Comment organiser un atelier OKR en entreprise, en équipe ou à titre individuel

Le cadre des Objectifs et Résultats Clés (OKR) est un excellent moyen pour votre entreprise ou votre équipe de dire « non » à ce qui n’est pas prioritaire en ce moment.

Les OKR sont le meilleur outil pour maintenir une concentration maximale et peuvent évoluer avec vos ambitions, de sorte qu’ils correspondent toujours à ce que vous visez.

Vous pouvez les utiliser pour des individus, de petites équipes ou de grandes entreprises. Ils s’articulent d’ailleurs parfaitement avec le concept de l’auto-organisation réussie.

Malheureusement, les OKR sont souvent définis sans impliquer toutes les strates de l’entreprise.

Quand cela arrive, vous risquez d’utiliser des OKR déconnectés de la réalité et qui ne répondent pas aux besoins des individus et des équipes.

Les conséquences : des OKR ignorés, des OKR qui concentrent l’attention sur les mauvaises priorités, voire une dynamique parallèle qui s’installe en dehors du cadre officiel.

Comment éviter cela ?

En organisant des ateliers OKR inclusifs dans votre entreprise, qui impliquent les équipes et les collaborateurs.

Pas un seul atelier, mais des ateliers à différents niveaux de l’organisation et dans des contextes variés.

Plus vous impliquez de personnes à chaque niveau, plus l’impact sera fort.

Dans cet article, nous allons voir comment animer un atelier OKR :

• comment animer un atelier OKR à l’échelle de l’entreprise,
• comment créer des OKR pour votre équipe, et
• comment définir des OKR individuels avec vos collaborateurs.

Nous examinerons le résultat idéal à atteindre ainsi que les écueils et risques potentiels.

       

Animer un atelier OKR à l’échelle de l’entreprise

Démarrer avec les OKR peut sembler intimidant. Il est souvent difficile de définir une orientation commune pour l’ensemble de l’entreprise.

S’il n’existe pas de formule universelle, fixer un cap pour votre entreprise avec les OKR commence par :

• réunir un groupe de dirigeants ou de responsables d’équipe,
• recueillir les contributions de tous les collaborateurs,
• rassembler les objectifs proposés,
• lister les métriques envisagées,
• transformer ces métriques en Résultats Clés, et
• convenir des valeurs cibles pour vos Résultats Clés.

L’essentiel est de collecter les retours de toute l’entreprise, afin que chaque équipe et chaque collaborateur s’approprie ces OKR.

Dans un atelier idéal, les OKR reflètent les ressentis et les opinions de vos collaborateurs. Les équipes et les individus peuvent ainsi les utiliser à leur avantage. Voici un exemple concret.

Exemple d’atelier OKR à l’échelle de l’entreprise

Le responsable de votre équipe support client recueille des remontées indiquant que les délais de résolution des tickets sont trop longs. Un traitement plus rapide se traduit par des clients plus satisfaits, qui dépensent davantage.

Le responsable apporte cette information à l’atelier OKR et la partage avec le groupe. En conséquence, l’équipe crée un Objectif centré sur le support et la rapidité. Les Résultats Clés se concentrent sur la vitesse à l’échelle de l’entreprise.

L’équipe support peut alors s’appuyer sur cet Objectif pour définir ses propres Résultats Clés, en restant alignée sur les priorités de l’entreprise tout en gardant sa latitude d’action.

C’est très bien, mais par où commencer ?

Comment animer un atelier OKR à l’échelle de l’entreprise ?

Comment s’assurer que tous les collaborateurs partagent la même vision ?

Checklist pour un atelier OKR à l’échelle de l’entreprise

Aligner tout le monde sur une même vision n’est pas simple, surtout dans une grande entreprise avec de nombreux collaborateurs.

Il existe néanmoins des pratiques pour préparer et animer efficacement un atelier OKR à l’échelle de l’entreprise.

La checklist est assez longue, mais rassurez-vous : vous trouverez une version téléchargeable à la fin de cet article pour vous y référer.

Préparer la réunion

1- Solliciter l’avis de tous en amont de la réunion

Avant le premier atelier OKR, demandez à tous vos collaborateurs de soumettre l’Objectif sur lequel ils pensent que l’entreprise devrait se concentrer.

Dans les grandes entreprises, il peut être difficile d’obtenir une adhésion à 100 %, mais cela vaut la peine d’essayer ; et si les collaborateurs n’ont pas perdu confiance dans l’organisation, ils apprécieront d’être consultés.

2- Identifier les Objectifs les plus pertinents ou les plus plébiscités

Cela peut être aussi simple que de configurer un tableau Trello ou d’utiliser un outil comme Feature Upvote où les collaborateurs peuvent proposer l’Objectif qu’ils jugent prioritaire et/ou voter pour les Objectifs qui leur semblent les plus pertinents.

Vous pouvez également faire appel à un consultant externe ou désigner une personne en interne pour identifier les Objectifs à explorer lors du premier atelier d’entreprise. Attention : cette option est plus subjective et moins inclusive, ce qui peut poser des problèmes par la suite.

