidend. Untersuchungen von Forrester zeigen nämlich, dass Kunden bei jeder Interaktion mit einem Unternehmen genau dieselbe Erfahrung erwarten.

Es frustriert sie, je nach Standort unterschiedliche Antworten und sehr verschiedene Erfahrungen zu erhalten, was sogar das Vertrauen in Ihr Unternehmen untergraben kann.

Auch wenn Einheitlichkeit wie eine elementare Grundlage wirksamer Kommunikation wirkt, ist sie für Unternehmen mit mehreren Standorten eine echte Herausforderung. Sie müssen nicht nur sicherstellen, dass wichtige Botschaften und Neuigkeiten an alle Standorte und Mitarbeitenden weitergegeben werden, sondern auch, dass die Botschaft verstanden und den Kunden einheitlich und verlässlich vermittelt wird.

Schnelle Tipps für mehr Einheitlichkeit:

• Richten Sie ein Unternehmens-Intranet oder eine Wissensdatenbank ein. Dieser einfache Newsfeed verbreitet die wichtigsten Botschaften an alle Mitarbeitenden an einem zentralen, jederzeit einsehbaren Ort, ohne dass Sie dieselbe Arbeit doppelt leisten müssen.
  
• Legen Sie Verfahren oder Richtlinien fest (und hinterlegen Sie sie an einem zugänglichen Ort, etwa in Ihrer Wissensdatenbank), damit alle wissen, wie in gängigen Situationen zu reagieren ist.

2. Freigaben und Entscheidungen dauern zu lange

Um die Einheitlichkeit zu stärken, haben Sie vermutlich verschiedene Workflows und Freigabeprozesse eingeführt, denen alle Ihre Standorte folgen müssen. Will etwa ein lokales Büro oder eine lokale Niederlassung etwas auf ihrem eigenen Social-Media-Konto veröffentlichen, braucht sie vor dem Teilen eine Freigabe für diesen Inhalt.

Solche Prozesse helfen der Geschäftsleitung, die Kontrolle darüber zu behalten, was beworben und kommuniziert wird. Der Nachteil: Es ist langsam. Manchmal quälend langsam.

Diese Freigaben können endlos dauern. Ihr Unternehmen lässt dadurch nicht nur Chancen liegen, sondern diese Engpässe frustrieren auch alle Mitarbeitenden, die sich außerstande fühlen, etwas voranzubringen.

Schnelle Tipps für schnellere Entscheidungen:

• Nutzen Sie eine Plattform, die das gemeinsame Veröffentlichen und Erstellen von Inhalten erlaubt. So arbeiten die Standorte gemeinsam mit der Geschäftsleitung, was die Arbeitslast senkt und die Freigabeprozesse vereinfacht.
  
• Legen Sie klare Rollen und Rechenschaftspflichten fest und teilen Sie sie in einem Organigramm. Jede und jeder muss genau wissen, wer das letzte Wort hat und wer Entscheidungen und Vorschläge freigibt.

3. Mitarbeitende fühlen sich anonym und abgehängt

Studien zeigen, dass Einsamkeit am Arbeitsplatz für viele Mitarbeitende ein Problem ist, und es fällt Ihrer Belegschaft noch schwerer, sich mit dem Unternehmen und den Kolleginnen und Kollegen verbunden zu fühlen, wenn sie über mehrere Standorte verteilt ist.

Dieses Gefühl der Isolation wirkt sich nicht nur negativ auf Stimmung, Produktivität und Entscheidungsfindung aus, es stört auch Ihre Kommunikationsprozesse erheblich.

Lesen Sie auch: Soziale Isolation, Burn-out und weitere Risiken hybrider Arbeit

Wenn Mitarbeitende sich abgehängt fühlen, verstehen sie weder, wie sich ihre Arbeit in ein größeres Bild einfügt, noch, an wen sie ihre Anliegen, Rückmeldungen und Ideen richten sollen. Eine Studie ergab, dass nur 13 % der befragten Mitarbeitenden sich zu wichtigen Themen am Arbeitsplatz aktiv zu Wort melden, während 82 % der Mitarbeitenden Ideen zur Verbesserung ihres Unternehmens haben.

Schnelle Tipps für mehr Verbundenheit:

• Legen Sie ein Mitarbeiterverzeichnis an, damit in der Organisation alle wissen, wer wer ist und wie die Personen miteinander in Verbindung stehen.
  
