8 avantages d’utiliser un réseau social d’entreprise
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- Un réseau social d’entreprise est une plateforme fermée à l’écosystème de l’organisation, collaborateurs et partenaires, qui reprend les codes des réseaux sociaux grand public pour faire circuler l’information de travail.
- Ses huit avantages : atténuer le poids de la hiérarchie, communiquer en transverse, favoriser l’échange des savoirs, faciliter la gestion de projet, renforcer le sentiment d’appartenance, libérer les boîtes e-mail, combattre la réunionite et donner du sens au travail.
- La différence avec un réseau social grand public tient à trois points : qui entre, ce qu’on y publie, et qui garde la main sur les données.
- Quatre écueils font caler les déploiements : une adoption non travaillée, une surcharge informationnelle déplacée plutôt que réduite, une gouvernance absente et la souveraineté des données traitée trop tard.
- Un tableau de synthèse relie chaque avantage à ce qui change au quotidien et au signe qui montre que le réseau fonctionne.
Un réseau social d’entreprise (ou RSE) est une plateforme qui se réapproprie les codes des réseaux sociaux que nous utilisons tous au quotidien. Il n’est accessible qu’aux personnes qui appartiennent à l’écosystème de l’entreprise : à la fois les parties prenantes internes (dirigeants, managers et collaborateurs) et externes (clients, fournisseurs, prestataires, partenaires et sous-traitants), et il a vocation à changer les pratiques de communication au sein de l’organisation.
Il existe aujourd’hui plusieurs solutions de réseau social d’entreprise permettant de répondre à ces besoins. Parmi elles : Talkspirit, un réseau social d’entreprise tout-en-un conçu pour simplifier le partage d’informations et dynamiser les échanges au sein de votre entreprise.
Besoin d’arguments supplémentaires pour l’adopter ? L’équipe Talkspirit a rassemblé pour vous les 8 avantages d’un réseau social d’entreprise.
Réseaux sociaux grand public et réseau social d’entreprise : la confusion à lever
Les deux familles d’outils partagent les mêmes codes, un fil d’actualité, des publications, des réactions, des commentaires, mais elles ne servent pas le même usage. Un réseau social grand public s’adresse à une audience ouverte et cherche l’attention. Un réseau social d’entreprise s’adresse à un périmètre fermé, celui de l’écosystème de l’organisation, et cherche à faire circuler l’information de travail.
Trois points les séparent : qui entre (une identité professionnelle donnée par l’entreprise, pas un compte ouvert à tous), ce qu’on y publie (des sujets de travail, des décisions, des documents plutôt que de la vie privée) et qui garde la main sur les données (l’entreprise, avec un hébergement et des règles de conservation qu’elle choisit). C’est ce dernier point qui distingue un RSE d’une messagerie grand public détournée en outil interne, usage répandu et rarement encadré.
Lire aussi : Quelle différence entre l’email, l’intranet et une plateforme collaborative ?
Atténuer le poids de la hiérarchie
L’un des principaux avantages du réseau social d’entreprise ? C’est un outil sur lequel la communication est souvent moins conventionnelle, moins figée, moins formelle que par e-mail. Ainsi, les informations circulent plus naturellement. Les barrières hiérarchiques s’atténuent.
Les dirigeants peuvent publier, comme n’importe quel collaborateur, des commentaires dans le flux d’activité, et ainsi échanger avec tout le monde en même temps. Cela leur permet de se montrer plus accessibles.
Permettre de communiquer en transverse
Avec les réseaux sociaux d’entreprises, c’est toute notre façon de communiquer qui évolue. Finis les échanges d’e-mails qui ne mènent nulle part, avec une liste interminable de personnes en copie. Finis ces e-mails dont personne ne sait réellement à qui ils s’adressent, et s’il convient d’y répondre. Finies les pièces-jointes qui dorment au fond des boîtes de réception de collègues ayant quitté la société. Finies les pertes d’informations.
Lire aussi : Les 7 raisons pour lesquelles l’e-mail est déjà obsolète
Sur le réseau social interne de votre entreprise, la communication est plus transversale, plus distribuée. Les échanges sont partagés et les informations sont accessibles à tous, en temps réel. Tellement plus facile de retrouver un document, après coup !
Favoriser l’échange des savoirs
Un avantage certain d’utiliser un réseau social d’entreprise, est que celui-ci simplifie la mise en relation de collaborateurs n’ayant parfois pas les mêmes compétences, n’appartenant pas au même service/département, et même ne travaillant pas sur le même site. Bref, il crée des ponts entre les salariés.
