Comment gérer une équipe à distance

En 2019, des études montraient que 74 % des travailleurs américains se disaient prêts à quitter leur poste pour un emploi en télétravail. C’était avant la crise sanitaire, et depuis, ce chiffre n’a fait qu’augmenter. Selon une enquête de FlexJobs réalisée en juillet et août 2021 : 58 % des répondants souhaitaient passer entièrement au télétravail, tandis que 39 % plébiscitaient un modèle hybride — soit 97 % des salariés favorables à une forme ou une autre de travail à distance. Entre conciliation vie privée-vie professionnelle et périodes de confinement, le télétravail s’est imposé comme une attente croissante.

Dans cet article, nous commençons par explorer les avantages et les défis liés au management d’une équipe à distance. Gardons également à l’esprit que tous les collaborateurs ne s’épanouissent pas forcément en télétravail : il est essentiel de savoir identifier les bons profils et de les accompagner pour progresser.

Nous partagerons ensuite une méthode efficace — issue d’études approfondies — portant sur le management, l’organisation et les techniques pour maintenir la motivation de votre équipe virtuelle avec un soutien continu.

Nous aborderons également des conseils liés à la crise du Covid et à la gestion des difficultés propres au management à distance.

Pour ceux qui n’ont pas le temps de lire l’article en entier, retrouvez nos cinq conseils dans un guide complet pour manager efficacement une équipe à distance à la fin de cet article.

• Avantages et défis du management d’une équipe à distance
• Comment identifier les bons profils et les préparer
• La méthode la plus efficace pour gérer une équipe à distance
• Comment maintenir la motivation et soutenir ses collaborateurs à distance
• Manager une équipe en temps de crise
• Cinq conseils dans un guide complet pour gérer une équipe à distance ‍

Avantages du management d’une équipe à distance

Le télétravail favorise l’autonomie. Les collaborateurs doivent gérer leur emploi du temps et organiser leurs journées pour accomplir leurs tâches en temps voulu. C’est souvent perçu positivement : ils économisent sur les transports, préservent leur énergie et développent leurs compétences en trouvant eux-mêmes des solutions.

Le télétravail stimule également la productivité, tant du côté des collaborateurs que de l’entreprise. De plus, l’autonomie et l’automanagement permettent de déléguer davantage de responsabilités, ce qui représente un atout considérable pour les managers, qui peuvent ainsi consacrer leur temps et leur énergie à des missions à plus forte valeur ajoutée.

Une étude française menée par la Direction Générale des Entreprises révèle que 85 % des entreprises interrogées estiment que le télétravail accroît la productivité.

Voici les principaux bénéfices mesurés :

- Hausse de la productivité de 5 à 10 %

- Économies immobilières pouvant atteindre 30 %

- Motivation accrue des collaborateurs

- Réduction de l’absentéisme (baisse de 20 %)

- Diminution du turn-over

- Plus grande flexibilité pour les collaborateurs

- Meilleure qualité de vie au travail

En travaillant à distance, les collaborateurs n’ont plus à se rendre au bureau, ce qui favorise l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle. En outre, en déployant une culture du télétravail, les dirigeants réduisent leurs coûts : locaux, eau, électricité, charges courantes — des économies qui peuvent être réinvesties dans les salaires ou le développement.

Le recrutement à distance ouvre par ailleurs les portes à des profils variés : origines, pays, fuseaux horaires différents… ce qui favorise la diversité. Le télétravail renforce aussi l’accessibilité et l’inclusivité de l’entreprise (notamment pour les personnes ayant des difficultés à se déplacer).

Défis du management d’une équipe à distance

Même si le management à distance peut sembler être le nouveau levier de performance, il s’accompagne de défis réels. Le télétravail peut creuser un fossé entre collaborateurs et managers, générant un manque de visibilité. Il devient difficile de mesurer la productivité, ce qui peut engendrer stress, anxiété et contre-performance — et une perte d’autorité ressentie.

Comment un manager peut-il garder un œil sur son équipe sans présence physique ?

En effet, travailler depuis chez soi, avec tout le confort que cela implique, peut être source de distractions. Bien sûr, cela dépend avant tout de la volonté et de la concentration du collaborateur.

Manager une équipe à distance est complexe si l’activité requiert une présence physique. Pour une entreprise de peinture, par exemple, le télétravail serait contre-productif. Heureusement, pour la majorité des entreprises, les avantages l’emportent. Les équipes de développement et les équipes digitales sont celles qui en bénéficient le plus.

