5 Taktiken, um Ihr Unternehmen an eine VUCA-Welt anzupassen

Noch vor Kurzem waren „Fünfjahrespläne“ die Norm. Eine weit verbreitete Norm.

Langfristige Planung, feste Ziele, vertikale Strukturen und Hierarchien… Sie kennen das Lied. Vielleicht haben Sie sogar in einer solchen Organisation gearbeitet. Doch etwas hat sich verändert… und zwar erheblich.

Nennen Sie es rasante technologische Beschleunigung oder Globalisierung: Die Dinge sind viel schneller und viel schwerer vorhersehbar geworden.

Hier kommt das Akronym VUCA ins Spiel.

Sehr in Mode und dabei sehr real: VUCA steht für Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität, Ambiguität) und beschreibt das Umfeld, in dem wir uns bewegen.

Diese vier Merkmale der VUCA-Welt sind nicht identisch, doch sie treten meist in unterschiedlicher Ausprägung gemeinsam auf.

Je komplexer und volatiler eine Branche ist, desto schwerer lässt sie sich vorhersagen und desto unsicherer wird sie. Was vor allem variiert, ist die Menge an Informationen, die Sie über die Lage haben, und die Genauigkeit, mit der Sie mögliche Ergebnisse vorwegnehmen können.

Hier eine Grafik aus der Harvard Business Review von Nathan Bennett und G. James Lemoine, die das perfekt veranschaulicht:

Das Konzept der VUCA-Welt stammt aus dem militärischen Umfeld, wurde aber von Organisationen und Unternehmen breit aufgegriffen, als Ausgangspunkt für strategische Führung.

Moment… VUCA als Ausgangspunkt für strategische Führung?

Ja. Ganz genau.

Wer eine Unternehmensstrategie in einem VUCA-Umfeld zum Erfolg führen will, muss als Führungskraft akzeptieren, was man nicht weiß, und einräumen, dass sich die Dinge schnell ändern können. Das ist zu einem wesentlichen Bestandteil der strategischen Planung geworden.

Um der Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität der Geschäftswelt zu begegnen, müssen Strategie und Umsetzung jedes Arbeitsplans flexibel genug sein, um sich anzupassen und zu manövrieren.

Hier kommt das agile Arbeiten ins Spiel.

Agil arbeiten (oder umgekehrtes VUCA)

Wir wissen jetzt, was VUCA ist, aber noch nicht, wie man damit umgeht.

Unsicherheit gehört zum Leben, im Arbeitsumfeld ist sie jedoch wenig erwünscht. Deshalb ist in einem VUCA-Kontext, in dem die Aufgaben wechseln, die Teams sich verändern und der Markt wettbewerbsintensiv ist und ständige Wachsamkeit verlangt, eine agile Arbeitsmethodik unverzichtbar.

Es gibt das, was man das umgekehrte VUCA nennen könnte, schlicht die andere Seite von VUCA, die jene Werte auflistet, mit denen Führungskräfte durch die Unsicherheit navigieren:

• Vision (also strategische Vorausschau und gute Führung),
• Understanding (Verstehen) (durch Datenanalyse, Brainstorming, Empathy Maps, Marktforschung),
• Clarity (Klarheit) (die Fähigkeit, zu vereinfachen und zu kommunizieren, um komplexe Probleme zu lösen), und
• Agility (Agilität) (die Fähigkeit, sich anzupassen und schnell auf Veränderungen zu reagieren)

Damit diese Werte in einer Organisation Wurzeln schlagen, sind Zusammenarbeit, Vertrauen und Transparenz entscheidend. Und die stellen sich nicht von allein ein.

McKinsey (2020) hat in einem Artikel auf dem Höhepunkt der Covid-19-Pandemie festgestellt, dass viele Unternehmen agile Praktiken übernommen haben, um mit den sich wandelnden Prioritäten umzugehen. Ihr Fazit: Unternehmen, die agile Praktiken in ihr Betriebsmodell aufgenommen hatten, haben den Auswirkungen der Krise besser standgehalten als ihre Wettbewerber.

Warum?

Wenn, wie McKinsey betont, eine Organisation nicht nur aus Teams besteht, sondern aus einem Netzwerk von Teams innerhalb einer Kultur, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt und von einem starken Daseinszweck geleitet wird, um gemeinsam Wert zu schaffen, dann müssen die Teams Verantwortung übertragen bekommen.

Ein Team mit echter Verantwortung kann seine eigenen Entscheidungen treffen, mit begrenztem Risiko schnell scheitern und rasch lernen.

Diese Teams:

• vertrauen einander,
• teilen gemeinsame Ziele (etwa OKR),
• zeigen volle Transparenz über die laufenden Projekte und
• verfolgen ein gemeinsames übergeordnetes Ziel (einen Daseinszweck)
• und arbeiten dabei mit klar definierten Rollen und erhöhter Konzentration,
• um auf Kurs zu bleiben und die Variablen im Griff zu behalten.

All das zusammen macht ein Unternehmen weit besser gerüstet für VUCA-Situationen.

Kurzfristige Ziele, selbstorganisierte und datengeleitete Teams, die zusammenarbeiten, realistische Ergebnisse und die Fähigkeit, eigene Entscheidungen zu treffen, bringen uns schneller voran.

