Leistungsmanagement: 4 Schlüssel, um Ihre Teams wirksam zu machen

Es ist schwer, bei der Arbeit mehr zu leisten, wenn man nicht genau weiß, was von einem erwartet wird. Unklare Ziele, sporadisches Feedback, schlecht definierte Rollen: Das ist der Alltag vieler Mitarbeitender in Unternehmen. Diese organisatorischen Lücken führen nicht nur zu stockenden Projekten und zu einem Rückgang der Produktivität, sondern auch zu einer höheren Fluktuation.

Wie also lässt sich die Wirksamkeit der Teams maximieren, ohne dabei die besten Talente zu verlieren? Manche Führungskräfte haben die Lösung bereits gefunden: die Einführung eines Systems für Leistungsmanagement. Worum geht es dabei? Und wie führen Sie es in Ihrer Organisation ein? Bleiben Sie bis zum Ende dabei, denn wir verraten Ihnen 4 bewährte Praktiken, um die Leistung Ihrer Teams zu verbessern.

       

Was ist Leistungsmanagement?

Leistungsmanagement ist ein fortlaufender Prozess, der darauf abzielt, die individuelle und die kollektive Leistung im Unternehmen zu maximieren. Dieser Prozess umfasst unter anderem die Festlegung klarer Ziele, die Nachverfolgung und Bewertung der Leistung sowie das Teilen von regelmäßigem Feedback. Lauter Praktiken, die es allen ermöglichen, ihr Bestes zu geben.

Leistungsmanagement und Jahresgespräch: worin liegt der Unterschied?

Das Jahresgespräch ist ein Moment, das Leistungsmanagement ist ein Zyklus. Das erste blickt zurück und hält fest, was geschehen ist; das zweite setzt Ziele, verfolgt deren Fortschritt, bewertet und bildet weiter, das ganze Jahr hindurch. Das Jahresgespräch behält seinen Nutzen, doch es kehrt einmal in zwölf Monaten wieder, oft zu spät, um den Kurs eines Projekts zu korrigieren. Daher die Verschiebung des Schwerpunkts: weniger rückblickende Bewertung, mehr fortlaufende Begleitung und Entwicklung.

Worum geht es dabei für Ihre Organisation?

Leistungsmanagement beantwortet mehrere zentrale Fragen im Unternehmen, insbesondere:

• Die Leistung und die Zielerreichung besser messen und so die „Top-Performer“ erkennen und würdigen
• Der Arbeit Sinn geben, indem die täglichen Aufgaben der Teams auf die strategischen Ziele des Unternehmens ausgerichtet werden.
• Das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden steigern, dank klarerer Erwartungen und Ziele.
• Die Transparenz der Information im Unternehmen verbessern, damit alle verstehen, wer was macht und welche Projekte auf welche Ziele einzahlen.
• Die Kultur des Feedbacks und der kontinuierlichen Verbesserung fördern

Wie führt man ein System für Leistungsmanagement ein?

Kommen wir nun zum Kern der Sache: wie Sie ein wirksames System für Leistungsmanagement einführen. Hier sind 4 bewährte Praktiken, um dorthin zu gelangen.

1. Rollen, Verantwortlichkeiten und Ziele klären

Das Erste, was zu tun ist: Klarheit über die Rollen, die Verantwortlichkeiten und die Ziele schaffen, auf individueller wie auf kollektiver Ebene.

Beginnen Sie damit, klar zu definieren, wer in der Organisation was macht. Präzisieren Sie für jede Rolle die Verantwortlichkeiten und die Erwartungen sowie die Rechenschaftspflichten gegenüber anderen Rollen. Dann kartieren Sie diese Rollen in einem eigenen Tool, damit alle sie leicht überblicken können.

Dafür können Sie sich auf ein Tool wie Talkspirit stützen. Diese Plattform ermöglicht es Ihnen insbesondere, ein Organigramm mit verschiedenen Ansichten zu erstellen und jede Rolle über anpassbare Steckbriefe zu dokumentieren.