Parmi les autres inconvénients figure la perte de contrôle sur la santé mentale des collaborateurs. Pour ceux qui ne s’épanouissent pas en télétravail, il est difficile d’échapper à la solitude et au sentiment d’inefficacité. Le FOMO (fear of missing out) — la peur de manquer quelque chose — s’intensifie également lorsque les collaborateurs travaillent de chez eux et regrettent de ne pas être physiquement présents.

La distance peut aussi engendrer des flous autour des rôles et des responsabilités : il est plus facile d’esquiver des tâches, des malentendus peuvent survenir, la responsabilisation peut s’avérer délicate, et les discussions sur les évolutions de carrière peuvent être repoussées.

Comment faire le bon choix

En tant que manager, comment arbitrer efficacement entre télétravail et présentiel ?

Si vous craignez de perdre votre autorité, il peut être pertinent de mettre en place une organisation agile pour responsabiliser les collaborateurs, partager les compétences et déléguer certaines missions. Veillez à utiliser un bon outil de collaboration : un tableur partagé peut suffire, mais il existe aujourd’hui des logiciels d’automanagement pour instaurer une auto-organisation agile.

Pour que les collaborateurs se sentent à l’aise, encouragez la communication : tchat, réunions, appels — mais aussi le recours à des coachs pour insuffler de l’agilité dans votre organisation.
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La méthode la plus efficace pour gérer une équipe à distance

Confiance, respect et sens de l’organisation sont les meilleures compétences pour manager à distance. Il peut être difficile pour les managers de laisser les collaborateurs gérer les données à distance, et la pression liée à l’efficacité des tâches peut être source de stress, car il est impossible d’observer les collaborateurs travailler en temps réel.

Si faire confiance à vos collaborateurs vous semble difficile, prenez du recul et considérez le management à distance comme un investissement. (Trouvez-moi un investissement sans risque !) Le risque ici est humain, pas financier — on a connu bien pire. Il est essentiel de cultiver le respect pour garantir un environnement de travail sain pour vous et votre équipe.

Travailler à domicile ne signifie pas être disponible à toute heure. Les réunions doivent être régulières, mais ni trop nombreuses ni inutiles, et se tenir pendant les heures de travail. De même, les collaborateurs doivent rester accessibles, comme au bureau, plutôt que de se réfugier derrière leur écran. Encouragez chaque membre de l’équipe à activer sa caméra lors des réunions : cela contribue à entretenir la culture d’entreprise.

Une excellente méthode pour fluidifier le travail à distance est d’adopter une plateforme d’auto-organisation. Elle permet de vérifier l’avancement des tâches et d’avoir une vision globale de ce qui reste à faire, tout en encourageant les collaborateurs à s’organiser par eux-mêmes et à se concentrer sur leurs objectifs.

Comment identifier les bons profils et les préparer

Réussir à manager une équipe à distance n’exclut pas les mauvaises expériences. Certains collaborateurs ne possèdent tout simplement pas les compétences requises pour télétravailler efficacement. Il revient donc aux managers de repérer les qualités adaptées et de s’assurer que leurs collaborateurs peuvent travailler seuls, loin du bureau. Mais comment trouver les bons profils ? Comment les évaluer pour maximiser la productivité ?

Certaines compétences sont indispensables pour être un bon télétravailleur. Sans surprise, un collaborateur à distance doit être autonome et rigoureux pour maximiser son efficacité en prenant des décisions par lui-même.

La motivation est également essentielle : il est plus facile d’accomplir une tâche lorsque la passion dépasse les distractions. Elle permet aussi de trouver des solutions face aux problèmes, car on se sent concerné par la situation. Savoir gérer son temps et organiser son agenda quotidien est primordial pour devenir un bon télétravailleur.

Enfin, un élément incontournable pour réussir en télétravail est la maîtrise de la technologie et de l’automanagement. Les collaborateurs à distance doivent savoir participer efficacement aux réunions virtuelles et publier leurs avancées sur leur réseau social d’entreprise. Cela permet à tous de rester connectés à la culture d’entreprise, de maintenir la dynamique d’équipe, la visibilité et — surtout — la productivité.‍

Comment préparer ses collaborateurs‍

Malgré tout, il est fréquent de rencontrer des collaborateurs qui ne possèdent pas ces compétences alors qu’ils sont contraints de télétravailler. La solution : les former pour maximiser leur efficacité.