Rien de tel pour créer de l’émulation en interne et encourager la diffusion des savoirs de pair à pair. Grâce aux réseaux sociaux d’entreprises, il est plus facile, pour chacun, de monter en compétences sur de nouvelles problématiques, par exemple via le partage de bonnes pratiques dans des communautés, ou la capitalisation des connaissances sur une bibliothèque interne.
Faciliter la gestion de projet
Piloter un projet ou organiser un événement requiert souvent de nombreux échanges d’e-mails. Avec un réseau social interne, vous pouvez passer par un messagerie instantanée, un agenda et des groupes, ce qui simplifie grandement l’organisation de vos événements.
Vous pouvez également y échanger des fichiers et informations importantes, qui apparaîtront dans le fil de discussion de tous les collaborateurs liés au projet. Sur certains RSE (par exemple Talkspirit), il existe un module dédié pour la gestion de projet, qui permet d’assigner des tâches et de suivre l’avancement de ses projets via des tableaux de type kanban.
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Renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs
Le réseau social d’entreprise présente également l’avantage de faire vivre la culture d’entreprise et de renforcer le sentiment d’appartenance. Les réalisations des uns et des autres, les succès collectifs, sont facilement mis en valeur via des publications.
Tout cela facilite l’entretien d’une vision commune, autour de laquelle vos différents collaborateurs se retrouvent. Une fierté d’appartenance, une cohésion se créent et se renforcent.
Libérer les boîtes e-mail de vos collaborateurs
Recevoir des dizaines, voire des centaines d’e-mails par jour est néfaste à plus d’un titre : cela surcharge les messageries et les serveurs de messagerie, fait perdre du temps aux collaborateurs et perturbe nos capacités de concentration.
Qui n’a jamais interrompu une tâche pour jeter un œil à ses e-mails, ou répondre à l’un d’eux ? Le RSE permet de limiter l’échange d’e-mails en interne, voire de les remplacer complètement par les fonctionnalités de tchat ou les conversations dans les groupes. Bénéfices pour le collaborateur : libérer du temps et soulager l’esprit de chacun.
Lire aussi : Comment l’Agence Bergamote a réduit ses emails de 95% et boosté sa productivité avec Talkspirit
Combattre la réunionite
Le monde de l’entreprise, on le sait, est friand de réunions. À un point parfois excessif. Tout le monde a déjà vécu ce type de réunion où sa présence n’était pas franchement utile et a déjà assisté à une de ces réunions interminables qui ne débouchent sur aucune prise de décision.
Ces réunions chronophages sont souvent très frustrantes pour les collaborateurs impliqués dans leur travail et qui veulent que “ça bouge”.
Bonne nouvelle : le réseau social d’entreprise va vous aider à combattre la réunionite :
- via le tchat ou les groupes de discussion, les échanges peuvent avoir lieu sans avoir besoin de réunion formelle ;
- via la visioconférence et les webinaires, vos collaborateurs peuvent échanger sans avoir besoin de se réunir physiquement.
Un sérieux gain de temps, et une frustration de moins pour vos éléments les plus engagés.
Donner du sens au travail des collaborateurs
Petite fourmi au sein d’une grande machine, en particulier dans un grand groupe, il n’est pas toujours simple pour un salarié de comprendre le sens de son travail et de ses missions au milieu de rouages complexes.
En mettant en valeur les réalisations des collaborateurs, et leur donnant ainsi de la visibilité auprès de leurs collègues, le réseau social d’entreprise permet à chacun de prendre la mesure de l’importance de son travail et de celui des autres. C’est l’occasion aussi pour le management de donner du feedback et de féliciter / encourager les équipes.
Ainsi chacun peut mieux se situer et renforcer l’estime que lui portent les autres collaborateurs de l’entreprise. Retrouver davantage de sens : un élément de motivation essentiel, au cœur de ce qu’on appelle “l’expérience collaborateur”. Cette dernière, cruciale pour l’attractivité de l’entreprise et la rétention des talents, est devenue essentielle pour les cadres Ressources Humaines de nos entreprises.
Les limites d’un réseau social d’entreprise, et comment les éviter
Aucun de ces huit avantages ne se produit par la seule présence de la plateforme. Quatre écueils reviennent dans les déploiements qui s’essoufflent.
- L’adoption qui retombe après le lancement. Un réseau ouvert sans cas d’usage précis se vide en quelques semaines. L’adoption se travaille comme un projet à part entière, avec des ambassadeurs et des rituels de publication.
- La surcharge informationnelle déplacée plutôt que réduite. Remplacer les e-mails par un flot de notifications ne libère personne. Des groupes au périmètre clair, des règles de publication et des plages sans notification font la différence. Lire : réduire la surcharge informationnelle liée à nos outils de travail.