Sind die Rollen aller dokumentiert, ist es Zeit, sich Ziele zu setzen! Beginnen Sie mit Zielen auf Unternehmensebene und leiten Sie daraus Teamziele und individuelle Ziele ab.

Die OKR-Methodik (Objectives und Key Results) ist ein gutes Mittel, um dieses Vorgehen zu strukturieren und dabei die Ausrichtung zwischen den Unternehmens- und den Teamzielen zu wahren. Sie erlaubt es, ambitionierte Ziele zu definieren, die sich über Key Results messen lassen. Ist Ihr Ziel zum Beispiel, die Leistung Ihres Teams zu verbessern, könnte eines Ihrer Key Results sein, die in Meetings verbrachte Zeit zu halbieren. Wenn Sie die OKR an Ihre Projekte koppeln, sehen Sie sich zuerst die bewährten Praktiken und die zu vermeidenden Fehler an.

Sind Ihre Ziele definiert, können Sie sie in Talkspirit hinterlegen, um allen Sichtbarkeit auf die Unternehmens- und die Team-OKR zu geben, sie aber auch mit Ihren verschiedenen Projekten zu verknüpfen und so zu verstehen, welches Projekt zu welchem Ziel beiträgt.

       

2. Rituale zur Leistungsnachverfolgung schaffen

Ein System für Leistungsmanagement kann ohne regelmäßige Nachverfolgungsrituale nicht wirksam funktionieren. Diese Rituale sind wesentlich, um das Engagement der Mitarbeitenden zu erhalten, eine ständige Ausrichtung an den Zielen sicherzustellen und bei Bedarf schnell nachzujustieren. Hier einige Beispiele für Rituale, die Sie einführen können:

Die wichtigen Meetings

• Taktische Meetings: Das sind operative, oft wöchentliche Meetings, in denen das Team die für jedes Projekt anstehenden Maßnahmen koordiniert. Sie bieten Gelegenheit, aufgetretene Schwierigkeiten zu besprechen und bei Bedarf die Prioritäten anzupassen.

• 1:1 mit der Führungskraft: Diese Einzelgespräche ermöglichen es der Führungskraft, mit jeder Person ausführlicher zu sprechen. Dabei geht es sowohl um operative Themen (Was sind deine Prioritäten diese Woche?) als auch um „menschlichere“ Themen (Wie geht es dir? Auf welche Probleme stößt du?). Ziel ist es, die Hindernisse aus dem Weg zu räumen, auf die die Person stoßen könnte, und konstruktives Feedback zu geben.

• Leistungsreviews und Jahresgespräche: Das sind Schlüsselmomente, um die Leistung einer Person im Verhältnis zu den gesetzten Zielen zu bewerten, die geleistete Arbeit anzuerkennen und zu würdigen und Entwicklungsmöglichkeiten zu besprechen.

Der tägliche Austausch

• Synchroner Austausch: Das ist nicht wirklich ein Ritual, sondern eher eine unverzichtbare Kommunikationspraxis, insbesondere wenn Ihre Teams hybrid arbeiten. Statt ein Meeting anzusetzen, genügt manchmal eine einfache Nachricht im Chat oder ein zweiminütiger Austausch per Videokonferenz, um ein Problem schnell zu lösen. Außerdem ist das ein gutes Mittel, um alle über den Fortschritt der Projekte auf dem Laufenden zu halten.

• Asynchroner Austausch: Ihr Kollaborationstool kann Ihnen ebenfalls helfen, Informationen asynchron mit Ihrem Team zu teilen. In Talkspirit können Sie so den Neuigkeiten-Feed nutzen, um die richtige Information an die richtige Personengruppe zu bringen. Über diesen Kanal können Sie Marktnachrichten, strategische Dokumente oder sogar Umfragen verbreiten.