3- Sélectionner 10 participants maximum pour l’atelier

Les réunions sont rarement efficaces lorsque trop de personnes y participent.

Dans le cadre des ateliers OKR, c’est particulièrement vrai : de nombreux échanges sont nécessaires avant d’aboutir à une décision.

Dans les organisations traditionnelles, la tentation est d’inviter uniquement les cadres dirigeants. À réfléchir : cette approche est-elle adaptée à votre organisation, ou souhaitez-vous inclure d’autres voix ?

4- Confier l’animation de l’atelier OKR au PDG

Organiser un atelier OKR à l’échelle de l’entreprise sans la direction générale est largement contre-productif : au final, le PDG doit être pleinement impliqué dans la définition de l’Objectif d’entreprise.

5- Éteindre téléphones et ordinateurs

Cette pratique devrait être la norme dans toute réunion. L’objectif est que chacun reste concentré sur la tâche en cours.

Pendant la réunion, 1ᴾʳᵉ partie

Cette première partie de la réunion devrait durer deux heures ou moins.

6- Mettre toutes les idées sur la table et organiser votre réflexion

Inscrivez les Objectifs les plus prometteurs sur des Post-its et commencez à les organiser sur un mur.

Un Objectif = un Post-it.

Cherchez des récurrences. Éliminez ou fusionnez les doublons.

Y a-t-il des thèmes qui reviennent ?

Que cherchent à dire les collaborateurs ?

Leurs propositions révèlent-elles une inquiétude particulière ?

N’hésitez pas à déplacer les éléments pour explorer différentes perspectives.

7- Échanger, débattre et décider

Une fois que l’équipe est globalement satisfaite du tableau, commencez à hiérarchiser les Objectifs.

Échangez et débattez sur ceux qui méritent d’être prioritaires, et pourquoi.

Décidez lesquels l’entreprise va poursuivre.

Limitez-vous à trois au maximum.

Rappelez-vous que les Objectifs doivent être des déclarations qualitatives ambitieuses et inspirantes, auxquelles chacun peut s’identifier.

À ce stade, ne vous préoccupez pas des tâches ni des résultats détaillés.

Pendant la réunion, 2ᵉ partie

8- Prendre une pause de 30 minutes

Une fois les trois Objectifs définis, accordez-vous une pause de 30 minutes.

Laissez à chaque participant le temps de décrocher avant de plonger dans la définition des Résultats Clés.

9- Brainstormer les Résultats Clés pour chaque Objectif

Maintenant que vous avez des Objectifs d’entreprise à viser, invitez chacun à réfléchir librement aux métriques qui pourraient mesurer la progression vers ces objectifs.

L’enjeu à ce stade est que tout le monde contribue librement.

Pour que chacun se sente à l’aise pour partager ses idées sans être interrompu ni contredit, demandez à tous d’écrire leurs idées sur des Post-its pendant 10 minutes.

Là encore, une idée = un Post-it.

10- Choisir 2 à 3 métriques par Objectif

Au bout de 10 minutes, invitez l’équipe à discuter des idées proposées et à s’accorder sur 2 ou 3 métriques.

Christina Wodtke recommande de choisir une métrique d’usage, une métrique de revenu et une métrique de satisfaction pour les Résultats Clés.

Tout en reconnaissant que ce n’est pas toujours possible, elle explique qu’avoir deux métriques de revenu pourrait signifier que l’entreprise a une vision déséquilibrée du succès.

De plus, cela pourrait inciter les collaborateurs à adopter des comportements néfastes à long terme pour l’entreprise.

11- Définir les valeurs cibles des Résultats Clés

Une fois les métriques choisies pour mesurer la progression vers les Objectifs d’entreprise, il est temps de viser une valeur cible précise et de transformer ces métriques en Résultats Clés.

Un Résultat Clé doit être ambitieux, limité dans le temps et mesurable.

L’approche d’Atlassian pour les Résultats Clés est la suivante : si vous êtes totalement certain d’atteindre un Résultat Clé, augmentez la cible d’environ 30 %. En revanche, si vous n’êtes pas du tout sûr de l’atteindre, c’est probablement qu’il est calibré à la bonne hauteur.

La recommandation de Christina Wodtke ?

Ne soyez confiant qu’à 50 % que vous pouvez les atteindre.

12- Se challenger mutuellement et valider le jeu d’OKR final

Avant de quitter la salle, il est essentiel que chacun soit satisfait des OKR d’entreprise pour le trimestre à venir.

Ces OKR vont être partagés avec le reste de l’entreprise. Ils doivent être cohérents et compréhensibles.

Les Objectifs d’entreprise sont-ils inspirants et ambitieux ? Les collaborateurs seront-ils enthousiastes à l’idée de travailler vers ces buts ?

Les Résultats Clés sont-ils eux aussi ambitieux ?

Sont-ils alignés sur les Objectifs de l’entreprise ?

Permettront-ils de maintenir la concentration et la motivation des équipes pendant tout un trimestre ?

Une fois que les OKR d’entreprise semblent justes aux yeux de tous, il est temps de partager la vision avec le reste des collaborateurs.