• Richten Sie Online-Gruppen oder virtuelle Räume ein, damit Kolleginnen und Kollegen sich über berufliche Themen ebenso austauschen können wie über gemeinsame Interessen.
  
• Nutzen Sie Umfragen, um regelmäßig Rückmeldungen der Mitarbeitenden einzuholen und ihnen zu zeigen, dass ihre Meinung die Arbeitsweise des Unternehmens beeinflusst.

4. Die Transparenz nimmt ab

Wenn die Geschäftsleitung Dutzende oder gar Hunderte Standorte überblicken muss, fällt es ihr zunehmend schwer, einen inneren Einblick zu behalten, was dort tatsächlich geschieht und wie diese Standorte arbeiten.

Das ist eine weitere Kommunikationsklippe für Unternehmen mit mehreren Standorten: Die Führung kann den Blick für das Innenleben des Unternehmens verlieren. Das kann dazu führen, dass sie alles für in Ordnung hält, während die Mitarbeitenden das Gegenteil empfinden.

In Untersuchungen von Atlassian sollten Führungskräfte und Mitarbeitende bewerten, wie sehr sie verschiedenen Aussagen zustimmen, etwa „mein Team hat leichten Zugang zu den Informationen, die es braucht“ oder „mein Team kann beeinflussen, wie wir zusammenarbeiten“.

Bei jeder Aussage gaben die Führungskräfte durchweg eine höhere Zustimmung an als ihre Teams, was zeigt, dass die Führung den Bezug zur Realität verlieren und zu optimistisch einschätzen kann, was tatsächlich geschieht.

Doch dieser Mangel an Sichtbarkeit ist nicht nur für Führungskräfte eine schlechte Nachricht. Auch für die Mitarbeitenden ist er schwierig. Ohne Transparenz verstehen sie weder, warum Entscheidungen fallen, noch, wie ihre Arbeit zum Ganzen beiträgt. Wahrscheinlich sagen deshalb nicht weniger als 74 % der Mitarbeitenden, dass ihnen wichtige Informationen und Neuigkeiten aus dem Unternehmen entgehen.

Schnelle Tipps für mehr Transparenz:

• Nutzen Sie eine zentrale Plattform, auf der alle die laufende Arbeit sehen und verstehen, wie sich ihre eigene Arbeit ins Ganze fügt.
  
• Veranstalten Sie regelmäßige Vollversammlungen oder veröffentlichen Sie unternehmensweite Neuigkeiten, damit die Mitarbeitenden verstehen, was auf der übergeordneten Ebene geschieht.

5. Informationen verkapseln sich oder gehen verloren

In Unternehmen mit vielen verschiedenen Standorten ist es üblich, dass diese Standorte wie eigene Mikroorganisationen funktionieren. Sie entwickeln eigene Prozesse und Verfahren, um wirksam zu arbeiten, selbst wenn das nicht dem entspricht, was im Rest der Organisation üblich ist.

Das kann nicht nur der Einheitlichkeit schaden (die, daran sei erinnert, für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden entscheidend ist), sondern erhöht auch das Risiko, dass die Information in diesem einen Standort eingeschlossen bleibt. Oder schlimmer noch, dass sie ganz verloren geht.

Lesen Sie auch: [CIO] Organisatorische Silos aufbrechen: Zusammenfassung der Dynatrace-Studie

Stellen Sie sich vor, ein Kunde hat einer Standortleitung eine Rückmeldung gegeben, die diese genutzt hat, um ihren eigenen Standort zu verbessern. Diese Information könnte allen Standorten des Unternehmens nützen, doch wenn sie nicht nach oben weitergegeben wird, können die anderen nichts davon haben.

Kommunikationssilos gibt es in Unternehmen jeder Art, besonders ausgeprägt sind sie jedoch in Unternehmen mit mehreren Standorten, an denen jeder Standort eigenständig arbeiten kann.

Schnelle Tipps, um Kommunikationssilos zu beseitigen:

• Nutzen Sie eine Kollaborationsplattform, auf der alle Mitglieder der Organisation sehen, was an den verschiedenen Standorten geschieht.
  
• Bleiben Sie regelmäßig mit den einzelnen Standorten in Kontakt, um ihre Rückmeldungen und Erfahrungen einzusammeln.
  
• Legen Sie ein gemeinsames Dokument oder einen Raum an, in dem Standortleitungen und Geschäftsleitung sich austauschen und bewährte Praktiken und Tipps teilen können.