3. Ein System zur Leistungsbewertung einführen

Um die Leistung Ihrer Teams zu verfolgen, müssen Sie natürlich ein System zur Leistungsbewertung einführen. Hier einige wirksame Methoden. Eine Frage ist vorab zu klären: was Sie eigentlich bewerten, die individuelle Leistung oder die kollektive Leistung.

Das Leistungsgespräch

Diese oft quartalsweise oder halbjährlich stattfindende Bewertung ermöglicht es, die Fortschritte der Person zu verfolgen und bei Bedarf zu erkennen, welche Änderungen nötig sind, um das Ruder herumzureißen. Sie findet in der Regel im 1:1 zwischen der Führungskraft und der Person statt.

Das 360-Grad-Feedback

Diese Bewertungsmethode besteht darin, das Feedback verschiedener Personen einzuholen, mit denen die betreffende Person täglich zusammenarbeitet: Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen, unterstellte Mitarbeitende und manchmal sogar Kunden. So erhält man einen vollständigen Überblick über die Leistung der Person sowie über ihre Stärken und Schwächen.

Die Selbsteinschätzung

Sie ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre eigene Leistung zu bewerten und die Bereiche zu erkennen, in denen sie sich ihrer Meinung nach verbessern können. Diese Bewertungsmethode fördert die Selbstreflexion und den Blick aus der Distanz. Es empfiehlt sich, sie mindestens einmal im Jahr durchzuführen.

Die Bewertung der individuellen und der Team-OKR

Wenn Sie sich bei der Zielsetzung auf die OKR-Methode gestützt haben, kann es interessant sein, sie auch für die kollektiven und die individuellen Leistungsbewertungen zu nutzen. Damit das funktioniert, ist es allerdings wichtig, die individuellen und die Team-OKR regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren (zum Beispiel in Ihren taktischen Meetings). Behalten Sie außerdem im Kopf, dass es normal ist, ein OKR nicht zu 100 % zu erreichen (und wenn das passiert, war es wahrscheinlich nicht ambitioniert genug).

Die 9-Felder-Matrix

Diese Matrix bewertet die Mitarbeitenden anhand von zwei Hauptkriterien: ihrer aktuellen Leistung und ihrem künftigen Potenzial. Sie ist in neun Felder unterteilt, die verschiedene Kombinationen aus Leistung und Potenzial darstellen. Das ist ein gutes Mittel, um Mitarbeitende mit hohem Potenzial zu erkennen, jene, die ihre Kompetenzen ausbauen müssen, und jene, die in einer anderen Position vielleicht besser aufgehoben wären.

Das BARS-Modell (Behaviorally Anchored Rating Scales)

Das BARS-Modell nutzt Bewertungsskalen, die an spezifischen, beobachtbaren Verhaltensweisen verankert sind, statt an subjektiven Kriterien, um die Leistung zu bewerten. Jede Leistungsstufe der Skala ist mit konkreten Verhaltensbeispielen verknüpft, die diese Stufe veranschaulichen.

Um zum Beispiel die Kompetenz „Projektmanagement“ zu bewerten, könnte die höchste Leistungsstufe durch ein Verhalten wie „antizipiert mögliche Hindernisse und entwickelt Aktionspläne, um sie zu überwinden“ beschrieben werden, während eine niedrigere Stufe „reagiert auf Probleme, wenn sie auftreten, ohne vorherige Planung“ lauten könnte.

4. Mitarbeitende und Führungskräfte fortlaufend weiterbilden

Die Weiterbildung ist ein wesentlicher Bestandteil des Leistungsmanagements. Sie ermöglicht es, die Kompetenzen der Mitarbeitenden und der Führungskräfte fortlaufend zu entwickeln und so die Agilität der Teams zu verbessern. So strukturieren Sie ein wirksames, fortlaufendes Weiterbildungsprogramm.

