5 Herausforderungen der Kommunikation in Mehrstellenunternehmen

Heute findet Arbeit nicht mehr unter einem einzigen Dach statt – und das gilt besonders für mehrstellige Unternehmen. Diese Organisationen haben Niederlassungen und Mitarbeitende, die in verschiedenen Regionen, Zeitzonen und manchmal sogar in verschiedenen Sprachen verteilt sind.

Das ist eine gute Sache, denn es ermöglicht dem Unternehmen, eine aktivere nationale oder globale Präsenz zu haben. Aber es kann auch zu erheblichen Hindernissen führen.

Eine der größten Herausforderungen? Kommunikation.

Wenn ein Unternehmen über mehrere Standorte verfügt, ist es schwierig, alle auf der gleichen Wellenlänge zu halten. Hier sind fünf der wichtigsten Kommunikationshindernisse, denen Mehrstellenunternehmen gegenüberstehen, sowie einige Tipps, um sie effektiv zu überwinden.

1. Konsistenz ist schwer zu bewahren

In Branchen, die direkt mit Kunden in Kontakt sind, ist Konsistenz entscheidend. In der Tat zeigen Forrester-Untersuchungen, dass Kunden erwarten, bei jeder Interaktion mit einem Unternehmen genau die gleiche Erfahrung zu machen.

Es ist frustrierend für sie, unterschiedliche Antworten zu erhalten und sehr unterschiedliche Interaktionen je nach Standort zu haben, was sogar zu einem Mangel an Vertrauen in Ihr Unternehmen führen kann.

Doch obwohl Konsistenz wie ein grundlegendes Merkmal einer effektiven Kommunikation erscheint, stellt sie für Mehrstellenunternehmen eine echte Herausforderung dar. Sie müssen nicht nur sicherstellen, dass wichtige Nachrichten und Updates an alle ihre Standorte und Mitarbeitende übermittelt werden, sondern auch, dass die Botschaft auf konsistente und zuverlässige Weise an die Kunden verstanden und weitergegeben wird.

Schnelltipps zur Gewährleistung von Konsistenz:

• Erstellen Sie ein Unternehmens-Intranet oder eine Wissensdatenbank. Dieser einfache News-Stream ermöglicht es, wichtige Nachrichten an alle Ihre Mitarbeitenden an einem zentralisierten Ort zu verbreiten, der jederzeit konsultierbar ist – ohne dass Sie dafür doppelte Arbeit leisten müssen.
  
• Implementieren Sie Verfahren oder Richtlinien (und speichern Sie diese an einem zugänglichen Ort, wie Ihrer Wissensdatenbank), damit jeder weiß, wie er in häufigen Situationen reagieren kann.

2. Genehmigungen und Entscheidungen sind langsam

Um die Konsistenz zu verbessern, haben Sie wahrscheinlich verschiedene Workflows und Genehmigungsprozesse eingeführt, die alle Ihre Standorte befolgen müssen. Zum Beispiel, wenn ein lokales Büro oder eine lokale Agentur etwas auf seinem eigenen standortsspezifischen Social-Media-Konto veröffentlichen möchte, muss es eine Genehmigung für diesen Inhalt erhalten, bevor es ihn teilt.

Diese Art von Prozess hilft der Geschäftsleitung, die Kontrolle darüber zu behalten, was gefördert und kommuniziert wird. Aber hier ist der Nachteil: Es ist langsam. Manchmal schmerzhaft langsam.

Diese Genehmigungen können endlos sein. Nicht nur verliert Ihr Unternehmen Chancen, sondern diese Engpässe frustrieren all Ihre Mitarbeitenden, die sich machtlos fühlen, die Dinge voranzutreiben.

Schnelltipps zur Beschleunigung von Entscheidungen:

• Nutzen Sie eine Plattform, die Co-Publikation und Co-Creation von Inhalten ermöglicht. So können die Standorte mit der Geschäftsleitung zusammenarbeiten, was die Arbeitslast reduziert und die Genehmigungsprozesse vereinfacht.
  
• Etablieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten und teilen Sie diese in einem Organigramm. Jeder Mitarbeitende muss genau wissen, wer das letzte Wort hat und wer Entscheidungen und Vorschläge genehmigt.

3. Mitarbeitende fühlen sich anonym und abgelöst

Studien zeigen, dass Einsamkeit am Arbeitsplatz für viele Mitarbeitende ein Problem ist, und es ist noch schwieriger für Ihre Belegschaft, sich mit dem Unternehmen und ihren Kollegen verbunden zu fühlen, wenn sie über verschiedene Standorte verteilt sind.

Diese Gefühle von Isolation haben nicht nur negative Auswirkungen auf die Moral, die Produktivität und die Entscheidungsfindung, sondern beeinträchtigen auch stark Ihre Kommunikationsprozesse.

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Wenn sich Mitarbeitende abgelöst fühlen, verstehen sie nicht, wie ihre Arbeit zu einer größeren Vision passt, noch wissen sie, an wen sie sich mit ihren Bedenken, Rückmeldungen und Ideen wenden sollen. Tatsächlich zeigte eine Studie, dass nur 13 % der befragten Mitarbeitenden aktiv über wichtige Themen am Arbeitsplatz sprechen – während 82 % der Mitarbeitenden Ideen zur Verbesserung ihres Unternehmens haben.

