Austausch zwischen Tierärzten mit Talkspirit dynamischer gestalten

Ohne geeignete Tools können Kommunikation und Zusammenarbeit an Projekten in der Gesundheitsbranche eine echte Herausforderung darstellen. Um den Austausch in seinem Netz von tierärztlichen Kliniken dynamischer und flüssiger zu gestalten, entschied sich die Gruppe Excellvet daher, ein innovatives soziales Unternehmensnetzwerk einzuführen. Die gewählte Lösung? Talkspirit 🚀

Excellvet ist ein Netz von unabhängigen tierärztlichen Kliniken, dessen Ziel es ist, Unternehmen zu föderieren, die eine gemeinsame Vision des Veterinärberufs haben. Darunter befinden sich insbesondere die Unternehmen G2E und Qualys, die aus etwa einem Dutzend Dienstleistungen für angeschlossene Kliniken und Partner bestehen (beispielsweise für Medizinaustausch, Personalwesen, Buchhaltung, Qualität, Schulung usw.).

Schlüsselzahlen:

• 18 tierärztliche Kliniken und 3 angeschlossene Serviceunternehmen
• 200 Mitarbeitende
• 145 Benutzer auf Talkspirit

Nicolas Le Cleac'h, Leiter Kommunikation der Gruppe Excellvet und Tierarzt in der Klinik VetAlouettes (dem Konzern angegliedert), berichtet in diesem Artikel über die Implementierung von Talkspirit und die Vorteile, die das Tool im Alltag bringt.

Ein Anfangsbedarf zentral auf interne Kommunikation ausgerichtet

„Die interne Kommunikation ist ein zentraler Punkt der Strategie von Excellvet. Anfangs lief sie über einen internen Newsletter – genannt „Excellnews" –, den wir alle drei Monate versendeten, um die Mitarbeitenden über Neuigkeiten und Projekte im Netzwerk zu informieren.

Nach und nach verschwand Excellnews, sowohl aus Zeitmangel als auch weil nicht genug Leute sie verwalten konnten. Dies verwandelte sich eine Zeit lang in einen Blog, aber die Mitarbeitenden haben dort nicht wirklich teilgenommen.

Zu diesem Zeitpunkt erkannten wir den Bedarf, ein soziales Unternehmensnetzwerk einzuführen. Unser erstes Ziel war, die Kommunikation innerhalb jeder Klinik und zwischen verschiedenen Kliniken zu verbessern, die regelmäßig untereinander austauschen müssen.

Neben dem Kommunikationsaspekt war es auch wichtig, eine moderne Lösung zu haben, die Zusammenarbeit an Projekten erleichtert, Dokumente speichert und Verbindungen zwischen Netzwerkmitgliedern schafft", erklärt Nicolas Le Cleac'h. Anforderungen, die die Talkspirit-Lösung erfüllen konnte.

Siehe auch:

Zusammenarbeit im Gesundheitssektor: ein lebenswichtiges Problem

Eine umfassende Begleitung während der Einführung

„Bei der Bereitstellung von Talkspirit haben wir eng mit unserem Account Manager zusammengearbeitet, der uns viele Tipps und Tricks gegeben hat, um die Akzeptanz des Tools zu erleichtern. Wir haben gemeinsam regelmäßige Webinare durchgeführt, um den Mitgliedern zu zeigen, wie man Talkspirit richtig nutzt und welche Vorteile das Tool ihnen im Alltag bringt. Diese Schulungen funktionieren gut, denn heute fragen immer weniger Leute mich um Hilfe bei der Nutzung der Plattform.

Siehe auch: Zusammenfassung des Webinars „6 Schlüsselschritte zur Steigerung der Akzeptanz Ihrer Zusammenarbeitssoftware"

Wir haben Masseneinladungen an alle Mitglieder des Netzwerks verschickt, um sie aufzufordern, unsere Talkspirit-Plattform beizutreten. Parallel dazu gab es auch viel mündliche Kommunikation. Zu Beginn der Bereitstellung habe ich oft Mitarbeitende angesprochen, um zu fragen, ob sie die neuesten Informationen auf Talkspirit gesehen haben", erinnert sich der Leiter Kommunikation. Das ermöglichte sowohl, sie zum Einloggen zu ermuntern als auch ihnen zu zeigen, dass die Plattform echte Vorteile für sie hatte.

Schrittweise stieg die Benutzerzahl und erreichte heute 145 Mitglieder.