Lesen Sie auch: Interne Kommunikation: die Herausforderung für Unternehmen mit mehreren Standorten (1/7), die Anonymität der Mitarbeitenden durchbrechen

Was sich seit der Veröffentlichung dieses Artikels geändert hat

Die fünf oben genannten Herausforderungen sind dieselben geblieben. Verändert hat sich das Feld, auf dem sie ausgetragen werden. Drei Entwicklungen erschweren sie heute, und keine davon löst sich, indem man einen weiteren Kanal hinzufügt.

Die Anhäufung von Tools erzeugt genau die Silos, die sie beseitigen sollte

Die meisten Unternehmen mit mehreren Standorten haben nie eine Plattform gewählt: Sie haben mehrere angehäuft. Ein E-Mail-Verteiler in der Zentrale, ein Messenger je Region, eine Dateifreigabe für Dokumente, ein eigenes Tool für HR-Ankündigungen. Jeder Standort greift dann zu seinem Favoriten, und dieselbe Botschaft existiert am Ende in vier Fassungen, ohne dass klar wäre, welche gilt. Das ist Herausforderung 1 und Herausforderung 5 in einem, erzeugt durch die Tools statt trotz ihrer. Bevor Sie irgendetwas hinzufügen, erfassen Sie, was jeder Standort bereits nutzt, und entscheiden Sie, welcher Kanal welche Art von Botschaft trägt. Unser Vergleich von E-Mail, Intranet und Kollaborationsplattform ist ein guter Ausgangspunkt für diese Entscheidung.

Die KI kam in der internen Kommunikation vor den Regeln an

Die Ankündigung eines Standorts verfassen, einen zu lang gewordenen Thread zusammenfassen, eine Notiz für ein anderes Land übersetzen: Diese Handgriffe sind in den meisten Arbeitstools nur noch einen Klick entfernt, und die Mitarbeitenden nutzen sie, ob das Unternehmen sich dazu geäußert hat oder nicht. In einer Organisation mit mehreren Standorten wirft das Fragen auf, die ein einzelner Standort nie entscheiden musste. Wer gibt einen Text frei, der an einem Standort erzeugt und an alle anderen verbreitet wird? Welche internen Daten dürfen einem Modell übergeben werden, und wo läuft dieses Modell? Vorab zu entscheiden kostet weniger, als es im Nachhinein zu entdecken, und gehört in dieselbe Diskussion wie die Freigabewege. Unser Leitfaden zur KI-Governance beschreibt im Detail, was schriftlich festgehalten werden muss.

Sprache, Zeitzone und Hosting bilden eine einzige Frage

Ein Unternehmen, das sich auf Frankreich, die Benelux-Länder und Deutschland verteilt, übersetzt nicht einfach nur seine Botschaften. Es muss auch entscheiden, ab wann eine Botschaft als gelesen gilt, welche Fassung gilt, wenn zwei Sprachen voneinander abweichen, und wo das Gespräch gespeichert wird. Regulierte Branchen und öffentliche Einrichtungen fügen eine vierte Anforderung hinzu: das Hosting. Diese Regeln schwarz auf weiß festzuhalten, am selben Ort wie den Rest Ihrer Richtlinie zur internen Kommunikation, verhindert, dass jeder Standort eigene erfindet. Zum Thema Hosting beschreibt unser Artikel über die SecNumCloud-Qualifizierung im Detail, worauf Sie bei einem Anbieter achten sollten.

Wirksam kommunizieren, an jedem Standort des Unternehmens

Ein einzelner Standort kann kaum alle bedienen, was den Reiz eines Ansatzes mit mehreren Standorten erklärt. Doch Mitarbeitende über mehrere Standorte zu verteilen bringt Schwierigkeiten mit sich.

Ohne Zweifel ist die Kommunikation die größte Hürde. Die gute Nachricht: Sie ist überwindbar, vor allem wenn Sie über die richtigen Werkzeuge verfügen.

Eine Kollaborationsplattform wie Talkspirit kann all diese Kommunikationsherausforderungen von Unternehmen mit mehreren Standorten lösen, indem sie den Austausch bündelt und vereinfacht, positive Verbindungen fördert und die Zusammenarbeit stärkt.

Lesen Sie auch: Die interne Kommunikation in Filialnetzen verbessern: der Erfahrungsbericht von PUR etc.

*
* *

Möchten Sie mehr über Talkspirit erfahren? Kontaktieren Sie uns, um eine Demo zu vereinbaren oder Ihren kostenlosen Test zu starten.

Autorin: Kat Boogaard