Schnelltipps zur Stärkung der Verbundenheit:

• Erstellen Sie ein Verzeichnis der Mitarbeitenden, damit jeder in der Organisation weiß, wer wer ist und wie die Personen miteinander verbunden sind.
  
• Richten Sie Online-Gruppen oder virtuelle Räume ein, damit Kollegen über berufliche Themen und gemeinsame Interessen austauschen können.
  
• Nutzen Sie Umfragen, um regelmäßig Rückmeldungen von Mitarbeitenden zu sammeln und ihnen zu zeigen, dass ihre Meinungen Auswirkungen darauf haben, wie das Unternehmen funktioniert.

4. Transparenz ist eingeschränkt

Wenn die Geschäftsleitung dutzende oder sogar hunderte von Standorten überwacht, wird es für sie immer schwieriger, einen internen Überblick darüber zu behalten, was wirklich passiert und wie diese Standorte funktionieren.

Das ist eine weitere Falle der Kommunikation in Mehrstellenunternehmen: Die Geschäftsleitung kann den Blick für das interne Funktionieren des Unternehmens verlieren. Dies kann sie dazu führen zu glauben, dass alles gut läuft – während die Mitarbeitenden das Gegenteil denken.

Eine Untersuchung von Atlassian bat Geschäftsleitungsmitglieder und Mitarbeitende, ihre Zustimmung zu verschiedenen Aussagen wie „mein Team hat leichten Zugang zu den Informationen, die es benötigt" oder „mein Team kann beeinflussen, wie wir zusammenarbeiten" zu bewerten.

Bei jeder Aussage gaben die Manager durchgehend ein höheres Zustimmungsniveau an als ihre Mitarbeitenden – was zeigt, dass Geschäftsleiter von der Realität abgelöst sein können und zu optimistisch über das sind, was wirklich passiert.

Aber dieser Mangel an Sichtbarkeit ist nicht nur schlechte Nachrichten für Manager. Es ist auch schwierig für die Mitarbeitenden. Ohne Transparenz verstehen sie nicht, warum Entscheidungen getroffen werden, oder wie ihre Arbeit zum Ganzen beiträgt. Das ist wahrscheinlich der Grund, warum nicht weniger als 74 % der Mitarbeitenden angeben, wichtige Unternehmensinformationen und Nachrichten zu verpassen.

Schnelltipps zur Verbesserung der Transparenz:

• Nutzen Sie eine zentralisierte Plattform, auf der jeder die laufende Arbeit visualisieren und verstehen kann, wie seine Arbeit mit dem Ganzen zusammenhängt.
  
• Organisieren Sie regelmäßige Vollversammlungen oder veröffentlichen Sie unternehmensweite Updates , damit die Mitarbeitenden verstehen, was auf größerer Ebene passiert.

5. Informationen werden in Silos aufbewahrt oder gehen verloren

Bei Unternehmen mit vielen verschiedenen Standorten ist es üblich, dass diese separaten Standorte wie ihre eigenen Micro-Organisationen funktionieren. Sie entwickeln ihre eigenen Prozesse und Verfahren, um effektiv zu arbeiten – auch wenn diese nicht dem entsprechen, was im Rest der Organisation geschieht.

Dies kann nicht nur die Konsistenz beeinträchtigen (die, seien wir ehrlich, für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden entscheidend ist), sondern erhöht auch das Risiko, dass

Informationen in diesem Standort silo-artig bleiben. Oder schlimmer noch, dass sie ganz verloren gehen.

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Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Kunde hat Rückmeldungen an einen Standortleiter gegeben, der diese verwendet hat, um seinen eigenen Standort zu verbessern. Diese Informationen könnten

allen Standorten des Unternehmens zugute kommen, aber wenn sie nicht durch die Hierarchie weitergeleitet werden, können die anderen nicht davon profitieren.

Kommunikationssilos existieren in allen Arten von Unternehmen, sind aber besonders in Mehrstellenunternehmen verbreitet, in denen jeder Standort unabhängig funktionieren kann.

Schnelltipps zur Beseitigung von Kommunikationssilos:

Nutzen Sie eine
• Kollaborationsplattform , die allen Mitgliedern der Organisation ermöglicht zu sehen, was an verschiedenen Standorten passiert.
  
Bleiben Sie in regelmäßigem Kontakt mit den verschiedenen Standorten, um
• ihre Rückmeldungen und Informationen über ihre Erfahrungen zu erfassen.
  
• Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument oder einen Raum, in dem Standortleiter und Geschäftsleiter Informationen austauschen und Best Practices und Tipps teilen können.

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Effektiv kommunizieren, egal welcher Unternehmensstandort

Es ist schwierig für einen einzelnen Standort, alle zu bedienen, deshalb macht ein Mehrstandorte-Ansatz Sinn. Aber Mitarbeitende über verschiedene Standorte verteilt zu haben, ist nicht ohne Schwierigkeiten.

Ohne Frage, Kommunikation ist das Haupthindernis. Die gute Nachricht ist, dass es nicht unüberwindbar ist, besonders wenn Sie die richtigen Tools haben.

Eine Kollaborationsplattform wie Talkspirit kann alle diese Herausforderungen der Kommunikation in Mehrstellenunternehmen lösen, indem sie Austausche zentralisiert und vereinfacht, positive Verbindungen fördert und Zusammenarbeit stärkt.

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Autorin: Kat Boogaard