Gruppen: die Hauptfunktion zur Erleichterung des Austauschs

Drei Arten von Gruppen wurden auf Talkspirit erstellt, um Austausch und Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Kliniken zu erleichtern:

• Dauerhafte Arbeitsgruppen für den Austausch innerhalb jedes Services, beispielsweise Vorstand, Managementteam, Personalwesen, Kommunikation usw.
• Temporäre Gruppen für Projekte (beispielsweise zur Entwicklung des Unternehmens, zur Bereitstellung eines neuen Services usw.), in denen alle Informationen und Dokumente für jedes Projekt gespeichert sind.
• Technische Gruppen, die für alle offen sind, wo Mitglieder Fragen zu Themen wie Schmerzmanagement, Wohlbefinden, Phytotherapie oder Bestandsverfolgung stellen können.

Die am meisten genutzten Gruppen sind jene, die mit Projekten und Services verbunden sind. „Man stellt Beiträge, Chat-Nachrichten ein, aber auch Abstimmungen, beispielsweise um das Datum eines nächsten Treffens zu entscheiden", fügt Nicolas Le Cleac'h hinzu.

Beispiel eines Beitrags in der Gruppe „Allgemein"

„Bei einigen Themen hat dies die Diskussionen auf WhatsApp reduziert, ja sogar komplett eliminiert, wie im Fall der HR-Gruppe."

Zusammenarbeit mit externen Partnern

Zusätzlich zur Erleichterung des Austauschs zwischen verschiedenen tierärztlichen Kliniken ermöglicht Talkspirit,

Zusammenarbeit mit internen und externen Akteuren zu fluidifizieren.

Nicolas Le Cleac'h sagt daher, „regulär Labore zu Projektgruppen einzuladen, um zusammen an bestimmten Themen zu arbeiten. So haben wir beispielsweise ein Labor, das Pferdeprodukte vermarktet, kürzlich zur Arbeitsgruppe für die Haar-Range hinzugefügt."

Dokumentenspeicherung

Gruppen, Newsfeed und Chat sind nicht die einzigen Funktionen, die Excellvet nutzt. Der Leiter Kommunikation gibt auch an, dass einige Mitarbeitende das Drive nutzen, um "kalte" Dateien zu speichern.

„Das können zum Beispiel ein Protokoll des Vorstands sein, ein Kommunikationsmaterial, aber auch alle Dokumente, die in den Talkspirit-Gruppen geteilt werden." Dank der Suchfunktion kann jeder die benötigten Informationen oder Dokumente leicht wiederfinden.

Besserer Zugang zu Informationen

Talkspirit bietet viele Vorteile für die tierärztlichen Kliniken im Netzwerk. Zunächst „erleichtert es den Zugriff auf und die Suche nach Informationen. Und es ist viel praktischer als E-Mails für Echtzeit-Diskussionen, um gemeinsam nachzudenken oder Abstimmungen durchzuführen."

Siehe auch: Austausch von Informationen mit Talkspirit erleichtern: das Zeugnis von SantéCité

Anstatt tausend E-Mails zu schreiben, um eine Besprechung zu diskutieren, genügt ein einfacher Beitrag oder eine Chat-Nachricht. Dies ermöglicht es, Zeit zu sparen, und die Informationsüberlastung durch zu viele E-Mails zu verringern.

Darüber hinaus „trägt die Verwendung eines internen Kommunikationstools dazu bei, das Zugehörigkeitsgefühl zum Netzwerk zu stärken, neue Mitarbeitende zu integrieren und dem Konzern ein modernes Image zu geben."

Der Blick von Talkspirit auf Excellvet

Excellvet ist ein

Pionier in seinem Sektor, da es sich um eines der ersten Netzwerke von tierärztlichen Kliniken handelt, die ein soziales Unternehmensnetzwerk eingeführt haben. In der Tat bleiben solche Tools im Gesundheitssektor ziemlich selten, besonders bei Tierärzten. Dies zeigt die innovative Vision der Gruppe gut.

Obwohl Talkspirit heute von der Mehrheit der Netzwerkmitglieder genutzt wird, bleibt die Herausforderung darin, die

Nutzung stärker zu vereinheitlichen, die je nach Person noch ziemlich heterogen ist. „Persönlich nutze ich kein anderes Instant-Messaging mehr als Talkspirit, um im Netzwerk zu kommunizieren. Und ich weiß, dass andere Leute, besonders unser HR-Manager, sehr fans des Tools sind und alle Informationen darauf posten. Aber das ist noch nicht bei jedem der Fall", sagt Nicolas Le Cleac'h.

Auf lange Sicht wird das Ziel daher sein,

alle Mitarbeitenden auf der Plattform zu versammeln, und sicherzustellen, dass alle beruflichen Kommunikationen über Talkspirit laufen.

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