Après l’atelier OKR d’entreprise

Animer un atelier OKR à l’échelle de l’entreprise n’est que la première étape.

Vous devez maintenant vous assurer que tous les collaborateurs connaissent les OKR de l’entreprise et suivre les progrès accomplis vers ces objectifs.

Comment y parvenir ?

• En planifiant un atelier de revue OKR pour le trimestre suivant, et
• En organisant des ateliers OKR au niveau des équipes et des individus.

Créer des OKR pour votre équipe

Une fois que l’entreprise a défini ses Objectifs et ses Résultats Clés, chaque équipe devrait tenir un atelier pour identifier à quels OKR elle peut contribuer.

Elle devrait réfléchir à sa contribution à un Objectif et définir ses propres Résultats Clés.

Les responsables d’équipe organisent un atelier OKR avec leurs équipes en gardant à l’esprit les questions suivantes :

• Les Résultats Clés témoignent-ils d’une progression vers l’Objectif ?
• Sont-ils inspirants et ambitieux ?
• Sont-ils assez concrets sans être de simples « tâches ou projets à exécuter » ?

Pour cet atelier, vous pouvez adapter la checklist décrite ci-dessus pour les OKR d’entreprise.

Veillez à garder les OKR d’entreprise en tête tout en donnant à l’équipe l’opportunité de proposer et de voter pour de nouvelles idées.

Il est crucial que les responsables d’équipe impliquent l’ensemble de leurs collaborateurs, car leur travail en sera directement impacté.

Définir des OKR individuels avec vos collaborateurs

La dernière étape est la plus délicate. Comment aider vos collaborateurs à décliner les OKR en OKR personnels ? Comment transformer des ambitions en actions concrètes ? Et comment les collaborateurs peuvent-ils connecter leurs objectifs et cibles quotidiens à cette vision ?

Si le format atelier peut convenir pour cette étape, il est bien plus efficace d’accompagner vos collaborateurs individuellement.

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Accompagner vos collaborateurs en tête-à-tête

• Demandez à vos collaborateurs de choisir un Résultat Clé et de réfléchir à l’Objectif auquel ils souhaitent contribuer
• Inscrivez cet objectif et ajoutez trois Résultats Clés qu’ils peuvent personnellement influencer
• Reliez-les à des métriques que leur poste impacte directement

Une fois cet exercice réalisé individuellement, de manière personnalisée, invitez les membres de votre équipe à partager leurs OKR entre eux.

Favoriser la transparence et la responsabilisation

Il existe différentes façons d’inviter les individus à partager leurs OKR et ainsi encourager la transparence et la responsabilisation.

Première option : lors de l’atelier OKR d’équipe, réservez 30 minutes environ pour que chaque membre partage ses OKR individuels.

Deuxième option : organisez un atelier OKR dédié au partage des OKR personnels.

Troisième option : documentez les OKR individuels dans un outil de confiance comme Talkspirit et rendez-les visibles pour toute l’équipe.

Quatrième option : combinez plusieurs ou toutes ces approches !

Quelle que soit l’option choisie, il est important que dès que les OKR sont définis, vous planifiiez une session de revue ultérieure.

Assurer le suivi de votre atelier OKR

Comme nous l’avons vu, définir des OKR n’est pas une mince affaire. Cela requiert un engagement et une adhésion à l’échelle de toute l’entreprise.

Les ateliers de définition des OKR marquent le début de votre cycle OKR. Ils ne sont pas une fin en soi. Il est crucial de revoir les OKR régulièrement, de les adapter et de relancer le processus de définition.

C’est ainsi que vous progressez et que vous fédérez tout le monde autour d’un même cap.

Si vous définissez des OKR et les oubliez, personne ne croira en la vision de l’entreprise. Les collaborateurs y verront un simple outil managérial de plus et ne seront pas motivés à performer.

En revanche, si vous prenez l’habitude de planifier une revue OKR à l’issue de chaque atelier, tout le monde se sentira impliqué et adhérera bien plus vite.

La question devient alors : comment revoir les OKR et maintenir la motivation sur la durée ?

C’est le sujet d’un prochain article.

Outils et ressources pour déployer les OKR

Chez Talkspirit, nous comprenons l’importance des ateliers OKR efficaces pour aligner vos équipes et générer des résultats concrets. Notre plateforme propose une suite complète d’outils pour faciliter ces ateliers et optimiser vos processus OKR. Avec Talkspirit, vous pouvez :

• Collaborer sans friction : exploitez nos fonctionnalités de communication intégrées pour que tous les membres de l’équipe partagent la même vision lors des sessions de planification OKR.‍
• Définir et suivre vos OKR facilement : fixez des objectifs clairs à chaque niveau — entreprise, équipe, individu — et suivez les progrès sans effort, de façon asynchrone ou en réunion.‍
• Relier les OKR à des actions concrètes : associez vos OKR à des projets et tâches spécifiques pour que chaque initiative contribue à vos Résultats Clés.‍
• Suivre les progrès en temps réel : notre outil OKR offre une visibilité en temps réel sur l’avancement, permettant des ajustements rapides et des décisions éclairées.

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