Erinnern Sie sich an die Fünfjahrespläne vom Anfang? Es ist Zeit, ihnen endgültig Lebewohl zu sagen.

Lebewohl, langfristige Ziele?

Ja und nein.

Die großen jährlichen oder mehrjährigen Planungszyklen, lang und zeitraubend, wirken überholt und unrealistisch, vom Zeitverlust ganz zu schweigen. Das heißt aber nicht, dass man sich keine Ziele setzen sollte. Tatsächlich sind OKR ein deutlich flexiblerer und wirksamerer Ansatz.

Und jedes Team braucht eigene KPI, um sich einzuschätzen und seine Leistung zu messen. Wir schaffen die langfristigen Pläne also nicht wirklich ab, sondern setzen unterwegs mehr Kontrollpunkte, gleichsam Thermometer und Werkzeuge, um sich schneller an Veränderungen anzupassen.

Wie sieht Agilität in der Praxis also aus?

Agilität wurde ursprünglich für Softwareentwicklungsteams geschaffen, um schneller zu innovieren und dabei den Kundenbedürfnissen zugewandt zu bleiben.

Heute haben agile Methoden ihren Anwendungsbereich erweitert, um Silos in Organisationen aufzubrechen und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.

Was ändert das im Alltag?

Klare Aufgaben, eine reibungslose Kommunikation und Ziele im Wochen- oder Zweiwochenrhythmus.

In der Regel treffen sich die Teams täglich zu einer kurzen Abstimmung über ihre Arbeit; zu Beginn eines sogenannten Sprints findet eine Planungssession statt, und am Ende des Zyklus dient eine Retrospektive dazu, die geleistete Arbeit zu analysieren, aus Fehlern zu lernen und das Weitere zu planen.

Ein klarer, sichtbar gemachter Arbeitsfluss.

Dafür kann ein Kanban-Board oder ein Aufgabenboard helfen, den Arbeitsfluss zu optimieren. Ein klassisches Kanban-Board arbeitet mit Haftnotizen und hat mindestens drei Spalten: das Backlog links, die laufenden Aufgaben in der Mitte und die erledigten Aufgaben rechts.

So lässt sich der Fortschritt von Projekten und Tickets leicht sichtbar machen. Es gibt zahlreiche Online-Werkzeuge wie Trello oder Asana, doch wenn Sie Ihre Projekte mit Ihrem Organigramm verbinden und das operative Geschäft an die Governance und die Entscheidungsprozesse anknüpfen wollen, ist Holaspirit das passende Werkzeug.

Ständiges Iterieren und Testen.

Man nennt das die Beta Culture, in der das Streben nach Perfektion der schlimmste Feind ist und in der Iterieren, Testen und schrittweises Verbessern hin zu einem besseren Endprodukt weit produktiver sind.

Ständiges Feedback.

Von außen und von innen. In Retrospektiven, über Umfragen, Usability-Tests, Nutzungsdaten und vieles mehr. Zuzuhören, was wirklich geschieht, hält uns auf dem Boden.

Fünf konkrete Maßnahmen für Ihre VUCA-Bereitschaft

Um in einer VUCA-Welt zu bestehen und zu wachsen, braucht eine Organisation:

1. eine klare Vision ihres Daseinszwecks und ihrer Ambitionen,
2. strategisches Denken und eine Führung, die diese Vision umsetzen kann, wobei alle Mitarbeitenden am selben Strang ziehen,
3. Auswertungen und Routinen, um den Fortschritt laufend zu messen,
4. eine Unternehmenskultur, die Silos aufbricht, um Komplexität und Ambiguität zu begegnen,
5. Agilität, um schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Dafür müssen Organisationen bewusst handeln. Wir empfehlen Ihnen:

1. den Daseinszweck der Organisation klar zu definieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden ihn verstehen
2. Workshops zu veranstalten, in denen motivierende Ziele auf Organisations- und Teamebene gemeinsam entstehen
3. kurze wöchentliche taktische Meetings abzuhalten, um den Stand der laufenden Projekte zu klären und die Schlüsselkennzahlen zu prüfen
4. ein visuelles Organigramm zu teilen und die Rollen zu dokumentieren, damit alle wissen, wer was macht
5. einen inklusiven Entscheidungsprozess einzuführen, mit dem Sie mehr Sichtweisen einbeziehen und dennoch schnell entscheiden, im Meeting oder asynchron

Die Plattform Holaspirit kann Ihnen dabei helfen. Wie? Vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns, und Sie werden es erfahren 😉

Ein agiles Organisationsmodell finden

Ein Werkzeug einzuführen ist allerdings nicht das Einzige, was Ihnen hilft, sich an eine VUCA-Welt anzupassen. Um wirklich gerüstet zu sein, brauchen Sie ein tatsächlich agiles Organisationsmodell. Klassische hierarchische Modelle haben viele Qualitäten, Agilität gehört nicht dazu. Was ist also die Alternative zur klassischen Hierarchie? Und wie vollzieht man diesen Wandel? Lesen Sie unser neuestes Whitepaper zu innovativen Organisationsmodellen und finden Sie alle Antworten 👇

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