Chaque manager doit être aussi présent que possible, même virtuellement, et adapter les objectifs pour clarifier les missions de chacun. Dans un premier temps, nous recommandons de planifier des réunions régulières pour identifier les incompréhensions et les points de blocage. C’est la première étape vers la mise en place de l’automanagement. Progressivement, les collaborateurs gagneront en autonomie et seront capables de résoudre les problèmes par eux-mêmes.

Si les collaborateurs ne savent pas encore télétravailler efficacement, les bons outils sont encore plus importants. Ils permettent de brainstormer et de s’inspirer du travail des autres. C’est pourquoi la méthode des OKR est particulièrement populaire en période de transition. Si vous trouvez l’outil adapté à chaque collaborateur, votre entreprise gagnera en performance. Et si un collaborateur à distance se montre à l’aise avec un outil de gestion de projet, n’hésitez pas à lui confier le rôle de chef d’équipe.

Pour vous assurer que ce choix convient à toute l’équipe, organisez des appels vidéo individuels. Rappelons-le : la communication est la clé d’une excellente collaboration à distance. Talkspirit est un exemple d’outil de communication efficace permettant de maintenir un canal d’échange permanent.

Plusieurs méthodes reconnues constituent un bon point de départ pour instaurer une culture d’autonomie. Scrum et Kanban peuvent apporter des éléments de réflexion pour réorganiser les modes de travail. La meilleure façon de former les collaborateurs au télétravail reste de s’appuyer sur des professionnels. SelfOrg Consulting est un exemple d’entreprise spécialisée dans l’accompagnement à l’automanagement.

Comment maintenir la motivation et soutenir ses collaborateurs à distance

Vos collaborateurs sont désormais de bons télétravailleurs — à vous maintenant de faire évoluer positivement cette situation. Il est essentiel d’encourager une communication fluide dans votre entreprise pour préserver les liens entre collaborateurs.

Donner du sens aux missions est un excellent levier contre les distractions et pour stimuler la motivation. Chaque collaborateur doit être associé aux résultats et aux actualités de l’entreprise pour ressentir un sentiment de réussite en temps réel. Il est impératif de reconnaître les efforts lorsqu’une tâche a été accomplie avec succès.

Un défi relevé peut entretenir la motivation pendant plusieurs jours. Le comportement du manager est le point de jonction entre les collaborateurs et l’entreprise. C’est pourquoi il doit incarner confiance, disponibilité et bienveillance pour inspirer ses équipes à faire de même.

Vous souhaitez recevoir des retours de vos collaborateurs ? Commencez par leur en donner. Vous voulez les fidéliser ? Récompensez ceux qui le méritent par une promotion. Vous sentez que l’esprit d’entreprise s’efface ? Organisez un afterwork virtuel !

Le secret est de transformer l’entreprise virtuelle en un second chez-soi, où chacun se sent bien, écouté et considéré.

Manager une équipe en temps de crise

Pour vous aider à appréhender sereinement le management à distance, il faut prendre en compte l’écosystème actuel. Nous traversons une crise mondiale. Les règles restent les mêmes que celles que nous venons d’énoncer, à ceci près qu’un manager doit faire preuve de davantage d’empathie et de compréhension. N’oubliez pas : les collaborateurs n’ont pas choisi le télétravail — ils y ont été contraints. C’est pourquoi ils peuvent ressentir crainte, anxiété et désorientation.

En pareille circonstance, il est important d’accepter que nous n’ayons pas toutes les réponses et que des experts puissent prendre les commandes. Une cellule psychologique constitue une bonne assurance pour s’assurer que tous les collaborateurs vont bien. Un logiciel complet et innovant peut représenter un gain de temps et d’énergie considérable s’il offre à tous les collaborateurs ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement, sereinement et dans un environnement motivant. Holaspirit est un logiciel qui permet d’instaurer l’automanagement dans votre entreprise avec tous les outils nécessaires.

Par-dessus tout, les managers se doivent d’être optimistes dans ces moments-là. Car, comme nous l’avons dit, ils sont le reflet vers lequel certains collaborateurs se tournent. Le monde change et nos façons de travailler évoluent. Les opportunités se multiplient et les nouvelles formes de collaboration en équipe se développent elles aussi. La technologie nous aide dans ces moments difficiles : elle offre aux collaborateurs et aux managers la possibilité de mettre en place des modes de travail plus sains et plus vertueux.