Den Kompetenzbedarf ermitteln

Beginnen Sie damit, die aktuellen Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden zu bewerten, und ermitteln Sie die Lücken, die ihre Leistung begrenzen könnten. Nutzen Sie zum Sammeln dieser Informationen die oben beschriebenen Methoden, etwa das 360-Grad-Feedback oder die Selbsteinschätzung. So wissen Sie, in welchen Bereichen Ihre Mitarbeitenden ihre Kompetenzen ausbauen müssen.

Maßgeschneiderte Weiterbildungsprogramme erstellen

Entwickeln Sie Weiterbildungsprogramme, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation eingehen. Diese Programme können technische Schulungen, Schulungen zu Soft Skills oder auch Coaching-Sitzungen umfassen. Stellen Sie sicher, dass die Weiterbildungsinhalte relevant und auf das Kompetenzniveau Ihrer Mitarbeitenden abgestimmt sind. Scheuen Sie sich nicht, die Formate zu variieren, und mischen Sie Präsenzschulungen, Fernschulungen, Webinare und Video-Tutorials.

Führen Sie vor und nach den Schulungen Bewertungen durch, um deren Wirkung zu messen. Nutzen Sie die Plattform Talkspirit, um die Teilnehmenden zu befragen, was an der Schulung gut war und was nicht. Passen Sie Ihre Weiterbildungsprogramme dann anhand der erzielten Ergebnisse an.

Kontinuierliches Lernen fördern

Schulungen für die Mitarbeitenden zu organisieren ist gut. Ideal ist jedoch, dass dieses Vorgehen für sie selbstverständlich wird.

Fördern Sie eine Kultur des kontinuierlichen Lernens, indem Sie die Mitarbeitenden ermutigen, fortlaufend nach Entwicklungsmöglichkeiten zu suchen. Das kann zum Beispiel die Teilnahme an Konferenzen sein, das Lesen einschlägiger Bücher und Artikel oder der Beitritt zu einer Fachcommunity, um sich mit Gleichgesinnten auszutauschen. Auch interne Arbeitsgruppen können starke Lernvehikel sein. Zögern Sie also nicht, welche auf Ihrer Talkspirit-Plattform anzulegen 😉.

Der Zyklus des Leistungsmanagements in einer Tabelle

Die vier oben genannten Praktiken sind keine Einkaufsliste: Sie bilden einen Zyklus, der das ganze Jahr läuft. Man plant, verfolgt, bewertet, entwickelt und plant dann neu. Die Tabelle unten bringt sie in diese Reihenfolge, samt dem Rhythmus, in dem jede Etappe wiederkehrt. Zu lesen im Abgleich mit den Leistungshebeln, die für Ihre Organisation gelten.

Zum Schluss

Das Leistungsmanagement ist ein unverzichtbarer strategischer Hebel für jede Organisation, die die Wirksamkeit und das Engagement ihrer Teams maximieren möchte. Indem Sie die Rollen klären, konsequente Rituale der Nachverfolgung einführen, die Bewertungsmethoden diversifizieren und in die Weiterbildung investieren, haben Sie alle Schlüssel in der Hand, um ein solides System für Leistungsmanagement aufzubauen.

Denken Sie schließlich auch daran, die richtigen Werkzeuge einzuführen. Talkspirit bietet umfassende Lösungen, um die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Leistungsnachverfolgung zu erleichtern. Zögern Sie also nicht, uns zu kontaktieren, um mehr über ihren Mehrwert zu erfahren.

Zum Weiterlesen laden wir Sie außerdem ein, unser Praxisblatt mit 10 Tipps zur Verbesserung der Produktivität von Teams herunterzuladen 👇

Zum Methodenblatt

In unserem Methodenblatt „10 Tipps, um die Produktivität Ihrer Teams zu steigern“ erfahren Sie: alle unsere bewährten Praktiken, um Ihren Mitarbeitenden Zeit zu sparen, ihnen beim Zeitmanagement zu helfen, ihre wichtigen Aufgaben zu priorisieren und ihre Leistung zu messen.

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