- L’absence de gouvernance. Qui crée un groupe, qui l’archive, qui arbitre un contenu sensible, sous quel délai de réponse ? Sans réponse écrite à ces questions, le réseau devient une zone grise et les managers s’en détournent.
- La souveraineté des données laissée de côté. Un RSE concentre les échanges internes, donc des informations sensibles. Le lieu d’hébergement, le droit applicable et la réversibilité se vérifient avant la signature, pas après. Lire : souveraineté numérique : ce que nos entreprises ont à y gagner.
Lire aussi : Comment déployer un réseau social d’entreprise dans votre organisation, et 7 arguments pour convaincre votre Direction Générale.
| Avantage | Ce qui change au quotidien | Le signe que ça fonctionne |
|---|---|---|
| AvantageAtténuer le poids de la hiérarchie | Ce qui change au quotidienLes dirigeants publient et commentent dans le même fil que les équipes | Le signe que ça fonctionneDes réponses de la direction visibles de tous, et non en messages privés |
| AvantageCommuniquer en transverse | Ce qui change au quotidienL’information circule par sujet et par groupe, plus par liste de destinataires | Le signe que ça fonctionneDes sujets suivis par des personnes de plusieurs services |
| AvantageFavoriser l’échange des savoirs | Ce qui change au quotidienLes bonnes pratiques se publient et se retrouvent, au lieu de circuler en pièce jointe | Le signe que ça fonctionneUne question posée en public trouve réponse sans passer par un expert unique |
| AvantageFaciliter la gestion de projet | Ce qui change au quotidienDiscussions, fichiers, tâches et échéances au même endroit | Le signe que ça fonctionneL’avancement d’un projet se lit sans réunion de point |
| AvantageRenforcer le sentiment d’appartenance | Ce qui change au quotidienLes réalisations et les succès collectifs deviennent visibles au-delà de l’équipe | Le signe que ça fonctionneDes collaborateurs de sites différents qui se reconnaissent |
| AvantageLibérer les boîtes e-mail | Ce qui change au quotidienLes échanges internes quittent la messagerie pour le tchat et les groupes | Le signe que ça fonctionneUne boîte de réception qui ne sert plus qu’aux échanges externes |
| AvantageCombattre la réunionite | Ce qui change au quotidienLes points d’information se règlent à l’écrit, en asynchrone | Le signe que ça fonctionneDes réunions moins nombreuses et plus décisionnelles |
| AvantageDonner du sens au travail | Ce qui change au quotidienChacun voit où sa contribution s’inscrit dans l’ensemble | Le signe que ça fonctionneDu feedback donné publiquement, pas seulement en entretien annuel |
Les avantages d’un réseau social d’entreprise sont multiples ! Que vous cherchiez à mieux partager l’information, renforcer la cohésion d’entreprise ou fluidifier le travail de vos équipes, vous avez donc tout intérêt à utiliser une telle plateforme.
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Auteur : Paul Maubareyt
FAQ
Une plateforme qui reprend les codes des réseaux sociaux grand public, mais réservée à l’écosystème de l’entreprise : dirigeants, managers et collaborateurs, mais aussi clients, fournisseurs, prestataires, partenaires et sous-traitants. Sa vocation est de changer les pratiques de communication dans l’organisation.
Trois points les séparent. Qui entre : un RSE n’accepte que des identités professionnelles données par l’entreprise, quand un réseau grand public est ouvert à tous. Ce qu’on y publie : des sujets de travail, des décisions et des documents. Qui garde la main sur les données : l’entreprise, avec un hébergement et des règles de conservation qu’elle choisit.
La messagerie instantanée, l’agenda et les groupes remplacent les longs échanges d’e-mails, et les fichiers apparaissent dans le fil de discussion de tous les collaborateurs liés au projet. Sur certains RSE comme Talkspirit, un module dédié permet d’assigner des tâches et de suivre l’avancement via des tableaux de type kanban.
Il permet de limiter les e-mails internes, voire de les remplacer complètement par le tchat ou les conversations dans les groupes. Recevoir des dizaines, voire des centaines d’e-mails par jour surcharge les messageries, fait perdre du temps et perturbe la concentration.
Quatre écueils reviennent : une adoption qui retombe après le lancement faute de cas d’usage précis, une surcharge informationnelle déplacée des e-mails vers les notifications, une gouvernance absente (qui crée un groupe, qui l’archive, qui arbitre un contenu sensible) et la souveraineté des données traitée après la signature plutôt qu’avant.
En mettant en valeur les réalisations des collaborateurs et en leur donnant de la visibilité auprès de leurs collègues, chacun prend la mesure de l’importance de son travail et de celui des autres. C’est aussi l’occasion pour le management de donner du feedback et de féliciter les équipes.