On comprend mieux pourquoi la Sociocratie, l’Holacratie, le Scrum et le Kanban gagnent en popularité. C’est à vous — collaborateurs, managers, visionnaires — de trouver du sens dans vos missions et d’atteindre agilité et organisation au sein de vos entreprises.

Guide complet — Cinq conseils pour gérer une équipe à distance en 2021

1. Identifier les bons profils et les préparer

- Choisissez des collaborateurs autonomes et rigoureux pour vous assurer qu’ils travaillent efficacement et prennent des décisions audacieuses par eux-mêmes.

- Stimulez la motivation de vos collaborateurs pour faciliter l’accomplissement de leurs tâches et leur donner de la passion dans leur rôle.

- Instaurez des routines quotidiennes en planifiant des réunions régulières et en mettant en place des OKR ou d’autres outils de management pour fixer des objectifs journaliers. Commencez par trouver le bon outil selon les profils de vos collaborateurs.

- Formez-les à utiliser la technologie pour créer une bonne communication entre collaborateurs, véritable carburant de la productivité en télétravail.

2. Mettre en place une organisation adaptée aux collaborateurs et aux objectifs de l’entreprise

- L’organisation doit définir une stratégie de management à distance efficace, offrant à chacun une vision globale de ce qui reste à accomplir.

- Si vos collaborateurs ont du mal à communiquer, familiarisez-les avec un réseau social d’entreprise. S’ils ne savent pas organiser leur agenda, montrez-leur à quoi ressemble un bon logiciel de management.

- Soyez attentif à la culture de travail. Scrum et Kanban constituent de bons points de départ pour instaurer une culture d’autonomie et réorganiser les modes de fonctionnement.

3. Utiliser les bons outils

Voici une sélection des meilleurs outils proposés par Holaspirit pour maximiser la productivité et gagner en efficacité collective.

1. Réunions tactiques : alignez votre quotidien avec votre équipe et partez sur de bonnes bases.

2. OKR : un outil puissant pour aligner les objectifs de l’organisation avec ceux de l’équipe. Alignez-vous et concentrez-vous pour des résultats plus ambitieux.

3. Suivi de projets : suivez l’avancement et documentez-le pour plus de clarté et de transparence au sein de l’équipe.

4. Checklists : gagnez en visibilité sur les actions récurrentes pour vérifier qu’elles sont bien réalisées.

4. Savoir maintenir la motivation de son équipe à distance

- Respect, confiance, encouragement et félicitations. Les télétravailleurs ne sont pas des machines : leur productivité dépend de la façon dont ils se sentent dans l’entreprise. Associez chaque collaborateur aux résultats et aux actualités de l’entreprise pour créer un sentiment de réussite en temps réel.

- Inspirez vos collaborateurs en diffusant de bonnes ondes. Le comportement du manager est le lien entre les collaborateurs et l’entreprise.

Vous souhaitez des retours de vos collaborateurs ? Commencez par leur en donner. Vous voulez les fidéliser ? Récompensez-les par une promotion s’ils le méritent.

Le secret est de transformer l’entreprise virtuelle en un second chez-soi, où chacun se sent bien, écouté et considéré.

5. Mise à jour Covid : conseils pour manager en temps de crise

N’oubliez pas que les collaborateurs n’ont pas choisi le télétravail — ils y ont été contraints. C’est pourquoi ils peuvent ressentir crainte, anxiété et désorientation. En pareille circonstance, il est important d’accepter que nous n’ayons pas toutes les réponses et que des experts puissent prendre les commandes.

- Une cellule psychologique constitue une bonne assurance pour s’assurer que tous les collaborateurs vont bien.

- Un logiciel complet et innovant peut représenter un gain de temps et d’énergie considérable s’il offre à tous les collaborateurs ce dont ils ont besoin pour travailler rapidement, sereinement et dans un environnement motivant.

Par-dessus tout, les managers doivent rester optimistes pendant ces périodes d’épreuve. Mais, comme nous l’avons dit, ils sont le reflet vers lequel certains collaborateurs se tournent.

Les nouvelles technologies offrent aux collaborateurs et aux managers la possibilité de mettre en place des modes de travail plus sains et plus vertueux.

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